製品を導入することになった背景

エイベックス株式会社では、フリーアドレスの導入と同時に、従来の紙ベースの運用が困難になり、特に申請書の管理において多くの課題が生じました。主管部門の位置が固定されていないため、申請書ボックスや承認者を探す手間が増え、押印までのリードタイムの増加が懸念されました。また、紙の運用による申請内容の間違いや記入漏れ、フォーマットの不統一などの問題もあり、これらの課題解決のためにシステムの導入が検討されました。

導入前に企業が抱えていた課題

エイベックス株式会社が抱えていた主な課題は、紙ベースでの運用に伴う間違いや記入漏れ、そして申請書のフォーマットの不統一でした。フリーアドレス制の導入により、申請書を物理的に投函する運用が難しくなり、承認者を探したり、申請書ボックスを設置したりする手間が増加。これにより、承認までの時間が大幅に増加する懸念がありました。

導入前の課題に対する解決策

これらの課題を解決するために、エイベックス株式会社はジョブカンワークフローの導入を決定しました。ジョブカンは、G Suiteとの互換性、コスト効率、そして実装の容易さから選ばれました。導入にあたっては、既存の紙ベースのフォーマットをシステムにどのように組み込むか、複雑な承認ルートの設定など、多くの調整が必要でしたが、これにより運用の効率化が図られました。

製品の導入により改善した業務

ジョブカンワークフローの導入により、エイベックス株式会社では申請から承認にかかる時間が大幅に短縮され、紙を使った従来の作業から解放されました。また、CSV形式での申請内容のダウンロード機能など、新たな機能が追加され、契約管理システムとの連携がスムーズになりました。これにより、手入力や二重登録の手間が削減され、業務効率が大幅に向上しました。