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今すぐできるペーパーレス化の方法|必要性やメリット・デメリットを解説

目次

生産性向上やコスト削減、テレワーク推進のためにペーパーレス化を進める企業が増えています。とくに、SDGsへ対応すべきという時代の流れからもペーパーレス化は必須と言える状況になってきました。

しかし、どのようにペーパーレス化を進めるべきか方法がわからない経営者は少なくありません。外資企業と比べると日系企業のペーパーレス化は進んでおらず、頭を悩ませているのではないでしょうか。

本記事では、今すぐできるペーパーレス化の方法やペーパーレス化のメリット・デメリットをご紹介します。現在紙媒体で保管している資料のペーパーレス化の方法もご紹介しているため、ぜひ参考にしてください。

できる範囲からペーパーレス化を実行し、時代に合う業務フローを確立させましょう。

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは、紙で扱っていた資料・書類を電子化して保存・保管することです。ビジネスにおいて、紙で交わされるやりとりは非常に多いです。たとえば、会議資料や契約書、請求書、申請承認などが挙げられます。

日常生活においてもペーパーレス化の恩恵を受けている人は多いです。新聞や漫画などの書籍をスマホアプリで閲覧できたり、お店のチラシがWebサービスで配信されたりするなど、身の周りでもペーパーレス化は進んでいます。

このように、社内で取り扱っている紙の資料・書類を削減して電子化すれば、業務効率改善やセキュリティ強化、コスト削減につなげることが可能です。このような理由から、ビジネスにおけるペーパーレス化が注目を集めており、取り組む企業が増加しています。

電子化との違い

ペーパーレス化と電子化の違いは、位置付けにあります。ペーパーレス化という目的を達成するために、電子化という手段で実現するとイメージしましょう。

電子化とは、企業内で保管・発行した紙の書類を電子媒体に変換することです。たとえば、取引されから郵送で届いた請求書を保管するためにスキャンしておく行為を電子化と呼びます。

デジタル化との違い

ペーパーレス化とデジタル化も、目的と手段という位置付けの違いがあります。

デジタル化とは、紙媒体を使って行う業務を、ITシステムを使ってデジタル上で完結させることです。たとえば、経費申請を紙媒体で経理部門に提出していた業務があったとしましょう。これを申請書類作成・申請・承認のプロセスを1つのシステム上で完結させることを「経費申請のデジタル化」といいます。

現状は3割未満の企業しか実施せず【なぜ進まない?】

ペーパーレス化の恩恵はビジネスにおいて大きいものの、現場は3割未満の企業でしか実施されていません。企業のペーパーレス化が進まない原因は、ITツールへの不安と導入コストにあります。

ペーパーレス化を推進するには、ITツールの導入が欠かせません。しかし、経営者や現場で業務にあたる従業員がITツールを使いこなせなければペーパーレス化を進めづらいです。また、ITツールを導入するには費用がかかり、1つのハードルとなっていることは事実です。

ITツール導入への抵抗感が、ペーパーレス化に歯止めがかかっている原因と考えられます。

電子帳簿保存法の改正が追い風に

2022年1月1日より改電子帳簿保存法が施行され、国税に関する帳簿や書類をデータ保存する際の要件が緩和されました。契約書や領収書などの書類も簡単に電子化できます。また、電子取引でやりとりした注文書や契約書などは電子取引データのまま保存しなければなりません。

改電子帳簿保存法が企業のペーパーレス化を推進する大きなきっかけとなるでしょう。

企業がペーパーレス化を進める意義

 

企業におけるペーパーレス化の目的や意義は、3つあります。

  • DX推進への対応
  • SDGsへの対応
  • 電子帳簿保存法などの法律の改正への対応

それぞれ詳しく解説しましょう。

DX推進への対応

DX(デジタル・トランスフォーメーション)とは、IT・デジタル技術を業務に活用してビジネスモデルを変革させて自社の競争力を高めることです。ペーパーレス化はDX推進の第一歩とも呼ばれています。

たとえば、請求書のやりとりを紙で行っていた場合、請求書の出力・発送・管理にコストも人手もかかります。ペーパーレス化であれば作成した請求書をメールで送付し、サーバーへ保存するだけで業務は完了です。

アナログ的な業務を一掃することは難しくても、ペーパーレス化からならどのような企業でも始められるでしょう。

SDGsへの対応

SDGs(サステイナブル・ディベロップメント・ゴールズ)は、持続可能な開発目標と訳され、自然に配慮しながらも人間らしい生活をするために誰一人取り残されないための17の目標を指します。

なかでも環境保全に関する目標達成に向けてペーパーレス化の取り組みは世界で求められています。電子化・デジタル化すれば無駄な紙の削減でき、結果的に森林現象阻止やCO2排出の抑制につなげることが可能です。

電子帳簿保存法などの法律の改正への対応

法律改正へ対応するためにもペーパーレス化は欠かせません。改正された電子帳簿保存法では、電子取引でやりとりした電子データは紙ベースで保存できなくなりました。

今までメールで届いた請求書を印刷して保存していた場合でも、今後は電子データのまま保存する必要があります。法人・個人事業主のすべての事業者に適用され、対応していかなければなりません。

