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手書きのFAX注文業務をデジタル化して効率アップ!方法やメリットを解説

目次

昨今、デジタル化やペーパーレス化が進み、多くの企業が紙の削減に関する取り組みを行っています。一方でFAXと手書きの注文書を利用して、受注・発注業務を行っている企業も多くあり、中には効率化したい・デジタル化したいがやり方がわからないという方もいることでしょう。そこで本記事では手書きの注文書によるFAX業務をより効率化する方法やメリット、注意点について詳しく解説します。本記事における内容を活かして業務効率化を実現しましょう。

 FAX業務の課題

FAX業務によって生じる主な課題・問題点を5つご紹介します。

  • 人的ミスが起こりやすい
  • コストがかかる
  • 紙ベースのため検索がしにくい
  • 情報の管理に手間と時間がかかる
  • デジタル化への遅れ

人的ミスが起こりやすい

FAXによる受注業務は、手順が複雑であるため、人為的なエラーが頻繁に起こりやすい状況です。たとえば、次のようなケースが考えられます。

・FAXで送られた注文書を紛失し、受注漏れが生じる可能性があります。
・手書きの発注書による数字の読み違いなどが発生し、受注数や出荷日などにミスが生じることがあります。
・FAXの通信にトラブルが生じ、受注業務が円滑に進まない場合があります。
・誤って、別の取引先にFAXを送信してしまうことがあります。

FAXを利用した受注業務では、記載された内容が多くの場合、売上や利益に直結します。大きなミスが発生した際、シュレッダーに紛失したりするなどの誤りは、企業や組織の信頼を失う要因となりかねません。

コストがかかる

FAXを利用して受注を行う際には、注文の確認に関する人的コストとFAX用紙、インク、トナーなどの設備コストが発生します。たとえば、人的コストは、手書きの文字が読み取れなかったり、通常と異なる注文があった場合に、注文内容を確認するための電話を行うことがあります。設備コストは、通常のFAX受注業務を維持するために必要な経費ですが、ペーパーレス化が進めば一気に不要となるでしょう。

人的コストや設備コストの増加は、リソースの消費を招き、生産性の高い業務に従事することが難しくなる可能性があります。また、それにより従業員のモチベーション低下にもつながる懸念があります。

 紙ベースのため検索がしにくい

FAXを使った受注業務は、紙をベースとした受注管理を行うため、デジタルデータのように効率的に情報を閲覧や検索することができません。過去の情報を調べるためには、倉庫に行って大量の資料を手作業で探す必要があり、かなりの時間と労力がかかります。一方、受注情報をExcelなどに入力してデータ化する場合でも、受注数が増えると業務負担が増大し、データ入力時にミスが発生する可能性も考えられます。

書類管理によるコストの増大は、売上や利益の減少だけでなく、従業員のコスト削減などの否定的な影響をもたらす可能性が高く、速やかな解決が求められる課題と言えます。

情報の管理に手間と時間がかかる

FAX注文を受ける場合、受注情報やその履歴を紙ベースで管理する必要があるため、情報の共有や管理には手間と時間がかかります。そのため、注文情報を即座に確認できないことが業務効率の低下につながります。

デジタル化への遅れ

近年、企業が生産性や業務効率を向上させるために、デジタル化を強く推進しています。しかし、FAX注文を維持することで、従来の作業手法が維持され、ビジネスのデジタル化に向けた意識が低下するおそれがあります。また、デジタル化を進めたい場合でも、FAXに対応していないツールやシステムが存在するため、導入が難しい状況も懸念されます。

こうした理由から、FAX注文を続けることがデジタル化の妨げとなり得る要因の一つであり、大きな課題や問題点となっています。

FAX注文がなくならない理由とは

デジタル化が進んでいるのにもかかわらず、まだまだ多くのFAX注文が行われている現状です。ここではその理由をいくつか紹介します。

  • 業務内容の見直しが必要となるため
  • 手書きのメモをするため
  • 取引先の意向
  • 新たなシステムの導入が必要になるため
  •  ITリテラシーの不足

業務内容の見直しが必要となるため

FAXを廃止するには、FAX以外の受発注や連絡手段を必ず用意する必要があります。これまでFAXを主要な手段として利用してきた企業では、業務プロセスや内容、使用するツールなどを大幅に見直す必要があり、それには相応の時間、労力、そしてコストが必要です。

