名刺管理ソフトとは？

名刺管理ソフトとは、紙の名刺をスキャナまたはスマートフォンを使いデータ化し一元管理するソフトのことを指します。
名刺をデジタル化することによって、紙で管理をする必要が無くなるため、紛失の心配をする必要もありません。また、デジタルデータでの管理になるため、社内での共有や検索機能を利用し簡単に探すことができます。

今まで紙媒体での管理の場合、探すのに沢山の時間が必要でしたが、会社名や名前を入力するだけですぐに表示できるため、大幅な業務効率の向上が見込めます。

導入するソフトを選定する際には、営業力の向上や顧客の育成などを目指す場合、法人向けのサービスの導入を検討しましょう。
また、自社で利用することがない機能が搭載されたサービスを導入しても、費用が膨らみ結果的にデメリットになってしまいます。それではまず、自社のニーズにあった機能の製品を選ぶ前に名刺管理ソフト導入のメリット・デメリットについてご紹介いたします。

名刺管理ソフト導入によるメリット・デメリット

メリット

導入することで「今よりどれくらい業務が改善されるのか」が注目される点になります。

名刺を管理する上で重要視されるポイントとして、以下のポイントが挙げられます。
● 紛失しない
● 探しやすい
● 情報共有しやすい
● 営業効率の拡大
これらを踏まえたうえでメリットについてご紹介します。

大量の名刺を管理することが可能に

名刺管理ソフトを導入する一番のメリットは「名刺をデータ化し、ソフト上で一元管理することができる」ことにあります。

もちろん、名刺が10枚から20枚程度であれば、わざわざデータ化するよりも紙媒体での管理の方が費用も掛からず管理することが可能です。
しかし、50枚を超えてくると、名刺ファイルなどに入らない場合もあり、スペースの問題以外にも、紛失や目的の名刺を探しづらくなるなどの問題も発生します。

名刺管理ソフトを利用することでパソコンやスマートフォンなどのデバイスで管理することが可能になります。スキャナーやスマートフォンから名刺を簡単に読み取ることができるため、登録の手間も減らすことができ、保管の必要もなくなります。

また、名刺情報は一度登録して削除しない限り、データが消えることはありません。
名刺交換したが、その後どこに保管したか分からない、というケースを無くすことができるため、より効率的な名刺管理が可能になります。

必要な名刺を検索機能ですぐに見つけることが可能に

名刺管理ソフトを導入すると、名刺を簡単に検索して見つけることができます。

先程もご紹介した通り、名刺をファイルなどで管理している場合、10枚から20枚ほどであれば、それほど探す労力は必要としません。
しかし、枚数が増えていくに従って、名刺がどこにあるのか分からず、探す手間が大きくなってしまいます。
探す時間も長くかかることになるため、従業員の負担は増えるばかりか、業務効率も下がっていきます。

名刺管理ソフトを導入すれば、氏名はもちろんのこと、会社名や電話番号、部署名などでの検索が可能なため、簡単に名刺を探し出すことができます。
クラウドタイプの名刺管理ソフトの場合、パソコン以外にもスマートフォンやタブレットなどで名刺情報を確認することが可能な為、訪問先でも簡単に名刺の内容を確認することができます。

名刺情報を利用者が入力せずにデータ化できる

名刺をExcelで管理している場合、名刺の内容を全て手入力することになるため、登録時に非常に負担が掛かってしまいます。

現在販売されている名刺管理ソフトの多くは、名刺をスキャナーやスマートフォンなどでスキャンした後、名前などのデータを入力することなく、管理ソフトに登録されます。
これは光学文字認識（ORC）を利用することで利用者が入力しなくても記載されている情報が入力される仕組みとなっています。
中には正しく名刺情報を読み取れなかった場合、オペレーターが手動で入力するサービスを用意しているソフトもあります。

名刺情報以外にも来社、打ち合わせの記録など、様々な情報を残せる

名刺管理ソフトは名刺をただ管理する以外にも活用方法があります。
例として来社や打ち合わせなどの情報を記録することなどが挙げられます。
通常、紙の名刺の場合、何かを書き込んだりすることはなく、来社などの記録は別の場所で管理することがほとんどだと思われます。
しかし、名刺管理ソフトの活用次第では、備考欄などに様々な情報を記録することができ、名刺以上の情報を登録することが可能です。

