名刺管理ソフトと個人情報保護法との関係性とは？徹底解説
最終更新日：2024/08/06
目次
デジタル化が進む現代のビジネス環境において、効率的な名刺管理は企業の競争力を左右する重要な要素となっています。名刺管理ソフトは、ビジネスパーソンの業務効率化を支援する強力なツールです。紙の名刺をデジタル化し、顧客情報を一元管理することで、膨大な名刺情報を整理し、必要な時にすぐに活用できるようになります。
しかし、名刺に記載された情報は個人情報に該当するため、その取り扱いには十分な注意が必要です。2003年に制定された個人情報保護法は、デジタル社会の進展に伴い、個人情報の保護と利活用のバランスを図ることを目的として、数回の改正を経てきました。
本記事では、名刺管理ソフトと個人情報保護法との関係性や、名刺管理ソフトの機能や導入のメリットまで詳しく解説します。
名刺管理ソフトとは
名刺管理ソフトとは、紙の名刺をスキャンしてデータ化し、顧客情報を一元管理することが可能になるデジタルツールです。主な機能には、OCR技術を用いた名刺情報の自動読み取り、データベース化、検索機能、グループ分け、メモ追加などがあります。これにより、膨大な名刺情報を効率的に整理し、必要な時にすぐに検索・活用できるようになります。さらに、クラウド型のソフトウェアでは、複数のデバイスやチーム間で情報共有が容易になるでしょう。
個人情報保護法とは
個人情報保護法は、個人情報の適切な取り扱いを定めた法律です。デジタル社会の進展に伴い、個人情報の保護と利活用のバランスを図ることを目的としています。
この法律は2003年に制定され、その後数回の改正を経て現在に至ります。個人情報取扱事業者の義務や個人の権利を規定し、企業や組織が顧客データを扱う際の指針となっています。
近年の改正では、グローバル化やデジタル化に対応するため、適用範囲の拡大や新たな規定が追加されました。本章では、個人情報保護法の概要と最近の改正内容について解説します。
改正前
改正前の個人情報保護法は、主に大企業を対象としていました。個人情報を5000件以上保有する事業者が法律の適用対象となっていたのです。個人情報の取り扱いに関する基本的なルールは定められていましたが、中小企業や小規模事業者は適用除外とされていました。また、個人情報の定義も現在より狭く、デジタル時代に対応しきれていない面がありました。
例えば、Cookie情報やIPアドレスなどのデジタルデータの扱いが明確ではありませんでした。海外への個人データの移転に関する規制も十分ではなく、グローバル化する経済活動に追いついていない状況も影響しています。
さらに、個人情報の漏洩時の対応や、本人からの開示請求への対応なども、現在ほど厳格ではありませんでした。これらの課題に対応するため、法改正が必要となったのです。
改正後の変更点
個人情報保護法の改正により、さまざまな変更点が導入されました。これらの変更は、デジタル社会の進展やグローバル化に対応するためのものです。
以下では、特に重要な二つの変更点について詳しく解説します。これらの変更は、ビジネスにおける個人情報管理の在り方に大きな影響を与えています。
中小企業も対象になる
2017年の改正により、個人情報保護法の適用範囲が大幅に拡大されました。従来は5000件以上の個人情報を取り扱う事業者のみが対象でしたが、改正後はほぼすべての事業者が対象となりました。これにより、中小企業や個人事業主も法律の適用を受けることになったのです。取り扱う個人情報の量に関わらず、適切な管理が求められるようになりました。
この変更は、個人情報保護の重要性が高まる中、より広範囲な事業者に対して責任ある取り扱いを促すことを目的としています。例えば、小規模な小売店や飲食店でも、顧客情報を扱う際には法律に基づいた管理が必要になりました。これにより、社会全体での個人情報保護の意識向上が期待されています。
新しく手続きが必要な場合がある
改正後の個人情報保護法では、新たな手続きが必要になるケースが増えました。例えば、要配慮個人情報（人種、信条、病歴など）の取得には、原則として本人の同意が必要となりました。
