この導入事例のポイント
- 以前は紙の稟議書を使用 時間がかかることや、滞留・紛失などの問題も起きていた
- ペーパーレス化、スピードアップ、コスト面からNI Collabo 360を導入
- 高機能なワークフローで決裁結果を確実に通知 承認状況の確認で業務効率化へ
- NI Collabo 360は多機能なのに低価格 躊躇していたのはムダだった
- ワークフロー機能によってペーパーレス化され、コストもペイできたと感じる
この導入事例のポイント
- 全国５拠点のアイデアや企画の取りまとめ、ナレッジの共有に問題を抱えていた
- 拠点を超えて情報共有するため、NI Collabo 360グループウェアを導入
- 社内ノウハウの共有、意見交換場所の設置、書き込みのメール通知機能を実現
- 「ナレッジ・コラボレーション」機能で、毎月社長が発信するメッセージを共有
- 現時点の在籍社員だけでなく、将来入社してくる未来の社員に向けても伝達可能に
製品を導入することになった背景
Ｃ社は、日本全国に５つの拠点を持つ企業で、拠点ごとに分散してしまう社内ナレッジの共有をどう進めるべきかで悩んでいました。拠点や部署の違いにより、同じような作業や業務をそれぞれが独自に行っているというムダが生じていました。導入前に企業が抱えていた課題
各拠点からアイデアや企画を送ってもらうと、その取りまとめに時間がかかり、本社の企画部門は困難を感じていました。また、営業部からは、各拠点で作成した提案書や企画書の共有方法についての相談が上がっており、会議の議事録も拠点間で共有したいというニーズがありました。導入前の課題に対する解決策
社内のノウハウを共有できる「ナレッジ・コラボレーション」機能を持つツールの導入が検討されました。この機能は、電子掲示板や電子会議室、Q&Aデータベースなど、さまざまな活用が可能で、ナレッジを書き込むだけでなく、新しいナレッジを生む相互作用を実現することができるとされていました。製品の導入により改善した業務
「ナレッジ・コラボレーション」機能の導入により、Ｃ社は社内のナレッジを効果的に共有することができるようになりました。書き込まれた内容に対して評価や返答ができるため、ナレッジの共有だけでなく、新しいアイデアや意見の交換が活発に行われるようになりました。また、重要な情報は関係者にメール通知する機能も搭載され、ナレッジの共有状況も確認できるようになりました。
この導入事例のポイント
- 自社に設置した共有サーバー内の資料整理、社外からのアクセス等に問題を抱えていた
- 社外からアクセスでき、ファイルの履歴管理も可能なNI Collabo 360を導入
- モバイル端末でも利用できる文書共有、履歴管理、アクセスの権限設定が実現できた
- 以前はファイルの同時アクセスで上書きに失敗することも 今ではロックがかかり安心
- フォルダごと・ファイルごとにアクセス権を設定 必要な情報を必要な人だけに共有！
製品を導入することになった背景
株式会社NIコンサルティングの「NI Collabo 360」は、特に外出が多い営業マンにとって、文書の共有が一つの大きな課題でした。社内サーバーに保存された価格表や商品企画書などの文書は、営業活動の際にはアクセスできない状況が続いていました。そのため、営業マンは文書を自分のローカルPCにダウンロードして使用していたのですが、これが原因で価格やスペックが変更された場合に、古い情報が顧客に提供される事態が頻発していました。導入前に企業が抱えていた課題
株式会社NIコンサルティングでは、各営業マンが独自に企画書を作成していたため、文書の共有が困難でした。また、最新の文書かどうかの判断が難しく、文書が整理されていないために有効活用ができていない状況でした。さらに、必要な文書を探す作業も非常に手間がかかっていました。導入前の課題に対する解決策
このような課題に対処するために、株式会社NIコンサルティングは「NI Collabo 360」の「文書共有管理」機能を導入することに決定しました。この機能には、WordやExcelで作成したファイルを簡単に共有できる点、場所や時間を問わずにデータを入手できる点がありました。また、セキュリティも強化されており、二段階認証なども設定可能でした。製品の導入により改善した業務
製品の導入後、株式会社NIコンサルティングでは、文書の共有がスムーズに行えるようになりました。特に、外出が多い営業マンでもスマートフォンやタブレットで利用できるようになったため、業務効率が大幅に向上しました。また、文書の改版履歴も残るようになったので、誤って古いデータを使用するリスクが減少しました。さらに、改版作業中の文書にはロック機能が追加され、他の社員が同じ文書を誤って更新する事態も防がれました。このようにして、文書管理の効率化と業務の質が向上しました。
この導入事例のポイント
- 営業会議を実施する際、約30名の営業マンの日程調整に手間と時間がかかっていた
- スケジュール共有、Googleカレンダー連携などからNI Collabo 360を導入
- 社外からもアクセスできて、さまざまな情報が共有できるため営業マンからの評判も上々
- Googleカレンダー経由でスマートフォンのスケジュール情報が同期されて便利
- 営業マンの生産性も上がり、スケジュール調整という無駄な手間も大幅に削減できた
