製品を導入することになった背景

「フォーシーズンズレディースクリニック」は、女性の体が大きく変化する「思春期」「性成熟期」「更年期」「老年期」の各時期を楽しく過ごせるようにサポートすることを目的として、2014年に開院しました。もともとは夫婦でクリニックを経営しており、子どもの成長と共にフルタイムでの業務を希望し、新たな場所で新しいスタートを切ることとなりました。

導入前に企業が抱えていた課題

フォーシーズンズレディースクリニックでは、患者層が思春期の学生から年配の女性までと幅広く、スタッフは受付2人と看護師5人の計7人で業務を行っていました。多くのスタッフが時短で働くため、業務量の効率化が必要でした。当初から電子カルテを使用しており、受付スタッフが電話での予約を受け付け、電子カルテの予約台帳に入力するスタイルでした。しかし、患者数の増加に伴い、電話対応の時間が増え、ミスも増えるようになりました。

導入前の課題に対する解決策

電話対応の増加とミスの増加を解消するための方法を模索していたところ、営業の方から診療予約・受付管理システム「ドクターキューブ」を紹介されました。既に使用していた電子カルテとの互換性があり、初期費用も他のメーカーより安かったため、導入を決意しました。

製品の導入により改善した業務

「ドクターキューブ」の導入により、電話対応が大幅に減少し、スタッフの業務負担が軽減されました。1日100人前後の患者が来院する中、導入前は1日40件近くの電話がありましたが、システム導入後は多くの患者がWeb予約を利用するようになり、電話予約は高齢の患者中心となりました。これにより、電話対応時間が短縮され、予約管理も効率的になりました。さらに、待ち時間のクレームも減少し、スタッフの業務環境も改善されました。