こうした業務内容の見直しは、FAXの廃止を困難にする大きな理由の一つとなっています。

手書きのメモをするため

FAXは紙媒体であるため、手書きで簡単にメモを取ったり、受発注や連絡を行ったりすることが容易です。この利点は意外にも大きく、送信者も受信者も手書きの便利さから離れられない方が多いです。

OCR(光学文字認識)やFAXの電子データ化などの手法を使って手書きの利点を保ちつつデジタル化や効率化を図ることも可能ですが、これには従来のFAXを使った受発注よりも手間がかかる場合があり、実用的ではないこともあります。

手書きニーズの高さも、FAXを廃止できずに使い続ける大きな理由の一つです。

取引先の意向

自社がFAXを廃止したい場合でも、顧客や取引先が引き続きFAXを利用したいと希望する場合は、簡単にFAXをやめることができないことがあります。別の手段に移行するには、顧客や取引先の協力が必要であり、協力が得られない場合はFAXを使ったやり取りを続けざるを得ないこともあります。関係を損なわないように、強硬な姿勢を取りにくい事情も存在します。

実際に、FAXを廃止したいと望んでいる企業でも、顧客や取引先との関係性を考慮しつつ、FAXの使用を維持することを余儀なくされる場合が少なくありません。

新たなシステムの導入が必要になるため

FAXを廃止するためには、FAXに代わる受発注や連絡のシステムを導入する必要があります。例えばBtoB-EC、EDI、Web受発注システムなどが代替手段として挙げられますが、これらの導入や維持管理には大きなコストがかかります。

FAXの運用にも一定のコストがかかりますが、場合によってはシステム導入や運用にかかるコストがFAXの運用コストを上回り、受発注の件数が少なく費用対効果が得られないケースもあります。

このようなコストメリットが得られない状況は、FAXを別のシステムに置き換える経営判断が難しいため、FAXを廃止できずに使用を継続する大きな理由となっています。

 ITリテラシーの不足

FAXを廃止できない主な理由の一つは、経営陣やFAXを利用するチームメンバーのITリテラシーの不足です。近年のデジタルツールの利便性や効率性についての知識や事例を知らない場合、FAXの送受信が依然として問題なく機能しているため、FAXの使用に潜むデメリットに気付くことができません。

特に、古い体質の企業や変化を避ける傾向が強い企業では、この傾向がより顕著に見られます。新しい技術やツールの恩恵を享受するためには、組織全体がその可能性を理解し、それに合わせたスキルや知識を身につける必要があります。

FAXを電子化する4つの方法

これまで既存のFAX業務における問題点やなくならない理由を紹介してきましたが、本章ではいよいよFAXを電子化する方法を4つ解説します。これらをそれぞれ把握し、自社に最適な方法での電子化を実現しましょう。

  • FAX OCRを導入する
  • PC-FAXを導入する
  • インターネットFAXを導入する
  • 受発注システムを導入する

FAX OCRを導入する

FAX-OCRは、FAXに光学文字認識(OCR)技術を用いて手書きの伝票や発注書を自動的にテキストデータ化する方法です。文字を画像ではなくテキストとして変換することで、デジタルデータとして容易に保存・管理でき、書類内容の検索も可能になります。これにより、取引先の発注業務の流れを変えることなく、自社の受注業務を効率化することができます。

しかしながら、FAX-OCRを導入する際には設備コストが発生したり、システムに慣れるまで生産性が向上しない可能性があります。また、文字をデータ化する際に、かすれたり特定の書体の文字には認識の難しさが生じるため、確認作業が必要なケースも出てきます。このような点に留意することが重要です。

【OCRツールのFAXサービスと複合機の違いは?】

複合機とFAXサービスの違いをOCR連携の観点から考えると、FAXサービスの方がより適していると思われます。

その理由は、複合機の場合、出力された紙をスキャンして電子ファイル化する必要があり、スキャン作業には手間や画像の劣化が伴う可能性があります。画像の劣化はOCRの読み取り精度にも影響するため、スキャンの間に処理を挟まないFAXサービスが望ましいです。

また、仕分けの際にも、FAXサービスでは受信番号や発信者番号、発信者端末IDの情報を取得できるため、より詳細に仕分けが可能です。

【OCRが注目されている理由や仕組みなど、OCRについて詳しく解説している記事はこちら】

OCRとは?意味や仕組み、メリット、活用事例、AI OCRとの違いを解説

 PC-FAXを導入する

PC-FAXは、電話回線に接続されたFAXとパソコンを結びつけ、パソコン上で作成したデータをそのままFAXで送受信する方法です。パソコンの画面からFAXの送受信を行えるため、ペーパーレス化を進めることができます。

