製品を導入することになった背景

学校法人東洋大学は、1887年の創立から130年以上の歴史を有し、哲学教育を基盤に「グローバル人財」の育成に注力しています。このような背景から、教育を支える職員の働き方改革にも力を入れており、2020年4月からAgileWorksによる稟議書のペーパーレス化を開始しました。新型コロナウイルスの感染拡大が進む中、テレワークを急遽導入する必要が生じ、その中で業務手続きの迅速化が求められました。

導入前に企業が抱えていた課題

学校法人東洋大学は、キャンパス間での書類の発送工数やコストが増大していました。決裁までに時間がかかるという課題も存在していました。また、添付書類の点数が多く、保管時の作業工数など、紙ベースでの業務に多くの課題がありました。さらに、監査時に決裁書類の収集など、多くの手間がかかっていました。

導入前の課題に対する解決策

これらの課題に対して、AgileWorksの稟議書のペーパーレス化が提案されました。この製品は、書類の作成や回付の効率性が高まるとともに、部署ごとに異なっていたファイル形式や記載項目が統一されるため、業務の安全性が向上します。また、稟議書データが添付資料も含めて一元管理されるため、監査時にも有効であるとされました。

製品の導入により改善した業務

AgileWorksの導入により、書類の作成や回付の効率が大幅に向上しました。事務手続きと意思決定が迅速化され、業務の安全性も高まりました。さらに、稟議書データが添付資料も含めて一元管理されるようになり、監査時にも多くの手間が削減されました。このようにして、学校法人東洋大学は業務効率の向上を実現し、教育を支える職員の働き方改革に一歩前進したのです。