また、個人データを第三者に提供する際の記録作成・保存義務や、海外への個人データの移転に関する規制も強化されています。さらに、個人情報の漏洩等が発生した場合、個人情報保護委員会への報告が義務付けられました。これらの新しい手続きは、個人情報の適切な管理と透明性の確保を目的としています。
加えて、本人からの開示請求に対する対応の迅速化や、保有個人データの利用目的の通知・公表の義務化なども新たに導入されました。これらの変更により、事業者は個人情報の取り扱いに関してより慎重かつ透明性の高い対応が求められるようになりました。
名刺管理との関係性
名刺管理と個人情報保護法は密接な関係にあります。名刺に記載された情報は個人情報に該当するため、名刺管理ソフトを使用する際も法律の遵守が求められます。
具体的には、名刺情報の取得・利用目的を明確にし、適切に管理する必要があります。例えば、営業活動や顧客管理のためといった具体的な利用目的を、社内規定や個人情報保護方針に明記することが重要です。
また、不要となった名刺データの削除や、セキュリティ対策の実施も重要です。特に、データの暗号化やアクセス権限の設定など、技術的な対策を講じることが求められます。
クラウド型の名刺管理ソフトを利用する場合、データの保管場所や第三者提供の有無にも注意が必要でしょう。例えば、海外のサーバーにデータが保存される場合、越境データ移転に関する規制に対応する必要があります。さらに、名刺交換の際に利用目的を口頭で説明するなど、取得時の同意取得にも配慮が必要です。
個人情報保護法を遵守しつつ、効率的な名刺管理を行うことが、ビジネスにおいて求められています。これらの対応を適切に行うことで、法令順守だけでなく、顧客からの信頼向上にもつながるでしょう。
名刺管理ソフトで個人情報保護法を順守できる？
名刺管理ソフトを適切に利用することで、個人情報保護法の順守は十分に可能です。多くの名刺管理ソフトは、法律に準拠した機能を標準で備えています。例えば、アクセス権限の詳細な設定、データの高度な暗号化、利用目的の明示機能などが搭載されているのが一般的です。これらの機能を活用することで、個人情報の適切な管理が可能になります。
ただし、ソフトの機能を正しく理解し、適切に設定することが極めて重要です。単に機能があるだけでは不十分で、それらを適切に運用することが求められます。例えば、アクセス権限の設定では、必要最小限の権限を付与する原則を徹底し、定期的な見直しを行うことが重要です。また、暗号化についても、強固な暗号化アルゴリズムの選択や鍵の適切な管理が不可欠です。
さらに、従業員への教育も欠かせません。個人情報の取り扱いに関する社内ルールを整備し、定期的な研修を実施することが望ましいでしょう。これには、個人情報保護法の基本的な理解から、具体的な名刺管理ソフトの操作方法、情報漏洩時の対応手順まで、幅広いトピックを含めるべきです。
クラウド型のソフトを使用する場合は、データの保管場所にも特に注意が必要です。個人情報の国外移転に関する規制を考慮し、データセンターの所在地や、データの越境移転の有無を確認することが重要です。また、クラウドサービス提供者のセキュリティ対策や、個人情報保護に関する方針も精査する必要があります。
加えて、定期的な内部監査や、外部の専門家によるセキュリティ診断の実施も検討すべきです。これにより、自社の個人情報管理体制の弱点を把握し、継続的な改善を図ることが可能になります。
最後に、個人情報保護法の改正動向にも常に注意を払い、必要に応じて運用方法を見直すことが重要です。法律の変更に迅速に対応することで、コンプライアンスリスクを最小限に抑えられるでしょう。
以上のような多角的なアプローチにより、名刺管理ソフトを活用しながら、個人情報保護法を確実に順守することが可能になります。
名刺管理ソフトを導入するメリット
名刺管理ソフトの導入は、ビジネスパーソンの業務効率化と企業全体の生産性向上に非常に有効です。デジタル化された名刺情報は、従来の紙の管理では実現できなかった多くのメリットをもたらします。データの一元管理や保存・破棄の簡略化、セキュリティ対策の強化などが可能になります。これらのメリットは、企業の規模や業種を問わず活用可能です。
