今すぐできるペーパーレス化の方法とは？必要性やメリットも解説

生産性向上やコスト削減、テレワーク推進のためにペーパーレス化を進める企業が増えています。とくに、SDGsへ対応すべきという時代の流れからもペーパーレス化は必須と言える状況になってきました。

しかし、どのようにペーパーレス化を進めるべきか方法がわからない経営者は少なくありません。外資企業と比べると日系企業のペーパーレス化は進んでおらず、頭を悩ませているのではないでしょうか。

本記事では、今すぐできるペーパーレス化の方法やペーパーレス化のメリット・デメリットをご紹介します。現在紙媒体で保管している資料のペーパーレス化の方法もご紹介しているため、ぜひ参考にしてください。

できる範囲からペーパーレス化を実行し、時代に合う業務フローを確立させましょう。

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは、紙で扱っていた資料・書類を電子化して保存・保管することです。ビジネスにおいて、紙で交わされるやりとりは非常に多いです。たとえば、会議資料や契約書、請求書、申請承認などが挙げられます。

日常生活においてもペーパーレス化の恩恵を受けている人は多いです。新聞や漫画などの書籍をスマホアプリで閲覧できたり、お店のチラシがWebサービスで配信されたりするなど、身の周りでもペーパーレス化は進んでいます。

このように、社内で取り扱っている紙の資料・書類を削減して電子化すれば、業務効率改善やセキュリティ強化、コスト削減につなげることが可能です。このような理由から、ビジネスにおけるペーパーレス化が注目を集めており、取り組む企業が増加しています。

電子化との違い

ペーパーレス化と電子化の違いは、位置付けにあります。ペーパーレス化という目的を達成するために、電子化という手段で実現するとイメージしましょう。

電子化とは、企業内で保管・発行した紙の書類を電子媒体に変換することです。たとえば、取引されから郵送で届いた請求書を保管するためにスキャンしておく行為を電子化と呼びます。

デジタル化との違い

ペーパーレス化とデジタル化も、電子化と同様に目的と手段という位置付けの違いがあります。

デジタル化とは、紙媒体を使って行う業務を、ITシステムを使ってデジタル上で完結させることです。たとえば、経費申請を紙媒体で経理部門に提出していた業務があったとしましょう。これを申請書類作成・申請・承認のプロセスを1つのシステム上で完結させることを「経費申請のデジタル化」といいます。

現状は3割未満の企業しか実施せず【なぜ進まない？】

ペーパーレス化の恩恵はビジネスにおいて大きいものの、現場は3割未満の企業でしか実施されていません。企業のペーパーレス化が進まない原因は、ITツールへの不安と導入コストにあります。

ペーパーレス化を推進するには、ITツールの導入が欠かせません。しかし、経営者や現場で業務にあたる従業員がITツールを使いこなせなければペーパーレス化を進めづらいです。また、ITツールを導入するには費用がかかり、1つのハードルとなっていることは事実です。

ITツール導入への抵抗感が、ペーパーレス化に歯止めがかかっている原因と考えられます。

電子帳簿保存法の改正が追い風に

2022年1月1日より改電子帳簿保存法が施行され、国税に関する帳簿や書類をデータ保存する際の要件が緩和されました。契約書や領収書などの書類も簡単に電子化できます。また、電子取引でやりとりした注文書や契約書などは電子取引データのまま保存しなければなりません。

改電子帳簿保存法が企業のペーパーレス化を推進する大きなきっかけとなるでしょう。

企業がペーパーレス化を進める意義

企業におけるペーパーレス化の目的や意義は、3つあります。

1. DX推進への対応
2. SDGsへの対応
3. 電子帳簿保存法などの法律の改正への対応

それぞれ詳しく解説しましょう。

1.DX推進への対応

DX（デジタル・トランスフォーメーション）とは、IT・デジタル技術を業務に活用してビジネスモデルを変革させて自社の競争力を高めることです。ペーパーレス化はDX推進の第一歩とも呼ばれています。

たとえば、請求書のやりとりを紙で行っていた場合、請求書の出力・発送・管理にコストも人手もかかります。ペーパーレス化であれば作成した請求書をメールで送付し、サーバーへ保存するだけで業務は完了です。

アナログ的な業務を一掃することは難しくても、ペーパーレス化からならどのような企業でも始められるでしょう。

2.SDGsへの対応

SDGs（サステイナブル・ディベロップメント・ゴールズ）は、持続可能な開発目標と訳され、自然に配慮しながらも人間らしい生活をするために誰一人取り残されないための17の目標を指します。

