時代のさまざまな要請から、いまやなくてはならないツールとして定着したオンラインストレージ。ファイルデータを保存するだけのシンプルな機能性ながら、だからこそ幅広い用途で使える汎用性を備えています。無料で手軽に使えるサービスも多く、ビジネス/プライベートの別なく役立つこと間違いありません。

本記事では、オンラインストレージ流行の背景から選ぶ際のポイントなどをまとめました。ぜひご活用ください。

オンラインストレージとは?

ITにおけるストレージとは、データを格納する装置全般を指します。オンラインストレージは、その名のとおりインターネットを通して外部クラウドサーバー上にデータファイルを保管できるサービスのこと。Microsoft社がOffice系ソフトと併せて提供しているストレージサービスOne Driveや、Google社が提供している写真・動画用ストレージGoogle Photosなどをイメージすればわかりやすいでしょう。

自社や自宅に物理的に巨大な、しかも高額のサーバーを置く必要や、煩雑なメンテナンスの必要もありません。初期コストがいっさいかからないため、非常に便利なサービスといえます。

オンラインストレージは、単にファイルデータをサーバー上に保管するだけでなく、ネットワークを通じて他者との共有/共同編集が容易になる利便性があります。現在では、無料で使用できるオンラインストレージも数多く、用途や環境に応じた選択、あるいは使い分けが重要となります。そのためにもまず、ストレージについて深く知る必要があるでしょう。

オンラインストレージの基本機能

Microsoft社のOne DriveやAdobe CCなど、ビジネスシーンでのやりとりではすでに一般化したオンラインストレージですが、当然ながら、無料のオンラインストレージサービスであれば、私生活でも気楽に使用することができます。撮影した写真や動画データの共有などで、すでにお使いの方も多いのではないでしょうか。

こうした用途/想定ユーザー層の広さから、オンラインストレージの基本機能については、多くのサービスで非常にシンプルなものに洗練されています。オンライン上で登録してidとパスワードの発行さえ受ければ、パソコンやスマートフォン、タブレットなど、どの端末からでもアクセスして、PC内のフォルダに出し入れするのと同じ感覚でドラッグひとつでファイルデータを保存、あるいはダウンロードできます。また、保管したデータを任意の他ユーザーとサーバー上で一元管理、共同編集ができるのも大きな共通です。

その他、自動バックアップやローカル機器との同期などの基本機能があります。また、有料プランへの移行で容量を大きくできるのも共通しています。多種多様なサービスが普及してはいますが、どのサービスも基本機能自体に大きな差異はありません。

オンラインストレージを選ぶときに意識したい3つのポイント

基本機能自体に差がなく、いずれも無料である以上、オンラインストレージサービスの選定にあたってはデータ容量の多寡とセキュリティの安全性、使い勝手がポイントになってくるでしょう。

 

  • 無料オンラインストレージの容量は?
  • 無料オンラインストレージのセキュリティは大丈夫?
  • 無料オンラインストレージの使い勝手を追求する!

1.無料オンラインストレージの容量は?

無料のオンラインストレージでは、サービスによって容量がまちまちですが、2023年現在、10~50GB程度の最大容量が主流となっています。今後、もっと容量の大きなサービスも出てくるでしょうが、現在のところはこれ以上の容量を求めるなら、課金プランに変更する必要が出てくるでしょう。裏技としては、複数の無料オンラインストレージにデータファイルを分散して利用する、なども考えられます。

とはいえ、10~50GBでも、およそ一般的なPCのハードディスクドライブ容量以上であり、動画やグラフィックまで問題なく保存できます。WordやExcelなどの基本的なビジネスソフトなら10GBでも十分ですが、動画やデザイングラフィック、フルサイズの一眼レフカメラでの撮影データを扱うとなると、もう少し容量が欲しいところ。主に保存するファイル形式がなんなのか?用途に応じてサービスを選ぶことをお勧めします。

2.無料オンラインストレージのセキュリティは大丈夫?