本章では、名刺管理ソフトを導入することで得られる主要なメリットについて解説します。
- データが一元管理できる
- 保存や破棄の手間が省ける
- 社内のセキュリティ見直しにつながる
データが一元管理できる
名刺管理ソフトの最大のメリットは、膨大な名刺情報を一元管理できる点です。従来の紙の名刺では、必要な情報を探し出すのに時間がかかり、また紛失のリスクもありました。しかし、デジタル化することで、瞬時に必要な情報を検索することが可能になります。例えば、企業名、役職、業界といった複数の条件を組み合わせた高度な検索も容易に行えます。
さらに、クラウド型のソフトウェアを利用すれば、複数のデバイスやチーム間で情報共有も容易になるでしょう。営業担当者がスマートフォンで入力した最新の顧客情報を、オフィスのスタッフがリアルタイムで確認できるといった連携が可能になります。これにより、営業活動の効率化や顧客管理の改善につながります。
また、名刺情報に付加データ（商談履歴やメモなど）を追加することで、より詳細な顧客管理が実現できます。例えば、過去の商談内容や顧客の趣味・嗜好といった情報を名刺データに紐づけることで、次回の商談時により的確なアプローチが可能になります。
さらに、データの一元管理により、重複データの削除や最新情報への更新も容易になります。これにより、常に正確で最新の顧客情報を維持することが可能になり、ビジネスチャンスの損失を防ぐことができます。
保存や破棄の手間が省ける
名刺管理ソフトを導入することで、物理的な保存スペースの問題や、不要になった名刺の破棄の手間から解放されます。紙の名刺は保管に場所を取り、長期保存による劣化の問題もあります。例えば、湿気や日光によって名刺が変色したり、文字が読みづらくなったりするケースがあります。
一方、デジタルデータは物理的なスペースを必要とせず、劣化の心配もありません。数千、数万枚の名刺情報も、小さなストレージデバイスやクラウド上に保存可能です。また、データの削除も簡単に行えるため、不要になった情報の処分も容易です。これは、個人情報保護法で定められた不要データの削除義務にも適合します。
これらの利点は、オフィススペースの有効活用にもつながるでしょう。従来の名刺ファイルや名刺ボックスが占めていたスペースを、他の用途に活用することができます。
さらに、データのバックアップも容易になるため、災害やトラブルによる情報喪失のリスクも軽減できます。クラウドサービスを利用すれば、自動バックアップ機能により、より安全にデータを保管することが可能です。また、複数の保存場所にデータを分散させることで、リスク分散も図れます。
社内のセキュリティ見直しにつながる
名刺管理ソフトの導入は、企業全体のセキュリティ意識向上のきっかけにもなります。個人情報を含む名刺データを適切に管理するため、アクセス権限の設定やデータの暗号化など、セキュリティ機能の活用が不可欠です。例えば、役職や部署ごとにアクセス権限を細かく設定したり、重要度の高い顧客情報に対してはより強固な暗号化を適用したりといった対応が可能になります。
これらの機能を正しく理解し、運用することで、従業員の情報セキュリティに対する意識が高まります。例えば、パスワードの定期的な変更や、ログアウト習慣の徹底といった基本的なセキュリティ対策の重要性を、実践を通じて学ぶことができます。
また、個人情報保護法への対応を見直す良い機会にもなるでしょう。名刺管理ソフトの導入を契機に、社内の個人情報保護方針や情報セキュリティポリシーを再検討し、必要に応じて改訂することができます。
さらに、クラウド型のソフトを利用する場合、データセンターのセキュリティ対策など、外部サービスの安全性についても検討することになります。これにより、自社のセキュリティ対策だけでなく、取引先や外部サービスのセキュリティレベルについても評価する習慣が身につきます。
これらの取り組みは、名刺管理に限らず、企業全体のセキュリティレベルの向上につながります。結果として、情報漏洩のリスク低減や、顧客からの信頼向上といった副次的な効果も期待できるでしょう。
名刺管理ソフトを導入する注意点
