名刺管理ソフトとは？

名刺管理ソフトとは、紙の名刺をスキャナまたはスマートフォンを使いデータ化し、一元管理するソフトのことを指します。名刺をデジタル化することによって、紙で管理をする必要が無くなるため紛失の心配をする必要もありません。

また、デジタルデータでの管理になるため社内での共有や検索機能を利用し簡単に探すことができます。今まで紙媒体での管理の場合は探すのに沢山の時間が必要でしたが、会社名や名前を入力するだけですぐに表示できるため、大幅な業務効率の向上が見込めます。

名刺管理ソフトで、営業力の向上や顧客の育成などを図りたい場合は法人向けのサービスの導入を検討しましょう。自社で利用することがない機能が搭載されたサービスを導入しても、費用が膨らみ結果的にデメリットになってしまいます。

名刺管理ソフトを選ぶ際の比較ポイント9つ

名刺管理ソフトを選定する場合、どのようなポイントに注目する必要があるのでしょうか。いくつか押えておくべきポイントがあるため、以下にご紹介いたします。

• 法人向けか個人向けか
• 無料版か有料版か
• 名刺の取り込み方法で選ぶ
• 提供形態で選ぶ
• 名刺の取り込み精度が高いか
• 操作がしやすいか
• 利用料金やオプションの費用が妥当か
• 外部ツールと連携が可能か
• サポート体制が整っているか

1.法人向けか個人向けか

名刺管理ソフトには大きく分けて個人向けと法人向けがあります。両者には価格はもちろんのこと、搭載される機能についても違いがあります。利用目的が名刺管理のみの場合、個人向けの製品でも十分対応できることがあります。

しかし、会社で導入する場合は法人向けがおすすめです。法人向けの名刺管理ソフトは、名刺管理機能のほかに、営業活動におけるあらゆる便利な機能が搭載されています。

その例を以下にご紹介します。

• 社内全体で名刺情報を共有する機能
• 社内や取引先の人脈の繋がり（人脈ツリー）を可視化する機能
• 名刺情報以外の情報（商談内容など）を登録する機能
• 取引先の人事異動をお知らせする機能
• 営業メールの配信機能
• SFA・CRMとの連携機能

また、トラブル時のサポートやアフターケアなどが提供される場合もあり、いざという場合でも安心してご利用いただけます。

2.無料版か有料版か

費用の有無は選定において重要なポイントの1つになります。無料版の名刺管理ソフトは名刺をデータ化するのみの機能に限ったものが多く、それ以外のビジネスシーンで活用できそうな機能はあまり搭載されていません。また、一部機能が制限されていることもあるため、大量の名刺を管理、営業効率を高めるためにはあまりおすすめはできません。

一方で有料版の場合、人脈ツリーや社内の情報共有などの機能が搭載されているため、実際に導入する際にはどのような機能を利用するのか、運用コストなどのバランスを考慮しつつ名刺管理ソフトを選択することが重要なポイントになるでしょう。

3.名刺の取り込み方法で選ぶ

ここで重要になってくるポイントは以下の2点になります。

• 現在会社に配備されているスキャナーが使用できるか
• スキャナー以外での取り込みが可能かどうか

現在会社に配備されているスキャナーが使用できるか

現在あるスキャナーが利用できるのであれば追加で購入する必要は無いため、その分だけ導入費用を抑えることが可能になります。しかし、会社のスキャナーでの取り込みが難しい場合にも、名刺管理ソフトによっては専用のスキャナーを提供している場合があります。例を挙げるとSansanが専用のスキャナーを提供しており、特に操作は不要で名刺をスキャナーに通すだけで名刺を管理ソフトに取り込むことができます。このように、より名刺の取り込みが簡易的なサービスもあるため導入時には取り込み時の負担についても注目してみましょう。

スキャナー以外での取り込みが可能かどうか

名刺を取り込むにあたってもう1つ重要なポイントとして「スキャナーなどが無い環境でも取り込むことが可能であるか」が挙げられます。名刺を交換後はすぐにスキャナーに通すことができればベストなのですが、顧客の会社に来社する場合は近くにスキャナーが無いため取り込みを忘れがちになります。名刺管理ソフトがスマートフォンやタブレットでの取り込みに対応している場合はこの問題は解決できます。アプリで名刺を取り込むことができれば、その場で登録が可能になるため忘れる心配もありません。名刺を漏れなく管理することができ、かつクイックに登録が可能なため業務の効率化が図れます。

4.提供形態で選ぶ

名刺管理ソフトは大きく分けると「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。現在はクラウド型のサービスが大半を占めていますが、概要を簡単にご紹介します。

クラウド型

クラウド型の名刺管理ソフトは提供する会社のサーバー上でシステムが動いており、名刺のデータなども同じ会社のサーバーに保存されます。クラウド型には以下のような特徴があります。

• 自社でサーバーを用意する必要が無いため初期費用がかからない
•  セキュリティに関しても提供会社が対応するため安心して利用できる
•  システムの運用や保守などは提供する会社が行うため利用者はメンテナンスの必要はない

後ほど紹介する「オンプレミス型」の場合、初期費用が100〜200万円する場合があり、導入のハードルが高く感じる場合があります。クラウド型は基本的にサーバーの設置は不要なため初期費用が発生せず、比較的導入を検討しやすい傾向にあります。また、名刺は個人情報であるためセキュリティの心配がありますが、こちらも提供会社が対応するため専門的な知識もさほど必要なく安心して利用することができます。

オンプレミス型

簡潔にご紹介すると自社にサーバーを準備して設置し、そこに名刺管理ソフトをインストールして運用する方法になります。メリットとしてはクラウド型が1利用者につき費用が発生するのに対して、オンプレミス型の場合は買い切りであるため利用者が増えても費用に変動が無いことが挙げられます。

