製品を導入することになった背景

コニカミノルタジャパン株式会社は、2013年から働き方改革を積極的に推進しています。本社オフィスの移転やフリーアドレスの採用、コアタイムのないフレックス制度、全社員対象のテレワーク制度など、多くの取り組みを行ってきました。その中で、新たなワークフローシステムとしてAgileWorksを採用することになりました。この採用は、「保管文書ゼロ化」を目指す一環として行われました。また、自社での実践ノウハウと成果を基に、「いいじかん設計」として業務効率化をさらに進める目的もありました。

導入前に企業が抱えていた課題

導入前、コニカミノルタジャパン株式会社は「場所に縛られない働き方」を目指していましたが、いくつかの課題が存在していました。特に、「保管文書ゼロ化」を阻害する問題がありました。従来、電子化対象外だった各種申請書のワークフロー化が求められていました。さらに、業務プロセスの根本的な見直しを通じて新たなビジネス創出を目指す必要がありました。

導入前の課題に対する解決策

これらの課題に対して、AgileWorksが提案されました。AgileWorksは、申請書を統廃合し圧縮する機能を持っており、ワークフロー化が可能です。押印を伴う業務文書や利用頻度の高い文書も電子化できるため、年間12,000時間の処理工数削減が見込まれました。このような機能が評価され、AgileWorksが採用されました。

製品の導入により改善した業務

AgileWorksの導入により、コニカミノルタジャパン株式会社は多くの業務改善を実現しました。特に、申請書の統廃合と圧縮、さらにはワークフロー化が行われたことで、年間12,000時間の処理工数が削減されました。また、社内の全文書を管理台帳による管理下に置くことで、ガバナンスも強化されました。このように、AgileWorksの導入は単なる課題解決以上の価値をもたらしています。