電子カルテの保存期間は？保存方法と紙からの電子化の留意点を徹底解説

医療分野において、電子カルテの導入はもはや当たり前の時代になりました。しかし、その便利さの裏で、多くの医療機関や医療従事者が直面しているのが「電子カルテの保存期間」に関する疑問です。電子カルテは紙のカルテとどう異なるのか、そして、どのように管理して適切に保管するのかは、医療機関運営の大きな課題となっています。

本記事では、電子カルテの保存期間について、紙のカルテとの比較を交えながら解説します。また、以下についても深掘りしていきます。

• 電子カルテを適切に管理するための三原則
• 紙のカルテから電子カルテへの移行時に留意すべきポイント
• 電子カルテ化によるメリット

電子カルテの保存期間や管理方法について疑問を抱えている医療従事者の方々へ、わかりやすく、具体的な情報を提供していきます。

電子カルテの保存期間

電子カルテの適切な保存期間については、医療従事者だけでなく、患者さんにとっても重要な事項です。紙のカルテと同様に、電子カルテも厚生労働省の定める一定の期間、保存する必要があります。

まずは、電子カルテの保存期間の基本的な規定と、診療終了日からの計算方法について、具体的に解説します。

保存期間は紙と同じ5年間

電子カルテの保存期間については、多くの医療従事者が疑問を持っています。実は、電子カルテの保存期間は紙のカルテと同様に5年間です。この基準は厚生労働省によって定められており、医療機関は患者の診療記録を最低5年間保存することが求められています。

以下は、「保険医療機関及び保険医療養担当規則」の第九条の抜粋です。

保険医療機関は、療養の給付の担当に関する帳簿及び書類その他の記録をその完結の日から三年間保存しなければならない。ただし、患者の診療録にあつては、その完結の日から五年間とする。

※引用元：保険医療機関及び保険医療養担当規則 | e-Gov法令検索

この期間について、疑問に感じるポイントをまとめると以下のようになります。

• Q: なぜ5年間なのか？
  →Ａ: この期間は、医療に関連する訴訟などで必要とされる可能性があるためです。
• Ｑ: 例外はあるのか？
  →Ａ: 特定の症例では、より長い期間保存することが推奨される場合もあります。

しかし、このルールには次に挙げるように診療終了日が起点となるという重要なポイントがあります。つまり、患者との最後の接触日からこの期間が計算されるわけです。

診療終了日が保存期間の起点

電子カルテの保存期間を考える際、最も重要なポイントの一つが「診療終了日」です。

診療終了日とは、患者と医療従事者の最後の接触日を指し、この日がカルテ保存期間の計算の起点となります。この規定には、患者の診療情報を適切な期間保持し、必要な際に迅速にアクセスできるようにするという目的があります。

ポイントは以下の通りです。

• 計算方法: 診療終了日から正確に5年間、カルテを保存する必要があります。
• 管理上の注意: 診療終了日を正確に記録し、その日付から5年間経過したカルテを確認し、処理する仕組みが必要です。

このルールの適用により、医療機関は患者の情報を適切に管理し、かつ法的な要件を満たすことが可能です。また、診療情報の適切な保存は、将来的な医療訴訟や患者からの問い合わせにも対応できる体制を整えることにつながります。以上のように、診療終了日を起点にしたカルテの保存期間管理は、医療機関にとって必須の業務の一つです。

次に、この基本的な理解を踏まえて、電子カルテの保存において守るべき「電子保存の三原則」について解説します。これらの原則を遵守することで、電子カルテの保存方法に関する理解がさらに深まるでしょう。

電子カルテの保存は電子保存の三原則を遵守すること

電子カルテの管理においては、その保存方法が重要なポイントとなります。

正確で安全な電子カルテの保存を実現するためには、「電子保存の三原則」を遵守することが不可欠です。これらの原則は、電子カルテが真正性、見読性、保存性の観点から適切に管理されることを保証します。

このセクションでは、それぞれの原則が電子カルテの保存にどのように影響を与えるのかを詳しく見ていきます。

真正性

電子カルテを保存する上で最も基本となる原則は「真正性」です。

真正性とは、電子カルテが作成された当時の状態を正確に反映していることを保証することを意味します。これは、電子カルテが改ざんされていないこと、そして元の状態が信頼できる情報源から得られていることを示します。