デメリットはサーバーの運用・保守は全て自社で行う必要があり、セキュリティの対策も必要になるため専門的知識をもった人員の確保が必須になります。また、オンプレミス型はパソコンなどのデバイスの機種が限られる場合があり、Windowsは対応可能であってもMacは対応していない場合などがあるため注意が必要です。以上のことから、基本的にはクラウド型のサービスの方がより柔軟な対応が可能でかつ利便性も高いためこちらをおすすめします。

5.名刺の取り込み精度が高いか

名刺管理ソフトは紙の名刺をデータ化するため、名刺情報をいかにスムーズにシステムに登録できるかが大きなポイントになります。現在販売されている名刺管理ソフトの多くはスキャナーやスマートフォンのカメラ機能を活用することで、名刺情報を光学文字認識（ORC）技術により自動で読み込み検索できるデータとして取り込まれます。

しかし、このORCは各会社によって文字認識の精度が異なり、精度が高い方が手動で文字を入力する機会を削減できるため、無料期間を利用し試されることをおすすめします。また、中には名刺情報をオペレーターが手動で修正するサービスを提供している場合があります。この場合は社内の手間が軽減され、より正確な名刺情報がシステムに登録されるため法人利用では非常に役立つサービスになるでしょう。

6.操作がしやすいか

システムを選ぶ際、操作性の良さも重要な選定基準となります。操作が煩雑だとせっかく導入しても社内に浸透しなくなる可能性があります。そのため、操作がしやすいかをしっかりと検討し、導入後も操作の説明会を行うなどの体制を整えておくとよいでしょう。

7.利用料金やオプションの費用が妥当か

名刺管理ソフトの料金体系については製品によって様々です。先程ご紹介したシステムの違い、「クラウド型」と「オンプレミス型」にもよりますが、現在多くのソフトが「クラウド型」になっているため初期費用は多くの場合0円になります。

しかし、月額の利用料金が発生しますが、加算方法が様々なので解説します。

月額料金の計算方法は大きく分けて以下の2つに分けられます。

• 1ユーザー増えるたびに加算される（1ユーザーあたり1000円など）
• 月額料金が定額制（月額50,000円など）

もし費用を最小限に抑えたい場合は、名刺管理ソフトを利用する人数によって料金体系を意識する必要があります。例として、利用者が20人いると仮定した場合は1ユーザーあたりで月額料金が決まるプランの方が費用が安くなります。しかし、もし利用者が100人いる場合はどうでしょうか。1ユーザーあたりで月額料金が決まるプランだと100,000円発生するのに対して定額制の場合は50,000円なため、こちらの方が最小限の費用で利用できます。

また、オプションサービスによって費用が加算される場合もあるため、その点にも注意する必要があります。利用者の規模や必要なオプション機能を事前に決めておくことで、最適な料金プランを見つけやすくなります。

8.外部ツールと連携が可能か

SFA(営業支援システム)やCRM(顧客管理システム)への連携は製品によってできない場合があります。名刺管理ソフトを法人用として利用する場合、外部ツールとの連携が可能かどうかについては大きなポイントになります。

外部ツールとの連携が可能な商品を選ぶことで、人脈ツリーの可視化や打ち合わせ、商談情報の管理などができるようになるほか、名刺情報を他のシステムでも利用することが可能になるため、名刺情報の活用が広がります。

例えば、登録した名刺情報に商談の内容などを記録することで、商談の履歴を確認することができるほか、過去の内容からどのような部分を次回話し合うべきかなど営業活動をさらに強化することができる可能性があります。

9.サポート体制が整っているか

名刺管理ソフトを使用していて万が一トラブルが発生した場合、サポート体制が十分でないと対処に時間がかかったり、不要な労力を使ってしまったりすることになります。導入においてサポート体制が十分整っているかは重要なポイントになります。導入してすぐの場合、新しいツールの使い方を全社員が熟知しているわけではないため、使い方などをサポートしてもらえるソフトを選びましょう。導入してある程度使い方が浸透してきた場合でも、名刺データの誤削除やシステムの不具合などの際にすぐにサポートを受けることができれば、利用者からすると非常に安心して使うことができます。

このように、サポート体制が十分であれば利用者としても安心して利用することができ、より名刺管理ソフトを活用することができます。逆にサポート体制が不十分な場合、問題が発生した場合に対処が十分でなく利用者が負担を感じ始めてしまうと名刺管理ソフトは徐々に使用されなくなり、導入したとしても想定したほどの効果が発揮できません。名刺管理ソフトを選定する場合は、サポート体制がどれほど整備されているかなども注目してみましょう。

名刺管理ソフト・アプリ20製品を徹底比較

中小企業におすすめの名刺管理ソフト3選

ここからは、中小企業に特におすすめしたい名刺管理ソフトを厳選して紹介します。自社の規模に応じて、適切なシステムを導入しましょう。

• Eight team
• アルテマブルー
• CAMCARD BUSINESS

1.Eight Team

SanSan株式会社のEight teamは、3,000社を超えるさまざまな業種の企業に導入されている中小企業向け名刺管理サービスです。ユーザーが300万人を超え、名刺情報を正確にデータ化して管理できる無料アプリ「Eight」の基本機能はもちろん、社内Eightユーザーが保有する名刺情報を一括管理・共有でき、会社の資産として有効活用することができます。そして、社員による名刺交換を「見込み顧客」の育成につなげることができます。

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• チームでの名刺共有と連携
• 名刺データの一元管理と柔軟なデータ移行
• 人脈の拡大と営業活動の効率化

