製品を導入することになった背景

特定非営利活動法人こどもコミュニティケアでは、小規模保育園の運営に加え医療的ケア児への支援や放課後デイサービスを展開しているが、保育士と経理・事務の人材が不足し、一人で担う業務範囲が多岐にわたり過重労働が常態化していた。特に行政手続きや会計処理、手書き資料のデジタル化など煩雑かつ専門性が求められるバックオフィス業務が現場の負担となり、保育士の残業増加と離職率の上昇を招いていたため、業務負荷の外部委託による働き方改革を模索しキャスタービズオンラインアシスタント導入を決定した。

導入前の課題に対する解決策

導入前は、行政提出用書類の作成や会計ソフトへの入力、手書きシフトやミーティング資料のデータ化などを職員自身が行い、一件あたり平均１～２時間を要していた。そこでキャスタービズオンラインアシスタントに業務を一括委託し、専門知識を持つリモートアシスタントが会計入力や無償化対応の集計、手書き原稿のスキャン・整形を担当。専用ツールでタスク管理を行い、必要に応じ即座にサポートを得られる体制を構築し、業務の属人化と遅延を解消した。

製品の導入により改善した業務

導入後は月平均で約20時間の残業時間削減を実現し、保育士は閉園30分後には確実に退勤可能となった。会計入力ミスは90％以上減少し、行政対応の迅速化により無償化申請も期限内に完了。手書き資料のデジタル化は当初数日要していた作業が数時間で完了し、職員は子どもと過ごす時間や園運営の質向上に注力できるようになり、バックオフィス人材の定着率向上にもつながった。