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【法人向け】名刺管理ソフトの徹底比較|効率化・料金・選び方も

「名刺管理ソフト」を活用し名刺交換後の顧客情報を社員に共有することで営業に活用する企業が増えてきています。以前までは名刺を、Excelなどで集計し、ファイルに入れて保管し、管理する体制が一般的でしたが、名刺の枚数が増えていくにあたり、管理が難しくなります。

名刺管理ソフトを活用することで、名刺の取り込みや検索、情報の共有がより簡単にできるようになり、業務効率が上がります。本記事では、名刺管理ソフトの概要や、そのメリットとデメリットをご紹介するとともに、サービスを選定するにあたり、どのようなことについて注意すべきか解説します。 また、具体的な名刺管理ソフトについても徹底比較致します。

名刺管理ソフトとは?

名刺管理ソフトとは、紙の名刺をスキャナまたはスマートフォンを使いデータ化し一元管理するソフトのことを指します。
名刺をデジタル化することによって、紙で管理をする必要が無くなるため、紛失の心配をする必要もありません。また、デジタルデータでの管理になるため、社内での共有や検索機能を利用し簡単に探すことができます。

今まで紙媒体での管理の場合、探すのに沢山の時間が必要でしたが、会社名や名前を入力するだけですぐに表示できるため、大幅な業務効率の向上が見込めます。

導入するソフトを選定する際には、営業力の向上や顧客の育成などを目指す場合、法人向けのサービスの導入を検討しましょう。
また、自社で利用することがない機能が搭載されたサービスを導入しても、費用が膨らみ結果的にデメリットになってしまいます。それではまず、自社のニーズにあった機能の製品を選ぶ前に名刺管理ソフト導入のメリット・デメリットについてご紹介いたします。

名刺管理ソフト導入によるメリット・デメリット

メリット

導入することで「今よりどれくらい業務が改善されるのか」が注目される点になります。

名刺を管理する上で重要視されるポイントとして、以下のポイントが挙げられます。
● 紛失しない
● 探しやすい
● 情報共有しやすい
● 営業効率の拡大
これらを踏まえたうえでメリットについてご紹介します。

大量の名刺を管理することが可能に

名刺管理ソフトを導入する一番のメリットは「名刺をデータ化し、ソフト上で一元管理することができる」ことにあります。

もちろん、名刺が10枚から20枚程度であれば、わざわざデータ化するよりも紙媒体での管理の方が費用も掛からず管理することが可能です。
しかし、50枚を超えてくると、名刺ファイルなどに入らない場合もあり、スペースの問題以外にも、紛失や目的の名刺を探しづらくなるなどの問題も発生します。

名刺管理ソフトを利用することでパソコンやスマートフォンなどのデバイスで管理することが可能になります。スキャナーやスマートフォンから名刺を簡単に読み取ることができるため、登録の手間も減らすことができ、保管の必要もなくなります。

また、名刺情報は一度登録して削除しない限り、データが消えることはありません。
名刺交換したが、その後どこに保管したか分からない、というケースを無くすことができるため、より効率的な名刺管理が可能になります。

必要な名刺を検索機能ですぐに見つけることが可能に

名刺管理ソフトを導入すると、名刺を簡単に検索して見つけることができます。

先程もご紹介した通り、名刺をファイルなどで管理している場合、10枚から20枚ほどであれば、それほど探す労力は必要としません。
しかし、枚数が増えていくに従って、名刺がどこにあるのか分からず、探す手間が大きくなってしまいます。
探す時間も長くかかることになるため、従業員の負担は増えるばかりか、業務効率も下がっていきます。

名刺管理ソフトを導入すれば、氏名はもちろんのこと、会社名や電話番号、部署名などでの検索が可能なため、簡単に名刺を探し出すことができます。
クラウドタイプの名刺管理ソフトの場合、パソコン以外にもスマートフォンやタブレットなどで名刺情報を確認することが可能な為、訪問先でも簡単に名刺の内容を確認することができます。

名刺情報を利用者が入力せずにデータ化できる

名刺をExcelで管理している場合、名刺の内容を全て手入力することになるため、登録時に非常に負担が掛かってしまいます。

現在販売されている名刺管理ソフトの多くは、名刺をスキャナーやスマートフォンなどでスキャンした後、名前などのデータを入力することなく、管理ソフトに登録されます。
これは光学文字認識(ORC)を利用することで利用者が入力しなくても記載されている情報が入力される仕組みとなっています。
中には正しく名刺情報を読み取れなかった場合、オペレーターが手動で入力するサービスを用意しているソフトもあります。