チームでの名刺共有と連携

Eight teamは、異動や退職しても名刺をチーム内で共有できる機能があります。これにより、お客様情報の引き継ぎやメール配信のリスト増加などに活用できます。また、HubSpotとの同期も可能であり、名刺情報からHubSpotのコンタクトを作成することができます。

名刺データの一元管理と柔軟なデータ移行

Eight teamでは、Excelや他の名刺管理サービスのデータをスムーズに取り込みます。これにより、チームの情報資産を一元化し、共有・活用することが可能です。さらに、名刺情報はCSV形式で一括ダウンロードできるため、メールマーケティングや顧客育成などの活動にも利活用できます。

人脈の拡大と営業活動の効率化

Eight teamでは、共有した名刺を社員同士で閲覧・検索する機能が搭載されています。これにより、同僚や役員が持つ名刺情報を活用し、新たな人脈を広げることができます。さらに、社内の人脈を可視化することで、会いたい人を紹介してもらい営業活動の幅が広がります。営業活動に必要な顧客管理や業務依頼の効率化も実現できます。

参考：【公式】Eight Team – 中小企業向け名刺管理サービス

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Eight teamが中小企業向け名刺管理ソフトである理由

• 手頃な価格帯と使いやすさにより、中小企業でも導入しやすい
• 専門知識がなくても簡単に操作できるため、社内のスタッフが迅速に活用できる
• 効果的なデジタルマーケティングが実現でき、限られた予算でも効果を最大化できる
• 顧客関係構築と成約率向上に特化しており、中小企業の成長と競争力を支援する
• 名刺管理ソフトとの連携が容易であり、情報の一元管理と共有がスムーズに行える
• チームの協力と連携を強化し、情報共有と業務効率を向上させることができる

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2.アルテマブルー

キヤノンエスキースシステム株式会社のアルテマブルーは、現場の使いやすさを考えた豊富な機能を兼ね備えたクラウド型で提供される法人向けの名刺管理ソフトです。導入企業の業界/業種や規模は多岐にわたります。従来の名刺管理ソフトのように名刺をデータ化＆共有して終わりではなく、データの活用を促進するために、人脈の見える化を実現する機能や失敗を防ぐ事前コンサルティングなどによって、営業力を最大化させます。主要なSFA/CRMとの連携も可能です。

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• 機能と運用の組み合わせにより、名刺管理の業務負担を軽減
• 導入前のコンサルティングとトライアルで使い方を確認できる
• 人脈の可視化と営業活動への利活用

機能と運用の組み合わせにより、名刺管理の業務負担を軽減

アルテマブルーは、スピーディかつ正確に名刺を取り込むことができ、外部オペレーターによる文字補正も行われます。さらに、名刺の一元管理や異動・昇進情報の自動取得など、運用に関する機能も提供されるため、効率的な名刺管理を実現できます。

導入前のコンサルティングとトライアルで使い方を確認できる

アルテマブルーでは、導入前に無料のコンサルティングと二週間のトライアルが用意されています。専任担当者との事前ヒアリングを通じて、会社の要望や業務課題に合わせた使い方や活用方法を提案してもらえます。これにより、導入のリスクを最小限に抑えながら、満足度の高い契約を行うことができます。

人脈の可視化と営業活動への利活用

アルテマブルーは、人脈を可視化する人脈マップを提供し、社内外の人脈をわかりやすく管理できます。営業活動のために必要な情報を登録し、大手企業のSFAやCRMとの連携により、顧客データベースを構築できます。名刺から得られた情報を活かして営業活動を強化し、より効果的な顧客管理を実現します。

参考：アルテマブルー | 営業力に差をつける法人向け名刺管理

アルテマブルーの詳しい製品紹介はこちらから

アルテマブルーが中小企業向け名刺管理ソフトである理由

• 小規模でも導入しやすい、手頃な価格で利用可能
• 使いやすく、導入の際の教育コストが低い
• 中小企業のニーズに合わせた機能とカスタマイズが可能
• 専任担当者がサポートし、迅速な対応が受けられる
• 中小企業の成長に合わせて柔軟に拡張・アップグレードが可能

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3.CAMCARD BUSINESS

ワウテック株式会社の名刺管理ソフトCAMCARD　BUSINESSは世界最高クラスの画像補正・OCR（文字認識）機能で、名刺画像を5秒で鮮明にデータ化することが可能なためスムーズな名刺管理を実現できるソフトです。また、取り込んだ名刺はオペレーターによるデータ修正によって精度99％で補正できます。さらに簡易SFA機能や外部サービス連携が備え付けられているため、一枚の名刺から幅広い情報や人脈を獲得することができます。

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• スピーディな名刺データ化と管理の実現
• 幅広い情報や人脈の獲得と活用
• グローバルな利用環境の提供

スピーディな名刺データ化と管理の実現

CAMCARD BUSINESSは、世界最高クラスの画像補正・OCR（文字認識）機能を備えており、名刺画像をわずか5秒で鮮明にデータ化できます。また、取り込んだ名刺情報をオンライン上で簡単に交換・共有することも可能です。名刺の取り込みからデータ化、名刺情報の利活用まで、スムーズで効率的な管理が実現できます。

幅広い情報や人脈の獲得と活用

CAMCARD BUSINESSでは、取り込んだ名刺情報を高精度で修正し、さまざまな情報や人脈を獲得することができます。簡易SFA機能を活用して商談情報やタスクを紐付け、効果的な営業活動ができます。さらに、様々な外部サービスとの連携により、社名や連絡先などの名刺情報を簡単に入力できます。

グローバルな利用環境の提供

CAMCARD BUSINESSは、世界に1.1億以上のユーザーがいる法人向けサービスであり、日本語を含む全17ヶ国語に対応しています。そのため、国内だけでなくグローバル企業でも利用が可能です。セキュリティ面でも万全であり、安心して利用できます。また、オンライン上での名刺情報の交換・共有も容易に行えるため、場所や時間に制約されずに情報を共有できます。