名刺管理ソフトの導入には多くのメリットがありますが、同時にいくつかの注意点も存在します。個人情報の適切な取り扱いや、適切なソフトの選択、社内の意識向上、セキュリティ対策など、考慮すべき点は多岐にわたります。これらの注意点に適切に対応することで、名刺管理ソフトの効果を最大限に引き出すことが可能です。
本章では、名刺管理ソフトを導入する際の主要な注意点について解説します。
- 個人情報保護法の遵守を徹底する
- サービスや機能が充実しているソフトを選ぶ
- 社内で情報への意識を高めておく
- 情報漏えいの対策を講じておく
個人情報保護法の遵守を徹底する
名刺管理ソフトを導入する際、最も重要な注意点は個人情報保護法の遵守です。
名刺に記載された情報は個人情報に該当するため、適切な取り扱いが求められます。具体的には、利用目的の明示、データの適切な管理、第三者提供の制限などが挙げられます。
また、クラウド型のソフトを利用する場合、データの保管場所や海外への移転に関する規制にも注意が必要です。ソフトウェアの機能を正しく理解し、法律に準拠した設定を行うことが重要です。定期的な社内研修や、専門家への相談も検討するとよいでしょう。
さらに、個人情報保護方針の策定や、定期的な監査の実施も効果的です。これらの取り組みにより、法令順守と信頼性の向上が期待できます。
サービスや機能が充実しているソフトを選ぶ
名刺管理ソフトを選ぶ際は、単に名刺情報をデジタル化するだけでなく、業務効率化に貢献する機能が充実しているものを選ぶことが重要です。例えば、OCR技術の精度、データベースの検索機能、他のビジネスツールとの連携性、モバイル対応などが挙げられます。
また、ユーザーインターフェースの使いやすさや、カスタマイズ性も考慮すべきでしょう。さらに、クラウド型かオンプレミス型か、価格体系、サポート体制なども重要な選択基準となります。自社の業務フローや規模に合わせて、最適なソフトを選択することが成功の鍵となります。
加えて、将来的な拡張性や、定期的なアップデートの有無も確認しておくとよいでしょう。これにより、長期的な投資効果を最大化することが可能になります。
社内で情報への意識を高めておく
名刺管理ソフトの導入だけでは、業務改善や情報管理の向上は実現できません。社内全体で情報管理の重要性を理解し、適切に運用することが不可欠です。
そのためには、導入前から社内教育を実施し、従業員の意識を高めておくことが重要です。具体的には、個人情報保護の重要性、名刺管理ソフトの使用方法、情報セキュリティの基本などについて、定期的な研修を行うとよいでしょう。
また、部門ごとの利用ルールを策定し、全社で統一した運用を心がけることも大切です。継続的な啓発活動により、情報管理の文化を醸成していくことが求められます。さらに、情報管理の成功事例や失敗事例を共有し、実践的な理解を促進することも効果的です。
これにより、従業員一人ひとりが情報管理の重要性を実感し、主体的に取り組む姿勢を育むことができるでしょう。
情報漏えいの対策を講じておく
名刺管理ソフトの導入により、大量の個人情報がデジタル化されるため、情報漏えい対策は最重要課題の一つです。
まず、ソフトウェア自体のセキュリティ機能を十分に理解し、適切に設定することが重要です。アクセス権限の管理、データの暗号化、ログ管理などの機能を活用しましょう。また、従業員のデバイスセキュリティも強化する必要があります。パスワード管理の徹底、不正アクセス対策、マルウェア対策などを実施します。
クラウド型のソフトを利用する場合は、サービス提供者のセキュリティ対策も確認しておくべきです。さらに、情報漏えいが発生した場合の対応手順を事前に策定し、定期的に訓練を行うことも重要です。万全の対策を講じることで、安心して名刺管理ソフトを活用できるでしょう。
加えて、定期的なセキュリティ監査や、外部専門家によるペネトレーションテストの実施も検討に値します。これにより、潜在的な脆弱性を早期に発見し、対策を講じることが可能になります。
名刺管理ソフトおすすめ6選
本章では、おすすめしたい名刺管理ソフトを厳選して紹介します。自社の規模に応じて、適切なシステムを導入しましょう。