なかでも環境保全に関する目標達成に向けてペーパーレス化の取り組みは世界で求められています。電子化・デジタル化すれば無駄な紙の削減でき、結果的に森林現象阻止やCO2排出の抑制につなげることが可能です。

3.電子帳簿保存法などの法律の改正への対応

法律改正へ対応するためにもペーパーレス化は欠かせません。改正された電子帳簿保存法では、電子取引でやりとりした電子データは紙ベースで保存できなくなりました。

今までメールで届いた請求書を印刷して保存していた場合でも、今後は電子データのまま保存する必要があります。法人・個人事業主のすべての事業者に適用され、対応していかなければなりません。

既存の書類をペーパーレス化する方法

既存の書類をペーパーレス化する方法は、以下の通りです。

• OCRで手書きや活字をデータ化する
• スキャニングサービスを活用する

順番に確認しましょう。

OCRで手書きや活字をデータ化する

手書きや各自の文書は、OCR技術を活用してデータ化できます。OCRとは、文字をスキャナーで読み取って電子化する技術です。名刺や請求書などはもちろん、手書きのアンケート用紙も読み取れます。

【OCRが注目されている理由や仕組みなど、OCRについて詳しく解説している記事はこちら】

OCRとは？意味や仕組み、利用メリットなどを徹底解説！

また近年では、「AI OCR」が注目されています。AI OCRとは、名の通りAIが搭載されているOCRサービスで、自動学習機能等により従来のOCRよりもさらに高い精度での認識が可能です。

【AI OCRについてより詳しく解説した記事はこちら】

AI OCRとは？OCRとの違いやテキスト化の仕組み、メリットを解説

スキャニングサービスを活用する

膨大な量の紙資料を電子化したい場合、スキャニングサービスを利用しましょう。専門業者が企業に赴いて資料を一度に電子化してくれます。書庫に保管されている書類を一度電子化してくれるため、車内にあるすべての資料を電子で管理できます。

紙を扱う業務をペーパーレス化する方法

紙を扱う業務をペーパーレス化する方法は、以下の通りです。

1. 電子ファイルを保存する
2. 帳票をメールで送付する
3. 電子契約サービスで契約書を交わす
4. 基幹業務システムを導入する
5. タブレットやモニターを現場で活用する
6. FAXが届いたらPDFデータで保管する
7. ビジネスチャット・オンラインストレージを活用する
8. ワークフローシステムで承認作業を行う

順番に確認しましょう。

1. 電子ファイルを保存する

まず、電子ファイルを保存しましょう。今までなら紙資料をファイルに保存していたところ、PDFデータにしてストレージ保存に変更するだけです。

2. 帳票をメールで送付する

見積書や請求書、納品書などの帳票を作成したらメールで送付しましょう。今までなら印刷・郵送していたところ、電子でのやりとりに変更するだけです。郵送代の節約にもつながります。

3. 電子契約サービスで契約書を交わす

電子契約サービスを使えば契約書のペーパーレス化も進められます。電子契約に必要なITツールを導入すれば、メールを介して取引先と契約業務を円滑に進められます。

4. 基幹業務システムを導入する

経理部門や人事部門での業務をシステム化すれば、多くの業務をペーパーレス化できます。たとえば、会計システムや人事管理システムを導入すれば、伝票や領収書、給与明細なども電子化が可能です。

5. タブレットやモニターを現場で活用する

タブレットやモニターを導入すれば、膨大な紙資料を1つの画面で見れるようになり業務の利便性が高まります。たとえば、営業マンが大量の営業資料や見積書を持ち歩いていたところ、タブレットを使えば客先へ持っていく紙資料を減らせます。

6. FAXが届いたらPDFデータで保管する

FAXが届いたら印刷するのではなく、PDFデータで保管しましょう。送信する際も、パソコンから文書をFAXすることも可能です。用紙やインクにかかるコストの削減につながります。

7. ビジネスチャット・オンラインストレージを活用する

社内での資料のやりとりにはビジネスチャットやオンラインストレージを活用しましょう。たとえば、会議の資料を人数分印刷していたところ、オンラインストレージに保存し、URLをビジネスチャットで共有するといったフローに変更します。会議で決まった内容も即座に共有が可能です。

8. ワークフローシステムで承認作業を行う

ワークフローシステムを導入すれば、経費精算や凛義書などの承認作業もペーパーレス化できます。申請書の作成から申請、承認・却下の一連をシステム上で完結させられるため、押印作業も減らせます。