参考：【クラウド名刺管理】CAMCARD BUSINESSでビジネスを加速させる – 機能一覧

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CAMCARD BUSINESSが中小企業向け名刺管理ソフトである理由

• 低コストな料金プランで中小企業の予算に合わせた利用が可能
• スマホで手軽に名刺管理ができ、煩雑な業務を効率化
• 商談情報やタスクを紐付けて管理でき、営業支援に適している
• 外部連携が豊富で他のツールとの統合が容易
• オンライン上で名刺情報を共有し、全社的な情報共有が可能
• 導入実績が多く、中小企業にとって信頼性のある選択肢

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大企業に企業におすすめの名刺管理ソフト3選

続いて、大企業に特におすすめしたい名刺管理ソフトを厳選して紹介します。自社の規模に応じて、適切なシステムを導入しましょう。

• Sansan
• ホットプロファイル
• SmartVisca

1.Sansan

Sansan株式会社の営業DXサービスSansanは、シェアNo.1で83%を誇り中小企業から大手企業まで幅広く利用されています。業種や従業員規模、売上高、役職者情報を閲覧できる企業データベースを標準搭載し、自社との接点がある・ないに関わらず、企業に関するさまざまな情報を営業やマーケティングに活用できます。また、名刺交換やメールでの連絡、商談履歴といった顧客との接点から得られる情報を正確にデータ化し、接点データベースに蓄積します。受注実績を基に企業データベースと組み合わせて活用することで、すでに接点がある類似企業を見つけることができます。

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• 高精度な名刺データ化と効率的な管理
• 社内の人脈を活用した強力な営業支援
• 拡張性の高い連携機能と柔軟な活用

高精度な名刺データ化と効率的な管理

Sansanは、名刺をスキャンするだけでほぼ100%の精度でデータ化することができます。AI技術とオペレーターの手入力によるデータ処理を組み合わせており、質の高い名刺データベースを構築できます。これにより、煩雑な名刺管理作業を大幅に削減し、効率的な顧客情報の管理が可能となります。

社内の人脈を活用した強力な営業支援

Sansanは、人と人のつながりを共有することで営業力を強化します。社内に蓄積された顧客データを統合し、組織全体で利用できるため、生産性の向上や営業チャンスの拡大に寄与します。さらに、名刺情報を起点にしたソリューションを提供しており、取引先のコンプライアンスチェックなど法人向けのニーズにも対応しています。

拡張性の高い連携機能と柔軟な活用

Sansanは、名刺データを他の機能と連携させることでさまざまな業務効率化を図ります。Sansan Plusと連携することで、契約管理やクラウドサインなどの機能を活用し、営業や法務の業務を効率化できます。また、11ヶ国語に対応しており、グローバルな環境でも利用できます。そのため、多様な業種や部門でSansanを活用し、名刺データの有効活用を実現できます。

参考：Sansan – 営業DXサービス

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Sansanが大企業向け名刺管理ソフトである理由

• 膨大な顧客情報を網羅的に管理できる
• 精度の高い仮説立てによる質の高い提案が可能
• 多様なチャネルから顧客にアプローチできる
• 外部システムとの連携・統合が容易
• 名刺情報の正確なデータ化と効率的な管理
• クラウド型で利便性が高く、場所を選ばず利用可能
• 自動名寄せ機能による組織全体の情報の把握
• SFAやCSV連携による営業活動の効率化が実現可能

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2.ホットプロファイル

株式会社ハンモックのホットプロファイルは、ITreview Grid Award 2023 Winterで名刺管理・SFA・MA・CRM部門の4部門を受賞した名刺管理ソフトです。名刺管理だけでなく、営業支援(SFA)や見込み客発掘も可能であり、企業の売り上げアップと生産性を向上する機能を1つにまとめたソフトとなっています。基本的な名刺管理機能のほか、有料オプションを利用することでビジネス管理や地図連携、人事異動情報の確認だけでなくSalesforceとの連携も可能です。

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• 安全性と信頼性の確保
• 柔軟で使いやすい機能性
• 充実したサポート体制

安全性と信頼性の確保

ホットプロファイルは、経済産業省の『クラウドセキュリティガイドライン』に準拠し、万全のセキュリティ対策を講じています。第三者認証を取得しており、お客様に安心して利用できる環境を提供しています。データの保護とプライバシーの確保を重視し、セキュリティ面でのリスクを最小限に抑えています。

柔軟で使いやすい機能性

ホットプロファイルは、必要な機能のみを選択して利用できるため、企業のニーズに合わせたカスタマイズが可能です。段階的な機能追加に対応し、利用者は使い慣れた操作感で作業を行うことができます。また、他社製品からの移行もスムーズに行えるため、既存のシステムに依存せずにホットプロファイルへの切り替えが容易です。

充実したサポート体制

ホットプロファイルは初めて利用する方でも安心して使用できるよう、充実したサポート体制を提供しています。専任のスタッフがホットプロファイルの運用をサポートし、管理者向けの初期設定ガイドやセミナー、FAQサイトなどのリソースを提供しています。お客様の要望に合わせたトレーニングやカスタマイズも行い、円滑な導入と運用をサポートします。

参考：クラウド型名刺管理・営業支援ツール『ホットプロファイル』名刺/SFA/MA/CRM

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ホットプロファイルが大企業向け名刺管理ソフトである理由

• 万全のセキュリティ対策と第三者認証による安心環境
• 段階的な追加で、営業現場の浸透に手間や時間がかからない
• データ移行や他システム連携のサポートでスムーズな乗り換えを実現
• 専任スタッフのサポートとオンボーディング支援を提供
• 複数ツールの統一で使いやすく、コスト削減と生産性向上に貢献
• Zoom商談での名刺交換や正確な相手情報把握が可能
• 組織ツリー作成やMA機能で情報把握と売り上げ向上に寄与
• 名刺から顧客管理まで実用的な機能を提供

