導入することになった背景

大正5年創業の歴史ある青果卸売業として、紙文化が根強く残っていました。特に請求業務は10日、15日、20日、月末と月に複数回の締め日が存在し、その都度200枚を超える請求書発行作業が発生していました。印刷後の封入・郵送作業は2〜3人がかりで1時間半を要し、残業の原因となっていました。この手作業による非効率と、封入ミスなどへの精神的プレッシャー、さらに紙や郵送代のコストが経営課題となっていました。

「BtoBプラットフォーム請求書」を選んだ理由

複数のサービスを比較検討する中で、導入の決め手となったのはインフォマート社の長年の実績と信頼性、特に数年単位での長期データ保存が可能であった点です。他社サービスではこの要件を満たすものが少なかったと評価しています。また、電子帳簿保存法やインボイス制度への円滑な対応が可能である点も必須要件でした。社内に「電子化のプロ」を配置し、取引先一社一社へ丁寧な説明とフォローを徹底することで、顧客の90%以上を電子請求書への移行へ導きました。

製品の導入により改善した業務

導入後、金額の照合確認は従来通り慎重に行っていますが、その後の業務が劇的に変わりました。従来2〜3人がかりで1時間半を要していた印刷・封入・郵送作業が、担当者1名によるデータアップロードと送信作業のみとなり、5〜10分程度で完了しています。これにより残業が解消され、「締め日は休めない」という職場の雰囲気も改善しました。手作業のミスに対する精神的負担が軽減されただけでなく、創出された時間で、従来後回しになりがちだったスーパーごとの専用Webサイトへの入力業務にも余裕をもって対応できるようになりました。