ワークフローシステムは自作できる？エクセルなど6つの作り方を紹介

ワークフローシステムは社内の稟議や申請を電子化し、業務を効率化するシステムです。ワークフローシステムは、既存製品を利用するだけでなく、自社で構築することができます。この記事では、ワークフローシステムを自作するメリットやデメリットについて詳細に解説しています。また、TeamsやPowerAutomate、Excelなどでワークフローシステムを自作する方法も解説しています。

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1.ワークフローシステムとは？

ワークフローシステムとは、組織内の稟議→決済や申請→承認の一連の流れを電子化し、業務の効率化を図るシステムです。「稟議システム」や「電子承認システム」と呼ばれる場合もあります。現在、リモートワークの普及に伴い、内部統制の強化や生産性向上を図るために、多くの企業が導入を進めています。
ワークフローシステム導入により、ミスの防止や承認申請業務の円滑化が可能になるほか、ペーパーレス化も実現します。また、更新履歴の管理機能を利用して、改ざんの防止や早期の不正発見を目的ととしてワークフローシステムを導入する企業も増えています。

2.ワークフローシステムを自作するメリット4つ

ワークフローシステムの自社構築は技術・知識が必要であったり、脆弱性のリスクがあったりする一方で、長期的なコストを削減できたり、ニーズに合わせて自由にカスタマイズができるというメリットもあります。
本章では、ワークフローシステムを自作するメリットについて具体的に解説します。

1.コスト削減

初期開発にはコストがかかるかもしれませんが、長期的にはライセンス料やサブスクリプション費用が不要になるため、コスト削減が期待できます。また、必要な機能だけを開発することで、無駄な支出を抑えることができます。

2.自社に合ったものを作れる・アップデートが自由にできる

ワークフローシステムを自作すると、自社の具体的なニーズや業務フローに合わせて作ることができます。また、既存のソリューションでは対応できない特定の要件や独自のビジネスプロセスに柔軟に対応できます。アップデートの際も必要に応じて都度更新でき、外部ベンダーのスケジュールに依存せず、自社のペースで改良を行えます。

3.技術的ノウハウが蓄積できる

システムの開発・運用を通じて、社内にITやワークフロー管理に関するノウハウが蓄積されます。これは将来的なシステム開発や他のプロジェクトにも応用できます。

4.ユーザーエクスペリエンスの向上

ユーザー（従業員）のフィードバックを迅速に反映しやすく、使いやすいシステムを提供できます。社員の声をもとに、柔軟な機能追加・変更も可能です。これにより、業務効率が向上します。

これらのメリットを考慮すると、特に特殊な業務プロセスを持つ企業や、高いセキュリティ要件が求められる企業にとって、ワークフローシステムの自作は大きな利点があります。

3.ワークフローシステムを自作するデメリット7つ

ワークフローシステムは、コスト削減ができたり、自社に合ったシステムを構築できたりするなど様々なメリットがありますが、いくつかのデメリットも存在します。
本章では、ワークフローシステムを自作するデメリットについて解説します。

1. 初期コストと時間の負担

開発の際には、多大な時間とコストがかかります。要件定義から設計、開発、テスト、導入までのプロセスは非常に長く、リソースを大量に消費します。

2. 技術的な知識が必要

開発の際、コストや時間のほかに高度な技術的知識と経験も必要です。これを持つ人材を確保するのは難しく、場合によっては新たに人材を雇用したり、社員のスキルを向上させる必要があります。

3. メンテナンスとサポートの負担

自社でシステムを構築すると、システムの維持やバグ修正、ユーザーサポートなどを自社で行う必要があります。これには継続的なリソース投入が必要で、外部ベンダーのサポートを受ける既製品と比べると負担が大きい点に注意が必要です。

4. 更新や拡張のリスク

技術の進化に対応するための更新や新機能の追加が必要ですが、これには再び大きなコストと時間がかかります。また、既存のシステムとの互換性を保つのも難しい場合があります。

5. 開発リスク

プロジェクトが計画通りに進まないリスクがあります。要件が変わったり、技術的な問題が発生したりすると、予定よりも大幅に遅れたり、最悪の場合はプロジェクトが中止になることもあります。