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3.SmartVisca

株式会社サンブリッジのSmartViscaは、名刺管理や顧客データの構築・活用を行うソフトウェアです。紙名刺のデジタル化やオンラインの名刺簡単が簡単に行え、対面からオンラインまであらゆる顧客データをSalesforceに登録・更新します。顧客データの蓄積と使いやすい操作画面でSalesforceの活用が一気に進みます。また、顧客を含む社内外の人物データをひとつの連絡帳にして、電話着信の通知や人脈可視化が可能になります。

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• Salesforceとの一体化による効果的な営業成果と顧客管理の実現
• 業種に対応した高い拡張性
• 高度なセキュリティとコンプライアンス対策

Salesforceとの一体化による効果的な営業成果と顧客管理の実現

SmartViscaはSalesforceと連携し、名刺から得られる情報をSalesforceの機能と組み合わせて営業成果や顧客管理を最大限に活用します。Salesforceと同じIDやパスワードでの管理やユーザー管理の一元化など、サンブリッジの長年にわたるSalesforceのパートナーシップにより、親和性が高い名刺管理アプリです。

業種に対応した高い拡張性

SmartViscaは高い拡張性を持ち、どのような業種にも対応します。顧客管理や案件管理のできるSales Cloudや、ダイレクトメール配信のできるMAとの連携、さらには4,000以上の他社アプリとの連携が可能です。これにより、各業種において顧客データの効果的な活用方法を実現し、業務の効率化と成果の最大化を図ることができます。

高度なセキュリティとコンプライアンス対策

SmartViscaはセキュリティとコンプライアンス対策においても高い水準を保っています。トラフィックの遮断とSSL/TLSによる通信暗号化など、セキュリティ対策を強化しています。また、名刺データの入力は複数のオペレーターが分割して入力するなど、データの厳密な管理を行っています。さらに、全てのデータはSalesforceのセキュリティ基準に準拠した国内大手のクラウドデータセンターで運用されています。

参考：SmartVisca（スマートビスカ）｜名刺管理から生まれたSalesforceの活用ソリューション

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SmartViscaが大企業向け名刺管理ソフトである理由

• Salesforceとの一体化による高度な顧客管理と営業成果の最大化
• 拡張性の高さであらゆる業種のニーズに対応可能
• 高いセキュリティとコンプライアンス対策によるデータの安全性確保
• 高精度AI-OCRによる高速かつ正確な名刺データのデジタル化
• クラウド連絡帳で名刺交換情報の一元管理と社内連携の強化
• Salesforceのプラットフォームを活用した豊富な機能とデータ分析の実現

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名刺管理ソフトの代表的な機能7選

名刺をデータ化し、営業やマーケティングで利活用できる名刺管理ソフトには、多くの機能が搭載されています。今回は、名刺管理ソフトのコア機能ともいえる、代表的な機能7選を紹介します。

• 名刺スキャン機能
• 名刺データ整理と管理機能
• 名刺データの編集と更新機能
• 自動連絡先同期機能
• 検索とフィルタリング機能
• メモとタスク管理機能
• バックアップとデータの保護

1.名刺スキャン機能

名刺スキャン機能は、スマートフォンのカメラやスキャナを使用して、実際の名刺をデジタルデータに変換します。この機能はOCR（Optical Character Recognition）技術を利用しており、名刺上のテキスト情報を自動的に読み取ります。

名刺スキャンの具体的な手順

• まずスキャンモードを選択し、スマートフォンのカメラを名刺に向ける
• 名刺をフレーム内に収め、撮影すると、OCR技術が名刺上のテキストを解析する
• 解析されたデータは、名刺データベースに保存され、名刺と関連付けられる

OCR技術は高度なパターン認識アルゴリズムを使用しており、名刺上の文字や数字を識別します。氏名、会社名、役職、連絡先情報など、名刺に含まれる重要なデータを正確に抽出します。この機能の利点は、手動で名刺情報を入力する手間を省き、正確かつ迅速なデータ収集が可能となることです。従来の方法では、名刺情報を手入力する必要がありましたが、名刺スキャン機能を使えば、名刺をスキャンするだけで情報が取り込まれます。これにより、時間と労力を節約し、ヒューマンエラーを最小限に抑えることができます。

さらに、名刺スキャン機能はデータの一貫性を確保するためにも役立ちます。名刺情報はデジタルデータベースに保存されるため、紙の名刺が紛失したり破損したりしても、データは安全に保管されます。また、データベース内で名刺情報を編集・更新することも可能です。

2.名刺データ整理と管理機能

データ整理と管理機能の利活用によって、スキャンされた名刺データを効果的に整理・管理することで、ビジネス上の情報を簡単にアクセスし、関連情報を迅速に把握することができます。まず、名刺管理ソフトでは、名刺データをさまざまなデータ項目に基づいて整理することができます。例えば、氏名、会社名、連絡先情報、役職などのデータ項目を活用して、名刺をカテゴリ分けやグループ化することが可能です。これにより、特定の企業や個人との関係性に基づいて名刺を整理し、効率的に情報を管理することができます。

さらに、名刺管理ソフトでは、タグ付け機能を利用することもできます。名刺に関連する特定のタグを設定することで、さらなるカスタマイズや分類が可能です。例えば、取引先、顧客、見込み客、イベント参加者などのタグを付けることで、名刺をさらに細かく分類し、特定のグループに関連付けることができます。