名刺情報以外にも来社、打ち合わせの記録など、様々な情報を残せる

名刺管理ソフトは名刺をただ管理する以外にも活用方法があります。
例として来社や打ち合わせなどの情報を記録することなどが挙げられます。
通常、紙の名刺の場合、何かを書き込んだりすることはなく、来社などの記録は別の場所で管理することがほとんどだと思われます。
しかし、名刺管理ソフトの活用次第では、備考欄などに様々な情報を記録することができ、名刺以上の情報を登録することが可能です。

以前この方はいつ来社されてどのような話をしたのかなど、全て名刺管理ソフト上で確認することができるようになるため、業務も一元化を図ることができます。

社員同士の情報共有が簡単になる

名刺管理が紙の場合、一部の社員のみが名刺を持っており、情報共有がされないことから、名刺を個人管理していると、社員の連携が上手くいかず、販路の拡大に影響が出て会社全体の利益に影響してしまいます。

名刺管理ソフトを導入することにより、社内の名刺情報を部署や部門を超えて全社員に共有できれば、業務効率は向上し、連携もより上手く取ることができるでしょう。
社内での連携が高まったことにより、未開拓だった販路の獲得や商談のセッティングなど、思わぬビジネスチャンスを生み出すきっかけとなるかもしれません。

デメリット

ここまで名刺管理ソフトのメリットをご紹介しましたが、もちろん注意すべきポイントもあります。
導入においてのデメリットについても押えておきましょう。

場合によっては名刺登録に時間が掛かる

紙媒体からデータ化するにあたり、今までの名刺を全てデータ化するとなると
かなりの手間と時間を要する場合があります。また、名刺交換の機会が日常的に多い場合は、登録作業に負担を感じる場合もあるでしょう。

その場合も、時間を掛けずに登録を済ませたい場合は、登録代行サービスなどを活用する事で手間を省く事ができます。

費用が高額な場合がある

個人向けの名刺管理ソフトの場合、多くは無料で利用できるものが多いです。
一方で法人向けの名刺管理ソフトの場合、有料のものが多く、利用料を支払う必要があります。もちろん、有料版の方が無料版に比べて機能が充実していますが、スタートアップ企業や中小企業など、従業員が少ない組織の場合、あまり費用対効果が高くならない場合があります。

名刺管理ソフトは機能に合わせて価格帯も様々なため、組織の規模や予算に合わせて選定する必要があります。

名刺管理ソフトの比較一覧

名刺管理ソフト

名刺ソナー(sonar)

株式会社ランドスケイプ

名刺管理ソフト

名刺ソナー(sonar)

株式会社ランドスケイプ

株式会社ランドスケイプの名刺ソナー(sonar)は、法人企業データベースLBCを利用し企業情報の補正・属性情報の付与を行える名刺管理ソフトです。CRM/SFAとの連携も可能で、取引状況や商談情報を参照可能。常に会社データが更新されるため、名刺登録後に会社の移転などが行われても、同期するためデータが常に最新に保たれます。名刺交換以前の営業活動だけでなく、名刺交換後の管理まで高いベネフィットをもたらすことが可能なのが名刺ソナー(sonar)の特徴です。

  • 名刺に載せられていない企業情報を会社情報に紐づけ可能
  • 名刺の入力工数を削減、自動メンテナンスも行う
  • CRM/SFA連携が可能、取引先や商談の進行情報を把握可能
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 自動メンテナンス ニュース通知 組織図表示 SFA・MA連携 スマホスキャン取込 
推奨環境 iOSアプリ Androidアプリ 
サポート 電話 
トライアル 無し
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
その他小売・流通金融
よく導入している企業の規模
1,001名以上301名-1,000名

