製品を導入することになった背景

恵島様はかつて複数事業を抱えたうえで、秘書業務をリアルに依頼していた時期がありましたが、会社譲渡に伴い対面秘書が不要となった後は派遣秘書との相性問題で度重なる担当変更に悩まされていました。また、遠隔で前職秘書に月20時間程度のサポートを依頼すると実働時間が限られ、固定報酬のコストパフォーマンスにも疑問が残る状況に。さらに、生活拠点をマレーシアと日本に置くデュアルライフではフライトや会食調整などの煩雑なタスクが累積し、多拠点・多事業を効率的に回すには柔軟かつ信頼できるサポートの確保が急務となったことから、オンライン秘書サービスの導入を決意しました。

導入前の課題に対する解決策

恵島様は候補サービスを比較検討のうえ、対応力や担当切替時の品質安定性を評価してCASTER BIZオンラインアシスタントを選択。導入時には業務範囲を明確化し、仕事面では会食や事業連携のアポイント調整、フライト・ホテル・タクシーのリサーチ・手配、資料作成を委託。プライベート面では英語レッスンや病院予約、家族旅行の手配を依頼し、リモートアシスタントとご家族を含むグループチャットを構築してコミュニケーションの透明化を図りました。これにより、従来の派遣秘書には難しかったマルチチャネル対応と時間帯シフトも柔軟に実現しました。

製品の導入により改善した業務

導入後、恵島様は月間で約30時間相当のスケジュール調整・手配作業から解放され、時間を「資産」として新規事業開発や経営戦略に再投資できるようになりました。オンライン秘書との双方向チェック体制によりコミュニケーションコストや精神的負担も大幅に軽減。さらに担当者変更時でも均質な対応品質が保たれ、デュアルライフの複雑な移動計画も滞りなく遂行可能に。結果として、生産性と柔軟性が同時に向上し、全経営者に推奨できる合理的なサポート体制を確立しました。