以前この方はいつ来社されてどのような話をしたのかなど、全て名刺管理ソフト上で確認することができるようになるため、業務も一元化を図ることができます。

社員同士の情報共有が簡単になる

名刺管理が紙の場合、一部の社員のみが名刺を持っており、情報共有がされないことから、名刺を個人管理していると、社員の連携が上手くいかず、販路の拡大に影響が出て会社全体の利益に影響してしまいます。

名刺管理ソフトを導入することにより、社内の名刺情報を部署や部門を超えて全社員に共有できれば、業務効率は向上し、連携もより上手く取ることができるでしょう。
社内での連携が高まったことにより、未開拓だった販路の獲得や商談のセッティングなど、思わぬビジネスチャンスを生み出すきっかけとなるかもしれません。

デメリット

ここまで名刺管理ソフトのメリットをご紹介しましたが、もちろん注意すべきポイントもあります。
導入においてのデメリットについても押えておきましょう。

場合によっては名刺登録に時間が掛かる

紙媒体からデータ化するにあたり、今までの名刺を全てデータ化するとなると
かなりの手間と時間を要する場合があります。また、名刺交換の機会が日常的に多い場合は、登録作業に負担を感じる場合もあるでしょう。

その場合も、時間を掛けずに登録を済ませたい場合は、登録代行サービスなどを活用する事で手間を省く事ができます。

費用が高額な場合がある

個人向けの名刺管理ソフトの場合、多くは無料で利用できるものが多いです。
一方で法人向けの名刺管理ソフトの場合、有料のものが多く、利用料を支払う必要があります。もちろん、有料版の方が無料版に比べて機能が充実していますが、スタートアップ企業や中小企業など、従業員が少ない組織の場合、あまり費用対効果が高くならない場合があります。

名刺管理ソフトは機能に合わせて価格帯も様々なため、組織の規模や予算に合わせて選定する必要があります。

名刺管理ソフトの比較一覧

名刺管理ソフトの選び方

名刺管理ソフトのメリット、デメリットをご紹介しましたが、実際にソフトを選定する場合、どのようなポイントに注目する必要があるのでしょうか。

いくつか押えておくべきポイントがあるため、以下にご紹介いたします。

法人向けと個人向けの違い

先程もご紹介した通り、名刺管理ソフトには大きく分けて個人向けと法人向けがあります。
両者には価格はもちろんのこと、搭載される機能についても違いがあります。

利用目的が名刺管理のみの場合、個人向けの製品でも十分対応できることがあります。
しかし、会社で導入する場合は法人向けがおすすめです。
法人向けの名刺管理ソフトは、名刺管理機能のほかに、営業活動におけるあらゆる便利な機能が搭載されています。
その例を以下にご紹介します。

● 社内全体で名刺情報を共有する機能
● 社内や取引先の人脈の繋がり（人脈ツリー）を可視化する機能
● 名刺情報以外の情報（商談内容など）を登録する機能
● 取引先の人事異動をお知らせする機能
● 営業メールの配信機能
● SFA・CRMとの連携機能

また、トラブル時のサポートやアフターケアなどが提供される場合もあり、いざという場合でも安心してご利用いただけます。

無料版か有料版のどちらにするか

費用の有無は選定において重要なポイントの1つになります。
無料版の名刺管理ソフトは、名刺をデータ化するのみの機能に限ったものが多く、それ以外のビジネスシーンで活用できそうな機能はあまり搭載されていません。
また、一部機能が制限されていることもあるため、大量の名刺を管理、営業効率を高めるためにはあまりおすすめはできません。

一方で有料版の場合、先程「法人向けと個人向けの違い」でもご紹介したように、人脈ツリーや社内の情報共有などの機能が搭載されているため、実際に導入する際には、どのような機能を利用するのか、運用コストなどのバランスを考慮しつつ、管理ソフトを選択することが重要なポイントになるでしょう。