- sansan
- ホットプロファイル
- SmartVisca
- Eight Team
- アルテマブルー
- CAMCARD BUSINESS
1.Sansan
Sansan株式会社の営業DXサービスSansanは、シェアNo.1で83%を誇り中小企業から大手企業まで幅広く利用されています。業種や従業員規模、売上高、役職者情報を閲覧できる企業データベースを標準搭載し、自社との接点がある・ないに関わらず、企業に関するさまざまな情報を営業やマーケティングに活用できます。また、名刺交換やメールでの連絡、商談履歴といった顧客との接点から得られる情報を正確にデータ化し、接点データベースに蓄積します。受注実績を基に企業データベースと組み合わせて活用することで、すでに接点がある類似企業を見つけることができます。
- 高精度な名刺データ化と効率的な管理
- 社内の人脈を活用した強力な営業支援
- 拡張性の高い連携機能と柔軟な活用
1.高精度な名刺データ化と効率的な管理
Sansanは、名刺をスキャンするだけでほぼ100%の精度でデータ化することができます。AI技術とオペレーターの手入力によるデータ処理を組み合わせており、質の高い名刺データベースを構築できます。これにより、煩雑な名刺管理作業を大幅に削減し、効率的な顧客情報の管理が可能となります。
2.社内の人脈を活用した強力な営業支援
Sansanは、人と人のつながりを共有することで営業力を強化します。社内に蓄積された顧客データを統合し、組織全体で利用できるため、生産性の向上や営業チャンスの拡大に寄与します。さらに、名刺情報を起点にしたソリューションを提供しており、取引先のコンプライアンスチェックなど法人向けのニーズにも対応しています。
3.拡張性の高い連携機能と柔軟な活用
Sansanは、名刺データを他の機能と連携させることでさまざまな業務効率化を図ります。Sansan Plusと連携することで、契約管理やクラウドサインなどの機能を活用し、営業や法務の業務を効率化できます。また、11ヶ国語に対応しており、グローバルな環境でも利用できます。そのため、多様な業種や部門でSansanを活用し、名刺データの有効活用を実現できます。
Sansanが大企業向け名刺管理ソフトである理由
- 膨大な顧客情報を網羅的に管理できる
- 精度の高い仮説立てによる質の高い提案が可能
- 多様なチャネルから顧客にアプローチできる
- 外部システムとの連携・統合が容易
- 名刺情報の正確なデータ化と効率的な管理
- クラウド型で利便性が高く、場所を選ばず利用可能
- 自動名寄せ機能による組織全体の情報の把握
- SFAやCSV連携による営業活動の効率化が実現可能
-
ソフト種別 クラウド型ソフト 基本的な機能 人物データベース 顧客分析 API自動連携 マーケティングタグ リストからメール配信可 ニュース配信 名刺管理 名寄せ機能 専用スキャナー取込 多言語化 公開・非公開設定 組織図表示 顧客管理 連絡帳連携 撮影取込 スマホスキャン取込 タグ・ラベル付け ダウンロード機能 SFA・MA連携 URL名刺交換 メール配信 データ連携 ニュース通知 推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ サポート 電話 メール トライアル 無し 最低利用期間 1年間 よく導入している業種
2.ホットプロファイル
株式会社ハンモックのホットプロファイルは、ITreview Grid Award 2023 Winterで名刺管理・SFA・MA・CRM部門の4部門を受賞した名刺管理ソフトです。名刺管理だけでなく、営業支援(SFA)や見込み客発掘も可能であり、企業の売り上げアップと生産性を向上する機能を1つにまとめたソフトとなっています。基本的な名刺管理機能のほか、有料オプションを利用することでビジネス管理や地図連携、人事異動情報の確認だけでなくSalesforceとの連携も可能です。
- 安全性と信頼性の確保
- 柔軟で使いやすい機能性
- 充実したサポート体制
1.安全性と信頼性の確保
