KiteRa Biz徹底解説｜作成〜申請〜周知を最短化【2025年最新】

2. 【徹底比較】もうWordには戻れない！KiteRa Bizが優れる3つの理由

多くの企業では、依然としてWordやExcelを使って社内規程を管理しているのが実情です。しかし、手作業による管理は非効率であるだけでなく、重大なコンプライアンスリスクを内包しています。ここでは、具体的な業務シーンを比較し、KiteRa Bizがいかに優れているかを3つの理由から解説します。

まずは、従来の管理方法とKiteRa Bizで、規程管理の主要な業務がどのように変わるのか、以下の比較表をご覧ください。

この表が示す通り、KiteRa Bizはこれまで担当者が多くの時間を費やしてきた定型業務を徹底的に自動化・効率化します。

【理由①】新旧対照表はワンクリック、条文番号も自動整理

規程管理において、最も時間と手間がかかる作業の一つが、規程を改訂した際に作成する「新旧対照表」です。Wordでこの作業を行う場合、変更前と変更後の条文を並べ、一つひとつ見比べながら手作業で作成する必要があり、数時間単位の作業時間が発生することも珍しくありません。

KiteRa Bizでは、この新旧対照表をワンクリック、わずか数秒で自動生成できます。担当者は煩雑な書類作成業務から解放され、より重要な業務に時間を使うことが可能になります。

また、条文の追加や削除に伴う番号の振り直しも、手作業ではミスが発生しやすいポイントです。KiteRa Bizなら、条文番号や枝番が自動で整理されるため、番号のズレや修正漏れといった人為的ミスを防ぎ、規程の整合性を常に保ちます。

【理由②】AIが改正漏れを自動でチェック

企業コンプライアンスにおいて、労働関連法規の改正に迅速かつ正確に対応することは不可欠です。しかし、担当者が自力で最新の法改正情報を収集し、自社の膨大な規程と照らし合わせて見直す作業は、専門知識を要する上に大きな負担となります。

KiteRa Bizは、この課題をAIの力で解決します。システムに搭載されたAIが、厚生労働省などの公的情報をもとに、自社の規程に法改正への対応漏れがないかを自動でチェックし、修正が必要な箇所を指摘してくれます。これにより、担当者は専門家でなくても、安心して法改正に対応でき、見落としによるコンプライアンスリスクを大幅に低減させることが可能です。

【理由③】全従業員へ一斉配信、閲覧履歴も管理

改訂した就業規則は、従業員へ周知して初めて効力を持ちます。しかし、メール添付や社内サーバーへのアップロードといった従来の方法では、「最新版がどれか分からない」「従業員が本当に見たか確認できない」といった問題がありました。

KiteRa Bizは、作成・改訂した規程をシステム上から全従業員へ一斉に配信する機能を備えています。従業員はいつでもどこでもクラウド上で最新の規程を確認できます。

さらに、管理者は誰がいつ規程を閲覧したかを把握できるため、周知の徹底が求められる場面で非常に有効です。これにより、「言った・言わない」のトラブルを防ぎ、組織全体のガバナンスを強化します。