この製品の導入事例掲載数6

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名刺管理ソフト

ホットプロファイル

株式会社ハンモック

名刺管理ソフト

ホットプロファイル

株式会社ハンモック

株式会社ハンモックのホットプロファイルは、Treview Grid Award 2022 Winterで名刺管理・SFA・MA・CRM部門の4部門を受賞した名刺管理ソフトです。名刺管理だけでなく、営業支援(SFA)や見込み客発掘も可能であり、企業の売り上げアップと生産性を向上する機能を1つにまとめたソフトとなっています。基本的な名刺管理機能のほか、有料オプションを利用することでビジネス管理や地図連携、人事異動情報の確認だけでなくSalesforceとの連携も可能です。

  • 営業支援ツールの組み合わせより低コストを実現可能
  • 顧客画面を1画面に集約し、営業活動を支援
  • 高い拡張性と盤石なセキュリティにより安心して利用できる
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 公開・非公開設定 組織図表示 メール配信 専用スキャナー取込 撮影取込 名寄せ機能 多言語化 報告管理 連絡帳連携 顧客管理 GPS報告 URL名刺交換 SFA・MA連携 ニュース通知 データ連携 自動メンテナンス スマホスキャン取込 ダウンロード機能 タグ・ラベル付け 
推奨環境 PCブラウザ Windowsアプリ iOSアプリ Androidアプリ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
ビジネスサービス製造金融
よく導入している企業の規模
101名-300名1,001名以上301名-1,000名

この製品の導入事例掲載数16

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名刺管理ソフト

GRIDY 名刺CRM

ナレッジスイート株式会社

名刺管理ソフト

GRIDY 名刺CRM

ナレッジスイート株式会社

ナレッジスイート株式会社のGRIDY 名刺CRMは、受け取った名刺をSFAやCRMに保存し活用できる名刺管理ソフトです。デジタル化により名刺情報を高度に管理、活用し、名刺を会社の資産にします。ASP・SaaS・クラウド・アワード2015の基幹業務系グランプリを受賞しており、高い信頼と実績があり、上場企業から中小企業まで幅広く利用されているソフトです。ユーザー数が無制限で利用機能を段階的に増やす運用を追加料金なしで利用でき、低コストでDX化を実現します。

  • ビジネスに必要な機能がオールインワンで入っている
  • マルチデバイス対応でいつでもどこでも利用可能
  • セキュリティ性を損なわず、利用機能を追加料金なしで利用可能
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 公開・非公開設定 データ連携 SFA・MA連携 スマホスキャン取込 データ連携 
推奨環境 PCブラウザ Windowsアプリ iOSアプリ Androidアプリ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

この製品の導入事例掲載数0

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名刺管理ソフト

THE 名刺管理 Business

株式会社NTTデータNJK

名刺管理ソフト

THE 名刺管理 Business

株式会社NTTデータNJK

株式会社NTTデータNJKのTHE 名刺管理 Businessは、高いセキュリティ性とシンプル操作が特徴の、顧客管理プラットフォームSalesforceで動作する名刺管理ソフトです。ユーザーは名刺をスキャンするだけで簡単にデジタル化が可能。データは企業で共有して一元管理できます。データベースは世界でシェアNo.1のSalesforceと同じセキュリティ性で管理されるので安心して利用可能です。名刺の閲覧や共有、メール配信といった基本機能のほかに、オプション機能では訂正サービスなどを利用できます。

  • 確認しやすい管理画面で社内の人脈も可視化
  • 高いセキュリティ性で社内・社外でも安心して閲覧
  • 名刺を高い精度でスキャン、モバイルで活用可能
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 メール配信 名寄せ機能 公開・非公開設定 自動メンテナンス データ連携 認識精度判定 組織図表示 多言語化 スマホスキャン取込 専用スキャナー取込 
推奨環境 PCブラウザ iOSアプリ Androidアプリ 
サポート メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
製造ビジネスサービス人材サービス
よく導入している企業の規模
101名-300名1-5名

この製品の導入事例掲載数3

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名刺管理ソフト

メイシー

株式会社もぐら

名刺管理ソフト

メイシー

株式会社もぐら

株式会社もぐらのメイシーは、たまった名刺を送るだけで簡単に名刺管理ができる名刺管理ソフトです。BOXIL SaaS AWARD 2021やGRID AWARD 2021 Fallなどを受賞しており、カスタマイズ性やサービスの安定性、機能性に優れています。アプリ版も用意されており、メイシーに契約しアカウントを発行するだけで利用ができます。データはISMSを取得したセキュリティ性の高いデータセンターに格納され、SNSのように勝手にユーザー同士をつなげたり宣伝メールを送ることが無いため安心です。