既存の書類をペーパーレス化する方法

既存の書類をペーパーレス化する方法は、以下の通りです。

  • OCRで手書きや活字をデータ化する
  • スキャニングサービスを活用する

順番に確認しましょう。

OCRで手書きや活字をデータ化する

手書きや各自の文書は、OCR技術を活用してデータ化できます。OCRとは、文字をスキャナーで読み取って電子化する技術です。名刺や請求書などはもちろん、手書きのアンケート用紙も読み取れます。

スキャニングサービスを活用する

膨大な量の紙資料を電子化したい場合、スキャニングサービスを利用しましょう。専門業者が企業に赴いて資料を一度に電子化してくれます。書庫に保管されている書類を一度電子化してくれるため、車内にあるすべての資料を電子で管理できます。

紙を扱う業務をペーパーレス化する方法

紙を扱う業務をペーパーレス化する方法は、以下の通りです。

  1. 電子ファイルを保存する
  2. 帳票をメールで送付する
  3. 電子契約サービスで契約書を交わす
  4. 基幹業務システムを導入する
  5. タブレットやモニターを現場で活用する
  6. FAXが届いたらPDFデータで保管する
  7. ビジネスチャット・オンラインストレージを活用する
  8. ワークフローシステムで承認作業を行う

順番に確認しましょう。

1. 電子ファイルを保存する

まず、電子ファイルを保存しましょう。今までなら紙資料をファイルに保存していたところ、PDFデータにしてストレージ保存に変更するだけです。

2. 帳票をメールで送付する

見積書や請求書、納品書などの帳票を作成したらメールで送付しましょう。今までなら印刷・郵送していたところ、電子でのやりとりに変更するだけです。郵送代の節約にもつながります。

3. 電子契約サービスで契約書を交わす

電子契約サービスを使えば契約書のペーパーレス化も進められます。電子契約に必要なITツールを導入すれば、メールを介して取引先と契約業務を円滑に進められます。

4. 基幹業務システムを導入する

経理部門や人事部門での業務をシステム化すれば、多くの業務をペーパーレス化できます。たとえば、会計システムや人事管理システムを導入すれば、伝票や領収書、給与明細なども電子化が可能です。

5. タブレットやモニターを現場で活用する

タブレットやモニターを導入すれば、膨大な紙資料を1つの画面で見れるようになり業務の利便性が高まります。たとえば、営業マンが大量の営業資料や見積書を持ち歩いていたところ、タブレットを使えば客先へ持っていく紙資料を減らせます。

6. FAXが届いたらPDFデータで保管する

FAXが届いたら印刷するのではなく、PDFデータで保管しましょう。送信する際も、パソコンから文書をFAXすることも可能です。用紙やインクにかかるコストの削減につながります。

7. ビジネスチャット・オンラインストレージを活用する

社内での資料のやりとりにはビジネスチャットやオンラインストレージを活用しましょう。たとえば、会議の資料を人数分印刷していたところ、オンラインストレージに保存し、URLをビジネスチャットで共有するといったフローに変更します。会議で決まった内容も即座に共有が可能です。

8. ワークフローシステムで承認作業を行う

ワークフローシステムを導入すれば、経費精算や凛義書などの承認作業もペーパーレス化できます。申請書の作成から申請、承認・却下の一連をシステム上で完結させられるため、押印作業も減らせます。

ペーパーレス化のメリット

ペーパーレス化のメリットは、6つあります。

  • 生産性の向上につながる
  • コストの削減につながる
  • 働き方改革やテレワークの促進につながる
  • 情報セキュリティリスクの軽減につながる
  • 顧客満足度・従業員満足度の向上につながる
  • SDGsに対応できる

順番に確認し、積極的にペーパーレス化を進めましょう。

生産性の向上につながる

職場でペーパーレス化を進めると、生産性向上につながります。

まず、紙ベースで保管していた資料をデータベース化すればキーワードや記録日などで検索できるようになります。保存環境がスマートになるため、パソコンやスマートフォンなどのデバイスから情報へのアクセスが可能です。

また、紙ベースの情報共有からPDFに変更すれば、プリントアウトの手間が省けます。社内での情報共有はもちろん、社外とのやりとりもスムーズになります。

たとえば、今まであれば、請求業務のためにプリントアウトをして郵送し、郵便局へ持っていくという一連のフローが必要でした。しかし、ペーパーレス化すればパソコンで作成した請求書をメールで送付すれば業務は完了します。

このように、ペーパーレス化は業務の効率化につながり、企業全体の生産性向上につながります。

コストの削減につながる

紙の資料を減らすことで、コスト削減につながります。用紙代・インク代・印刷機にかかる電気代、資料の郵送費などの経費などを大幅に削減できるでしょう。もちろん、紙の資料を保管するためのスペースやキャビネット、ファイルなども不要です。

また、プリントアウトや郵送などの業務も省略できるため、人的コストの削減にもつながります。雑務を軽減することで、従業員が本業に集中できる環境を提供できます。

働き方改革やテレワークの促進につながる

ペーパーレス化は、働き方改革やテレワークの促進に大きく貢献します。紙ベースでしか処理できなかった書類がデータ化・システム化すれば、オフィスに出社しなくても遂行できる業務が増えるからです。

たとえば、過去の資料を見ないと作れない経営資料の作成やファックスで届く発注書の処理なども自宅や出張先でも遂行できます。より優秀な人材を獲得するためにも、テレワーク導入・促進の一歩としてペーパーレス化は有効です。

情報セキュリティリスクの軽減につながる

ペーパーレス化は社内での情報セキュリティ強化につながり、情報漏えいや紛失のリスクを軽減できます。なぜなら、デジタル保存した資料や文書には、パスワードやアクセス権限の設定ができるからです。