6. 品質保証の難しさ

高品質なシステムを開発するのは難しく、特にバグのない安定したシステムを構築するのは高度な技術が必要になります。品質保証のためのテストにも多くの時間とリソースが必要です。

7. フィードバックの母数が少ない

商用のワークフローシステムは、多くの企業に導入されており、ベンダーは多数のユーザーからのフィードバックを基に改善を行っています。しかし、自作システムではそのような恩恵を受けにくいという特徴があります。

これらのデメリットを考慮すると、特に中小企業や技術リソースが限られている企業にとって、既製のワークフローシステムを導入する方が現実的である場合が多いです。

4.ワークフローシステムを自作する際の注意点

ワークフローシステムを一から構築する際には、いくつかの注意点があります。セキュリティについては、ベンダーなどのサポートがない分、特に注意する必要があります。

1.現在運用されている申請内容・ワークフローシステムを確認する

各部署で実際に使われている申請内容や、現在運用されているワークフローを確認しておきましょう。最初にシステムの要件を明確に定義すると、システム構築がしやすくなります。業務プロセスのうち、どの部分を自動化・最適化するのかを具体的にしてから作業に取り組みましょう。

2.ビジネス拡大の可能性を考慮する

将来的な拡張やユーザー増加に対応できるよう、システムのスケーラビリティを考慮しましょう。また、負荷テストを行い、システムが高負荷に耐えられることを確認すると良いでしょう。さらに、技術選定の際にも、プログラミング言語、フレームワーク、データベースなど、将来的な拡張性やメンテナンス性を考慮した選定が重要です。

3.セキュリティ対策

データの暗号化、認証・認可機能、ログ管理など、必要なセキュリティ対策を実装しましょう。
また、申請項目やワークフローが追加される場合の更新手順を定めておくことも重要です。

5.ワークフローシステムを自作する方法6選

ワークフローシステムを自作する方法は、主に以下の6つです。

1. Googleドキュメントを使用する
2. Excelを使用する
3. OSSを使用する
4. Teamsを使用する
5. SharePointとPowerAutomateを使用する
6. PowerAppsとPowerAutomateを使用する

順に解説していきます。

1.Googleドキュメントを使用する

Googleドキュメントでテンプレートを作成し、それをメールで送信する方法です。

1. 稟議書など作成したい申請書のテンプレートをGoogleドキュメントで作成する
2. 申請者はテンプレートに記入し、ドキュメント内の「承認」プロセスを作成して送信する

という流れです。ノーコードで簡単に作成できますが、承認履歴の蓄積先がGMail内のみであり、やや見にくい点に注意が必要です。※Gmailでラベルを設定すればフィルターをかけて閲覧できます。

手順を詳しく見ていきます。

Googleドキュメントを開き、「新規作成」から経費申請のテンプレートを作成します。「申請者」や「申請日」のセルは「@」を入力すると、ユーザーや「日付」の入力ができます。

「申請タイプ」のセルには「@」を入力し、「プルダウン」を選択します。
その後、自社の要件に合わせてプルダウンを作成します。

「選択してください」と記入したオプションを設けておくと、申請者が記入しやすくなります。このオプションは最上部に移動しておきましょう。

プルダウンを設定するとこのようになります。

ドキュメントのホームに戻り、「テンプレートギャラリー」を選択します。

「全般」の隣に表示されている自社ドメインを選択し、「テンプレートを送信」を押下します。

「ドキュメントを選択」から作成したテンプレートを選択し、カテゴリを選択します。これでワークフローのテンプレートが設定できました。

続いて、承認ルートの設定方法です。

申請者は、内容を記入後「ファイル」から「承認」を選択し、「リクエストを送信」を選択します。

承認者やコメントを追加し、必要に応じて期限を設定します。（承認者は複数人設定できます）
内容が記入できたら「リクエストを送信」を押下します。

リクエストを送信すると、承認者側にはこのようにメールが届きます。
「開く」を押下すると、申請内容を閲覧できます。

「承認」か「拒否」を選択します。コメントも入力できます。

ワークフロー承認履歴の蓄積方法

メール内のnoreply…@gmail.comのアドレスをコピーし、検索窓にペーストします。

「フィルタを作成」を押下します。

「ラベルを付ける」と「1件の一致するスレッドにもフィルタを適用する」にチェックを入れ、「フィルタを作成」を押下します。ラベルは新規作成し、「承認待ち」等の名前を付けておきます。

