導入することになった背景

取引事業者から郵送などで届く年間1万1,000件超の請求書がすべて紙で運用されており、会計業務の大きな課題となっていました。届いた紙の請求書を担当課ごとに仕分け、スキャンしてPDF化し、さらに財務会計システムへ手入力するという一連の作業フローが職員の重い負担となっていました。特に、事業者ごとに請求書のフォーマットが異なるため、項目の照合や不備のチェック作業は煩雑を極め、1件あたり約15分もの時間を要していました。

「BtoBプラットフォーム請求書」を選んだ理由

役場内のペーパーレス化は進めていたものの、根本的な業務効率化には至っていませんでした。課題解決には、1,000社を超える取引事業者側の協力が不可欠であり、事業者に費用負担がなく簡単に電子請求へ切り替えられる仕組みが必須条件でした。また、単なる電子化に留まらず、将来的には財務会計システムとAPI連携させ、請求データを人手を介さず自動登録する理想形を見据えていました。「BtoBプラットフォーム請求書」はこれらの要件を満たし、かつ「デジタル田園都市国家構想推進交付金」を活用できる点も決め手となりました。

製品の導入により改善した業務

導入により、紙の請求書のスキャン作業が不要となり、フォーマットが統一されたことで、目視によるチェック作業が大幅に効率化されました。これにより、年間2,750時間にも達していた膨大な入力作業時間の軽減に繋がっています。また、紙の請求書を扱うことで生じていた役場内での紛失リスクや、それに伴う支払遅延のリスクも低減されました。役場職員の負担軽減はもちろん、取引事業者側も郵送や持参の手間・コストが削減されるなど、双方にとって業務効率化が実現する環境が構築されました。