また、紙で保管していると自然災害や火災などの予期せぬ事態によって紛失してしまう恐れがあります。データにしていればバックアップを取り、物理的に異なる場所に保存することが可能です。紙の資料だと物理的な劣化によって情報を失う恐れもありますが、データであれば劣化の心配もありません。

顧客満足度・従業員満足度の向上につながる

紙ベースでのやりとりをなくすことで、顧客満足度と従業員満足度の向上につながります。少し前までは紙資料が好まれましたが、近年では紙でのやりとりは非効率と考える企業が増えてきました。電子での対応をお願いされるケースも増えています。

また、社内においても書面における回覧を嫌がる従業員は少なくありません。スマートフォンの普及によって新聞や書籍を読まない人が増えたのと同様に、ビジネスにおいてもデバイスを通して情報を得たいという欲求が増しています。

現代では電子上でのスピーディーなやりとりを好む人が増えており、ペーパーレス化はそのニーズを満たしてくれます。

SDGsに対応できる

ペーパーレス化は、SDGsへの取り組みの1つです。SDGsとは持続可能な開発目標と訳され、先進国・発展途上国にかかわらず世界各国が取り組むべき普遍的な目標です。

SDGsは17の目標から成り立っており、ペーパーレスは以下の4つの目標に貢献します。

  • 8.働きがいも経済成長も
  • 12.つくる責任 つかう責任
  • 13.気候変動に具体的な対策を
  • 15.陸の豊かさも守ろう

世界全体の紙の消費量を減らすためにも、まずはオフィスのペーパーレス化を始めることでSDGsに貢献できます。

ペーパーレス化のデメリット

ペーパーレス化にはたくさんのメリットがありますが、デメリットもあります。あらかじめ悪い面も理解しておけば、しっかり対策ができるため確認しておきましょう。

ペーパーレス化のデメリットは、以下の通りです。

  • 電子媒体が紙媒体の操作性に劣る場合がある
  • 電子化ツールを使いこなすのにITリテラシーが求められる
  • 資料の全体像が見づらい
  • 導入コストがかかる
  • システム障害の影響を受ける可能性がある

5つのデメリットについて詳しく解説します。

電子媒体が紙媒体の操作性に劣る場合がある

操作性が紙媒体に劣る場合があります。紙であれば直接書き込んだり押印したりできるため、扱いやすいです。しかし、PDFファイルに加工・編集したり、押印をしたりしたい場合、新たなツールを導入しなければなりません。操作方法も覚えなければならず、従業員の負担になる可能性もあります。

電子化ツールを使いこなすのにITリテラシーが求められる

電子化ツールを使いこなすためには、従業員一人一人に正しいITリテラシーが必要です。上手に使いこなせなければ、情報が行き届かない可能性が出てきます。また、セキュリティー面でも教育をしなければ、適切な情報管理ができません。情報漏えいや紛失の危険が出てくるため、ペーパーレス化を進めるうえでの教育をしっかり行う必要があります。

資料の全体像が見づらい

配布しているディスプレイによっては一度に表示できる面積に限界があるため、思慮運の全体像が見づらいと感じるかもしれません。たとえば、設計図や複数枚に渡る図表などは、紙をテーブルに広げた方が分かりやすいでしょう。大きなサイズや複数枚の資料を確認する際には、工夫が必要です。

導入コストがかかる

ペーパーレス化するためにはITツールやスキャナーなどが必要となるため、一定のコストが発生します。また、閲覧するためのパソコンやタブレットを従業員一人一人に配布するのであれば、膨大な費用がかかるでしょう。予算を決めながら、部分的に導入を進めていきましょう。

システム障害の影響を受ける可能性がある

クラウド上に資料を保存する場合、サービス提供者側のシステム障害の影響を受ける可能性があります。多くのサービスではバックアップがしっかりと取られていますが、サーバーや端末の破損・故障によって情報を紛失する危険性はゼロではありません。クラウドサービスを導入する際は、システム障害時の対応やバックアップの状況などを確認し、リスクの少ないサービスを選びましょう。

ペーパーレス化を進める流れ【5つのステップ】

ペーパーレス化は、以下の5つのステップに沿って進めましょう。

  1. 紙媒体に関わる課題を洗い出す
  2. ペーパーレス化の目的と範囲を決定する
  3. 不要な資料・文書を廃棄する
  4. 残った資料・文書を仕分ける
  5. ITツール(OCR)の導入か代行業者に委託するか決める

順番に解説します。

1.紙媒体に関わる課題を洗い出す

まず、紙媒体に関わる課題を洗い出しましょう。以下のような課題が想定されます。

  • 紙資料を保管するスペースがない
  • 紙資料から情報を探し出すために時間と労力がかかる
  • 出社しないと確認できない資料がある

部署ごとに従業員にヒアリングすると、現場の確かな声を拾うことができます。

2. ペーパーレス化の目的と範囲を決定する

課題の洗い出しが終わったら、ペーパーレス化の目的を決めましょう。多くの企業では、コスト削減や生産性向上、テレワーク推進などを目的にペーパーレス化を行います。

また、一度にすべての紙媒体を電子化することは難しいです。予算や労力を考慮し、優先順位を決めてペーパーレス化を進めましょう。部門単位・資料の種類単位など、目的に合わせて範囲を決めます。