この設定を行うことで「受信トレイ」内でメールが流れてしまう事態を防止できるほか、承認者側でワークフローの承認履歴が蓄積できます。
※申請者側でも同様の設定をしておくと、各自申請内容が確認しやすくなります。

2.Excelを使用する

Excelで稟議書のフォーマット内に「承認」ボタンを設置し、ボタンを押すと自動で申請者に通知される仕組みをマクロ機能で作成する方法です。稟議書のフォーマットを自社の要件に合わせた形にカスタマイズできたり、電子印鑑を作成して捺印したりとカスタマイズ性が高いことが特徴です。

Excelを使ったワークフロー全体の流れは以下の通りです。

1. 承認者が「承認」ボタンを押す（Excel の VBAマクロを起動）
2. マクロ：セル操作（承認等）をする + 「承認済」メール送信用の情報を取得（申請者のメールアドレスや件名・本文）
3. マクロ：Outlook などを使ってメールを作成 → 送信または送信確認（.Send または .Display）
4. マクロ：完了したら「承認済」など、ステータスのログを残す

流れを詳しく解説します。

このように稟議書のフォーマットを用意します。申請者のメールアドレスを入力する欄を設けておき、シート名は「稟議書」などわかりやすいものにしておきます。（シート名はマクロの構築ステップで使用します。）
稟議書の書き方は以下の記事を参考にしてください。

稟議書とは？書き方・フォーマットと書くメリットデメリットを徹底解説

「開発」の「挿入」からボタンを設置します。ボタンの名前は任意に設定できます。ここでは「承認」としておきます。承認ボタンの下部のセル3つには格子を付けます。（「承認済」のテキスト/承認した日付/承認者名が入力される欄です）

この後、「開発」の「マクロ」から、承認ボタンを押した際に実行されるマクロを構築していきます。入力するコードは以下の通りです。

Sub approveRingi()
Dim ws As Worksheet
Set ws = Worksheets("稟議書")
Dim recipient As String
Dim subj As String
Dim bodyText As String
Dim approver As String
approver = InputBox("承認者名を入力してください", "承認処理")
If approver = "" Then
MsgBox "承認者名が入力されませんでした。処理を中止します。", vbExclamation
Exit Sub
End If
recipient = ws.Range("C3").Value
If recipient = "" Then
MsgBox "申請者のメールアドレスが入力されていません (C4)。", vbExclamation
Exit Sub
End If
subj = "【承認済】稟議書：" & ws.Range("C5").Value
bodyText = "以下の稟議書が承認されました。" & vbCrLf & vbCrLf & _
"起案者: " & ws.Range("F4").Value & vbCrLf & _
"承認者: " & approver & vbCrLf & _
"件名: " & ws.Range("C5").Value & vbCrLf & _
"金額: " & ws.Range("C17").Value & "円" & vbCrLf & vbCrLf & _
"備考: " & ws.Range("C18").Value & vbCrLf & _
"----" & vbCrLf & _
"システムより自動送信"
Dim OutApp As Object
Dim OutMail As Object
Set OutApp = CreateObject("Outlook.Application")
Set OutMail = OutApp.CreateItem(0)
With OutMail
.To = recipient
.Subject = subj
.Body = bodyText
.Send
End With
ws.Range("E26").Value = "承認済"
ws.Range("E27").Value = Date
ws.Range("E28").Value = approver
MsgBox "承認者[" & approver & "] で承認完了しました！申請者へメールを送信しました。", vbInformation
End Sub