ペーパーレス化をする6つのメリット

ペーパーレス化のメリットは、6つあります。

1. 生産性の向上につながる
2. コストの削減につながる
3. 働き方改革やテレワークの促進につながる
4. 情報セキュリティリスクの軽減につながる
5. 顧客満足度・従業員満足度の向上につながる
6. SDGsに対応できる

順番に確認し、積極的にペーパーレス化を進めましょう。

1.生産性の向上につながる

職場でペーパーレス化を進めると、生産性向上につながります。

まず、紙ベースで保管していた資料をデータベース化すればキーワードや記録日などで検索できるようになります。保存環境がスマートになるため、パソコンやスマートフォンなどのデバイスから情報へのアクセスが可能です。

また、紙ベースの情報共有からPDFに変更すれば、プリントアウトの手間が省けます。社内での情報共有はもちろん、社外とのやりとりもスムーズになります。

たとえば、今まであれば、請求業務のためにプリントアウトをして郵送し、郵便局へ持っていくという一連のフローが必要でした。しかし、ペーパーレス化すればパソコンで作成した請求書をメールで送付すれば業務は完了します。

このように、ペーパーレス化は業務の効率化につながり、企業全体の生産性向上につながります。

2.コストの削減につながる

紙の資料を減らすことで、コスト削減につながります。用紙代・インク代・印刷機にかかる電気代、資料の郵送費などの経費などを大幅に削減できるでしょう。もちろん、紙の資料を保管するためのスペースやキャビネット、ファイルなども不要です。

また、プリントアウトや郵送などの業務も省略できるため、人的コストの削減にもつながります。雑務を軽減することで、従業員が本業に集中できる環境を提供できます。

3.働き方改革やテレワークの促進につながる

ペーパーレス化は、働き方改革やテレワークの促進に大きく貢献します。紙ベースでしか処理できなかった書類がデータ化・システム化すれば、オフィスに出社しなくても遂行できる業務が増えるからです。

たとえば、過去の資料を見ないと作れない経営資料の作成やファックスで届く発注書の処理なども自宅や出張先でも遂行できます。より優秀な人材を獲得するためにも、テレワーク導入・促進の一歩としてペーパーレス化は有効です。

4.情報セキュリティリスクの軽減につながる

ペーパーレス化は社内での情報セキュリティ強化につながり、情報漏えいや紛失のリスクを軽減できます。なぜなら、デジタル保存した資料や文書には、パスワードやアクセス権限の設定ができるからです。

また、紙で保管していると自然災害や火災などの予期せぬ事態によって紛失してしまう恐れがあります。データにしていればバックアップを取り、物理的に異なる場所に保存することが可能です。紙の資料だと物理的な劣化によって情報を失う恐れもありますが、データであれば劣化の心配もありません。

5.顧客満足度・従業員満足度の向上につながる

紙ベースでのやりとりをなくすことで、顧客満足度と従業員満足度の向上につながります。少し前までは紙資料が好まれましたが、近年では紙でのやりとりは非効率と考える企業が増えてきました。電子での対応をお願いされるケースも増えています。

また、社内においても書面における回覧を嫌がる従業員は少なくありません。スマートフォンの普及によって新聞や書籍を読まない人が増えたのと同様に、ビジネスにおいてもデバイスを通して情報を得たいという欲求が増しています。

現代では電子上でのスピーディーなやりとりを好む人が増えており、ペーパーレス化はそのニーズを満たしてくれます。

6.SDGsに対応できる

ペーパーレス化は、SDGsへの取り組みの1つです。SDGsとは持続可能な開発目標と訳され、先進国・発展途上国にかかわらず世界各国が取り組むべき普遍的な目標です。

SDGsは17の目標から成り立っており、ペーパーレスは以下の4つの目標に貢献します。

• 8.働きがいも経済成長も
• 12.つくる責任 つかう責任
• 13.気候変動に具体的な対策を
• 15.陸の豊かさも守ろう

世界全体の紙の消費量を減らすためにも、まずはオフィスのペーパーレス化を始めることでSDGsに貢献できます。

ペーパーレス化はデメリットもある？

ペーパーレス化にはたくさんのメリットがありますが、デメリットもあります。あらかじめ悪い面も理解しておけば、しっかり対策ができるため確認しておきましょう。

ペーパーレス化のデメリットは、以下の通りです。

1. 電子媒体が紙媒体の操作性に劣る場合がある
2. 電子化ツールを使いこなすのにITリテラシーが求められる
3. 資料の全体像が見づらい
4. 導入コストがかかる
5. システム障害の影響を受ける可能性がある

