製品を導入することになった背景

株式会社NIコンサルティングの「NI Collabo 360」は、特に外出が多い営業マンにとって、文書の共有が一つの大きな課題でした。社内サーバーに保存された価格表や商品企画書などの文書は、営業活動の際にはアクセスできない状況が続いていました。そのため、営業マンは文書を自分のローカルPCにダウンロードして使用していたのですが、これが原因で価格やスペックが変更された場合に、古い情報が顧客に提供される事態が頻発していました。

導入前に企業が抱えていた課題

株式会社NIコンサルティングでは、各営業マンが独自に企画書を作成していたため、文書の共有が困難でした。また、最新の文書かどうかの判断が難しく、文書が整理されていないために有効活用ができていない状況でした。さらに、必要な文書を探す作業も非常に手間がかかっていました。

導入前の課題に対する解決策

このような課題に対処するために、株式会社NIコンサルティングは「NI Collabo 360」の「文書共有管理」機能を導入することに決定しました。この機能には、WordやExcelで作成したファイルを簡単に共有できる点、場所や時間を問わずにデータを入手できる点がありました。また、セキュリティも強化されており、二段階認証なども設定可能でした。

製品の導入により改善した業務

製品の導入後、株式会社NIコンサルティングでは、文書の共有がスムーズに行えるようになりました。特に、外出が多い営業マンでもスマートフォンやタブレットで利用できるようになったため、業務効率が大幅に向上しました。また、文書の改版履歴も残るようになったので、誤って古いデータを使用するリスクが減少しました。さらに、改版作業中の文書にはロック機能が追加され、他の社員が同じ文書を誤って更新する事態も防がれました。このようにして、文書管理の効率化と業務の質が向上しました。