製品を導入することになった背景

東京都庁は、デジタルの力を活用して行政を総合的に推進し、都政のQOSを飛躍的に向上させるための取り組みを進めてきました。その一環として、デジタルサービス局を新たに設置し、デジタルガバメントの実現を目指しています。また、スマート東京の実現に向けた施策も展開しており、都民のQOLの向上を目指しています。このような背景のもと、行政課題の解決に向けたスタートアップ企業の製品等のピッチイベント「UPGRADE with TOKYO」が開催され、株式会社Colorkrewの「Colorkrew Biz」が優勝。これが製品導入の大きなきっかけとなりました。

導入前に企業が抱えていた課題

東京都庁は、従来の働き方を抜本的に見直し、新しい働き方を支えるデジタル環境の整備を進めてきました。特に、デジタルサービス局内でのフリーアドレス導入や柔軟な机の配置による活発なコミュニケーションの促進を目指していました。しかし、フリーアドレスに移行した結果、座席表がなくなり、誰がどこにいるのかがわからない「人探し」の問題が発生。また、新型コロナウイルスの感染者が発生した場合の濃厚接触者の追跡に関する不安も抱えていました。

導入前の課題に対する解決策

東京都庁は、新たな職場モデルの実現に資するサービスを募集する中で、株式会社Colorkrewの「Colorkrew Biz」の提案に注目しました。この製品は、QRコードを活用して働き方をスマートにするもので、座席表機能を通じて誰がどこに座っているかを一目で確認できる点や、備品管理機能による効率的な運用が可能である点が評価されました。また、導入の手軽さやアプリ操作の簡便さも導入の決め手となりました。

製品の導入により改善した業務

「Colorkrew Biz」の導入により、座席表を確認することで「人探し」の問題が大幅に減少しました。また、備品管理機能を活用することで、WEB会議用の機器などの貸出し運用が効率化され、管理担当者が不在でも備品を借りることができるようになりました。さらに、新型コロナウイルス感染症防止のための工夫として、テレワーク時に特定のQRコードを読み込むことで「テレワーク」であることを示す機能も設けられました。これにより、オフィス環境の改善や働き方改革の推進が実現され、都庁の業務効率が向上しました。