保証するために大事なポイントは以下の3つです。

• 電子署名やタイムスタンプの利用
• アクセス制御による不正アクセスの防止
• 改ざん防止技術の導入

これらの措置によって、電子カルテの真正性を保つことができます。真正性を保証することは、電子カルテが医療の現場で信頼性の高い情報源として利用されるためには不可欠です。患者の診療記録は非常に重要な情報であり、その正確性が医療の質に直接影響を与えるため、電子カルテの真正性を確保することは医療機関の責務と言えます。

見読性

電子カルテの管理における次の重要な原則は「見読性」です。

見読性とは、電子カルテの内容がいつでも、そして誰でも簡単に読み取れる状態を保持することを意味します。これには、テキストデータのクリアな表示だけでなく、画像や図表などの情報も適切にアクセス可能であることが含まれます。

保証方法としておさえるべきポイントは以下の3つです。

• 標準化されたフォーマットでのデータ保存
• 高解像度での画像データの保管
• 適切なデータ圧縮技術の選択

見読性の高い電子カルテは、迅速な診断と効率的な治療計画立案に不可欠です。また、医療従事者間の情報共有をスムーズにし、患者ケアの質を向上させる重要な役割を果たします。見読性を確保することで、医療機関は患者情報を迅速かつ正確に把握し、最適な医療提供を実現することができます。

要するに、電子カルテの見読性を高めることは、医療従事者にとっても患者にとっても大きなメリットをもたらします。

保存性

電子カルテの三大原則の中で最後に挙げられるのは「保存性」です。

保存性は、電子カルテのデータが長期間にわたり安全に保持され、いつでもアクセス可能な状態を維持することを保証します。災害やシステム障害からデータを守り、長期にわたる医療情報の安定した管理を可能にします。

保存性を担保するために最低限やるべきことは以下の3つです。

• データの定期的なバックアップ
• 適切なデータ暗号化技術の利用
• 冗長性の高いストレージシステムの導入

これらの措置は、電子カルテデータが未来にわたっても失われることなく、医療従事者が必要とする情報に迅速にアクセスできることを保証します。特に、災害や予期せぬ事態が発生した場合においても、患者の重要な医療記録が保護されることは、医療提供の連続性を確保する上で極めて重要です。

保存性の確保により、電子カルテは医療機関にとって信頼性の高い資産となります。こうして、真正性、見読性、そして保存性の三原則を遵守することで、電子カルテの管理はより高度なレベルへと引き上げられます。

これらの原則を踏まえた上で、次に紙のカルテから電子カルテへの移行における具体的な考慮点について見ていきましょう。

紙のカルテから電子カルテに変更した際の保存期間

紙のカルテから電子カルテへの移行は、医療機関にとって大きなステップです。

この過程でも、保存期間の遵守が特に重要となります。移行時には、直近5年間の紙のカルテを電子化することが一般的ですが、この変更が保存期間にどのような影響を与えるのかを正確に理解することが必要です。具体的におさえるべき2つのポイントを見ていきましょう。

直近5年間の分をすべて電子カルテに移行したら紙は破棄してよい

紙のカルテから電子カルテへの移行は、医療機関にとって効率化と情報管理の向上をもたらします。

このプロセスの一環として、直近5年間の紙のカルテを電子カルテに移行することが一般的です。移行が完了した後、多くの医療機関は、紙のカルテを破棄することを検討することとなりますが、この際には次に挙げるような重要なポイントがあります。

• 電子カルテへの移行が正確に完了していること
• 移行されたデータの真正性、見読性、保存性が確保されていること

これらの条件を満たすことで、紙のカルテを破棄しても、患者の重要な医療情報が失われることはありません。また、紙のカルテを破棄することにより、物理的な保管スペースの解放や情報管理の効率化が期待できます。

しかし、紙のカルテを破棄する際には、プライバシー保護と情報の安全性を考慮した適切な方法を選択することが重要です。

紙のカルテを正しく破棄する方法

紙のカルテを破棄する際には、患者のプライバシー保護と情報の安全性を最優先にすべきです。適切な破棄方法を選択することで、患者情報の不正アクセスや漏洩を防ぎ、法令遵守を確保します。

以下は、紙のカルテを安全に破棄するための主な手順です。

• シュレッダーによる物理的破壊: 情報が読み取れないレベルまで細かく切断します。
• 専門の廃棄業者への委託: プライバシー保護に特化した業者を選び、適切な処理を依頼します。
• 破棄記録の保持: 誰が、いつ、どのカルテを破棄したかの記録を残し、追跡可能にします。

これらの手順を踏むことで、紙のカルテを正しく、安全に破棄できます。カルテのデジタル化によって物理的な保管スペースを解放し、情報管理の効率化を図る一方で、破棄プロセスの適正化もまた、医療機関の責任の一環です。