5つのデメリットについて詳しく解説します。

1.電子媒体が紙媒体の操作性に劣る場合がある

操作性が紙媒体に劣る場合があります。紙であれば直接書き込んだり押印したりできるため、扱いやすいです。しかし、PDFファイルに加工・編集したり、押印をしたりしたい場合、新たなツールを導入しなければなりません。操作方法も覚えなければならず、従業員の負担になる可能性もあります。

2.電子化ツールを使いこなすのにITリテラシーが求められる

電子化ツールを使いこなすためには、従業員一人一人に正しいITリテラシーが必要です。上手に使いこなせなければ、情報が行き届かない可能性が出てきます。また、セキュリティー面でも教育をしなければ、適切な情報管理ができません。情報漏えいや紛失の危険が出てくるため、ペーパーレス化を進めるうえでの教育をしっかり行う必要があります。

3.資料の全体像が見づらい

配布しているディスプレイによっては一度に表示できる面積に限界があるため、思慮運の全体像が見づらいと感じるかもしれません。たとえば、設計図や複数枚に渡る図表などは、紙をテーブルに広げた方が分かりやすいでしょう。大きなサイズや複数枚の資料を確認する際には、工夫が必要です。

4.導入コストがかかる

ペーパーレス化するためにはITツールやスキャナーなどが必要となるため、一定のコストが発生します。また、閲覧するためのパソコンやタブレットを従業員一人一人に配布するのであれば、膨大な費用がかかるでしょう。予算を決めながら、部分的に導入を進めていきましょう。

5.システム障害の影響を受ける可能性がある

クラウド上に資料を保存する場合、サービス提供者側のシステム障害の影響を受ける可能性があります。多くのサービスではバックアップがしっかりと取られていますが、サーバーや端末の破損・故障によって情報を紛失する危険性はゼロではありません。クラウドサービスを導入する際は、システム障害時の対応やバックアップの状況などを確認し、リスクの少ないサービスを選びましょう。

ペーパーレス化を進める流れ【5つのステップ】

ペーパーレス化は、以下の5つのステップに沿って進めましょう。

1. 紙媒体に関わる課題を洗い出す
2. ペーパーレス化の目的と範囲を決定する
3. 不要な資料・文書を廃棄する
4. 残った資料・文書を仕分ける
5. ITツール（OCR）の導入か代行業者に委託するか決める

順番に解説します。

1.紙媒体に関わる課題を洗い出す

まず、紙媒体に関わる課題を洗い出しましょう。以下のような課題が想定されます。

• 紙資料を保管するスペースがない
• 紙資料から情報を探し出すために時間と労力がかかる
• 出社しないと確認できない資料がある

部署ごとに従業員にヒアリングすると、現場の確かな声を拾うことができます。

2. ペーパーレス化の目的と範囲を決定する

課題の洗い出しが終わったら、ペーパーレス化の目的を決めましょう。多くの企業では、コスト削減や生産性向上、テレワーク推進などを目的にペーパーレス化を行います。

また、一度にすべての紙媒体を電子化することは難しいです。予算や労力を考慮し、優先順位を決めてペーパーレス化を進めましょう。部門単位・資料の種類単位など、目的に合わせて範囲を決めます。

3. 不要な資料・文書を廃棄する

続いて、不要な資料・文書を廃棄します。廃棄ルールを決めておけば、判断に迷わずどんどん作業を進められます。廃棄すべき資料・文書の例は、以下の通りです。

• 保存義務がない資料
• 保存・保管期間が満了している資料
• 業務とは関係のない私用の資料

不要な資料・文書であるかどうかが判断できない入社の浅い従業員に任せず、上長も一緒に作業をすれば効率よく作業を進められます。

4. 残った資料・文書を仕分ける

残った資料・文書は、以下の4つに分類しましょう。

• 電子化して廃棄するもの
• 電子化したあとも紙媒体を保管するもの
• 電子化せずに紙媒体のまま保管するもの
• 執務室に残すもの

保管義務のある文書は電子化したあとも紙媒体で保管する必要があります。使用頻度や現在使用しているかどうかなどを考慮して、4つに分類しましょう。

5.ITツール（OCR）の導入か代行業者に委託するか決める

電子化することになった資料・文書は、ITツール（OCR）を活用するか代行業者に委託するかの方法で電子化しましょう。

数が膨大であれば代行業者にきてもらうと楽ですが、費用がかかります。すべてを委託する必要はないため、一部を委託して残りを従業員がITツールを使って電子化するとITツールにも慣れるでしょう。

