製品を導入することになった背景

喜多機械産業株式会社は、徳島の伝統工芸品である藍染の生地を生産する自動織機の修理を行う喜多商店として創業し、土木建設機械器具の販売・レンタル・修理へと業態転換を経て、四国地方を中心に事業を展開してきました。しかし、創業から100年近い歴史を持つ同社では、業務の至るところに紙文化が根付いており、特に申請業務は紙ベースのワークフローで行われていました。このような背景から、社内業務の電子化の取り組みが進められ、申請業務のペーパーレス化を目指すこととなりました。

導入前に企業が抱えていた課題

喜多機械産業株式会社では、アナログな紙ベースのワークフローにより、決裁完了までに多くの時間が必要でした。承認者の机には承認待ちの書類が積み重なり、進捗の把握も難しい状態でした。さらに、申請書類はPC上で作成されても、紙で印刷されて承認者に回されるという非効率な流れが続いていました。

導入前の課題に対する解決策

喜多機械産業株式会社の経営層は、この問題を解決するためにワークフローシステムの導入を検討しました。システムの選定にあたり、書類の再現性、マルチデバイス対応、操作性などを重視し、複数の製品を比較検討した結果、『Create!Webフロー Cloud』を選定しました。このシステムは、画面のデザインが見やすく、操作が直感的であるため、日常の業務にスムーズに取り入れることができました。

製品の導入により改善した業務

『Create!Webフロー Cloud』の導入により、喜多機械産業株式会社では、スマートフォンを使用して時間と場所を問わず申請・決裁業務を行うことができるようになりました。これにより、承認スピードが大幅に向上し、承認の進捗状況も一目で確認できるようになりました。また、紙ベースの申請から電子ベースの申請への移行により、紙の消費量が大幅に削減され、申請から決裁までの時間も短縮されました。