製品を導入することになった背景

東邦大学様は、入学試験の性格上、短期間で大量の処理業務が発生することから、人海戦術による作業が必要でした。この作業の効率化やシステム化を求めていました。また、大学の事務業務は多岐にわたる関係者に対して行われ、サービスレベルの向上が求められていました。しかし、大半の事務作業は紙ベースの手作業であり、事務職員の業務量が限界に近づいていました。このような状況の中、入試関連の管理運用において、事務職員の負担を軽減し、人的資源の有効活用を図ることが求められていました。

導入前に企業が抱えていた課題

東邦大学様の入学試験は、短期間に大量の処理業務が発生するため、人海戦術による作業が必要でした。また、大学の事務業務は増加し続ける中、大半は紙ベースの手作業で行われており、事務職員の業務量が限界に近づいていました。事務業務の効率化やシステム化が急募されていました。

導入前の課題に対する解決策

東邦大学様は、入試関連の管理運用において、事務職員の負担軽減と人的資源の有効活用を図るためのシステム化を検討していました。しかし、多くの学事業務のシステム構築は受託開発となり、コストや時間がかかることが多かった。そこで、安価で短期に導入可能な帳票OCRソフトウェア「FormOCR」と株式会社電翔社製の学務システム「Active Academy」が提案されました。これらの商品は東邦大学様の業務にマッチしており、また、迅速な対応が期待できる点も評価され、選択されました。

製品の導入により改善した業務

「FormOCR」と「Active Academy」の連携により、志願票の受付登録処理のデータエントリーが効率化され、入試関連の業務の円滑な稼動が可能となりました。受験票の作成や分析資料の作成も容易になり、事務職員の作業量は3割程度削減されました。処理時間も短縮され、業務配分の調整が可能となりました。このシステムの導入により、増加する要望の多様性に対応し、高度なサービスレベルを実現する環境が整いました。