製品を導入することになった背景

大分県庁は情報共有ツールの強化を目指し、10年以上前から利用していたグループウェアを刷新する決断をしました。新たに「サイボウズGaroon（ガルーン）」を選択し、平成27年4月1日から全職員が使用を開始しました。この製品は県庁内の全ITシステムの入り口として位置づけられ、職員は文書管理システムやメッセージ、スケジュール、掲示板など多岐にわたる機能を利用しながら、グループウェア外の庁内システムへのログインポータルとしても活用しています。

導入前に企業が抱えていた課題

導入前、大分県庁は始業時と昼休み後にアクセスが集中し、グループウェアへの接続が困難な状況にありました。また、メールボックスの容量は限られており、メールは1カ月で自動削除される仕組みでした。これにより、大きな添付ファイルを含むメールのやり取りが困難であり、過去の情報を参照することも難しい状態でした。

導入前の課題に対する解決策

大分県庁は文書管理システムとグループウェアを連携させ、シングルサインオンで利用できる環境を構築しました。これにより、アクセス集中時でも快適なレスポンスを実現し、メールやスケジュールの利用環境も大幅に改善されました。また、スケジュール機能の利用が庁内全体に広がり、情報共有がよりスムーズに行えるようになりました。

製品の導入により改善した業務

「サイボウズGaroon」の導入により、アクセス集中時でも快適に作業を行えるようになり、メールやスケジュールの利用環境が大幅に向上しました。特にメールの容量制限が緩和され、大きな添付ファイルを含むメールのやり取りがスムーズに行えるようになりました。また、スケジュール機能の利用が庁内全体に広がり、職員間の情報共有が効率的に行えるようになりました。これにより、業務の効率化と職員の作業環境の改善が実現しました。