3. 不要な資料・文書を廃棄する

続いて、不要な資料・文書を廃棄します。廃棄ルールを決めておけば、判断に迷わずどんどん作業を進められます。廃棄すべき資料・文書の例は、以下の通りです。

  • 保存義務がない資料
  • 保存・保管期間が満了している資料
  • 業務とは関係のない私用の資料

不要な資料・文書であるかどうかが判断できない入社の浅い従業員に任せず、上長も一緒に作業をすれば効率よく作業を進められます。

4. 残った資料・文書を仕分ける

残った資料・文書は、以下の4つに分類しましょう。

  • 電子化して廃棄するもの
  • 電子化したあとも紙媒体を保管するもの
  • 電子化せずに紙媒体のまま保管するもの
  • 執務室に残すもの

保管義務のある文書は電子化したあとも紙媒体で保管する必要があります。使用頻度や現在使用しているかどうかなどを考慮して、4つに分類しましょう。

5.ITツール(OCR)の導入か代行業者に委託するか決める

電子化することになった資料・文書は、ITツール(OCR)を活用するか代行業者に委託するかの方法で電子化しましょう。

数が膨大であれば代行業者にきてもらうと楽ですが、費用がかかります。すべてを委託する必要はないため、一部を委託して残りを従業員がITツールを使って電子化するとITツールにも慣れるでしょう。

今後の資料を電子化していくことを考慮すると、ITツール(OCR)を導入するほうが費用対効果は高いです。

ITツールを選んで導入する場合

ITツールを選んで導入する場合、ペーパーレスのルールを社内で一律化しておきましょう。保存場所やファイル名の付け方などを決めておかなければ、保管方法が乱雑になってしまいます。

また、ペーパーレス化の効果を検証し、定期的に改善してく必要もあります。当初決めた目的が達成されているか、達成されていないならどこに問題があるかを明確にしていくことが重要です。従業員にインタビューしたり、保管状況を確認して検証を進めましょう。

【2024・比較表あり】AI OCRおすすめ38選!選定ポイントを解説

代行会社に委託する場合

代行会社に委託する場合、委託先の選定をしましょう。委託先の選定ポイントは、以下の通りです。

  • 品質の高さ
  • セキュリティの高さ
  • 価格(コストパフォーマンス)
  • 委託できる業務の範囲

なかには出張して作業をしてくれる業者もあります。サービス内容をしっかり比較して業者を決めましょう。また、複数の業者から見積もりをとって比較することも重要です。相場感を知り、費用対効果の良い業者を選びましょう。

ペーパーレス化の進め方の例

ここでは、ペーパーレス化の進め方の例を部門や業種ごとにご紹介します。ぜひ、自社でのペーパーレス化の際に参考にしてください。

業務部門(一般事務やバックオフィスなど)

業務部門では、複合機の基本機能を使う業務が多いです。そのため、コピー・プリントアウト・スキャン・ファックスの機能をどのように行っているかを把握すれば、ペーパーレス化がしやすいです。1つの業務に際し、どのようなフローで資料を確認・送付・保管をしているかがわかれば、導入すべきITシステムが見えてきます。

総務部門

総務部では、複合機の稼働状況をデータで収集してグラフ化し、どこでどれほどの紙媒体が使われているかを把握しましょう。拠点・部門ごとに紙の使用量が把握できれば、どことのやりとりを優先的にペーパーレスしていくかが見えてきやすいです。ただし、総務部門だけでペーパーレス化を進めることは難しいため、ペーパーレス化したい業務を一緒に行っている部門と相談しながら実行していくことが望ましいでしょう。

DX推進部門

DX推進部門では、複数の部門にまたがる業務をデジタル化していく必要があります。まずは、業務ごとにフローを明確にし、作業ごとに発生する紙媒体を確認していきましょう。そうすると、一連のプロセスをシステム化するために最適なITツールが見えてくるはずです。

ただし、いきなりITツールを導入すると現場の反感を買いかねません。ペーパーレス化によって業務フローに軋轢が生じないよう、段階的に実現していきましょう。

製造業・建設業

図面を取り扱う製造業や建設業でも、電子化しようという動きが活発です。たとえば、設計業務や図面の共有などに特化したITツールがたくさん提供されています。リアルタイムで設計や図面の変更点を共有したり、手元のデバイスで確認できたりするため、ペーパーレス化を推進するメリットは大きいです。

ただし、使いやすさがITツールによって大きく異なります。多少費用がかかっても、操作性や視認性の高いITツールを選ぶことがペーパーレス化を浸透させる鍵です。

ペーパーレス化を成功させるためのポイントと注意点

ペーパーレス化を成功させるためのポイントと注意点は、3つあります。

  • 経営者が率先して脱紙媒体を実行する
  • ペーパーレス化できない書類もある
  • 取引先の意向を聞くことを忘れない

順番に確認しましょう。

経営者が率先して脱紙媒体を実行する

経営者が率先して脱紙媒体を実践し、企業全体のペーパーレス化を牽引しましょう。経営者が紙媒体を使い続けていると「どうせ会議ではプリントアウトしなければならない」と認識され、ペーパーレス化は進みません。社内で使う文書があったとしても紙資料は一切使わず、メール・チャットで共有を促して新しい「当たり前」を作っていく必要があります。

