導入することになった背景

全国約1,000店舗の取引先に対し、毎月1,000〜2,000枚の請求書を発行していました。この印刷、封入、郵送という一連の作業は取締役1名が担当しており、月末から月初にかけて約10日間を要する高負荷な業務となっていました。人の手作業である以上、封入ミスなどのリスクが常につきまとい、並行して処理する受取請求書の対応も重なり、業務が逼迫していました。インボイス制度や電子帳簿保存法といった国のデジタル化推進を機に、この非効率な体制を根本から見直すことになりました。

「BtoBプラットフォーム請求書」を選んだ理由

以前からチェーン店との受発注業務で「BtoBプラットフォーム 受発注」や「規格書」を利用しており、既存の基幹システムとも既に連携済みでした。そのため、請求書データも同一プラットフォームに連携（アップロード）することが最も効率的であると判断しました。また、課題であった代金回収リスクを解決するため、請求代行サービス「掛売決済」も同時に導入。フード業界での知名度が高く取引先に理解を得やすい点や、従来の代行サービスより保証料率が安価であった点も決め手となりました。

製品の導入により改善した業務

従来10日間を要していた請求書発行作業（印刷・封入・郵送）の工数がほぼゼロになり、取締役が担当していた業務をシステム責任者へ移管することにも成功しました。郵送ミスのリスクが解消されただけでなく、「掛売決済」サービスの活用により、入金遅延や未回収リスクを抱えることなく、新規取引先を積極的に拡大できる体制が整いました。また、現金集金時のトラブルも予防でき、取引先との良好な関係維持にも繋がっています。受発注から請求、契約書まで『BtoBプラットフォーム』に集約することで業務の属人化も解消されました。