オンラインストレージはインターネットを介して情報を受け渡すため、セキュリティ面でのリスクがゼロではありません。特に、ビジネスで利用する場合に気になるのが、機密情報の漏洩ではないでしょうか。Webの利用が一般化するにつれ、企業が顧客の個人情報を漏出したインシデントは増加傾向にあります。個人情報を漏出させた場合、事業者側は信用の失墜や多額の損害賠償など、致命的な代償を支払うことになります。これらはけっして他人事ではありません。

2022年4月、個人情報保護法が改正されたのは、記憶に新しいところです。主な変更点として、個人情報を漏出させた際の事業者へのペナルティ強化が挙げられます。措置命令違反や不正提供をした場合、1億円以下の罰金が科せられます。

現在、オンラインストレージは無料のものでも情報の暗号化(SSL化)が為され、オンプレミスよりも安全性が増しているとされてはいますが、idとパスワードさえあれば手軽にアクセスできるというオンラインストレージの特性上、悪意ある第三者が不正にアクセスする可能性は常にあります。マルウェア感染のほかにも、無料のパスワード解析ソフトを用いた総当たり攻撃やフィッシングなどの手口でidとパスワードが盗み出された事例も発生しています。

情報処理推進機構(IPA;Information-technology Promotion Agency)が2021年に公表した「コンピュータウイルス・不正アクセスの届出状況」によれば、2020年に届出のあった不正アクセス被害のうち「クラウドサーバー」が狙われたケースは全体の12%以上を占めているといいます。

また、外部からの攻撃だけでなく、オンラインストレージにログインしたスマートフォンやノートパソコンを紛失してしまい、そこから機密情報が漏れる可能性もあります。企業ではこうしたインシデントへの警戒が強く、始末書で済めば運のいいほうといえるでしょう。

一般に、無料のオンラインストレージよりも、有料のオンラインストレージのほうがセキュリティ機能は高く、法人向け用途に設計されています。そうした理由から、無料のオンラインストレージの使用を禁止している企業も多いのではないでしょうか。ただ、費用を掛けられない事情、個人情報や機密情報を使用しないなら、利便性の高い無料のオンラインストレージも選択肢に挙がるでしょう。

3.無料オンラインストレージの使い勝手を追求する!

無料のサービスにあまり多くを求めるのも心苦しい話ではありますが、便利であればそれに越したことはないもの。スマートフォンからでもパソコンからでもアクセスできるようOSを問わないマルチプラットフォームやマルチデバイス対応なのは必須条件として、一般にスマートフォンの操作でWebサービスを利用する場合、画面の小ささやキーボードやマウスがないことから、パソコンよりも操作性が悪くなりがちです。そうした問題を解決すべく、多くのサービスは専用アプリを併せて提供することで、スマートフォンユーザーも利用しやすいユーザーインターフェースを実現しています。

ほかにも、OneDriveがOffice系ソフトと相性がいいように、他アプリとの連携を考慮に入れたもの、拡張アプリが用意されたものなどさまざまです。また、なかには一定期間アクセスしないと自動でデータが消去されるサービスや、保存期間に制限がる場合もあります。確認してからサービスを選ぶようにしましょう。大事なデータファイルがなくなったら一大事。くり返しになりますが、やはり用途に応じてサービスを使い分けるのが無難なようです。

有料版オンラインストレージは何が違う?

お試しの無料版で集客して、有料プランに変更してもらうのが、オンラインストレージサービスの基本です。有料にすることで、様々な機能が限定解除され、さらに多くのベネフィットがあります。

1.データ容量が段違い!

有料版オンラインストレージでは、最大データ容量が100GBから数TB、あるいは容量無制限のサービスもあります。誇張でもなく、無料のサービスとは桁違いの容量が使用可能です。

2.セキュリティがパワーアップ!