ペーパーレス化できない書類もある

なかには電子化できない書類も存在します。たとえば、以下のような書類は書面で締結しなければならないと決められています。

  • 事業用借地権設定契約書
  • 農地の賃貸借契約書
  • 任意後見契約

ただし、以前は書面交付が義務付けられていたクーリングオフ書面も2023年の法改正によって電子化が認められるようになりました。今後、電子化できるようになる書類は増えていくと予測されるため、法改正にあわせて社内の規定も変更していきましょう。

取引先の意向を聞くことを忘れない

請求書や発注書、契約書などを電子化しようと思っていても、取引先の意向を確認するようにしましょう。一方的にペーパーレス化してしまうと、取引先の業務フローが変わり迷惑を欠けてしまう場合があります。トラブルを防ぐためにも、必ず確認のうえ電子化を実行しましょう。

「AI OCR」の製品比較表

※税込と表記されている場合を除き、全て税抜価格を記載しています

  • 製品名
  • 料金プラン
  • プラン名金額
  • 無料トライアル
  • 最低利用期間
  • 基本的な機能
    • API連携
    • データベース連携
    • 準定型帳票対応
    • 非定型帳票対応
    • PDF編集
    • 撮影画像対応
    • 自動補正機能
    • Excel変換
    • ワークフロー
    • Word変換
    • スマホでスキャン可
    • タイムスタンプ
    • 取消線対応
    • 名刺スキャン
    • ベリファイ機能
    • レイアウト維持
    • 確認・修正・運用体制構築まで対応
    • 英語以外の言語対応
    • 帳票種類分け(タグ付け)
    • 英語対応
    • 縦書き対応
    • 手書き文字対応
    • 画像読み取り
    • RPA連携
  • サービス資料
  • 無料ダウンロード
  • ソフト種別
  • サポート
初期費用 要相談
利用料金 要相談
1年
DenHo(デンホー)の資料サムネイル
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
無料トライアル 要相談
スターター 9,980円/月額
備考
同時利用制限数は1で、月間アップロード上限は10です。
ユーザー作成上限数・ファイル容量制限・ファイル保存期間はすべて無制限です。
ビジネス 49,800円/月額
備考
同時利用制限数は5で、月間アップロード上限は100です。
ユーザー作成上限数・ファイル容量制限・ファイル保存期間はすべて無制限です。
制限なし
OPTIM Contractの資料サムネイル
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
3ヵ月
スマートOCRの資料サムネイル
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
1ヶ月トライアルプラン 30,000円/月額
スモールプラン(クラウド版) 36万円/年(月額3万円相当)
備考
初期費用は不要!処理可能枚数1.2万枚前後
スタンダードプラン(クラウド版) 96万円/年(月額8万円相当)
備考
初期費用は不要!処理可能枚数6万枚前後
エンタープライズプラン(クラウド版) 240万円/年(月額20万円相当)
備考
初期費用は不要!処理可能枚数26万枚前後
オンプレミスプラン(オンプレミス版) お客様に最適な プランをご提案いたします
備考
初期費用は不要!
1年
SmartReadの資料サムネイル
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 無料
無料トライアル 月額無料
備考
年間アップロード上限:120(月間上限:10)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:6ヶ月
スターターS1 月額 9,980円(税抜)
備考
年間アップロード上限:1,200(月間上限:100)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
スターターS2 月額 19,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:6,000(月間上限:500)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
スターターS3 月額 29,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:12,000(月間上限:1,000)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
ビジネスB1 月額 34,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:18,000(月間上限:1,500)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
IPアドレス制限
ビジネスB2 月額 39,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:24,000(月間上限:2,000)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
IPアドレス制限
ビジネスB3 月額 49,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:36,000(月間上限:3,000)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
IPアドレス制限
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
おてがる! AI-OCR(通常版_プラン1(エントリプラン)) 30,000円/月額
おてがる! AI-OCR(通常版_プラン2(SMBプラン)) 100,000円/月額
おてがる! AI-OCR(通常版_プラン3(ラージプラン)) 200,000円/月額
12か月
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
クラウド版 300万円/年間
オンプレミス版 360万円/年間
1年
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
利用料金 3万円~/月額
12か月
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
制限なし
パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
制限なし
なし 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
DynaEye 11 Entry Lite 4.2万円/月額
DynaEye 11 Entry Lite AI-OCR 8.4万円/月額
DynaEye 11 Entry 8.4万円/月額
DynaEye 11 Entry AI-OCR 16.8万円/月額
制限なし
オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
invoiceAgent AI OCR Entry 3万円/月額
備考
OCR 年間96,000画像~
invoiceAgent AI OCR DEEPREAD Lite CPU 25万円/月額
備考
OCR 500画像/時~
最低利用期間制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
Free 0円
備考
読み取り枚数:300枚
追加料金:追加利用不可
Basic 3,300円/月額
備考
読み取り枚数:1,500枚
追加料金:1,501枚目~(5.5円/1枚)
Standard 33,000円/月額
備考
読み取り枚数:15,000枚
追加料金:15,001枚目~(4.4円/1枚)
Advanced 110,000円/月額
備考
読み取り枚数:50,000枚
追加料金:50,001枚目~(3.3円/1枚)
1か月
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用(クラウド型) 0円
備考
クラウド型を導入する場合は初期費用は発生しません。
初期費用(オンプレミス型) 300万円〜
クラウド型 5万円〜/月額
オンプレミス型 40万円〜/月額
1か月
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 200,000円
Small 30,000円/月額