ただし、PC-FAXを利用するためには、PCにPC-FAX機能を持ったFAXと対応するOSが搭載されている必要があります。また、通信には電話回線を使用するため、送信距離に応じた通信料が発生することも留意すべき点です。

インターネットFAXを導入する

インターネットFAXは、専門の企業が提供するクラウドサービスを利用し、インターネット回線を使ってWeb上でFAXを送受信できるシステムです。これは、クラウドFAXとも呼ばれます。受信データはメールに添付されて届くため、パソコンやスマートフォンなどのデバイスがあれば、どこからでもFAXを確認できます。また、受信した内容はPDF形式でダウンロードや印刷も可能です。インターネットFAXを使用することで、従来の専用機器を使ったFAXの送受信が不要になります。

ただし、サービスを利用する際には、FAX番号が変更される場合があるため、事前に確認することが重要です。また、サービスの利用料が発生するため、FAXを頻繁に利用する企業ではコストがかさんでいく可能性があります。

受発注システムを導入する

受発注システムは、FAXの代わりに専用の受発注に特化したシステムを導入し、デジタル化を進める方法です。この方法により、取引先とのデータ共有が容易になり、納品書や請求書などもシステム上で管理されるため、人的ミスが発生しにくく情報の参照も容易になります。

しかしながら、システムの導入によって取引先の発注業務フローに変更が生じることがあります。特定の取引先では新しいシステムの定着までに時間がかかることや、従来の方法を希望する場合もあるかもしれません。新しいシステムが適応されるまでの段階で、適切なサポートやコミュニケーションが重要となります。

 FAX OCRを導入するメリット6つ

ここでは、FAXを電子化する方法の一つのFAX OCRを導入することで享受できるメリットを6つ紹介します。

  • コストが削減できる
  • 管理業務がしやすくなる
  • 自動仕分けできる
  • データを検索できる
  • ミスを削減できる
  • テレワークの対応が可能になる

コストが削減できる

FAX受注業務の効率化によるメリットは、自社と取引先の双方がFAX運用に関連して発生するコストの削減にあります。特に、多くの取引先を抱える企業では、FAXに特化したスタッフを雇用しているケースもあり、それに伴う人件費がかさんでいます。

取引先からの理解が得られ、ペーパーレス化が実現すれば、人件費だけでなく、FAX運用に不可欠な紙やインク、リース料などの設備コストも大幅に削減できます。

管理業務がしやすくなる

受注書類のデジタル化は、手入力や内容確認にかかる手間を削減し、受注業務や納期確認、出荷確認などの業務を大幅に効率化できます。さらに、受注数の管理も容易になります。

これまで、書類の確認や整理に多くの時間や手間を費やしていた状況では、デジタル化によって時間や人的リソースが節約され、コア業務に重点を置くことができるというメリットも期待されます。

自動仕分けできる

受信したFAX文書を仕分けする際、通常は出力された紙を目で確認し、FAXの発信元や内容を人が判断しています。しかし、FAXサービスを利用して受信した場合、受信番号や発信者番号、発信者の端末ID(例: 発信元の社名やFAX番号など)の情報を取得できるため、これらの情報を参考にして仕分けを行うことができます。

ただし、発信者番号や発信者端末IDの情報が必ずしも取得できるわけではなく、同じFAX番号から異なる担当者宛のFAXも存在することがあります。

OCRを連携した場合、これらの情報に加えて、FAX文書内に含まれるOCRで読み取ったテキストデータを利用して自動で仕分けを行うことが可能です。さらに、FAX文書のレイアウトを自動で識別し、仕分けを行うOCR技術も存在します。これらの機能を活用することで、効率的な仕分け作業が実現できます。

データを検索できる

紙で出力された文書を探す際には、大量の紙の中から目的の文書を見つけるのにかなりの時間がかかります。同様に、FAXサービスで受信した電子ファイルでも、検索できるキーワードがない場合は、各ファイルを1つずつ確認する必要があります。

2022年1月1日から予定されている電子帳簿保存法の大幅な改定では、検索機能の確保が要件とされ、主要な記録項目を検索条件として設定できることが求められています。このため、電子帳簿保存法に対応するために、OCR連携を検討している顧客もいます。OCRを利用することで、文書内のテキストデータを認識し、検索可能な情報として利用できるようになり、法改定に適合した検索機能を確保できます。