3.名刺データの編集と更新機能

名刺データの編集と更新機能は、名刺管理ソフトで非常に重要です。この機能により、手動で名刺の情報を追加、編集、更新することができます。名刺に変更が生じた場合や追加情報が入手できた場合、それを簡単にデータベースに反映させることができます。

まず、名刺データの追加では、新しく入手した名刺の情報を手動で入力することができます。名刺の内容を見て、氏名、会社名、役職、連絡先情報などを適切なフィールドに入力します。これにより、新たに獲得したビジネスコンタクトや顧客情報を効率的にデータベースに追加することができます。名刺データの編集では、既存の名刺情報を修正したり変更したりすることができます。例えば、連絡先の電話番号やメールアドレスが変更された場合、該当する名刺データを選択し、新しい情報に編集することができます。これにより、常に最新の情報を保持し、正確なコンタクト情報を維持することができます。

4.自動連絡先同期機能

自動連絡先同期機能は、名刺管理ソフトが他のデバイスやアプリケーションとスムーズに連携するための機能です。この機能により、名刺データを異なるプラットフォームやアプリケーション間で自動的に同期することができます。以下に詳細を説明します。

まず、スマートフォンの連絡先との同期機能があります。名刺管理ソフトは、スマートフォンの連絡先アプリと連携し、名刺データを相互に同期することができます。スキャンした名刺データを名刺管理ソフトに保存すると、自動的にスマートフォンの連絡先と同期されます。逆に、スマートフォンで新しい連絡先を追加した場合も、名刺管理ソフトに自動的に反映されます。これにより、名刺データの一元管理が実現され、連絡先情報の一貫性が保たれます。

また、メールクライアントとの連携機能も利用できます。名刺管理ソフトは、メールアプリケーションと連携して名刺データを同期することができます。例えば、Microsoft OutlookやGmailなどのメールクライアントと連携することで、名刺データとメールアドレスを関連付けることができます。新しい名刺をスキャンすると、自動的に連絡先リストに追加され、メールクライアントにも同期されます。これにより、メールの送信や受信時に名刺データを容易に利用できるため、スムーズなコミュニケーションが可能となります。

自動連絡先同期機能により、名刺データを複数のプラットフォームやアプリケーションで一元管理することができます。名刺データの更新や変更は、一度の操作で複数のデバイスやアプリケーションに反映されます。これにより、名刺データの一貫性が保たれ、煩雑な手動の同期作業を省くことができます。さらに、連絡先情報をスムーズに利用できるため、効率的なコミュニケーションやビジネス活動が可能となります。

5.検索とフィルタリング機能

検索機能では、名刺データベース内の情報をキーワードや条件で検索することができます。たとえば、氏名、会社名、役職、連絡先情報などの要素を基に検索することが可能です。キーワードを入力することで、名刺データベースから一致する名刺を検索し、関連する情報を表示します。これにより、特定の名刺を素早く見つけることができます。

また、フィルタリング機能を使用することで、特定の属性やカテゴリに基づいて名刺を絞り込むことができます。たとえば、会社名による絞り込みや、特定のタグやカテゴリに基づく絞り込みが可能です。これにより、特定の条件に合致する名刺のみを表示することができます。検索とフィルタリング機能を組み合わせることで、必要な名刺情報に迅速かつ効果的にアクセスできます。例えば、特定の企業の担当者の名刺を見つけたい場合、会社名を検索キーワードとして入力し、関連する名刺を表示させることができます。また、特定のイベントやプロジェクトに関連する名刺を絞り込むことも可能です。

6.メモとタスク管理機能

名刺管理ソフトでは、名刺に関連するメモやタスクを追加し、それらのアクションを管理することができます。特定の名刺に対してフォローアップが必要な場合、リマインダー機能を使用してリマインド通知を設定することができます。これにより、名刺と関連したアクションやタスクを忘れることなく管理することができます。

また、名刺と関連する情報やメモを追加することもできます。例えば、会議や商談の内容やメモ、特記事項、個人的な関係性に関する情報などを名刺に関連付けて保存できます。これにより、名刺だけでなく、それに関連する重要な情報を一元管理することができます。さらに、名刺管理ソフトでは、タスク管理機能を使用して名刺に関連するタスクを追跡することもできます。名刺に対して特定のアクションやタスクが必要な場合、それらをタスクとして登録し、進捗状況や期限を管理することができます。これにより、名刺と関連する活動やタスクを簡単に把握し、効果的に管理することができます。

7.バックアップとデータの保護

名刺管理ソフトでは、名刺データを定期的にバックアップすることができます。このバックアップは、クラウドサーバやデバイス内の安全な場所に保存されます。バックアップにより、名刺データを保護し、データの紛失や損失に備えることができます。バックアップは、自動的に設定することも可能です。定期的な自動バックアップを設定することで、データの更新や変更が行われた場合でも、最新のデータがバックアップされます。これにより、常に最新の名刺データにアクセスできる状態を維持できます。

データの保護と安全性も名刺管理ソフトの重要な機能です。名刺データは、クラウドサーバやデバイス内のセキュアな場所に保存されます。これにより、不正アクセスやデータの漏洩、破損などからデータを保護することができます。さらに、名刺管理ソフトでは、アクセス制御やデータの暗号化などのセキュリティ対策も提供されています。これにより、不正なアクセスからデータを保護し、機密性を確保することができます。

バックアップとデータの保護機能を活用することで、名刺データの安全性と保護を確保できます。データの紛失や損失によるリスクを最小限に抑え、いつでも安心して名刺データにアクセスできる状態を維持することができます。