  • アプリ版も利用できる、充実した機能性と安定性
  • 安い価格でありながら充実したサポート・チェック機能
  • 個人情報管理に優れ、外出先・海外でも利用可能
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 公開・非公開設定 顧客管理 メール配信 ダウンロード機能 タグ・ラベル付け スマホスキャン取込 データ連携 データ連携 
推奨環境 PCブラウザ iOSアプリ Androidアプリ 
サポート チャット 
トライアル 無し
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
ビジネスサービスその他広告・放送・出版
よく導入している企業の規模
不明6名-20名21名-50名

この製品の導入事例掲載数11

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名刺管理ソフト

名刺ファイリングCLOUD

株式会社NTTデータNJK

名刺管理ソフト

名刺ファイリングCLOUD

株式会社NTTデータNJK

株式会社NTTデータNJKの名刺ファイリングCLOUDは、基本料金0円で利用できる無料の名刺管理サービスです。簡単に利用でき、クラウドだけでなくオンプレミス型で運用できるためセキュリティ面でも安心です。入手した名刺を高性能OCRで瞬時にデータ化し、セキュリティ性の高いサーバーでデータを守れます。またWindowsアプリだけでなく、スマートフォンアプリで利用可能で、いつでもどこでも名刺の情報をデータで共有可能。また国内のオペレーターによるデータ作成の支援もあり安定した名刺管理が可能になります。

  • 簡単に名刺データを登録しアプリで活用可能
  • 高いセキュリティ性で、安心して利用できる
  • データ共有機能だけでなく訂正サービスも提供
ソフト種別 クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
基本的な機能 公開・非公開設定 スマホスキャン取込 
推奨環境 Windowsアプリ iOSアプリ Androidアプリ 
サポート メール 
トライアル 無し
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

この製品の導入事例掲載数0

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名刺管理ソフト

タントカードガリバー

株式会社下田OAシステム

名刺管理ソフト

タントカードガリバー

株式会社下田OAシステム

株式会社下田OAシステムのタントカードガリバー(TantCard Gulliver)は、ランニングコスト不要の買取型名刺管理ソフトです。オンプレミス型の環境により、他には無い安全性を確保。複合機やスキャナーで名刺情報を一括取り込み可能で、サーバーにアップし効率よく名刺管理ができます。スマートフォンやPC・タブレットで閲覧可能なうえ、ソート機能や名寄せ機能により情報を一括で管理。現場の混乱やミスをなくし、業務を円滑に行えるようになります。

  • 大量の名刺データを、安全に一元管理可能に
  • スキャナーでまとめてスキャン可能、簡単に名刺情報を登録
  • 専用のサーバーに名刺情報をアップロード、保守サポートも
ソフト種別 オンプレミス型ソフト 
基本的な機能 名寄せ機能 公開・非公開設定 データ連携 タグ・ラベル付け メール配信 撮影取込 スマホスキャン取込 SFA・MA連携 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ Windowsアプリ iOSアプリ Androidアプリ 
サポート メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

この製品の導入事例掲載数0

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名刺管理ソフト

myBridge

LINE株式会社(マイブリッジ株式会社)

名刺管理ソフト

myBridge

LINE株式会社(マイブリッジ株式会社)

LINE株式会社の事業として開発されたmyBridgeは、スマートフォンで撮影しただけですべての名刺情報をデータ化できる名刺管理アプリです。撮影した名刺情報は文字認識と手作業により正確にデータ化されます。名刺の取り込みから名刺の共同管理まで、すべての機能が無料です。LINEやメールの連携が可能で、登録もLINEのIDかAppleIDがあれば簡単に行えます。また内容は暗号化されており、国際標準に従ったセキュリティ性があるため、個人情報の保護に関しても安心です。

  • スマートフォンで撮影し名刺をデータ化、いつでも検索可能に
  • 共有名刺帳で名刺を一括管理、Excelでダウンロード可能
  • オンライン名刺機能が利用可能
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 ダウンロード機能 撮影取込 スマホスキャン取込 連絡帳連携 
推奨環境 PCブラウザ iOSアプリ Androidアプリ 
サポート メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
よく導入している企業の規模