有料版オンラインストレージでは、無料のものよりもセキュリティ機能が大幅に強化されており、もしものときのためのログ管理機能のほか、多要素認証・2要素認証を搭載しているサービスもあります。idやパスワードだけでなく、端末情報などによって本人確認を行いますが、当然ながら、セキュリティの強化と利便性は相反する要素のため、手軽に使うことができなくなるデメリットにもなります。

ただ、機密や個人情報を扱う法人での利用には、断然、有料版がオススメです。

3.サポートも!

「不正アクセスに遭った!」 「データが消失している!」 こうしたトラブルの際、無料サービスでは受けられないサポートも、有料サービスなら窓口が設けられていることがほとんどです。

サポート内容については24時間サポート、ライブチャットやメール、電話の受付など、組み合わせはサービスによってまちまち。有料ストレージの導入やプラン切り替え前に詳しい内容を確認したいところです。また、サポートサービスを受けることを考えると、海外サービスよりも国内サービスのほうが望ましいといえるでしょう。

無料で使えるオンラインストレージ5選

本章では、 「オンラインストレージの比較15選」で紹介した製品の中で無料プランが用意されているオンラインストレージサービスを紹介します。

1.TeraClOUD

TeraCLOUDは10GBまで無料で利用できます。

TeraCLOUDの詳しい製品紹介はこちら → https://digi-mado.jp/products/43200/

2.firestorage

firestorageは2GBまで無料で利用できます。また、無制限アップロードなども利用可能です。

firestorageの詳しい製品紹介はこちら → https://digi-mado.jp/products/42944/

3.セキュアSAMBA

セキュアSAMBAは3ユーザー、5GBまで無料で利用できます。

セキュアSAMBAの詳しい製品紹介はこちら → https://digi-mado.jp/products/10033/

4.Everidays

Everidaysはフリープランであれば3GB無料で利用できます。

Everidaysの詳しい製品紹介はこちら → https://digi-mado.jp/products/10034/

5.box

boxは10GBまで無料で利用できます。

boxの詳しい製品紹介はこちら → https://digi-mado.jp/products/10027/

法人向けの無料・有料オンラインストレージ15選

ファイル共有サービスオンラインストレージ

トライアル期間 有り
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • 法人向けサービスは業務における大容量ファイル送信が可能
  • 送受信機能を利用し、ファイルのやり取りをする相手が都度異なる場合に対処
  • 共有機能により、企業間での継続的なファイル共有が楽
  • 転送ファイルのウイルスチェック、アクセスログ管理で万全なセキュリティ対策

オンラインストレージ

トライアル期間 有り
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • いつでも、どこでも、好きな端末で使えます
  • 容量を気にせずすべてをバックアップできます
  • お客様の大切なデータを守るために厳格な選定基準に合った国内データセンター

オンラインストレージ

トライアル期間 有り
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • 誤送信が発生しても無効にできる安全なファイル送付
  • 高度なセキュリティ環境、ユーザごとに制限が可能
  • きめ細やかな管理者機能とセキュリティポリシー

オンラインストレージ

トライアル期間 無し
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • オンプレミス専用のサーバーでの利用が可能
  • 大量ユーザ、大規模環境にも耐えられる性能で、オンラインファイル編集も利用可能
  • 専用モバイルアプリが、無料で利用可能です

オンラインストレージ

トライアル期間 有り
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • ユーザー制御のエンドツーエンド暗号化を用いて設計
  • あなたのビジネス用の安全なソリューション
  • 要素認証と回復キーをエクスポートをご提供

オンラインストレージ

トライアル期間 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • firestorage安心・安全への取り組み
  • 「firestorage法人プラン」と「firestorage」との違い
  • 法人向けオンラインストレージの中でfirestorage が選ばれる理由
トライアル期間 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • 使い慣れた端末と画面で操作ができて、機能性も高い
  • 端末や場所によって、好みで選べる2種類の使い方
  • 社内外ともにスムーズなファイル共有が可能

ファイル共有サービスオンラインストレージ文書管理システム

トライアル期間 有り
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • 誰もが使いやすいインターフェイスで業務効率を向上
  • 管理者の手間を省く、現実的で豊富な管理機能が魅力
  • モバイル活用もできるので、社外からの業務も行いやすい