Medium 100,000円/月額
Enterprise 150,000円/月額
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
クラウド版 1,200,000円~
オンプレ版  2,000,000円~
12か月
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
Trial 0円
備考
試してみたい方向け
・月間契約→14日間無料
・AI OCR(上限枚数)→30枚
・AI帳票仕分け→無制限
・AI類似変換→無制限
・RPA→〇
Starter 120,000円/年間 (1ヵ月あたり1万円 )
備考
コストを抑えたい方向け
・月間契約→12,000円/月額
・AI OCR(上限枚数)→100枚/月
・AI帳票仕分け→無制限
・AI類似変換→無制限
・RPA→✕(制限あり)
Standard 600,000円/年間 (1ヵ月あたり5万円 )
備考
一般的なプラン
・月間契約→60,000円/月額
・AI OCR(上限枚数)→2000枚/月
・AI帳票仕分け→無制限
・AI類似変換→無制限
・RPA→〇
Pro 1,800,000/年間 (1ヵ月あたり15万円 )
備考
処理枚数が多い方向け
・月間契約→180,000円/月額
・AI OCR(上限枚数)→10000枚/月
・AI帳票仕分け→無制限
・AI類似変換→無制限
・RPA→〇
制限なし
オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
利用料金 660,000円(税込)
年間保守サービス 99,000円(税込)
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
プラン1 33,000円/月額(税込)
備考
※6,000項目まで
※6,000項目以上は従量利用料金、1項目3.3円(税込)
プラン2 110,000円/月額(税込)
備考
※60,000項目まで
※60,000項目以上は従量利用料金、1項目1.1円(税込)
プラン3 220,000円/月額(税込)
備考
※200,000項目まで
※200,000項目以上は従量利用料金、1項目1.1円(税込)
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
備考
導入料金はお問合せください。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 200,000円
備考
WisOCR Basicのみ初期費用は100,000円です。
WisOCR Standard 100,000円/月額
備考
AI手書き・AI活字対応。月額での処理可能量は5万フィールドまでです。
WisOCR Pro 200,000円/月額
備考
AI手書き・AI活字対応。月額での処理可能量は20万フィールドまでです。
WisOCR Basic 15,000円/月額
備考
AI活字対応。月額での処理可能量は10万フィールドまでです。
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
OmniPage 19.2 Ultimate 54,757円
備考
外国製ですので、為替相場で費用が変動することがあります。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
5 ダウンロード版 3,480円
5 パッケージ版 3,980円
制限なし
パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
読取革命Ver.16 12,980円
備考
1台用/ダウンロード版
読取革命Ver.16 35,000円
備考
3台用/ダウンロード版
読取革命Ver.16 57,500円
備考
5台用/ダウンロード版
制限なし
パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
トライアル導入 30,000円/月額
備考
本格的な導入の前にトライアルを利用できます。正式導入の費用は要問合せです。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円~500,000円
備考
・トライアル 初期費用なし
・ミニ 初期費用なし
・ライト/スタンダード 初期費用50万円
トライアル 50,000円/月額
備考
・月間300枚
超過費用150円/枚
ミニ 10,000円/月額
備考
・月間100枚
上限枚数に達した場合は利用停止
ライト 100,000円/月額
備考
・月間1000枚
超過費用75円/枚
スタンダード 30,0000円/月額
備考
・月間5000枚
超過費用60円/枚
1か月
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
パッケージ版 21,780円(税込)
ダウンロード版 14,080円(税込)
制限なし
オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
シングルライセンススタンダード 25,000円(税込)
備考
年間保守費用不要
PC1台(1ユーザー) に 1ライセンスが必要です。
バッチ処理機能は搭載されていません。
シングルライセンスコーポレート 35,000円(税込)
備考
年間保守費用不要
PC1台(1ユーザー) に 1ライセンスが必要です。
バッチ処理機能が搭載されています。
シートライセンススタンダード 35,000円(税込)
備考
表示は1ラインセンス
5ライセンス以上での購入です。
バッチ処理機能は搭載されていません。
ライセンス料には初年度の年間保守料が含まれています。
年間保守料は自動更新となり保守費用は別途毎年発生します。
シートライセンスコーポレート 37,800円(税込)
備考
表示は1ラインセンス
5ライセンス以上での購入です。
バッチ処理機能が搭載されています。
ライセンス料には初年度の年間保守料が含まれています。
年間保守料は自動更新となり保守費用は別途毎年発生します。
1年
オンプレミス型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 220,000円(税込)~
備考
プランにより初期費用が異なります。
クラウド(SaaS)版Sコース 11,000円/月額(税込)
備考
読取枚数 100 枚
クラウド(SaaS)版Mコース 33,000円/月額(税込)
備考
読取枚数 500 枚
クラウド(SaaS)版Lコース 55,000円/月額(税込)
備考
読取枚数 1,000 枚
オンプレミス スタンドアロン版 211,200円/年額(税込)
備考
読み取りの制限なし
オンプレミス サーバ版(サブスクリプション型)Trial 1,056,000 円/年額(税込)
備考
読取枚数 1,000 枚 / 月
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円~20,0000円
備考
プランにより0円または20,0000円
DX Suite Lite 30,000円/月額
備考
・無料枠18,000円分込み
・無料枠を超過した場合は従量課金制
DX Suite Standard 100,000円/月額
備考
・無料枠50,000円分込み
・無料枠を超過した場合は従量課金制
・専任サポート担当者
DX Suite Pro 200,000円/月額
備考
・無料枠200,000円分込み
・無料枠を超過した場合は従量課金制
・専任サポート担当者
1か月
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
月額費用 50,000円~/月額
備考
※プランによって異なる
※詳細なお見積りについてはお問い合わせください。
3か月
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
プラン1 30,000円/月額
備考
読取箇所は月6,000項目までです。
プラン2 100,000円/月額
備考
読取箇所は月60,000項目までです。
プラン3 200,000円/月額
備考
読取箇所は月200,000項目までです。
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
スキャナーとインターネット接続環境があれば初期費用は無料です。
プラン1(小型)通常版 33,000円/月額(税込)
備考
読取箇所が月6千までです。
プラン2(中型)通常版 110,000円/月額(税込)
備考
読取箇所が月6万までです。
プラン3(大型)通常版 220,000円/月額(税込)
備考
読取箇所が月20万までです。
30日
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /

