製品を導入することになった背景

社会福祉法人 茨木厚生会様は、従来の手続き方法として、年金事務所への書類提出に車で1時間をかけていました。この手続きは非常に時間がかかり、道路の混雑を考慮すると往復で2時間以上の時間を要していました。また、郵送による手続きも考慮されましたが、受理の確認までに1カ月程度かかることや、郵送後の不安感から、直接役所に持ち込む方法を選択していました。

導入前に企業が抱えていた課題

茨木厚生会様は、手続き書類の控えを物理的なファイルに保管しており、1年も経つとその量はかなりのものとなっていました。また、事務所が複数存在するため、必要な書類や情報にアクセスするためには、保管場所まで移動する必要がありました。このような状況は、業務の効率化を阻害する要因となっていました。

導入前の課題に対する解決策

「オフィスステーション」の導入を検討した際、そのシステムが非常にわかりやすいこと、そして電子申請が簡単にできることが明らかとなりました。また、サポートデスクの対応が迅速であり、他の業務ソフトと比較してもその対応の速さに感心したことが、導入の決め手となりました。

製品の導入により改善した業務

「オフィスステーション」の導入後、手続きはほとんどこのシステム上で行われるようになりました。役所への持ち込みが劇的に減少し、業務時間も大幅に削減されました。また、手続き書類がデジタル化され、クラウド上での管理が可能となったため、物理的なファイルの保管が不要となりました。さらに、複数の事務所が存在する中で、どの事務所にいても手続きを進めることができるようになり、業務効率が大幅に向上しました。