ファイル共有サービスオンラインストレージ

トライアル期間 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • クラウドサービスが初めての方にも使いやすいシンプルな設計
  • 充実したセキュリティ機能で大切な情報を保護
  • 名刺をスキャンして、どこでも情報を参照できる

オンラインストレージ

トライアル期間 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • 高いセキュリティによりさまざまな不正アクセスから大切なデータを守る
  • 利便性の高いクラウドストレージの設計がされている
  • 管理者機能やAPIの実装により開発をサポート
  • ユーザー数無制限で5プランから容量別に選択可能

ファイル共有サービスオンラインストレージ

トライアル期間 無し
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • 高い信頼性を持つファイル共有サービスなので安心して使用できる
  • 徹底した対策により高い安心と安全性を獲得
  • ユーザーの視点に立ったサービス展開と高い機能性

ファイル共有サービスオンラインストレージ

トライアル期間 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • 慣れ親しんだデザインでローカルのような使い心地
  • 端末上のアプリで直接ファイルやフォルダを開ける
  • 従来のストレージサービスには無い操作感の実現

ファイル共有サービスオンラインストレージ

トライアル期間 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • きめ細やかなアクセス権限を設定し運用可能
  • ユーザーとデータを一元管理し、インシデントの原因究明が可能
  • 信頼のおけるアマゾンウェブサービスのデータセンターを利用

ファイル共有サービスオンラインストレージ

トライアル期間 有り
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • 新バージョンと旧バージョンが選べる、使い勝手に優れたストレージシステム
  • EFFICIENCY MANAGEMENT 極めて高い水準の安全性と運用性
  • 社内組織、チーム内でのスムーズなファイル共有
  • 通信経路および保管データの全てを強力に暗号化

ファイル共有サービスオンラインストレージ文書管理システム

トライアル期間 有り
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • 機械学習とポリシー設定によるコンテンツの保護
  • 共同作業を効率的に行い、ワークフロー作成を迅速に作成可能
  • 電子サインの搭載とアプリの統合機能により業務を円滑に

オンラインストレージ急速普及の背景

近年、オンラインストレージサービスはすでに多くの人の生活に浸透しており、ビジネスシーンでもなくてはならないものとして定着しています。その要因はなんでしょうか?

1.リモートワークへの活用

2020年以降、新型コロナ禍の影響でリモートワークが一般化したことは、オンラインストレージ普及の主な要因のひとつです。オフィスに出社せずに同僚や取引先と仕事のやりとりをするうえで、リアルタイムでの情報共有や共同編集、データファイルの受け渡しをするニーズは、飛躍的に高まりました。

まず考えられるのは、データファイルをメールに添付して送る方法ですが、メールへのファイル添付の上限は、一般に25MBといわれています。iPhoneで撮影した画像のファイルサイズが4MB前後ですので、それを目安にすればわかりやすいでしょう。メールで送れるデータファイルは、画像ファイル数枚程度が限界といえます。Illustratorなどで制作した多少重めのグラフィックデータやpdf、あるいは動画データになると数百MBになるため、到底やりとりはできないでしょう。そうした背景から、オンラインストレージに注目が集まっています。

オンラインストレージの最大の利点は、なによりネットワークからサーバーにログインするだけで、自宅や出張先から、あるいはスマホからでも、場所を選ばずデータにアクセスできる利便性。メールでの送信のような、ファイルサイズの制約もありませんから、リモートワークにも最適です。

サーバー上のデータを複数ユーザーで同時に編集できることもあり、複数名でのプロジェクト進行においても威力を発揮するでしょう。議事録や資料データをオンラインストレージに格納しておけば、リモート会議の進行もスムーズですし、予定表や進行表などのデータの二重化を防いで最新情報の共有も簡便になります。