この製品の導入事例掲載数0

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名刺管理ソフト

名刺de商売繁盛

ヤマトシステム開発株式会社

名刺管理ソフト

名刺de商売繁盛

ヤマトシステム開発株式会社

ヤマトシステム開発株式会社の名刺de商売繁盛は、名刺管理の効率化を進め、働き方改革を実現する名刺管理ソフトです。何人で使用しても30,000円/月額固定で、煩雑な処理が必要ありません。クロネコヤマトでも有名なヤマトグループの会社の1つであり、長年の実績と経験により安心して名刺管理をクラウド上で行えます。名刺をスキャンしスマートフォンやタブレットに送信、データベース化し、全社員の名刺を共有し資産を見える化。事業のチャンスを逃しません。

  • 30,000円/月額のわかりやすい料金体系
  • ヤマトグループだからこそできる安心のセキュリティ
  • オプション無しでも充実した機能を使用可能
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 名寄せ機能 データ連携 メール配信 組織図表示 GPS報告 スマホスキャン取込 SFA・MA連携 顧客管理 データ連携 
推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ iOSアプリ Androidアプリ 
サポート 電話 
トライアル 無し
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
IT・情報通信小売・流通運輸・物流
よく導入している企業の規模
21名-50名301名-1,000名1,001名以上

この製品の導入事例掲載数4

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名刺管理ソフト

Sansan

Sansan株式会社

名刺管理ソフト

Sansan

Sansan株式会社

Sansan株式会社の名刺管理ソフトSansanは、シェアNo.1で83%を誇り中小企業から大手企業まで幅広く利用されているソフトです。利用企業は8,000社に及び、利用者に高く評価されています。名刺をスマートフォンアプリや専用スキャナでスキャンするだけでAIが名刺を認識し自動入力。名刺情報をデータベース化、マルチデバイスで様々なシステムと連携可能です。金融機関でも認められた高度なセキュリティを有しており、情報漏洩のリスクを抑えます。

  • 全社員の人脈を社内で共有、人事異動などのニュースが届く
  • 議事録を会社・人物に紐づけし、最適な判断を下せる
  • オフィス内外で活用でき、個人情報を適切に管理
ソフト種別 クラウド型ソフト 
基本的な機能 メール配信 専用スキャナー取込 SFA・MA連携 組織図表示 タグ・ラベル付け ダウンロード機能 公開・非公開設定 ニュース通知 データ連携 スマホスキャン取込 多言語化 名刺管理 
推奨環境 Windowsアプリ Macアプリ iOSアプリ Androidアプリ 
サポート 電話 メール 
トライアル 有り
最低利用期間 最低利用期間の制限なし
よく導入している業種
ビジネスサービス製造人材サービス
よく導入している企業の規模
1,001名以上301名-1,000名101名-300名

この製品の導入事例掲載数10

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名刺管理ソフトの選び方

名刺管理ソフトのメリット、デメリットをご紹介しましたが、実際にソフトを選定する場合、どのようなポイントに注目する必要があるのでしょうか。

いくつか押えておくべきポイントがあるため、以下にご紹介いたします。

法人向けと個人向けの違い

先程もご紹介した通り、名刺管理ソフトには大きく分けて個人向けと法人向けがあります。
両者には価格はもちろんのこと、搭載される機能についても違いがあります。

利用目的が名刺管理のみの場合、個人向けの製品でも十分対応できることがあります。
しかし、会社で導入する場合は法人向けがおすすめです。
法人向けの名刺管理ソフトは、名刺管理機能のほかに、営業活動におけるあらゆる便利な機能が搭載されています。
その例を以下にご紹介します。

● 社内全体で名刺情報を共有する機能
● 社内や取引先の人脈の繋がり(人脈ツリー)を可視化する機能
● 名刺情報以外の情報(商談内容など)を登録する機能
● 取引先の人事異動をお知らせする機能
● 営業メールの配信機能
● SFA・CRMとの連携機能

また、トラブル時のサポートやアフターケアなどが提供される場合もあり、いざという場合でも安心してご利用いただけます。

無料版か有料版のどちらにするか

費用の有無は選定において重要なポイントの1つになります。
無料版の名刺管理ソフトは、名刺をデータ化するのみの機能に限ったものが多く、それ以外のビジネスシーンで活用できそうな機能はあまり搭載されていません。
また、一部機能が制限されていることもあるため、大量の名刺を管理、営業効率を高めるためにはあまりおすすめはできません。