ミスを削減できる

書類のデジタル化により、書類の紛失や手書き発注書の確認作業などがなくなるため、FAX受注業務独特の人的ミスが減少することが期待されます。さらに、FAXによる返送業務もデジタル化することで、二重入力を防止することができます。この結果、より正確な受注管理が実現されるでしょう。

テレワークの対応が可能になる

デジタル化が実現すれば、パソコンやタブレット端末を通じて24時間365日、リアルタイムでデータを確認でき、場所を選ばず勤務することも可能になります。このような柔軟な働き方は、コロナ禍や災害などの緊急時に事業を継続しやすくし、事業継続計画(BCP)にも貢献します。

FAX OCRを導入するデメリット

FAX OCRを導入する際はやはり初期投資費用が掛かってしまいます。そのため、費用対効果の見極めが非常に大切です。まず、1件あたりや1日あたりの受注処理にかかっている人数や時間を把握し、OCR導入によるコスト削減を試算しましょう。

さらに、FAX OCR機能は用紙の文字情報をテキストデータ化します。手書きの文字を正確にテキストデータに変換しても、自社で使用している販売管理システムの商品マスタと連携していなければ、商品特定に時間がかかり、導入しても効果が薄いことがあります。導入を検討している製品が、自社の販売管理システムの商品マスタと連携できるかどうかを確認する必要があります。

さらに、FAX OCRには対応している書式が限られていたり、紙の書類をスキャナーなどで読み込ませる必要があったりする場合もあります。これらの手間や制約にも留意する必要があります。

OCR、AI OCRについてより詳しく解説している記事はこちら

AI OCRとは?OCRとの違いやテキスト化の仕組み、メリットを解説

おすすめのFAX OCR 11選

ここではおすすめのFAX OCRサービスを11個紹介します。製品紹介や導入事例を参考にしながら自社に最適なものを見つけましょう。

  • 文書管理システム AI OCR 契約書管理システム

    AI inside 株式会社のDX Suiteは、これまで手入力で行っていた帳票のデジタル化を効率的に実現し、企業の課題解決に貢献するAI-OCRサービスです。あらゆる書類を高精度でデジタルデータ化できます。読み取りは日本語、英語に加え多数の言語をカバーします。コマかな設定作業は不要で、種類の違う帳票をまとめて読取りできるので、大幅な時間削減につながります。まとめてアップロードした書類の自動仕分け機能と連携することで、数百種類の帳票を瞬時に仕分けることが可能です。

  • 文書管理システム AI OCR 契約書管理システム

    株式会社オプティムのOPTIM Contractは、AIを活用した契約書管理サービスです。契約書データのアップロードでAIが契約書のタイトル・企業名・契約締結日・契約終了日を取得し、契約書一通ごとの情報を管理します。フリーワード・タグ・全文での検索など柔軟な検索機能を持ち、契約更新も自動でリマインドされるなど契約管理に必要な要素が詰まっています。また、権限の与えられた契約書にのみアクセスが許可され、役割に応じた権限管理が可能です。

  • 文書管理システム AI OCR

    株式会社インフォディオのスマートOCRは、紙の文書や帳票をスキャン・撮影された画像データからテキストデータを抽出するクラウド型業務効率化支援ソリューションです。AIによるディープラーニングを活用し、手書き文字や非定型帳票などにも対応した高精度の読取を実現します。使用の際、毎回アップロードを行う必要はなく、フォルダ指定を行うだけで自動アップロードからOCR変換、そしてCSV出力までできる使い勝手の良さも魅力です。

  • 文書管理システム AI OCR

    株式会社Cogent LabsのSmartReadは、独自開発のAIを活用することで認識率99.22%を誇るAI-OCRサービスです。コージェントラボが独自に開発した人工知能(AI)により、注文書や契約書、アンケート、預金通帳など多様なタイプのドキュメントを素早く正確に読み取り、情報を抽出。サードパーティツールを通して業務システム等に連携することで、データの利活用を促進します。SmartReadは事前学習済みのAIを活用することで、お客様による事前設定工数を大幅に削減できるだめ、作業時間やコストの削減に貢献します。