2.仕事への利用だけじゃない

旅行の思い出や自炊や外食の料理などをスマートフォンで撮影して、写真データにして残す人は多いでしょう。そうしたデータも、年月が経てば案外、量がかさみます。ストレージを使えば容量を気にせずに済みますし、機種変更やパソコンの買い替えの際にもデータ移行がスムーズになります。また、デバイスを紛失したり故障させたりしたときも、大切なデータは無事で済みますね。友人や恋人、家族間で、旅行での撮影した画像の共有や、リモート飲み会で会話のネタにするなど、使用用途はなにも日々の仕事だけではありません。

3.動画時代の到来

2019年以降、日本でもサービス提供が始まっている5G(第5世代移動通信システム)。スマートフォンを用いた高速大容量データのやりとりが可能になっているのが特徴で、以降、Web広告では静止画から急速に動画広告が一般化したのは、みなさんもご存じのことでしょう。

また、新型コロナ禍の影響で、BtoBマーケティングの世界でも、オフラインでの対面式セミナーによる集客よりもZoomなどを介したWebセミナー、いわゆるウェビナーの需要が伸びています。

こうした背景から、ビジネスの世界で動画ファイルのやりとりが必要とされる場面は急激に増えてはいますが、動画にも欠点があります。mp4ファイルやmovファイルに代表される動画データは、少ない時間で多くの情報を伝えることができる優れたメディアですが、jpgファイルやpngファイルなどの静止画データより、どうしてもファイルサイズが大きくなります。動画データは膨大な静止画ファイルの連なりと音声データの組み合わせでできているためです。当然ながら、25MBが限界となるメールでのやりとりには向かず、オンラインストレージでのやりとり以外、有効な方法がありません。

4.サイバーセキュリティ上の要請

2020年11月、当時のデジタル改革担当大臣、平井卓也氏がPPAP廃止を明言しました。それを契機に、官民問わずデータファイルの共有方法について方針を再考する必要に迫られることになったのも、オンラインストレージ普及の背景として挙げられます。

「Password付きZIPファイルを送ります ⇒ Passwordを送ります ⇒ Angoka(暗号化)Protocol(プロトコル)」の頭文字から成るPPAPは、添付ファイルをZip形式に自動圧縮し、パスワード付きメールで後送するファイル共有方式で、これまでビジネスシーンでも広く使用されてきました。

ただ、PPAP方式は一見するとセキュリティ対策を意識したファイル共有方法のように見えますが、同一経路(メール)でパスワードを送るため、手間に反して実際的なセキュリティ効果については長らく疑問視されてきました。実際、プライバシーマークの監査上、形式的に取り入れられていることがほとんどだったといえます。特に、こうしたPPAPの仕組みを逆手に取ったマルウェア “Emotet(エモテット)” の流行を受けて、同方式の使用は現在、致命的な悪手と見做されています。

Emotetはビジネスシーンに広く普及したPPAPによるデータ送信に偽装し、添付ファイルを開くと感染する特徴を持つ凶悪なマルウェア(悪意あるソフトウェア)です。2014年に初検出されたのち2019年に大流行、いったん落ち着いたようにみえたものの2021年には再燃しており、現在、サイバーセキュリティの観点から、最も危険なマルウェアのひとつと認識されています。

Emotetの手口は、非常に狡猾です。ビジネスシーンで日常的に使われるWordやExcelなどのOffice系のファイルに仕込まれており、メールの内容も巧みに業務メールに偽装されているため、一見しただけでは見分けがつきません。また、Zip圧縮されたファイルは、エンドポイントやPC内のウイルスチェックをくぐり抜けます。油断して添付ファイルを開くと瞬く間に感染し、ネットワークを通じて他の社内ユーザーにも広がっていきます。

Emotetはマルウェアのなかでも“ランサムウェア”に分類され、いったん感染すると、ユーザーはシステムへのアクセスを制限されます。この制限を解除するために身代金を支払うよう要求するのがランサム(ransom;身代金)ウェアの手口です。現在、サイバー犯罪の多くは、かつての愉快犯から企業を標的にした営利目的に移行しており、特にセキュリティへの意識が薄い日本企業は格好の標的と目されています。そのため、PPAPの代替策として、オンラインストレージでのデータファイルのやりとりが、急速に一般化しています。