今後の資料を電子化していくことを考慮すると、ITツール（OCR）を導入するほうが費用対効果は高いです。

以下の記事ではデジ窓がおすすめするAI OCR全39製品を徹底比較しています。自社に最適なサービスを導入するためにぜひ参考にしてください。

【2024・比較表あり】AI OCRおすすめ38選！選定ポイントを解説

ペーパーレス化の進め方の例

ここでは、ペーパーレス化の進め方の例を部門や業種ごとにご紹介します。ぜひ、自社でのペーパーレス化の際に参考にしてください。

業務部門（一般事務やバックオフィスなど）

業務部門では、複合機の基本機能を使う業務が多いです。そのため、コピー・プリントアウト・スキャン・ファックスの機能をどのように行っているかを把握すれば、ペーパーレス化がしやすいです。1つの業務に際し、どのようなフローで資料を確認・送付・保管をしているかがわかれば、導入すべきITシステムが見えてきます。

総務部門

総務部では、複合機の稼働状況をデータで収集してグラフ化し、どこでどれほどの紙媒体が使われているかを把握しましょう。拠点・部門ごとに紙の使用量が把握できれば、どことのやりとりを優先的にペーパーレスしていくかが見えてきやすいです。ただし、総務部門だけでペーパーレス化を進めることは難しいため、ペーパーレス化したい業務を一緒に行っている部門と相談しながら実行していくことが望ましいでしょう。

DX推進部門

DX推進部門では、複数の部門にまたがる業務をデジタル化していく必要があります。まずは、業務ごとにフローを明確にし、作業ごとに発生する紙媒体を確認していきましょう。そうすると、一連のプロセスをシステム化するために最適なITツールが見えてくるはずです。

ただし、いきなりITツールを導入すると現場の反感を買いかねません。ペーパーレス化によって業務フローに軋轢が生じないよう、段階的に実現していきましょう。

製造業・建設業

図面を取り扱う製造業や建設業でも、電子化しようという動きが活発です。たとえば、設計業務や図面の共有などに特化したITツールがたくさん提供されています。リアルタイムで設計や図面の変更点を共有したり、手元のデバイスで確認できたりするため、ペーパーレス化を推進するメリットは大きいです。

ただし、使いやすさがITツールによって大きく異なります。多少費用がかかっても、操作性や視認性の高いITツールを選ぶことがペーパーレス化を浸透させる鍵です。

ペーパーレス化を成功させるためのポイントと注意点

ペーパーレス化を成功させるためのポイントと注意点は、3つあります。

• 経営者が率先して脱紙媒体を実行する
• ペーパーレス化できない書類もある
• 取引先の意向を聞くことを忘れない

順番に確認しましょう。

経営者が率先して脱紙媒体を実行する

経営者が率先して脱紙媒体を実践し、企業全体のペーパーレス化を牽引しましょう。経営者が紙媒体を使い続けていると「どうせ会議ではプリントアウトしなければならない」と認識され、ペーパーレス化は進みません。社内で使う文書があったとしても紙資料は一切使わず、メール・チャットで共有を促して新しい「当たり前」を作っていく必要があります。

ペーパーレス化できない書類もある

なかには電子化できない書類も存在します。たとえば、以下のような書類は書面で締結しなければならないと決められています。

• 事業用借地権設定契約書
• 農地の賃貸借契約書
• 任意後見契約

ただし、以前は書面交付が義務付けられていたクーリングオフ書面も2023年の法改正によって電子化が認められるようになりました。今後、電子化できるようになる書類は増えていくと予測されるため、法改正にあわせて社内の規定も変更していきましょう。

取引先の意向を聞くことを忘れない

請求書や発注書、契約書などを電子化しようと思っていても、取引先の意向を確認するようにしましょう。一方的にペーパーレス化してしまうと、取引先の業務フローが変わり迷惑を欠けてしまう場合があります。トラブルを防ぐためにも、必ず確認のうえ電子化を実行しましょう。

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OCRを活用してペーパーレスを進めましょう

ペーパーレスの方法は、文書をプリントアウトせずにデータ保存することです。すでに紙媒体で出力されている場合は、OCRで手書きや活字をデータ化するかスキャニングサービスを活用しましょう。過去の文書もすべてデータ化したい場合は、代行業者に委託する選択肢もあります。

実際、日系企業の多くでペーパーレス化はまだまだ進んでいるとは言えない状況です。しかし、早い段階から脱紙媒体を決めることで生産性を高めたり労働環境の選択肢を増やしたりすれば、競合他社よりも優位性を確立できます。

今回ご紹介したペーパーレス化の方法を実践し、企業全体の競争率を高めましょう。