名刺管理ソフトを導入するメリット5つ

導入することで「今よりどれくらい業務が改善されるのか」が注目される点になります。入退室管理システムを企業が導入すると下記5つのメリットが得られます。本章では、それぞれのポイントについて具体的に解説しているので確認しておきましょう。

• 大量の名刺を管理することが可能に
• 必要な名刺を検索機能ですぐに見つけることが可能に
• 名刺情報を利用者が入力せずにデータ化できる
• 名刺情報以外にも来社、打ち合わせの記録など、様々な情報を残せる
• 社員同士の情報共有が簡単になる

1.大量の名刺を管理することが可能に

名刺管理ソフトを導入する一番のメリットは「名刺をデータ化し、ソフト上で一元管理することができる」ことにあります。もちろん、名刺が10枚から20枚程度であればわざわざデータ化するよりも紙媒体での管理の方が費用も掛からず管理することが可能です。しかし、50枚を超えてくると名刺ファイルなどに入らない場合もあり、スペースの問題以外にも紛失や目的の名刺を探しづらくなるなどの問題も発生します。

名刺管理ソフトを利用することでパソコンやスマートフォンなどのデバイスで管理することが可能になります。スキャナーやスマートフォンから名刺を簡単に読み取ることができるため、登録の手間も減らすことができ、保管の必要もなくなります。また、名刺情報は一度登録して削除しない限りデータが消えることはありません。名刺交換したがその後どこに保管したか分からないというケースを無くすことができるため、より効率的な名刺管理が可能になります。

2.必要な名刺を検索機能ですぐに見つけることが可能に

名刺管理ソフトを導入すると名刺を簡単に検索して見つけることができます。先程もご紹介した通り、名刺をファイルなどで管理している場合、10枚から20枚ほどであればそれほど探す労力は必要としません。しかし、枚数が増えていくに従って名刺がどこにあるのか分からず、探す手間が大きくなってしまいます。探す時間も長くかかることになるため、従業員の負担は増えるばかりか業務効率も下がっていきます。

名刺管理ソフトを導入すれば氏名はもちろんのこと会社名や電話番号、部署名などでの検索が可能なため簡単に名刺を探し出すことができます。クラウドタイプの名刺管理ソフトの場合、パソコン以外にもスマートフォンやタブレットなどで名刺情報を確認することが可能なため、訪問先でも簡単に名刺の内容を確認することができます。

3.名刺情報を利用者が入力せずにデータ化できる

名刺をExcelで管理している場合、名刺の内容を全て手入力することになるため登録時に非常に負担が掛かってしまいます。現在販売されている名刺管理ソフトの多くは名刺をスキャナーやスマートフォンなどでスキャンした後、名前などのデータを入力することなく名刺管理ソフトに登録されます。これは光学文字認識（ORC）を利用することで、利用者が入力しなくても記載されている情報が入力される仕組みとなっています。中には正しく名刺情報を読み取れなかった場合、オペレーターが手動で入力するサービスを用意しているソフトもあります。

4.名刺情報以外にも来社、打ち合わせの記録など、様々な情報を残せる

名刺管理ソフトは名刺をただ管理する以外にも活用方法があります。例として来社や打ち合わせなどの情報を記録することなどが挙げられます。紙の名刺の場合、何かを書き込んだりすることはなく、来社などの記録は別の場所で管理することがほとんどだと思われます。しかし、名刺管理ソフトの活用次第では備考欄などに様々な情報を記録することができ、名刺以上の情報を登録することが可能です。以前この方はいつ来社されてどのような話をしたのかなど、全て名刺管理ソフト上で確認することができるようになるため、業務も一元化を図ることができます。

5.社員同士の情報共有が簡単になる

名刺管理が紙の場合は一部の社員のみが名刺を持っており、情報共有がされないことから名刺を個人管理していると社員の連携が上手くいかず、販路の拡大に影響が出て会社全体の利益に影響してしまいます。名刺管理ソフトを導入することにより、社内の名刺情報を部署や部門を超えて全社員に共有できれば業務効率は向上し、連携もより上手く取ることができるでしょう。社内での連携が高まったことにより、未開拓だった販路の獲得や商談のセッティングなど思わぬビジネスチャンスを生み出すきっかけとなるかもしれません。

名刺管理ソフトを導入する前に知っておくべき注意点5つ

ここまで名刺管理ソフトのメリットをご紹介しましたが、もちろん注意すべきポイントもあります。導入においての注意点についても押えておきましょう。

• 場合によっては名刺登録に時間が掛かる
• 費用が高額な場合がある
• 多重の登録が必要になる場合がある
• 急な導入は混乱を招く可能性がある
• 多機能だと使いこなせない可能性がある

1.場合によっては名刺登録に時間が掛かる

紙媒体からデータ化するにあたり、今までの名刺を全てデータ化するとなるとかなりの手間と時間を要する場合があります。また、名刺交換の機会が日常的に多い場合は登録作業に負担を感じる場合もあるでしょう。時間を掛けずに登録を済ませたい場合は登録代行サービスなどを活用する事で手間を省く事ができます。

2.費用が高額な場合がある

個人向けの名刺管理ソフトの場合、多くは無料で利用できるものが多いです。一方で法人向けの名刺管理ソフトの場合は有料のものが多く、利用料を支払う必要があります。もちろん有料版の方が無料版に比べて機能が充実していますが、スタートアップ企業や中小企業など従業員が少ない組織の場合はあまり費用対効果が高くならない場合があります。名刺管理ソフトは機能に合わせて価格帯も様々なため、組織の規模や予算に合わせて選定する必要があります。

3.多重の登録が必要になる場合がある

営業活動で用いられる営業支援システムや顧客管理システムを既に導入していて名刺をシステム上に登録している場合、連携ができないと新しく導入する名刺管理システムで再び名刺を登録する必要があるかもしれません。導入する際は既存のシステムと連携ができるかを確認しておくとよいでしょう。