ホットプロファイルは、経済産業省の『クラウドセキュリティガイドライン』に準拠し、万全のセキュリティ対策を講じています。第三者認証を取得しており、お客様に安心して利用できる環境を提供しています。データの保護とプライバシーの確保を重視し、セキュリティ面でのリスクを最小限に抑えています。
2.柔軟で使いやすい機能性
ホットプロファイルは、必要な機能のみを選択して利用できるため、企業のニーズに合わせたカスタマイズが可能です。段階的な機能追加に対応し、利用者は使い慣れた操作感で作業を行うことができます。また、他社製品からの移行もスムーズに行えるため、既存のシステムに依存せずにホットプロファイルへの切り替えが容易です。
3.充実したサポート体制
ホットプロファイルは初めて利用する方でも安心して使用できるよう、充実したサポート体制を提供しています。専任のスタッフがホットプロファイルの運用をサポートし、管理者向けの初期設定ガイドやセミナー、FAQサイトなどのリソースを提供しています。お客様の要望に合わせたトレーニングやカスタマイズも行い、円滑な導入と運用をサポートします。
ホットプロファイルが大企業向け名刺管理ソフトである理由
- 万全のセキュリティ対策と第三者認証による安心環境
- 段階的な追加で、営業現場の浸透に手間や時間がかからない
- データ移行や他システム連携のサポートでスムーズな乗り換えを実現
- 専任スタッフのサポートとオンボーディング支援を提供
- 複数ツールの統一で使いやすく、コスト削減と生産性向上に貢献
- Zoom商談での名刺交換や正確な相手情報把握が可能
- 組織ツリー作成やMA機能で情報把握と売り上げ向上に寄与
- 名刺から顧客管理まで実用的な機能を提供
-
ソフト種別 クラウド型ソフト 基本的な機能 SFA 予実管理 顧客管理 商談管理 ToDo管理 営業日報 MAツール 名刺管理 報告管理 名寄せ機能 多言語化 公開・非公開設定 組織図表示 自動メンテナンス 顧客管理 連絡帳連携 撮影取込 スマホスキャン取込 タグ・ラベル付け ダウンロード機能 GPS報告 SFA・MA連携 URL名刺交換 メール配信 データ連携 ニュース通知 CRM 顧客対応管理 ファイル共有 推奨環境 PCブラウザ Windowsアプリ iOSアプリ Androidアプリ サポート 電話 メール トライアル 有り 最低利用期間 最低利用期間の制限なし よく導入している業種
3.SmartVisca
株式会社サンブリッジのSmartViscaは、名刺管理や顧客データの構築・活用を行うソフトウェアです。紙名刺のデジタル化やオンラインの名刺簡単が簡単に行え、対面からオンラインまであらゆる顧客データをSalesforceに登録・更新します。顧客データの蓄積と使いやすい操作画面でSalesforceの活用が一気に進みます。また、顧客を含む社内外の人物データをひとつの連絡帳にして、電話着信の通知や人脈可視化が可能になります。
- Salesforceとの一体化による効果的な営業成果と顧客管理の実現
- 業種に対応した高い拡張性
- 高度なセキュリティとコンプライアンス対策
1.Salesforceとの一体化による効果的な営業成果と顧客管理の実現
SmartViscaはSalesforceと連携し、名刺から得られる情報をSalesforceの機能と組み合わせて営業成果や顧客管理を最大限に活用します。Salesforceと同じIDやパスワードでの管理やユーザー管理の一元化など、サンブリッジの長年にわたるSalesforceのパートナーシップにより、親和性が高い名刺管理アプリです。
2.業種に対応した高い拡張性
SmartViscaは高い拡張性を持ち、どのような業種にも対応します。顧客管理や案件管理のできるSales Cloudや、ダイレクトメール配信のできるMAとの連携、さらには4,000以上の他社アプリとの連携が可能です。これにより、各業種において顧客データの効果的な活用方法を実現し、業務の効率化と成果の最大化を図ることができます。
3.高度なセキュリティとコンプライアンス対策