名刺の取り込み方法

ここで重要になってくるポイントは以下の2点になります。

現在会社に配備されているスキャナーが使用できるか

現在あるスキャナーが利用できるのであれば、追加で購入する必要は無いため、その分だけ導入費用を抑えることが可能になります。

しかし、会社のスキャナーでの取り込みが難しい場合にも、名刺管理ソフトによっては、専用のスキャナーを提供している場合があります。
例を挙げるとSansanが専用のスキャナーを提供しており、特に操作は不要で名刺をスキャナーに通すだけで名刺を管理ソフトに取り込むことができます。

このようにより名刺の取り込みが簡易的なサービスもあるため、導入時には取り込み時の負担についても注目してみましょう。

スキャナー以外での取り込みが可能かどうか

名刺を取り込むにあたってもう1つ重要なポイントとして「スキャナーなどが無い環境でも取り込むことが可能であるか」が挙げられます。

名刺を交換後、すぐにスキャナーに通すことができればベストなのですが、顧客の会社に来社する場合は近くにスキャナーが無いため、つい取り込みを忘れがちになります。

名刺管理ソフトがスマートフォンやタブレットでの取り込みに対応している場合、この問題は解決できます。
アプリで名刺を取り込むことができれば、その場で登録が可能になるため、忘れる心配もありません。
名刺を漏れなく管理することができ、かつクイックに登録が可能なため、業務の効率化が図れます。

「クラウド型」と「買い切り型」の違いを押えておく

名刺管理ソフトは大きく分けると「クラウド型」と「買い切り型」の2種類があります。
現在はクラウド型のサービスが大半を占めていますが、概要を簡単にご紹介します。

クラウド型について

クラウド型の名刺管理ソフトは、提供する会社のサーバー上でシステムが動いており、名刺のデータなども同じ会社のサーバーに保存されます。

クラウド型には以下のような特徴があります。
● 自社でサーバーを用意したりする必要が無いため、初期費用がかからない
● システムの運用や保守などは提供する会社が行うため、利用者はメンテナンスの必要はない
● セキュリティに関しても提供会社が対応するため、安心して利用できる

後ほど紹介する「買い切り型」の場合、初期費用が100〜200万円する場合があり、導入のハードルが高く感じる場合があります。
クラウド型は基本的にサーバーの設置は不要なため、初期費用が発生せず、比較的導入を検討しやすい傾向にあります。

また、名刺は個人情報にもなるため、セキュリティの心配がありますが、こちらも提供会社が対応するため、専門的な知識もさほど必要なく、安心して利用することができます。

買い切り型について

オンプレミス型とも呼ばれる場合があります。
簡潔にご紹介すると、自社にサーバーを準備して設置し、そこに名刺管理ソフトをインストールして運用する方法になります。

メリットとしては、クラウド型が1利用者につき費用が発生するのに対して、買い切り型の場合は、利用者が増えても費用に変動が無いことが挙げられます。

デメリットはサーバーの運用・保守は全て自社で行う必要があり、セキュリティの対策も必要になるため、専門的知識をもった人員の確保が必須になります。

また、買い切り型はパソコンなどのデバイスの機種が限られる場合があり、Windowsは対応可能だが、Macは対応していない場合などがあるため、注意が必要です。

以上のことから、基本的にはクラウド型のサービスの方が、より柔軟な対応が可能で、かつ利便性も高いため、こちらをおすすめします。

名刺の取り込み精度が高いかどうか

名刺管理ソフトは紙の名刺をデータ化するため、名刺情報をいかにスムーズにシステムに登録できるかが大きなポイントになります。

現在販売されている名刺管理ソフトの多くはスキャナーやスマートフォンのカメラ機能を活用することで、名刺情報を光学文字認識（ORC）技術により自動で読み込み検索できるデータとして取り込まれます。
しかし、このORCは各会社によって文字認識の精度が異なり、精度が高い方が手動で文字を入力する機会を削減できるため無料期間を利用し試されることをおすすめします。