5.その他のセキュリティ問題

2022年、尼崎市が46万人に及ぶ市民の個人情報を紛失するというインシデントを起こしたことは、記憶に新しいところです。担当者が物理メディア(USBメモリー)に入れた状態で持ち歩いていたという、杜撰なセキュリティ意識によるものです。

ただ、ネットワークから遮断したパソコンやメインフレームで作業を完結させ、物理メディアを介してファイルデータの受け渡しをするという運用方法は、現在もお役所や古い体質の企業では行われがちです。原始的ではありますが、たしかにネットワークに繋がなければ、マルウェアの感染や情報流出の心配はありません。ただ、物理メディアでのデータファイルのやりとりは、今回のようにメディアそのものを紛失するリスクがあります。根本的な解決手段とはいえないでしょう。

かつては物理メディアの郵送でのやりとりもよく行われていましたが、一日、二日のタイムラグが発生するのを避けられないため、スピードが求められる現代のビジネスシーンにはそぐわないといえます。

セキュリティ面の不安を抱えており、機密情報などを扱うには不適切と捉えられる向きが大きいオンラインストレージですが、現在ではセキュリティ機能も大幅に向上しており、ネットワークを介さないオンプレミス方式よりは、高機能な外部クラウドサーバーに保存したほうがむしろ安全という考えが多数派です。

6.災害へのリスクヘッジ~BCPの観点から~

世界有数の災害大国である日本では、被災すると機密情報/重要なデータファイルが失われるという大きなリスクが常に付きまといます。もしものときのために、BCP(Business Continuity Planning;事業継続計画)の策定はすべての事業者にとって必須といえるでしょう。その施策の一環として、データ・バックアップとしても機能するオンラインストレージの採用は、リスクの分散を図るうえで非常に有効です。実際、2011年の東日本大震災の際には、クラウドにデータ移管していたおかげで被災後もすぐに復旧し救命活動にあたれた医療施設の事例が数多く報告されています。

基本機能に自動バックアップ/ローカルとの同期が組み込まれているサービスを選べば、もしものときの備えに、なお役立つでしょう。ご検討ください。

以上の理由から、今後ますますオンラインストレージの利用率は上がるだろうと予測されます。そうなれば、古い体質の企業も周囲に合わせる必要が出てきますし、さらに高性能なサービスも登場する好循環になるでしょう。

メリット・デメリットを理解してオンラインストレージを導入しましょう

本稿では、無料のオンラインストレージについて、流行の背景を踏まえつつご説明しました。距離や時間を超えて複数ユーザーで情報共有できるオンラインストレージは、仕事の在り方や友人・恋人・家族とのコミュニケーションの在り方を変えうるサービスです。ぜひ、有効活用したいところですね。

無料オンラインストレージのメリット

  • 物理サーバーを置くスペースも要らず、初期コストがゼロ
  • 複数ユーザーでファイルを一元管理、リモートワークに最適
  • 用途に応じたサービスを複数使い分けても無料!
  • 流行の動画のファイルサイズにも対応!
  • 万一のときのためのバックアップに! データ移行も簡単!
  • セキュリティに不満はあるが、手軽さで優る

無料オンラインストレージのデメリット

  • 一定期間アクセスしないとデータが自動で消えることも!
  • セキュリティを万全にしたいなら有料サービス! 個人利用なら無料サービスで十分!
  • 複数ユーザーで管理するからこその事故も起こりうるかも?

 

メリットとデメリットをまとめましたが、無料でここまで使えるメリットのほうが優るといえます。ぜひ、この機会に導入を検討されてはいかがでしょうか?

オンラインストレージについての詳しい記事はこちら↓

【無料あり】最新のオンラインストレージ比較15選!法人に適した製品を紹介