紙のカルテの適切な破棄方法を理解し実践することは、電子カルテへの移行プロセスの最終段階における重要なステップです。これにより、電子カルテへ完全に移行した後の管理体制が整い、次に紹介する紙のカルテから電子カルテへの変更による保存面のメリットにスムーズに繋がります。

紙のカルテを電子カルテに変更することによる保存面のメリット

紙のカルテから電子カルテへの変更は、医療機関に多大なメリットをもたらします。

特に、保存面においては効率化とセキュリティの向上が大きな利点として挙げられます。具体的にどのようなメリットがあるか、3つのポイントを見ていきましょう。

物理的なスペースが必要なくなる

紙のカルテを電子カルテに変更することにより、最も顕著なメリットの一つが、物理的な保管スペースの削減です。

伝統的な紙のカルテは、膨大な量の物理的なスペースを占有し、保管には専用のファイリングキャビネットや保管室が必要でした。電子カルテへの移行によって、これらのスペースが不要となり、以下のようなメリットがあります。

• スペースの削減: 物理的なファイリングシステムの必要性がなくなり、限られたオフィススペースをより有効に利用できます。
• コスト削減: 物理的な保管スペースに関連するコスト（賃貸料、メンテナンス費用等）が削減されます。
• 環境への貢献: 紙の使用量が減少し、環境への影響も軽減されます。

このスペース削減は、医療機関にとって直接的な経済的利益に繋がるだけでなく、よりスリムで効率的な運営を可能にします。さらに、この効率化は、医療機関がより患者中心のサービスに注力できる余地を生み出します。

バックアップをしっかりしていれば紛失リスクがほぼなくなる

電子カルテへの移行における次の重要な利点は、適切なバックアップ体制を整えることで、医療情報の紛失リスクを劇的に低減できる点にあります。紙のカルテは、火災、水害、紛失など、さまざまなリスクに常に晒されていますが、電子カルテは以下のような措置により、これらのリスクから守ることが可能です。

• 定期的なバックアップの実施: データの定期的なバックアップを行い、異なる地理的位置に保存することで、一箇所での災害が発生してもデータを保護できます。
• クラウドストレージの利用: クラウドサービスを利用することで、データの冗長性を確保し、どこからでもアクセス可能になります。
• 災害復旧計画の策定: 災害やシステム障害時に迅速にデータを復旧できるよう、計画を策定し、定期的にその実効性を確認します。

これらの措置は、電子カルテの安全性を高め、医療機関が患者情報を長期にわたって安全に管理することを支援します。紙のカルテでは不可能だった、データの安全性とアクセス性を同時に高めることができるわけです。

紙のカルテから電子カルテへの移行によって実現される紛失リスクの低減は、医療機関にとって計り知れないメリットを提供します。

過去分の確認が必要になった時に確認がしやすい

電子カルテに移行する最後の大きな利点は、過去の医療記録の検索性とアクセス性が大幅に向上することです。

紙のカルテシステムでは、過去の記録を探すためには物理的なファイルを手動で検索する必要があり、これは時間も労力もかかる作業でした。しかし、電子カルテシステムでは以下の機能により、このプロセスが劇的に改善されます。

• キーワード検索: 特定の患者名や病名、日付などのキーワードで瞬時に関連する記録を検索できます。
• 患者情報の一元管理: 全ての医療記録が一つのデータベースに集約されるため、患者の全治療歴を一覧で確認できます。
• リモートアクセス: クラウドベースの電子カルテシステムを使用すれば、どこからでも安全に患者記録にアクセスできるため、迅速な意思決定が可能になります。

これらの機能は、医療提供の効率化だけでなく、患者ケアの質の向上にも直接的に寄与します。医療従事者が必要な情報を迅速に入手できることで、患者へのレスポンスが速くなり、より適切な治療計画の立案が可能になります。

カルテの電子化におすすめなサービス

電子カルテの選択は、医療機関が直面する重要な決定の一つです。

保存期間の遵守、真正性、見読性、保存性の保証、そして紙のカルテからのスムーズな移行を実現するためには、機能性、ユーザーフレンドリーさ、セキュリティ、サポート体制など、多角的にシステムを評価することが不可欠です。適切な電子カルテシステムを選択することで、医療機関は効率的な情報管理、高品質な患者ケア、そしてコンプライアンスの確保を実現できます。

おすすめな電子カルテは以下を参考にしてみてください。