  • 文書管理システム AI OCR 電子帳票システム

    株式会社インフォディオのDenHo(デンホー)は、オフィスの紙帳票・PDFをいつでもどこでも検索・閲覧可能に、電子帳簿保存はこれ1つで簡単対応できる電子帳簿保存クラウドサービスです。DenHo(デンホー)はAI-OCR・タイムスタンプも標準搭載だから、追加料金は不要。これひとつで電子帳簿保存法対応することができます。また、非常にシンプルな機能であることから誰でもすぐに使いこなすことができます。初期設定もほとんど不要なため、すぐに使い始めることができます。電子帳簿保存で業務効率化を図りたい企業はもちろん、電子帳簿保存の準備にまだ手をつけられていない企業や、電子帳簿保存の準備に人的リソースを割けそうにない企業への迅速な電子帳簿保存導入をDenHo(デンホー)は強力に支援いたします。

  • 株式会社ハンモックのAnyForm OCRは、高い精度認識をもつAI-OCRです。特許技術「WOCR」を搭載しており、人手のかかる確認作業を大幅に削減することができます。これにより、組織全体のDXを推進することができます。本製品は、ノンプログラミングで帳票設計ができ、誰でも自社運用することができます。本製品は、他システム連携機能や現場で使える機能が多数搭載し、大幅な業務負担の削減が期待できます。

  • 株式会社ユニメディアのLAQOOTは、紙の帳票の読み取りに特化したAI-OCRです。紙であれば、帳票の種類は問わずデータ化できます。1社あたりの処理能力は1日2万枚以上と驚異の数字を実現しています。AIだけでなく人の手を使ってデータチェックを行い、認識率100%を目指します。クラウドサービスであるため、24時間365日いつでも好きな時にデータ化が可能です。SaaS型サービスの提供だけではなく、API連携でのテキストデータ提供も可能です。

  • 文書管理システム AI OCR 契約書管理システム

    AI inside 株式会社のDX Suiteは、これまで手入力で行っていた帳票のデジタル化を効率的に実現し、企業の課題解決に貢献するAI-OCRサービスです。あらゆる書類を高精度でデジタルデータ化できます。読み取りは日本語、英語に加え多数の言語をカバーします。コマかな設定作業は不要で、種類の違う帳票をまとめて読取りできるので、大幅な時間削減につながります。まとめてアップロードした書類の自動仕分け機能と連携することで、数百種類の帳票を瞬時に仕分けることが可能です。

  • キヤノンマーケティングジャパン株式会社のCaptureBrainは、クラウド型AI-OCRです。保険、流通、製造など幅広い業界に向けて事務工数の削減などの業務支援を行っています。本製品は、さまざまな業務・業種で利用されている帳票を、デジタルデータに変換し、スキャナなどから取得したイメージデータやPDFデータを登録し、独自の画像補正を実施後、AIによる帳票種別の認識、帳票仕分け、データを読み取ります。

  • 株式会社 日立医薬情報ソリューションズが提供しているAI-OCRは、ABBYY社が提供するAI-OCR製品ABBYY® FlexiCapture®のの再販及び導入/運用したソリューションになります。簡単な定型帳票から複雑な非定型帳票までAIOCR技術を活用して精度の高い文字認識を実現しました。日立医薬情報ソリューションズは、ABBYY社の認定パートナーで、最新の製品情報や技術情報の提供を受けています。

  • NTT西日本のおまかせAI OCRは、手書きから活字までテキストデータ化するAI-OCRのソフトウェアです。OCRで手書き文字や活字を高精度にすばやく読み取り、データ入力作業を一気に簡素化し業務効率化を促進します。ディープラーニングを活用しているので高い識字率を誇ります。また、設定によってチェックボックスやマークシートの記入の有無、押印箇所の押印有無などもチェックできるなど、様々なケースに対応が可能です。

