製品を導入することになった背景

テックマークジャパン株式会社では、各種延長保証プログラムのコンサルティングと運営を行っています。名刺の管理については、以前は社員各自が個人の机の書庫で施錠管理を行っていました。しかし、これが会社全体のセキュリティ対策として不十分であると認識し、一括で名刺を管理・運用する方法を検討し、導入を決定しました。

導入前に企業が抱えていた課題

導入前の主な課題は二つありました。一つ目は、個人管理の場合には、同じグループ内でも名刺データの共有ができない点でした。二つ目は、名刺原本を個人で管理していると、紛失による情報漏えいリスクが高いと感じていたことです。

導入前の課題に対する解決策

解決策として、以前から営業部で使用していた名刺管理ソフトを全社規模で導入することを検討しました。商品選定の際には、クラウドサービスも含めて検討しましたが、月額のランニングコストやクラウド上に情報を預ける点が会社のポリシーに合致しなかったため、名刺管理ソフトを導入することにしました。

製品の導入により改善した業務

製品の導入によって、名刺を認識する精度が格段に向上し、確認・修正にかかる時間も大幅に短縮されました。また、名刺データベースは複数チーム毎に分けて、更に担当者別に分類して活用しています。これにより、チーム内の名刺データベースをクロス検索ができるようになり、企業との接点情報を確認することが可能になりました。さらに、新たに導入したスキャナのおかげで、一度のスキャンで多数の名刺を短時間で登録することが可能になりました。