アンケートをデータ化する方法は？電子データ化するメリット、注意点も解説！

近年、素早く顧客のニーズに応えたいという思いから、アンケートを効率的にデータ化するためのツールを取り入れる企業が増えています。

アンケートを実施したあと、データ化する作業に困っている企業は少なくありません。アンケートは顧客のリアルな声を聞ける便利なツールですが、データ化して分析しなければ活用できてるとは言えないでしょう。

本記事では、アンケートをデータ化するメリットや方法、注意点について詳しく解説します。活用できるITツールもご紹介しているため、ぜひ参考にしてください。

自社に最適な方法でアンケートのデータ化をし、経営戦略に役立てましょう。

紙のアンケートの問題点

紙のアンケートにおける問題点は、4つあります。

• 紛失の危険がある
• 盗難や盗み見の危険がある
• アンケートの実施・活用にコストがかかる
• 回収や保存管理に手間がかかる

順番に確認しましょう。

紛失の危険がある

紙アンケートには、紛失の危険性が伴います。イベント会場に置き忘れてしまったり、他の荷物に紛れてしまったりすると、探すために手間と時間がかかってしまいます。早く顧客の意見を分析して次のイベントに活用しようと思っていても、捜索に時間がかかると次の戦略が立てられません。

また、氏名や生年月日、電話番号、メールアドレスなどの個人情報が記載されたアンケートを紛失すると、個人情報流出の恐れがあります。回収した回答用紙のうち1枚でも紛失してしまうと個人情報紛失事故として報告しなければなりません。

紙のアンケートには企業の信用問題に関わるリスクがつきまとうことを理解しておきましょう。

盗難や盗み見の危険がある

紙のアンケートだと、盗難や盗み見をされる危険性も伴います。イベント会場に設置していたアンケート回収ボックスを盗まれる危険性はもちろん、社内に持ち帰って保管している場合にも盗まれる恐れがあります。さらに、従業員が回答用紙を持ち歩いている際に盗難に遭う可能性も否定できません。

アンケートには氏名や生年月日、住所、電話番号などの個人情報が含まれているケースが多く、詐欺目的に個人情報を盗まれる場合もあります。個人情報の流出が重大な事件につながるリスクもあり、法的問題に発展することも危惧しなければなりません。

アンケートの実施・活用にコストがかかる

アンケートの実施にも活用にもコストがかかってしまいます。たとえば、大量のアンケート用紙を印刷するためにはコストがかかります。さらに、アンケートの配布・回収・保管にかかるコストは膨大です。

また、紙に書かれたアンケートの回答を活用するには、集計のためにExcelやGoogleスプレットシートなどに入力しなければなりません。手作業で行うには人手が必要なため、人件費がかかります。回答者やアンケートの項目が多いほど入力作業が膨大となり、従業員が本業に集中できません。

回収や保存管理に手間がかかる

紙アンケートの回収や保存管理に手間がかかってしまいます。顧客に対して郵送でアンケート用紙を配布してもなかなか返信がこないケースは珍しくありません。なかには返送しない顧客も多いでしょう。顧客の意見を経営に反映させていくためにアンケートは必要ですが、集計が終わらなければ次の戦略に反映できないままです。

また、アンケート用紙の保存管理のためにスペースを確保しなければなりません。アンケート回収状況に合わせて社内のスペースを確保し、個人情報保護のために鍵をかける必要があります。

アンケートを電子化するメリット

紙アンケートだとご紹介したような問題があります。そこで、アンケートを電子化する企業が増えています。

アンケートを電子化するメリットは、主に4つです。

1. すばやく分析・情報の可視化ができる
2. コストを下げられる
3. 検索ができる
4. 状態劣化の心配無用

詳しく確認し、アンケートの電子化を前向きに検討しましょう。

1.すばやく分析・情報の可視化ができる

回答内容を電子化すると即座にデータ分析やグラフや表を使って顧客情報を可視化できます。

そもそもアンケートは、提供したサービスや商品の評価を顧客から受け、経営戦略に役立てるために行います。そのため、アンケートを回収したあとは、かならず分析を行わなければなりません。しかし、紙に書かれた情報のままでは読み取れる情報量は少なくなってしまいます。

アンケート結果を電子化することで分析がしやすくなり、さらに今後の経営戦略に活かすことができます。

具体的に、アンケート結果をデータ管理することで以下のような分析ができるでしょう。

• 年齢や職業などの属性ごとの数値の比較
• 2つ以上の項目の関連性
• 年次・月次での結果比較・推移

また、アンケート分析ツールを使えば、設定をしなくてもデータを取り込むだけで分析が完了します。

分析した結果は、表やグラフでまとめると情報が可視化できます。経営者への報告をする際にも伝わりやすく、一目で経営状況を理解してもらえるでしょう。

2.コストを下げられる

アンケートの管理保管におけるコストを大幅に削減できます。アンケートを紙で保管する場合、保管するスペースや鍵がかかるキャビネット、アンケートを綴じるファイル、さらには整理整頓をする人件費といった準備物が必要になってしまいます。