一方で有料版の場合、先程「法人向けと個人向けの違い」でもご紹介したように、人脈ツリーや社内の情報共有などの機能が搭載されているため、実際に導入する際には、どのような機能を利用するのか、運用コストなどのバランスを考慮しつつ、管理ソフトを選択することが重要なポイントになるでしょう。

名刺の取り込み方法

ここで重要になってくるポイントは以下の2点になります。

現在会社に配備されているスキャナーが使用できるか

現在あるスキャナーが利用できるのであれば、追加で購入する必要は無いため、その分だけ導入費用を抑えることが可能になります。

しかし、会社のスキャナーでの取り込みが難しい場合にも、名刺管理ソフトによっては、専用のスキャナーを提供している場合があります。
例を挙げるとSansanが専用のスキャナーを提供しており、特に操作は不要で名刺をスキャナーに通すだけで名刺を管理ソフトに取り込むことができます。

このようにより名刺の取り込みが簡易的なサービスもあるため、導入時には取り込み時の負担についても注目してみましょう。

スキャナー以外での取り込みが可能かどうか

名刺を取り込むにあたってもう1つ重要なポイントとして「スキャナーなどが無い環境でも取り込むことが可能であるか」が挙げられます。

名刺を交換後、すぐにスキャナーに通すことができればベストなのですが、顧客の会社に来社する場合は近くにスキャナーが無いため、つい取り込みを忘れがちになります。

名刺管理ソフトがスマートフォンやタブレットでの取り込みに対応している場合、この問題は解決できます。
アプリで名刺を取り込むことができれば、その場で登録が可能になるため、忘れる心配もありません。
名刺を漏れなく管理することができ、かつクイックに登録が可能なため、業務の効率化が図れます。

「クラウド型」と「買い切り型」の違いを押えておく

名刺管理ソフトは大きく分けると「クラウド型」と「買い切り型」の2種類があります。
現在はクラウド型のサービスが大半を占めていますが、概要を簡単にご紹介します。

クラウド型について

クラウド型の名刺管理ソフトは、提供する会社のサーバー上でシステムが動いており、名刺のデータなども同じ会社のサーバーに保存されます。

クラウド型には以下のような特徴があります。
● 自社でサーバーを用意したりする必要が無いため、初期費用がかからない
● システムの運用や保守などは提供する会社が行うため、利用者はメンテナンスの必要はない
● セキュリティに関しても提供会社が対応するため、安心して利用できる

後ほど紹介する「買い切り型」の場合、初期費用が100〜200万円する場合があり、導入のハードルが高く感じる場合があります。
クラウド型は基本的にサーバーの設置は不要なため、初期費用が発生せず、比較的導入を検討しやすい傾向にあります。

また、名刺は個人情報にもなるため、セキュリティの心配がありますが、こちらも提供会社が対応するため、専門的な知識もさほど必要なく、安心して利用することができます。

買い切り型について

オンプレミス型とも呼ばれる場合があります。
簡潔にご紹介すると、自社にサーバーを準備して設置し、そこに名刺管理ソフトをインストールして運用する方法になります。

メリットとしては、クラウド型が1利用者につき費用が発生するのに対して、買い切り型の場合は、利用者が増えても費用に変動が無いことが挙げられます。

デメリットはサーバーの運用・保守は全て自社で行う必要があり、セキュリティの対策も必要になるため、専門的知識をもった人員の確保が必須になります。

また、買い切り型はパソコンなどのデバイスの機種が限られる場合があり、Windowsは対応可能だが、Macは対応していない場合などがあるため、注意が必要です。

以上のことから、基本的にはクラウド型のサービスの方が、より柔軟な対応が可能で、かつ利便性も高いため、こちらをおすすめします。

名刺の取り込み精度が高いかどうか

名刺管理ソフトは紙の名刺をデータ化するため、名刺情報をいかにスムーズにシステムに登録できるかが大きなポイントになります。

現在販売されている名刺管理ソフトの多くはスキャナーやスマートフォンのカメラ機能を活用することで、名刺情報を光学文字認識(ORC)技術により自動で読み込み検索できるデータとして取り込まれます。
しかし、このORCは各会社によって文字認識の精度が異なり、精度が高い方が手動で文字を入力する機会を削減できるため無料期間を利用し試されることをおすすめします。

