製品を導入することになった背景

国分ビジネスエキスパート株式会社では、直送の売上・仕入データ作成に関わる業務で、エクセルデータの変換と基幹システムへの入力が必要でした。特に、小規模な事業体からの紙ベースのデータや、大規模な仕入元からの様々なフォーマットのエクセルデータが多く、これらを一つ一つ手作業で変換する作業は膨大な時間がかかり、毎月約2,500通のメールに添付されたデータを処理する必要がありました。この効率化を目指し、RPAツールの導入が検討されました。

導入前に企業が抱えていた課題

国分ビジネスエキスパート株式会社では、直送に関する売上・仕入データの作成が主な業務でしたが、仕入元からのデータ形式が一定ではなく、特にエクセルでのデータ受領時には、それを基幹システムに適合する形に変換する必要がありました。この手作業によるデータ変換は、毎月約5,000～7,500ファイルにも及び、業務の負担が大きく、効率化が求められていました。

導入前の課題に対する解決策

データ変換作業の効率化を目指し、国分ビジネスエキスパート株式会社は、RPAツール『Autoメール名人』を導入しました。このツールは、エクセルデータの自動変換と基幹システムへのデータ入力を可能にし、大量のデータ変換作業を効率的に処理することができました。また、このツールの導入により、2016年10月の時点で、対象となる7,000件の出荷案内のうち50％がRPAでカバーされるようになりました。

製品の導入により改善した業務

『Autoメール名人』の導入により、国分ビジネスエキスパート株式会社は、毎月約7,000件の出荷案内の半数を自動化することに成功しました。これにより、従業員の作業負荷が大幅に減少し、データ変換にかかる時間が短縮されました。さらに、同社では他の業務プロセスにもRPAを拡大適用し、業務効率化を一層推進しています。特に、FAX送信作業の自動化は、従業員からのストレス軽減にも寄与しています。