SmartViscaはセキュリティとコンプライアンス対策においても高い水準を保っています。トラフィックの遮断とSSL/TLSによる通信暗号化など、セキュリティ対策を強化しています。また、名刺データの入力は複数のオペレーターが分割して入力するなど、データの厳密な管理を行っています。さらに、全てのデータはSalesforceのセキュリティ基準に準拠した国内大手のクラウドデータセンターで運用されています。
SmartViscaが大企業向け名刺管理ソフトである理由
- Salesforceとの一体化による高度な顧客管理と営業成果の最大化
- 拡張性の高さであらゆる業種のニーズに対応可能
- 高いセキュリティとコンプライアンス対策によるデータの安全性確保
- 高精度AI-OCRによる高速かつ正確な名刺データのデジタル化
- クラウド連絡帳で名刺交換情報の一元管理と社内連携の強化
- Salesforceのプラットフォームを活用した豊富な機能とデータ分析の実現
-
名刺管理ソフトソフト種別 クラウド型ソフト 基本的な機能 名寄せ機能 組織図表示 自動メンテナンス 顧客管理 連絡帳連携 撮影取込 スマホスキャン取込 タグ・ラベル付け SFA・MA連携 URL名刺交換 メール配信 データ連携 推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ サポート メール トライアル 有り 最低利用期間 最低利用期間の制限なし よく導入している業種
4.Eight Team
SanSan株式会社のEight teamは、3,000社を超えるさまざまな業種の企業に導入されている中小企業向け名刺管理サービスです。ユーザーは300万人を超え、名刺情報を正確にデータ化して管理できる無料アプリ「Eight」の基本機能はもちろん、社内Eightユーザーが保有する名刺情報を一括管理・共有できます。社員による名刺交換を会社の資産として有効活用し、「見込み顧客」の育成につなげることができるソフトです。
- チームでの名刺共有と連携
- 名刺データの一元管理と柔軟なデータ移行
- 人脈の拡大と営業活動の効率化
1.チームでの名刺共有と連携
Eight teamは、異動や退職しても名刺をチーム内で共有できる機能があります。これにより、お客様情報の引き継ぎやメール配信のリスト増加などに活用できます。また、HubSpotとの同期も可能であり、名刺情報からHubSpotのコンタクトを作成することができます。
2.名刺データの一元管理と柔軟なデータ移行
Eight teamでは、Excelや他の名刺管理サービスのデータをスムーズに取り込みます。これにより、チームの情報資産を一元化し、共有・活用することが可能です。さらに、名刺情報はCSV形式で一括ダウンロードできるため、メールマーケティングや顧客育成などの活動にも利活用できます。
3.人脈の拡大と営業活動の効率化
Eight teamでは、共有した名刺を社員同士で閲覧・検索する機能が搭載されています。これにより、同僚や役員が持つ名刺情報を活用し、新たな人脈を広げることができます。さらに、社内の人脈を可視化することで、会いたい人を紹介してもらい営業活動の幅が広がります。営業活動に必要な顧客管理や業務依頼の効率化も実現できます。
Eight teamが中小企業向け名刺管理ソフトである理由
- 手頃な価格帯と使いやすさにより、中小企業でも導入しやすい
- 専門知識がなくても簡単に操作できるため、社内のスタッフが迅速に活用できる
- 効果的なデジタルマーケティングが実現でき、限られた予算でも効果を最大化できる
- 顧客関係構築と成約率向上に特化しており、中小企業の成長と競争力を支援する
- 名刺管理ソフトとの連携が容易であり、情報の一元管理と共有がスムーズに行える
- チームの協力と連携を強化し、情報共有と業務効率を向上させることができる
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名刺管理ソフトソフト種別 クラウド型ソフト 基本的な機能 名刺管理ソフト 名寄せ機能 組織図表示 撮影取込 スマホスキャン取込 タグ・ラベル付け ダウンロード機能 URL名刺交換 メール配信 データ連携 推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ iOSアプリ Androidアプリ サポート メール トライアル 無し 最低利用期間 1年 よく導入している業種
