製品を導入することになった背景

株式会社クラレの秘書グループでは、これまで名刺を市販の名刺フォルダーに入れて管理していました。しかし、必要な名刺を探す際に時間がかかるという問題がありました。また、名刺データの情報共有ができていなかったため、改善の必要性を感じていました。

導入前に企業が抱えていた課題

導入前の主な課題は、名刺の検索に時間がかかる点と、秘書グループ間での名刺データの共有化ができていなかった点でした。特に、他の役員から名刺検索を依頼された際に、自由に検索することができなかったため、業務効率が低下していました。

導入前の課題に対する解決策

解決策として、「やさしく名刺ファイリング PRO v.14.0」を導入することになりました。この製品は以前から使用していた「やさしく名刺ファイリング PRO v.12.0」のアップグレード版であり、新たにドキュメントスキャナ ScanSnap iX500も導入することで、名刺を連続でスキャンできるようになりました。

製品の導入により改善した業務

製品の導入によって、名刺データベースの共有化が進み、役員からの名刺検索依頼にもスピーディーに対応できるようになりました。また、名刺画像も確認できるため、より便利に業務を行えるようになりました。さらに、業務の空き時間を利用して名刺をスキャンすることができ、ストレスフリーで作業が進められました。これにより、全体として業務効率が大幅に向上しました。