「AI OCR」の製品比較表

※税込と表記されている場合を除き、全て税抜価格を記載しています

  • 製品名
  • 料金プラン
  • プラン名金額
  • 無料トライアル
  • 最低利用期間
  • 基本的な機能
    • 準定型帳票対応
    • 名刺スキャン
    • PDF編集
    • 撮影画像対応
    • 自動補正機能
    • Excel変換
    • ワークフロー
    • Word変換
    • スマホでスキャン可
    • データベース連携
    • タイムスタンプ
    • ベリファイ機能
    • RPA連携
    • レイアウト維持
    • 確認・修正・運用体制構築まで対応
    • 英語以外の言語対応
    • 帳票種類分け(タグ付け)
    • 英語対応
    • 縦書き対応
    • 手書き文字対応
    • 画像読み取り
    • 取消線対応
    • API連携
    • 非定型帳票対応
  • サービス資料
  • 無料ダウンロード
  • ソフト種別
  • サポート
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
無料トライアル 要相談
スターター 9,980円/月額
備考
同時利用制限数は1で、月間アップロード上限は10です。
ユーザー作成上限数・ファイル容量制限・ファイル保存期間はすべて無制限です。
ビジネス 49,800円/月額
備考
同時利用制限数は5で、月間アップロード上限は100です。
ユーザー作成上限数・ファイル容量制限・ファイル保存期間はすべて無制限です。
制限なし
OPTIM Contractの資料サムネイル
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
1ヶ月トライアルプラン 30,000円/月額
スモールプラン(クラウド版) 36万円/年(月額3万円相当)
備考
初期費用は不要!処理可能枚数1.2万枚前後
スタンダードプラン(クラウド版) 96万円/年(月額8万円相当)
備考
初期費用は不要!処理可能枚数6万枚前後
エンタープライズプラン(クラウド版) 240万円/年(月額20万円相当)
備考
初期費用は不要!処理可能枚数26万枚前後
オンプレミスプラン(オンプレミス版) お客様に最適な プランをご提案いたします
備考
初期費用は不要!
1年
SmartReadの資料サムネイル
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
DX Suite Lite 30,000円/月額
備考
無料枠18,000円分含む
無料枠を超過する読取は従量課金制
DX Suite 標準サポート
・メールサポート
・活用サポートコンテンツ
DX Suite Standard 100,000円/月額
備考
無料枠50,000円分含む
無料枠を超過する読取は従量課金制
DX Suite 標準サポート
・メールサポート
・活用サポートコンテンツ
オンボーディングサポート(2か月)
・専任担当者による導入・運用支援
・帳票定義設定サービス
・Web会議による個別サポート
DX Suite Pro 200,000円/月額
備考
無料枠200,000円分含む
無料枠を超過する読取は従量課金制
DX Suite 標準サポート
・メールサポート
・活用サポートコンテンツ
オンボーディングサポート(2か月)
・専任担当者による導入・運用支援
・帳票定義設定サービス
・Web会議による個別サポート
1か月
DX suiteの資料サムネイル
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 無料
無料トライアル 月額無料
備考
年間アップロード上限:120(月間上限:10)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:6ヶ月
スターターS1 月額 9,980円(税抜)
備考
年間アップロード上限:1,200(月間上限:100)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
スターターS2 月額 19,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:6,000(月間上限:500)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
スターターS3 月額 29,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:12,000(月間上限:1,000)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
ビジネスB1 月額 34,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:18,000(月間上限:1,500)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
IPアドレス制限
ビジネスB2 月額 39,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:24,000(月間上限:2,000)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
IPアドレス制限
ビジネスB3 月額 49,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:36,000(月間上限:3,000)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
IPアドレス制限
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
おてがる! AI-OCR(通常版_プラン1(エントリプラン)) 30,000円/月額
おてがる! AI-OCR(通常版_プラン2(SMBプラン)) 100,000円/月額
おてがる! AI-OCR(通常版_プラン3(ラージプラン)) 200,000円/月額
12か月
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
クラウド版 300万円/年間
オンプレミス版 360万円/年間
1年
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
利用料金 3万円~/月額
12か月
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
制限なし
パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
制限なし
なし 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
DynaEye 11 Entry Lite 4.2万円/月額
DynaEye 11 Entry Lite AI-OCR 8.4万円/月額
DynaEye 11 Entry 8.4万円/月額
DynaEye 11 Entry AI-OCR 16.8万円/月額
制限なし
オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
invoiceAgent AI OCR Entry 3万円/月額
備考
OCR 年間96,000画像~
invoiceAgent AI OCR DEEPREAD Lite CPU 25万円/月額
備考
OCR 500画像/時~
最低利用期間制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
Free 0円
備考
読み取り枚数:300枚
追加料金:追加利用不可
Basic 3,300円/月額
備考
読み取り枚数:1,500枚
追加料金:1,501枚目~(5.5円/1枚)
Standard 33,000円/月額
備考
読み取り枚数:15,000枚
追加料金:15,001枚目~(4.4円/1枚)
Advanced 110,000円/月額
備考
読み取り枚数:50,000枚
追加料金:50,001枚目~(3.3円/1枚)
1か月
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用(クラウド型) 0円
備考
クラウド型を導入する場合は初期費用は発生しません。
初期費用(オンプレミス型) 300万円〜
クラウド型 5万円〜/月額
オンプレミス型 40万円〜/月額
1か月