また、中には名刺情報をオペレーターが手動で修正するサービスを提供している場合があります。この場合は社内の手間が軽減され、より正確な名刺情報がシステムに登録されるため、法人利用では非常に役立つサービスになるでしょう。

利用料金やオプションの費用が妥当か

名刺管理ソフトの料金体系については製品によって様々です。
先程ご紹介したシステムの違い、「クラウド型」と「買い切り型」にもよりますが、現在多くのソフトが「クラウド型」になっているため、初期費用は多くの場合0円になります。
しかし、月額の利用料金が発生しますが、加算方法が様々なので解説します。

月額料金の計算方法は大きく分けて以下の2つに分けられます。
● 1ユーザー増えるたびに加算される（1ユーザーあたり1000円など）
● 月額料金が定額制（月額50,000円など）
もし費用を最小限に抑えたい場合は、名刺管理ソフトを利用する人数によって料金体系を意識する必要があります。

例として、利用者が20人いると仮定した場合、この場合は1ユーザーあたりで月額料金が決まるプランの方が費用が安くなります。
しかし、もし利用者が100人いる場合はどうでしょうか。
1ユーザーあたりで月額料金が決まるプランだと100,000円発生するのに対して、定額制の場合は50,000円なため、こちらの方が最小限の費用で利用できます。

また、オプションサービスによって費用が加算される場合もあるため、こちらにも注意する必要があります。

利用者の規模や必要なオプション機能を事前に決めておくことで、最適な料金プランを見つけやすくなります。

外部ツールと連携が可能か

SFA(営業支援システム)やCRM(顧客管理システム)への連携は、製品によってできない場合があります。
名刺管理ソフトを法人用として利用する場合、外部ツールとの連携が可能かどうかについては大きなポイントになります。

外部ツールとの連携が可能な商品を選ぶことで、人脈ツリーの可視化や打ち合わせ、商談情報の管理などができるようになるほか、名刺情報を他のシステムでも利用することが可能になるため、名刺情報の活用が広がります。

例えば、登録した名刺情報に商談の内容などを記録することで、商談の履歴を確認することができるほか、過去の内容からどのような部分を次回話し合うべきかなど、営業活動をさらに強化することができる可能性があります。

利用時のサポート体制について

名刺管理ソフトを使用していて、万が一トラブルが発生した場合、サポート体制が十分で無い場合、対処に時間がかかったり、不要な労力を使ってしまうことになります。

導入において、サポート体制が十分整っているかについては重要なポイントになります。

導入してすぐの場合、新しいツールの使い方を全社員が熟知しているわけではないため、使い方などをサポートしてもらえるソフトを選びましょう。

導入してある程度使い方が浸透してきた場合でも、名刺データを誤って削除してしまった場合や、システムに不具合が発生した場合、すぐにサポートを受けることができれば利用者からすると非常に安心して使うことができます。

このようにサポート体制が十分であれば、利用者としても安心して利用することができ、より名刺管理ソフトを活用することができます。

逆にサポート体制が不十分な場合、問題が発生した場合に対処が十分にいかず、利用者が負担を感じ始めてしまうと名刺管理ソフトは徐々に使用されなくなり、導入したとしても想定したほどの効果が発揮できません。

名刺管理ソフトを選定する場合は、サポート体制がどれほど整備されているかなども注目してみましょう。

営業活動をより強化したい場合、名刺管理ソフトは必須のソフト

企業が名刺管理ソフトを導入することで、名刺管理をデータで一元管理することができるようになり、業務の効率化を図れます。一元管理が可能になることで、他の社員との連携も強化され、商談の効率化や商談記録を残すことで、更なるビジネスチャンスをつかむことができる場合もあるでしょう。

ただし、名刺管理ソフトにはメリットやデメリットがあり、料金体系やサービス内容についても各社それぞれ違いがあるため、様々な視点から名刺管理ソフトを選ぶ必要があります。
本記事でご紹介した名刺管理ソフトは、ユーザーから利便性や料金の妥当性、信頼性において定評があるものばかりです。
導入の際にはぜひ参考にしていただき、ご検討ください。