指定するセルや表示されるメッセージは、作成した稟議書の形式に合わせて設定してください。

設置した承認ボタンを右クリックし「マクロの登録」を選択します。

先ほど作成したマクロを選択し「OK」を押下します。

日付が入力されるセルを右クリックして、「セルの書式設定」を選択します。

日付の表示形式を（XXXX/XX/XX）に変更します。

これでワークフローの設定は完了しました。次は実際に動かしてみましょう。

「承認」ボタンを押下し、承認者名を入力、「OK」を選択します。

承認者名を入力し「OK」を押下すると、このように表示されます。

承認されると、申請者にはこのようなメールが送信されます。

稟議書のセルにはこのように、「承認済」のテキスト/承認した日付/承認者名が自動入力されます。

3.OSSを使用する

ExmentやActivitiなどのオープンソースのワークフローを使用して、ワークフローを構築する方法です。

ソースコードが公開されており、カスタマイズやバグなどに迅速に対応できる点がメリットですが、プログラミングの高度な専門知識が必要になります。また、脆弱性が発見されやすく、開発元からサポートを受けられない点に注意が必要です。

4.Teamsを使用する

社内の連絡ツールにMicrosoft Teamsを利用している企業であれば、Teams内でワークフローシステムを構築することができます。

1. 「承認アプリ」をインストールする
2. 承認テンプレートフォームを作成する
3. 承認設定をする
4. テンプレートの公開

という流れです。「出張申請」「残業申請」などテンプレートごとにチャネルを作っておくと項目ごとに見やすくなります。フォーム作成から承認まで、すべてTeamsのアプリ内で行うことができる点が特徴です。
詳しく解説します。

画面左下の「アプリ」ボタンを押下し、「承認」アプリを選択します。

ワークフローシステムを作成したいチャネルを選択し、「移動」を押下します。

「＋」ボタンから「承認」アプリを選択します。

「新しい要求」ではなく、「テンプレート」を選択します。

任意のテンプレートを選択します。

ここでは何も入力せず、「次へ」を選択します。

ワークフローシステムのテンプレートを追加するチャネルを選択します。

テンプレート名やカテゴリ、説明を変更し、「次へ」を選択します。

テンプレートの項目を編集します。設定が終了したら「次へ」を選択します。

「承認担当者のオプション」で「承認者を指定」を選択すると、固定の承認担当者を設定できます。（複数人の設定も可能です）設定の編集が完了したら、「プレビュー」を選択します。

プレビューからテンプレートの内容を確認したら、「公開」を選択します。これでワークフローシステムのテンプレート作成は完了しました。

申請・承認の方法

申請が行われると、承認担当者の画面ではこのように表示されます。「承認」か「拒否」を選択すると一連のワークフローが完了します。

「承認」や「拒否」などのアクションがあると、このように履歴が表示されます。申請の一連の流れはPDFに出力できます。

5.SharePointとPowerAutomateを使用する

SharePointとPowerAutomateを使用して承認ルートを作成する方法です。手順は以下の通りです。

1. SharePointからフォーマットを作成する
2. PowerAutomateで承認ルートを作成する
3. 必要に応じて決済条件リストなどを作成する

PowerAutomateはドラッグアンドドロップでルート作成ができ、コードを書く必要がないため、プログラミングの知識がなくても安心です。また、SharePointアプリを使って、スマホ・タブレットからも申請できます。承認はOutlookかTeamsから行うことができます。

6.PowerAppsとPowerAutomateを使用する

PowerAppsとPowerAutomateを組み合わせてワークフローシステムを構築する方法です。

1. PowerAppsで申請画面の項目を用意する
2. PowerAutmateで承認ルートを作成する
3. PowerAppsからPowerAutomateとの接続を更新する

PowerAppsでは「ボタン」タブからボタンコントロールを簡単に追加でき、申請画面を作る際にコーディングの必要がありません。

6.ワークフローシステム自作時にはコスト・リソース確保に注意

自作のワークフローシステムは、特定のニーズに対して高い柔軟性とカスタマイズ性を提供し、長期的なコスト削減やセキュリティ向上にも寄与します。ただし、初期の開発コストやリソースの確保が必要となるため、これらの点を考慮して、ワークフローを自作するか、既存の製品を利用するか判断することが重要です。

※記載内容を参考にされる場合は、必ずご自身の環境やリスクを考慮の上、自己責任にてご対応ください。

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