しかし、回収したアンケート用紙を電子化すれば、これらのコストは不要です。もちろん、人手も減るため、従業員は本来行うべき業務に集中できます。

3.検索ができる

アンケートをデジタル化するとテキストの検索ができるようになります。たとえば「おいしい」「子ども」など、特定のキーワードを含む回答内容を簡単に見つけられるため、情報の抽出がしやすいです。過去のアンケートにおいても特定の内容や傾向を知りたいときに検索でき、年数が経っても有効活用できます。

紙のアンケートのままだと保管場所へ足を運びファイルから該当の回答用紙を探さなければなりません。使ったあとは元の場所に戻さなければならず、検索に手間がかかります。その点、電子化していれば業務効率が格段に向上するでしょう。

4.状態劣化の心配無用

紙のアンケートだと劣化や紛失などの恐れがありますが、電子化していれば心配ありません。震災や大雨災害などが多い日本では、紙で保管していると劣化や紛失の心配がつきまといます。

しかし、データであればバックアップも取れるようになるため、安全で永続的な保管が可能となります。顧客の声が書かれているアンケートは企業における重要データです。安全に保護するためにも、アンケートの電子化が役立ちます。

アンケートを電子化する方法

アンケートを電子化する方法は、以下のように5つあります。

• スキャニング
• データ入力（手作業）
• アウトソーシング
• アンケートアプリ・サービスを使用
• OCRを使用

順番に確認し、自社に最適な方法でアンケートを電子化しましょう。

スキャニング

アンケートの回答用紙をスキャナーに読み込ませて電子化する方法をスキャニングといいます。1枚ずつスキャナーに読み込ませる手間はかかるものの、手入力するよりもミスを軽減させられます。

過去に保管していたアンケートの回答用紙をデジタルアーカイブとして整理する場合にも活用しやすい方法です。

データ入力（手作業）

アナログな方法ですが、データを手で入力していく方法もあります。回答用紙を目視で確認し、ExcelやGoogleスプレットシートなどに打ち込んでいきます。ビジネスで使われるパソコンには一般的に表計算ソフトが備わっているため、新しい環境を整える必要はありません。

しかし、入力には膨大な時間がかかります。誤入力や入力漏れなどのヒューマンエラーも発生しやすく、二重でチェックしなければ正確なデータを提示できないでしょう。従業員にかかる負担が大きく、大規模なアンケート処理には向いていません。

アウトソーシング

外部事業者にアウトソーシングして紙の回答用紙に書かれたアンケート結果を電子化する方法もあります。事業者によって電子化の方法は異なり、スキャニングやOCR技術、手入力などさまざまです。

アウトソーシングのメリットは、高い品質で正確性の高いことです。膨大な量のアンケートを電子化したい場合に活用しましょう。一方、社内で電子化するときと比べてコストが高くなる場合があります。さらに、情報漏えいのリスクも伴うため、慎重に事業者を選定する必要があります。

アンケートアプリ・サービスを使用

アンケートアプリやサービスを使用してデジタルアンケートを配布して回答を集約する方法もあります。初めから回答がデジタルで回収されるため、手書き文字を電子化する作業が不要です。

多くのサービスには分析機能もついており、Excelのように関数を打ち込まなくても分析結果を表示できます。表やグラフも簡単に作成できるため、経営判断に役立つでしょう。

唯一のデメリットは、費用がかかることです。機能性やセキュリティ性が高く、サポートも手厚いサービスだとコストがかかってしまいます。定期的にアンケートを実施する企業であれば、導入するメリットの方が大きいでしょう。

また、近年では無料のアンケートサービスも提供されており、コストをかけずにアンケートの電子化が実現します。ただし、有料版と比較すると機能やデザイン、セキュリティにおいて劣ってしまいます。なかには「回答数100件まで」「3ヶ月間のみ」と制限がついている場合もあるため注意しましょう。

OCRを使用

OCR（Optical Character Recognition）の技術を使って、手書きの文字をテキストデータに変換する方法があります。光学文字認識とも呼ばれます。

精度の高いOCRを用いれば、記述式の多い回答のテキストデータ化も簡単です。データ入力の自動化に役立ち、時間短縮にもつながります。

ただし、OCRの性能によってはクセの強い文字や枠外に出た文字を読み込めない場合があります。1枚のアンケート結果を認識するために時間がかかってしまったり、修正を加えたりしなければなりません。

AIが搭載されたOCRであれば学習しながら文字を認識していくため、精度がどんどん高まっていきます。記述式の回答が多いアンケートにはAI OCRを選ぶようにしましょう。

