製品を導入することになった背景

株式会社AITはIBM UNIX/AIXシステムの販売を手がけており、高い信頼を得ています。社内で名刺管理が問題となり、社長と秘書が名刺データを共有したいというニーズが高まっていました。この背景から、社内での名刺管理を効率化するために製品の導入が決定されました。

導入前に企業が抱えていた課題

導入前、企業は名刺の枚数が膨大で、探したい情報がすぐに見つけられない状況でした。社長自らが名刺管理をしていたため、秘書が名刺データを把握できない問題もありました。さらに、名刺データの入ったPCを紛失した場合の個人情報漏えいリスクも懸念されていました。

導入前の課題に対する解決策

解決策として、名刺管理ソフト「やさしく名刺ファイリング PRO v.13.0」を10ライセンス導入しました。このソフトは文字認識（OCR）機能を持ち、名刺に記載されている情報をテキストデータに変換して管理できます。また、ブラザー社のドキュメントスキャナ「JUSTIO ADS-2500W」も導入し、大量の名刺を素早く簡単に取り込むことができるようになりました。

製品の導入により改善した業務

製品の導入により、名刺情報を社内で共有することが可能になりました。特に、名刺データは共有サーバーにパスワードをつけて置くことで、ノートPCの紛失による個人情報の漏えいの心配も解消されました。また、名刺情報の素早い検索や業種・各種グループ別に管理することもできるようになり、業務効率が大幅に向上しました。