製品を導入することになった背景

新型コロナウイルスの影響でテレワークが必要となり、紙と印鑑による従来の手続きでは対応が困難に。特に、承認者の出張等で決裁書類の滞留が問題となっていました。この状況を受け、ペーパーレス化による書類保管コストの削減、データベース化による検索の容易性を目的として、電子承認の優位性を再認識。これが、多摩化学工業株式会社がシステム導入を決定する大きなきっかけとなりました。

導入前に企業が抱えていた課題

多摩化学工業株式会社では、承認者の不在が原因で決裁書類が滞留し、業務効率が著しく低下していました。また、新型コロナウイルスの影響でテレワークが増加し、紙と印鑑に依存した従来の手続きでは業務の遅延が避けられませんでした。さらに、書類の保管や検索の難しさも課題となっていました。

導入前の課題に対する解決策

これらの課題を解決するために、多摩化学工業株式会社はワークフローシステムの導入を決定。特に、既存の紙ベースの書式をそのまま利用できるシステムを選択したことで、ユーザーが新しいシステムに戸惑うことなく、スムーズな移行が可能となりました。また、Webシステムであるため、既存のVPNを利用しながらも、テレワークやモバイル環境にも柔軟に対応できるようになりました。

製品の導入により改善した業務

システム導入により、書類の承認プロセスが大幅に迅速化。承認者の不在による書類の滞留がなくなり、業務効率が向上しました。また、ペーパーレス化による書類保管コストの削減、データベース化による情報検索の容易さが実現。テレワークやモバイル環境でも安全に業務を遂行できるようになり、事後処理の煩雑さも解消されました。