【AI OCRが注目されている理由や仕組みなど、AI OCRについて詳しく解説している記事はこちら】

AI OCRとは？OCRとの違いやテキスト化の仕組み、メリットを解説

アンケートのデータ化におすすめのAI OCR 5選

紙アンケートをデジタル化する際のポイント

紙アンケートをデジタル化する際には、以下の7つのポイントに気をつけましょう。

• 紙とWebのどちらで実施すると相性が良いかチェックする
• 回答・回収率を想定する
• 費用対効果が適切か判断する
• スキャン機能の品質を確認する
• セキュリティ対策を行う
• 業務フローを見直す
• 利用できる人材を確保する

順番に確認し、アンケート業務における効率化と生産性向上を目指しましょう。

紙とWebのどちらで実施すると相性が良いかチェックする

アンケートの実施を紙かWebのどちらが良いかをチェックしましょう。

基本的には、集計が楽なWebアンケートをおすすめします。しかし、店頭やイベント、セミナーなど、その場で回答してもらう方が回答率・回収率が高まります。そのため、紙の方が好ましいと判断するケースもあるでしょう。

アンケートの大きな目的は、顧客から直接フィードバックを受けて改善のヒントを得ることです。どのようなシーンでアンケートを実施するのかをイメージし、回答率・回収率の高い手段を選びましょう。

回答・回収率を想定する

回答・回収率を想定してアンケートを作成・実施しましょう。たとえば正確なデータを取るために「300人分の回答が欲しい」「前回の回答率が50％だった」という場合、600人にアンケートを配布する必要があります。

回答率を上げるには、以下のような点を意識しましょう。

• 質問数を少なくする
• 記述形式の質問を少なくする
• 無記名で回答してもらう
• Webアンケートを実施する

あらかじめ回答・回収率を想定し、社内で活用するアンケート結果を得られる工夫をしましょう。

費用対効果が適切か判断する

電子化する際、費用対効果が適切かどうか判断しましょう。たしかに外部へアウトソーシングしたり、アンケートアプリ・サービスを利用したりすると従業員への負担が減らせて業務効率が高まります。

しかし、何度も実施するアンケートを毎回アウトソーシングしていると莫大な費用がかかります。一方、低頻度でしかアンケートを実施しないのにアンケートアプリ・サービスを導入すると使う機会が少なくてもったいないです。

費用対効果を考慮して、自社で完結させるべきか、ツールを導入すべきかといった判断しましょう。

スキャン機能の品質を確認する

スキャニングやOCRを導入する際には、スキャン機能の品質も重要です。なぜなら、スキャニングやOCRの処理能力に大きく関係するからです。

機械を導入する前に、以下の点を確認してください。

• スキャン解像度（300DPI以上推奨）
• 歪みが補正される
• 自動トーン調整・色の補正機能がある

スキャン機能が低品質だと正しくアンケート結果が出ません。かならず確認しましょう。

セキュリティ対策を行う

アンケートを電子化する際、セキュリティ対策を万全にしましょう。悪意ある第三者にデータを盗まれるリスクを最大限に軽減しておかなければ、情報漏えいにつながります。

以下のようなセキュリティ対策を実施しましょう。

• アクセス制限
• 監視体制の強化
• データのバックアップ
• 操作ログの保存
• セキュリティ対策の証明書

Webサービスやアウトソーシングを活用する際には、運営会社のプライバシーマーク取得状況もあわせて確認しましょう。

業務フローを見直す

アンケート結果の集計方法やデータ化など、紙アンケートを取り扱う場合とアンケートの電子化する場合とで業務フローが変わる場合があります。

社内ルールや運用方法の見直しはもちろん、ITツールの操作方法などを従業員に教育する必要があるため、トップダウンですべて決めてしまわないよう注意しましょう。

利用できる人材を確保する

新しくITツールやシステムを導入する場合、使いこなせる人材を配置する必要があります。とくに、アンケートアプリ・サービスを使用する際には、最低限のWebページ制作の知識が必要です。

社内で対応できる人材がいない場合、サポートが充実している業者を選ぶか新たな人材を採用しなければなりません。現場の従業員が使いこなせるITツールやシステムを選んだり、人材を確保したりして対応しましょう。

アンケートのデータ化により効率化を実現しましょう

アンケートをデータ化すると素早くデータ分析ができ、経営戦略に活用できます。保管コストの削減や検索性の向上にも役立つため、企業にとってのメリットは大きいです。

アンケートのデータ化をするにはITツールの活用をおすすめします。頻繁にアンケートを実施するのであれば、スキャニングやOCRなどを自社で導入すると費用対効果を実感できます。

今回ご紹介したITツールを検討し、顧客の声をいち早く反映できる企業を目指しましょう。