製品を導入することになった背景

三重県 松阪市役所様は、年間約800件の会議の内容をICレコーダーで録音し、人力で文字起こしする作業に多くの時間を費やしていました。この作業には約2,700時間もの時間がかかっており、何度も音声を聞き直す必要があったため、担当者の業務負荷は非常に大きなものでした。市の行財政改革を担当する市政改革課は、議事録作成業務の省力化・効率化を目指し、AI音声認識を活用した議事録作成支援システムの導入を検討していました。

導入前に企業が抱えていた課題

三重県 松阪市役所様は、年間800近くの会議の内容を記録するために、ICレコーダーでの録音とその後の人力による文字起こしを行っていました。この作業には約2,700時間を要し、担当者は音声を何度も聞き直す必要があり、業務負荷が過大でした。また、議事録作成業務の人件費は500万円以上とされ、その省力化・効率化が求められていました。

導入前の課題に対する解決策

導入を検討するにあたり、三重県 松阪市役所様は、各社のトライアルサービスを利用して製品の比較・検討を行いました。多くの製品を試用する中で、職員それぞれのパソコンからアクセス可能で、コストパフォーマンスに優れたクラウド型のサービスが最適であると判断しました。その結果、認識率や認識に要する時間、費用面で優れていたProVoXTを選定し、導入を決定しました。

製品の導入により改善した業務

ProVoXTの導入後、職員はICレコーダーに外部マイクとしてYAMAHAのYVCシリーズを接続し、ProVoXTでの文字起こしを行うようになりました。この結果、以前は会議時間の5倍以上かかっていた文字起こし作業が、会議時間の2倍程度で完了するようになりました。ProVoXTとYVCシリーズの活用により、職員の作業量は約40％削減され、年間で500時間以上の効率化が実現されました。