4.急な導入は混乱を招く可能性がある

社内で導入前に周知したり、管理体制を整えたりと事前に準備しておきましょう。事前準備を怠って急に導入してしまうと、社内で反発が起きる可能性やスムーズな運用ができない可能性などが出てきます。また、いきなり全ての部署で導入するのではなく、一部の部署から導入するようにしてスモールスタートから始めてみると混乱のリスクを軽減できるでしょう。

5.多機能だと使いこなせない可能性がある

システムを導入する際、多機能が魅力でシステムを選んでしまうと導入後に使いこなせず定着しなくなるかもしれません。また、多機能であるほどコストがかかる場合もあります。そのため、必要な機能をあらかじめピックアップしてシステムを選ぶことで適度な機能のシステムを選べるようになるでしょう。

無料で使える名刺管理ソフト・アプリはこちら

1,Wantedly People

ウォンテッドリー株式会社が提供しているWantedly Peopleは、400万人以上が利用している個人用の名刺管理ソフトです。スマートフォンで撮影するだけで複数の名刺をその場でデータ化し、名刺交換相手の情報を入手することができます。また、名刺情報とWantedlyのプロフィールとの連携がされるため、Wantedlyを活用している企業と個人を結びつけることが可能です。

Wantedly peopleの詳しい製品紹介はこちらから

• その場で複数の名刺を同時に読み取ることができる
• スキャンした情報で社内外の関係性構築促進につながる
• セキュリティ対策が充実しているため、安心して利用可能

その場で複数の名刺を同時に読み取ることができる

Wantedlypeopleでは、受け取った名刺すべてを一回の撮影で同時に10枚まで瞬間データ化できます。そして、読み込んだデータは即時連絡帳に追加され、「使える情報」として保存されます。またスマートフォンの撮影から取り込めるので、いつでもどこでも名刺情報のデータ化が可能です。

スキャンした情報で社内外の関係性構築促進につながる

スキャンした名刺データから相手に関連する情報をその場で検索可能です。名刺の範囲内での情報以上を把握することができるため、お互いの関係性構築を促進します。また、常に最新情報にアップデートされるため、人材の情報把握に役立ちます。さらに、Wantedly peopleでつながった相手が転職・昇進・異動などで、プロフィールを更新すると、アプリを開いただけで確認が可能です。

セキュリティ対策が充実しているため、安心して利用可能

全ての名刺情報は、人工知能によって処理されるので、情報が漏れる心配がありません。 通信はTLS プロトコル v1.2 (SSL)を用いて暗号化されており、 送信されたデータは高い信頼性とセキュリティ水準を持つ データセンターにて厳重に保管されています。

Wantedly peopleの詳しい製品紹介はこちらから

引用：Wantedly People | 名刺管理が驚くほど簡単な無料アプリ、ウォンテッドリーピープル

2,myBridge

LINE株式会社の事業として開発されたmyBridgeは、スマートフォンで撮影しただけですべての名刺情報をデータ化できる名刺管理アプリです。名刺管理に特化したツールなので無駄な機能が少なく、とてもシンプルな名刺管理ツールです。機能的にも、googleマップやLINE通話との連携、Excel形式でのダウンロードなど、ビジネスパーソンに本当に役立つツールとして、利用者に大好評です。

myBridgeの詳しい製品紹介はこちらから

• スマホで撮影するだけですべての名刺情報を正確にデータ化し、いつでも検索可能
• 共有機能や他サービスやシステムとの連携機能が充実
• myBridgeのすべての機能が無料かつ無制限で利用できる

スマホで撮影するだけですべての名刺情報を正確にデータ化し、いつでも検索可能

名刺をスマホで撮影するだけで、OCR文字認識機能とオペレーターによる手作業で名刺情報をデータ化できます。しかも、一日あたりに入力できる名刺枚数・入力項目の上限もないため、無制限で利用できるのが特徴です。そして取り込んだ名刺データをいつでもどこでもスマホで検索可能なので、名刺情報の利活用の幅が広がります。

共有機能や他サービスやシステムとの連携機能が充実

myBridgeは社内のメンバーと手軽に名刺をシェアし、共同で管理することができます。一元管理したデータを元に、営業データベースを簡単に構築することができ、新規営業機会の発掘にも効果的に活用することができます。そして共有先を簡単に選択することができるので、同僚の部署異動や退職時にもスピーディに引き継ぎが可能です。

myBridgeのすべての機能が無料かつ無制限で利用できる

名刺の撮影だけで正確にデータ化したり、社内で名刺情報を共有したり、連絡先をファイルで保存するなどの機能はすべて無料です。無料で利用できる機能の多さは他社サービスを圧倒しています。さらに、無料サービスの多くは広告が表示されますが、myBridgeは広告が表示されないため安心して使いやすい環境が整っています。

myBridgeの詳しい製品紹介はこちらから

引用：myBridge – サクッと名刺管理

営業活動の強化には名刺管理ソフトの導入が必須

企業が名刺管理ソフトを導入することで名刺管理をデータで一元管理することができるようになり、業務の効率化を図れます。一元管理が可能になることで、他の社員との連携も強化されます。商談の効率化や商談記録を残すこともできるため、更なるビジネスチャンスをつかめる場合もあるでしょう。

ただし、名刺管理ソフトにはメリットや注意点があり、料金体系やサービス内容についても各社それぞれ違いがあるため様々な視点から名刺管理ソフトを選ぶ必要があります。本記事でご紹介した名刺管理ソフトはユーザーから利便性や料金の妥当性、信頼性において定評があるものばかりです。導入の際にはぜひ参考にしていただき、ご検討ください。