製品を導入することになった背景

物流・介護・医療関連会社の求人広告を代理店として取り扱い、掲載媒体の選定から採用後のフォローまでをサポートしている株式会社UHBは、新型コロナウィルスの影響を受け、待ちの姿勢から攻めの経営への転換を考えるようになりました。これまでの業務は既存のお客様へのフォローが中心でしたが、新しい状況下での経営改善の必要性を感じ、社内のITシステムの見直しを行うことを決意しました。特に、新たにスタッフを採用したタイミングで、顧客情報や案件の受注などをExcelで管理していたが、その方法では案件の進捗や将来の見通しを正確に把握するのが難しくなっていました。

導入前に企業が抱えていた課題

株式会社UHBは、Excelを使用して顧客情報や案件の受注を管理していました。しかし、口頭での確認だけでは、案件の進捗や将来の売り上げ予測が正確に把握できず、3ヶ月後の見通しも立てにくい状況でした。また、顧客リストが整っていないため、受注可能な案件を取りこぼすこともありました。さらに、請求書の作成や管理もExcelで行っており、見積書を元にコピー＆ペーストで請求書や納品書を作成する過程で、人的ミスが発生するリスクが高まっていました。

導入前の課題に対する解決策

株式会社UHBは、顧客管理システム「Salesforce」をトライアルで使用し始めました。Salesforceの導入により、予算管理や売上の予測などの情報が見える化され、経理作業の効率化を図ることができました。また、請求書発行業務の効率化のため、Salesforceの担当者との相談を通じて、クラウド請求管理ソフト「MakeLeaps」の導入を決定しました。MakeLeapsは、請求書の作成や管理を効率的に行うことができるため、ケアレスミスのリスクを大幅に減少させることができました。

製品の導入により改善した業務

MakeLeapsの導入により、請求書や納品書の作成時間が大幅に短縮されました。特に、営業担当が提案した内容や受注した見積書をもとに、請求書を簡単に作成することができるようになりました。また、請求書の郵送や印刷の手間も大幅に削減され、経理作業の効率化が実現されました。具体的には、MakeLeapsの導入により、経理作業の時間が約3分の1に短縮されたとのことです。この結果、株式会社UHBは新規顧客の獲得や営業活動の強化に注力することができるようになりました。