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 200,000円
Small 30,000円/月額
Medium 100,000円/月額
Enterprise 150,000円/月額
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
クラウド版 1,200,000円~
オンプレ版  2,000,000円~
12か月
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
1年
DenHo(デンホー)の資料サムネイル
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
Trial 0円
備考
試してみたい方向け
・月間契約→14日間無料
・AI OCR(上限枚数)→30枚
・AI帳票仕分け→無制限
・AI類似変換→無制限
・RPA→〇
Starter 120,000円/年間 (1ヵ月あたり1万円 )
備考
コストを抑えたい方向け
・月間契約→12,000円/月額
・AI OCR(上限枚数)→100枚/月
・AI帳票仕分け→無制限
・AI類似変換→無制限
・RPA→✕(制限あり)
Standard 600,000円/年間 (1ヵ月あたり5万円 )
備考
一般的なプラン
・月間契約→60,000円/月額
・AI OCR(上限枚数)→2000枚/月
・AI帳票仕分け→無制限
・AI類似変換→無制限
・RPA→〇
Pro 1,800,000/年間 (1ヵ月あたり15万円 )
備考
処理枚数が多い方向け
・月間契約→180,000円/月額
・AI OCR(上限枚数)→10000枚/月
・AI帳票仕分け→無制限
・AI類似変換→無制限
・RPA→〇
制限なし
オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
利用料金 660,000円(税込)
年間保守サービス 99,000円(税込)
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
プラン1 33,000円/月額(税込)
備考
※6,000項目まで
※6,000項目以上は従量利用料金、1項目3.3円(税込)
プラン2 110,000円/月額(税込)
備考
※60,000項目まで
※60,000項目以上は従量利用料金、1項目1.1円(税込)
プラン3 220,000円/月額(税込)
備考
※200,000項目まで
※200,000項目以上は従量利用料金、1項目1.1円(税込)
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
備考
導入料金はお問合せください。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 200,000円
備考
WisOCR Basicのみ初期費用は100,000円です。
WisOCR Standard 100,000円/月額
備考
AI手書き・AI活字対応。月額での処理可能量は5万フィールドまでです。
WisOCR Pro 200,000円/月額
備考
AI手書き・AI活字対応。月額での処理可能量は20万フィールドまでです。
WisOCR Basic 15,000円/月額
備考
AI活字対応。月額での処理可能量は10万フィールドまでです。
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
3ヵ月
スマートOCRの資料サムネイル
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
OmniPage 19.2 Ultimate 54,757円
備考
外国製ですので、為替相場で費用が変動することがあります。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
5 ダウンロード版 3,480円
5 パッケージ版 3,980円
制限なし
パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
読取革命Ver.16 12,980円
備考
1台用/ダウンロード版
読取革命Ver.16 35,000円
備考
3台用/ダウンロード版
読取革命Ver.16 57,500円
備考
5台用/ダウンロード版
制限なし
パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
トライアル導入 30,000円/月額
備考
本格的な導入の前にトライアルを利用できます。正式導入の費用は要問合せです。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円~500,000円
備考
・トライアル 初期費用なし
・ミニ 初期費用なし
・ライト/スタンダード 初期費用50万円
トライアル 50,000円/月額
備考
・月間300枚
超過費用150円/枚
ミニ 10,000円/月額
備考
・月間100枚
上限枚数に達した場合は利用停止
ライト 100,000円/月額
備考
・月間1000枚
超過費用75円/枚
スタンダード 30,0000円/月額
備考
・月間5000枚
超過費用60円/枚
1か月
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
パッケージ版 21,780円(税込)
ダウンロード版 14,080円(税込)
制限なし
オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
シングルライセンススタンダード 25,000円(税込)
備考
年間保守費用不要
PC1台(1ユーザー) に 1ライセンスが必要です。
バッチ処理機能は搭載されていません。
シングルライセンスコーポレート 35,000円(税込)
備考
年間保守費用不要
PC1台(1ユーザー) に 1ライセンスが必要です。
バッチ処理機能が搭載されています。
シートライセンススタンダード 35,000円(税込)
備考
表示は1ラインセンス
5ライセンス以上での購入です。
バッチ処理機能は搭載されていません。
ライセンス料には初年度の年間保守料が含まれています。
年間保守料は自動更新となり保守費用は別途毎年発生します。
シートライセンスコーポレート 37,800円(税込)
備考
表示は1ラインセンス
5ライセンス以上での購入です。
バッチ処理機能が搭載されています。
ライセンス料には初年度の年間保守料が含まれています。
年間保守料は自動更新となり保守費用は別途毎年発生します。
1年
オンプレミス型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 220,000円(税込)~
備考
プランにより初期費用が異なります。
クラウド(SaaS)版Sコース 11,000円/月額(税込)
備考
読取枚数 100 枚
クラウド(SaaS)版Mコース 33,000円/月額(税込)
備考
読取枚数 500 枚
クラウド(SaaS)版Lコース 55,000円/月額(税込)
備考
読取枚数 1,000 枚
オンプレミス スタンドアロン版 211,200円/年額(税込)
備考
読み取りの制限なし
オンプレミス サーバ版(サブスクリプション型)Trial 1,056,000 円/年額(税込)
備考
読取枚数 1,000 枚 / 月
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
月額費用 50,000円~/月額
備考
※プランによって異なる
※詳細なお見積りについてはお問い合わせください。
3か月
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
プラン1 30,000円/月額
備考
読取箇所は月6,000項目までです。
プラン2 100,000円/月額
備考
読取箇所は月60,000項目までです。
プラン3 200,000円/月額
備考
読取箇所は月200,000項目までです。
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
スキャナーとインターネット接続環境があれば初期費用は無料です。
プラン1(小型)通常版 33,000円/月額(税込)
備考
読取箇所が月6千までです。
プラン2(中型)通常版 110,000円/月額(税込)
備考
読取箇所が月6万までです。
プラン3(大型)通常版 220,000円/月額(税込)
備考
読取箇所が月20万までです。
30日
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /

価格や製品機能など、見やすい一覧表から、気になる製品をまとめてチェック!

FAXサービスとOCR連携の注意点

これまでFAXのデジタル化やOCR連携について紹介してきましたが、最後に本章では実際にそれを導入する差に注意すべき点を解説します。スムーズな導入と最適な運用に役立てていただければ幸いです。

  • 自社に必要な機能を明確にする
  • 段階的に導入する
  • 書類のデータ化を意識する
  • セキュリティ対策を行う

自社に必要な機能を明確にする

上述の通り、FAX受注業務を効率化するためのサービスやツールは多岐にわたり、必要な機器やコストも異なります。そのため、自社がFAX受注に関連してどのような課題を抱えているのか、何を求めているのかを明確に把握してから選択することが肝要です。

一部のサービスでは、現在使用している機器や電話回線を利用できる場合もあります。初期費用を抑えつつ利用するためには、既存の機器や回線を活かした方法を採用するのも一つの戦略です。しかし、長期的な視点でコスト削減や生産性向上につながる方法を選択することも重要です。将来的な利益や業務の効率性を考慮して、最適な選択を行うことが重要です。

段階的に導入する

企業によっては、FAXのデジタル化が適していない場合もあります。そのため、最初はお試しで1回線からデジタル化を始めることをお勧めします。または、FAX受注業務の多い部署から順次デジタル化を進め、業務の改善やテレワークの導入につなげることで、システムの運用に徐々に慣れていくことも有益です。このような段階的なアプローチにより、効果を検証しながらデジタル化を進め、組織全体への影響や利点を把握することができます。

 書類のデータ化を意識する

FAX受注のデジタル化を有効に活用するためには、書類のデータ化に注力することが重要です。データ化の実現は、設備や人件費の削減だけでなく、企業の資産としての価値をも生み出します。データの分析を行うことで、これまで気付かなかった業務の効率化や新たなビジネス展開のヒントを見つけることができるかもしれません。

セキュリティ対策を行う

書類をデータで管理する場合、セキュリティ対策は必須です。デジタル化されたデータは、サイバー攻撃などによる全データの流出というリスクを伴います。セキュリティルールを明確にし、例えば「IDやパスワードでの管理を徹底する」、「個人情報や機密データにはアクセス権限を設ける」などの対策を講じ、従業員に周知徹底することが重要です。

 

自社に最適なFAX OCRを導入して業務の効率化を図りましょう

FAX注文書の処理に苦労している企業は多くあります。システム導入には初期費用がかかりますが、業務の効率化によるメリットは大きいです。取引先とのやり取りをFAXで行いつつも、その内容を自動でデータ化し、社内で容易に共有できる点は、業務効率の大幅な改善に繋がります。自社の業務状況や導入コストと効果のバランスを考慮して、検討してみることが良いでしょう。

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