また、中には名刺情報をオペレーターが手動で修正するサービスを提供している場合があります。この場合は社内の手間が軽減され、より正確な名刺情報がシステムに登録されるため、法人利用では非常に役立つサービスになるでしょう。

利用料金やオプションの費用が妥当か

名刺管理ソフトの料金体系については製品によって様々です。
先程ご紹介したシステムの違い、「クラウド型」と「買い切り型」にもよりますが、現在多くのソフトが「クラウド型」になっているため、初期費用は多くの場合0円になります。
しかし、月額の利用料金が発生しますが、加算方法が様々なので解説します。

月額料金の計算方法は大きく分けて以下の2つに分けられます。
● 1ユーザー増えるたびに加算される(1ユーザーあたり1000円など)
● 月額料金が定額制(月額50,000円など)
もし費用を最小限に抑えたい場合は、名刺管理ソフトを利用する人数によって料金体系を意識する必要があります。

例として、利用者が20人いると仮定した場合、この場合は1ユーザーあたりで月額料金が決まるプランの方が費用が安くなります。
しかし、もし利用者が100人いる場合はどうでしょうか。
1ユーザーあたりで月額料金が決まるプランだと100,000円発生するのに対して、定額制の場合は50,000円なため、こちらの方が最小限の費用で利用できます。

また、オプションサービスによって費用が加算される場合もあるため、こちらにも注意する必要があります。

利用者の規模や必要なオプション機能を事前に決めておくことで、最適な料金プランを見つけやすくなります。

外部ツールと連携が可能か

SFA(営業支援システム)やCRM(顧客管理システム)への連携は、製品によってできない場合があります。
名刺管理ソフトを法人用として利用する場合、外部ツールとの連携が可能かどうかについては大きなポイントになります。

外部ツールとの連携が可能な商品を選ぶことで、人脈ツリーの可視化や打ち合わせ、商談情報の管理などができるようになるほか、名刺情報を他のシステムでも利用することが可能になるため、名刺情報の活用が広がります。

例えば、登録した名刺情報に商談の内容などを記録することで、商談の履歴を確認することができるほか、過去の内容からどのような部分を次回話し合うべきかなど、営業活動をさらに強化することができる可能性があります。

利用時のサポート体制について

名刺管理ソフトを使用していて、万が一トラブルが発生した場合、サポート体制が十分で無い場合、対処に時間がかかったり、不要な労力を使ってしまうことになります。

導入において、サポート体制が十分整っているかについては重要なポイントになります。

導入してすぐの場合、新しいツールの使い方を全社員が熟知しているわけではないため、使い方などをサポートしてもらえるソフトを選びましょう。

導入してある程度使い方が浸透してきた場合でも、名刺データを誤って削除してしまった場合や、システムに不具合が発生した場合、すぐにサポートを受けることができれば利用者からすると非常に安心して使うことができます。

このようにサポート体制が十分であれば、利用者としても安心して利用することができ、より名刺管理ソフトを活用することができます。

逆にサポート体制が不十分な場合、問題が発生した場合に対処が十分にいかず、利用者が負担を感じ始めてしまうと名刺管理ソフトは徐々に使用されなくなり、導入したとしても想定したほどの効果が発揮できません。

名刺管理ソフトを選定する場合は、サポート体制がどれほど整備されているかなども注目してみましょう。

営業活動をより強化したい場合、名刺管理ソフトは必須のソフト

企業が名刺管理ソフトを導入することで、名刺管理をデータで一元管理することができるようになり、業務の効率化を図れます。一元管理が可能になることで、他の社員との連携も強化され、商談の効率化や商談記録を残すことで、更なるビジネスチャンスをつかむことができる場合もあるでしょう。

ただし、名刺管理ソフトにはメリットやデメリットがあり、料金体系やサービス内容についても各社それぞれ違いがあるため、様々な視点から名刺管理ソフトを選ぶ必要があります。
本記事でご紹介した名刺管理ソフトは、ユーザーから利便性や料金の妥当性、信頼性において定評があるものばかりです。
導入の際にはぜひ参考にしていただき、ご検討ください。

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