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ペーパーレス化におすすめのツール(AI OCRを紹介)

文書管理システムAI OCR契約書管理システム

トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • AIが自動で、契約書の管理台帳を作成
  • スキャンした契約書をOCR処理でテキストデータ化
  • 電子帳簿保存法に則して電子契約を保管可能
  • セキュリティ対策も万全

文書管理システムAI OCR

トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • 基本の特長となる高精度な文字認識と全自動変換
  • 各書類への対応力が高い、頼れるデータ抽出エンジン
  • 操作画面もユーザー管理も分かりやすく、セキュリティも安心の設計

文書管理システムAI OCR

トライアル 有り
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • 高精度な文書仕分け&読み取りで データ入力時間やコストを大幅削減
  • 誰でも使いやすいUI/UXだから 導入・運用・全社展開もスムーズ
  • 充実した外部連携機能で データをすぐに活用できる

文書管理システムAI OCR電子帳票システム

トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • ラクラク電子保存、 AIが自動で分類・データ化
  • 全ての保存帳票の文字列を検索可能(全文検索)
  • どこからでも確認・検索OKでテレワークを促進
  • 手書き文字の帳票もデータ化
  • 大手企業で実績のある安心の技術
トライアル 無し
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • 元の資料を再現する高精度のOCRエンジン
  • 斜めになっている文章も、自動補正で綺麗に読み取り
  • 簡単テキスト化と名刺管理の便利なソフトを搭載

文書管理システムAI OCR電子帳票システム

トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • うんざりする台帳記入は全部AIにお任せ
  • 請求書・領収書・注文書など様々な取引関係書類をデータ化
  • 電子帳簿保存法・インボイス制度の保存要件に対応
トライアル 無し
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • 経理業務・会計業務の定型業務の自動化を促進
  • 電子帳簿保存法に対応したデータの紐付け処理
  • 高い読み取り精度で、確認や転記・修正時間の短縮へ
トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • 高精度な読み取り機能により、すぐに書類のデータ化
  • シンプルなUIで初めての方でも使いやすい画面
  • 手厚いサポート体制のため安定した運用の実現が可能に
トライアル 無し
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • ディープラーニングを応用した独自エンジンを搭載
  • 自社在籍の専門家による24時間のサポート体制
  • さまざまな帳票の形式に対応し、幅広い業務に対応
トライアル 有り
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • AI-OCR導入から運用までの手厚いサポート体制
  • 最安コスト最短スピードの入力業務を促進します
  • 各種業務に応じた複数AI×OCRエンジン
トライアル 無し
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • テキスト化、システムへの登録までを自動化
  • お客様自身で書類の振り分け精度の調節が可能
  • 手書き文字を含めた文字認識率99.2%を実現
トライアル 有り
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • 高精度な文字認識により、確実なデータ化を実現
  • 誰でも操作しやすい帳票設計で業務を標準化
  • 年中無休の手厚いサポート体制で、安定した運用へ
トライアル 無し
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • 帳票の定義が全て不要!帳票定義レス型のOCR
  • 帳票判別機能を搭載し、大量の帳票を種類別に選別
  • 最先端のAI技術で高度な文字認識を実現
トライアル 無し
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • 多種類のドキュメントに対応し、正確にデータ化
  • 高度なデータ確認・補正機能で、作業の負担軽減へ
  • 複数の導入から運用支援サービス展開しています
トライアル 有り
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • 柔軟な連携機能でAI-OCRの機能をさらに拡張
  • 書類の高速読み取りとPDF化するスキャナー
  • 電子帳簿保存法に対応したデータ保存に対応
トライアル 有り
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • 文字の認識精度99.2%、幅広い文字種に対応
  • 誰でも簡単に操作できるインターフェースで楽々導入に
  • OCR結果の効率的な確認・修正作業におすすめ
トライアル 無し
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • 5つのOCR搭載により、認識率の向上へ
  • 請求書・領収書のデータ化に特化したAI OCR
  • 確認・修正作業の負担を軽減する機能を搭載
トライアル 有り
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • 文字認識の精度の高さ計6分野で世界No.1
  • 様々な書類に対応し、手間のかからない事前設定に
  • オンライン本人確認で、手続き時間の短縮に
トライアル 有り
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • 豊富な管理機能により、万全なセキュリティー対策に
  • APIの連携に対応!一部業務の自動化を促進へ
  • 高精度な読み取り・確認機能により業務効率化へ
トライアル 有り
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • 独自のイメージング技術(画像補正)を搭載
  • スキャナや複合機の連携により、拠点を分散したスキャンが可能
  • マルチエンジンに対応し、読み取り精度の向上へ
トライアル 有り
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • 認識結果の確認機能により、より迅速な修正作業に
  • 誰でも操作しやすい帳票設計で業務を標準化
  • データ入力現場の意見に即した豊富な機能を多数搭載
トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • 誰でもカンタンに一つのツール・1クリックで業務完了
  • 注文書の明細行を抽出し、発注内容をテキストデータ化
  • FAXを自動検出し、業務システムに自動入力
トライアル 有り
サポート 電話 メール チャット 

