製品を導入することになった背景

ウェーブロックホールディングス株式会社は、働き方改革を進める中で、社内の書類回付の改善が急募となりました。特に新型コロナウィルスの影響でリモートワークが進行中であり、社外での申請、承認、資料の閲覧が必要となっていました。主にメールで対応していたが、申請書を提出する際には、部門ではなく、どの人にメールをすれば良いのかが不明であり、ワークフローシステムの導入の要望が高まっていました。

導入前に企業が抱えていた課題

導入前、主に紙によって申請書類を回付していました。承認者の出張により回付が停滞したり、拠点間の書類の移動により承認に時間がかかるという課題がありました。また、ペーパーレス化も進んでおらず、稟議書はExcelで台帳を管理していたため、採番も人の手によって行われ、手間がかかっていました。

導入前の課題に対する解決策

ウェーブロックホールディングス株式会社は、サンプルフォームが豊富に用意されていたAgileWorksを選択しました。この製品は、先付けメンテナンスやドラッグ＆ドロップによるルート設定機能を備えており、頻繁な組織変更や複雑なルート設定にも対応できるというメリットがありました。また、PDFを下敷きにすれば専門担当者でなくても簡単に申請フォームが作成できる点も評価されました。

製品の導入により改善した業務

製品の導入により、組織設定に関しては事業会社が複数あるため、会社ごとに組織図を作れるようになりました。また、回付ルートを自動設定できることで、ルートに迷うことがなくなり、回付予定を事前に確認できるようになったため、予測を立てて仕事ができるようになりました。さらに、データ集計・活用に関する機能が強化されると、業務の効率化に更に貢献できると考えられます。