製品のおすすめポイント

  • 高精度な文字認識技術により、高認識率を実現
  • 取り扱いには複雑な専門知識不要。短期導入も実現可能
  • 面倒な確認作業の負担を軽減し業務効率化へ
トライアル 有り
サポート 電話 

製品のおすすめポイント

  • 特許技術OCRエンジンWOCRによる高精度なデータ化が可能
  • クラウドワーカーによる目視確認でより精度の高いデータ化
  • 圧倒的な低価格を実現
トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • 手書き書類のデータ化が驚異の95%以上を達成
  • NOC RPAと連携することで社内システムまでスムーズ登録
  • 運用から見直せる現場視点のフルサポートプランあり
トライアル 無し
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • 請求処理の自動化で、作業の時間や手間を削減
  • AIを活用し、綺麗なデータに書き換えるOCR処理技術基盤
  • 専用の管理画面を活用し、請求書の実画像と処理結果を確認
トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • 様々な帳票タイプに対応する使い勝手の良さ
  • 位置補正機能と帳票自動識別機能による認識力の高さ
  • スキャンデータのファイル名を自動設定し、フォルダ-仕分けも自動に
トライアル 無し
サポート チャット 

製品のおすすめポイント

  • PDFやフォームを、編集、共有し、アーカイブ可能なドキュメントに変換
  • 広範囲かつ様々なケースに対応可能なグローバル設計
  • モバイルドキュメントのスピーディな変換や、デバイス対応の広さ
トライアル 無し
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • 約18万語を収録した充実の辞書機能に、対応文字追加も可能
  • OCRソフトが初めての方でも使いやすい安心設計
  • 高精度なOR機能に加え、付属ソフトの便利さも見逃せない
トライアル 有り
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • AI-OCRによる高い文字認識率と、進化する精度
  • 使いやすいインターフェイスと、テンプレート設定不要の高い効率性
  • 複雑な帳票・多種類の読み取りに強みを持つ
トライアル 有り
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • 紙のデータに特化して活字、手書き文字でも理論上100%のデータ化を実現
  • テキスト出力やAPIの利用により業務システムとのシームレスな連携が可能に
  • 分散入力や暗号化によりセキュリティへの配慮も万全
トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • 豊富な機能で活字をスピーディにOCR変換可能
  • 縦書き内の横書き英字やピンボケ画像にも対応の新機能
  • 高精度な認識機能による元原稿の高い再現性を実現
トライアル 有り
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • 高い読み取り精度と、豊富な出力形式に多数の言語が対応
  • 夜間処理なども得意なバッチ処理に対応したエディション
  • 外部クラウドストレージとの連携により、ファイル送受信が簡単に
トライアル 無し
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • クラウド、オンプレミスの選択が可能な柔軟な導入シナリオ
  • AIを用いた自動仕分け機能と自然言語処理による読み取り機能の拡張
  • スムーズな外部連携を実現するREST API
トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • AIの文字学習機能により読み取り精度は99%を実現可能
  • 帳票の仕分けや傾き補正など様々な便利機能が標準装備
  • クラウド版だけでなく、オンプレミス版も選択可能
トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • AI-OCR市場シェアNo1。あらゆる書類を高精度でデジタルデータ化
  • 高速処理のための分散コンピューティングと高いセキュリティレベル
  • AIがすべて自動で行うから設定不要で帳票のまるごと読み取りが可能
トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • AI+人の目で高精度なデータ化を実現。精度は驚きの99.98%
  • 24時間365日対応可能なクラウドワーカーと連携でスピーディーなデータ化が可能
  • 直感的にわかりやすい操作画面と自動分類機能
  • 書類のスキャニングもオプションで対応可能
  • 個別サーバーにより万全のセキュリティ体制を確保
トライアル 無し
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • 高精度なOCR(光学文字認識)機能で読み取り
  • 企業のペーパーレス化・業務効率化をサポート
  • シンプルなユーザビリティと、セキュリティへの配慮
トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • AIを利用した技術でこれまでにない読取精度を実現
  • マウスひとつで設定が完了できるシンプルで簡単な操作
  • 社内システム等と連携することで稼働時間の削減を実現

まとめ

ペーパーレスの方法は、文書をプリントアウトせずにデータ保存することです。すでに紙媒体で出力されている場合は、OCRで手書きや活字をデータ化するかスキャニングサービスを活用しましょう。過去の文書もすべてデータ化したい場合は、代行業者に委託する選択肢もあります。

実際、日系企業の多くでペーパーレス化はまだまだ進んでいるとは言えない状況です。しかし、早い段階から脱紙媒体を決めることで生産性を高めたり労働環境の選択肢を増やしたりすれば、競合他社よりも優位性を確立できます。

今回ご紹介したペーパーレス化の方法を実践し、企業全体の競争率を高めましょう。

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