5.アルテマブルー
キヤノンエスキースシステム株式会社のアルテマブルーは、現場の使いやすさを考えた豊富な機能を兼ね備えたクラウド型で提供される法人向けの名刺管理ソフトです。導入企業の業界/業種や規模は多岐にわたります。従来の名刺管理ソフトのように名刺をデータ化＆共有して終わりではなく、データの活用を促進するために、人脈の見える化を実現する機能や失敗を防ぐ事前コンサルティングなどによって、営業力を最大化させます。主要なSFA/CRMとの連携も可能です。
- 機能と運用の組み合わせにより、名刺管理の業務負担を軽減
- 導入前のコンサルティングとトライアルで使い方を確認できる
- 人脈の可視化と営業活動への利活用
1.機能と運用の組み合わせにより、名刺管理の業務負担を軽減
アルテマブルーは、スピーディかつ正確に名刺を取り込むことができ、外部オペレーターによる文字補正も行われます。さらに、名刺の一元管理や異動・昇進情報の自動取得など、運用に関する機能も提供されるため、効率的な名刺管理を実現できます。
2.導入前のコンサルティングとトライアルで使い方を確認できる
アルテマブルーでは、導入前に無料のコンサルティングと二週間のトライアルが用意されています。専任担当者との事前ヒアリングを通じて、会社の要望や業務課題に合わせた使い方や活用方法を提案してもらえます。これにより、導入のリスクを最小限に抑えながら、満足度の高い契約を行うことができます。
3.人脈の可視化と営業活動への利活用
アルテマブルーは、人脈を可視化する人脈マップを提供し、社内外の人脈をわかりやすく管理できます。営業活動のために必要な情報を登録し、大手企業のSFAやCRMとの連携により、顧客データベースを構築できます。名刺から得られた情報を活かして営業活動を強化し、より効果的な顧客管理を実現します。
アルテマブルーが中小企業向け名刺管理ソフトである理由
- 小規模でも導入しやすい、手頃な価格で利用可能
- 使いやすく、導入の際の教育コストが低い
- 中小企業のニーズに合わせた機能とカスタマイズが可能
- 専任担当者がサポートし、迅速な対応が受けられる
- 中小企業の成長に合わせて柔軟に拡張・アップグレードが可能
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ソフト種別 クラウド型ソフト 基本的な機能 名刺管理ソフト 名寄せ機能 専用スキャナー取込 組織図表示 顧客管理 撮影取込 スマホスキャン取込 タグ・ラベル付け SFA・MA連携 データ連携 推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ サポート 電話 メール トライアル 有り 最低利用期間 1年 よく導入している業種
6.CAMCARD BUSINESS
ワウテック株式会社の名刺管理ソフトCAMCARD BUSINESSは世界最高クラスの画像補正・OCR（文字認識）機能で、名刺画像を5秒で鮮明にデータ化することが可能なためスムーズな名刺管理を実現できるソフトです。また、取り込んだ名刺はオペレーターによるデータ修正によって精度99％で補正できます。さらに簡易SFA機能や外部サービス連携が備え付けられているため、一枚の名刺から幅広い情報や人脈を獲得することができます。
- スピーディな名刺データ化と管理の実現
- 幅広い情報や人脈の獲得と活用
- グローバルな利用環境の提供
1.スピーディな名刺データ化と管理の実現
CAMCARD BUSINESSは、世界最高クラスの画像補正・OCR（文字認識）機能を備えており、名刺画像をわずか5秒で鮮明にデータ化できます。また、取り込んだ名刺情報をオンライン上で簡単に交換・共有することも可能です。名刺の取り込みからデータ化、名刺情報の利活用まで、スムーズで効率的な管理が実現できます。
2.幅広い情報や人脈の獲得と活用
CAMCARD BUSINESSでは、取り込んだ名刺情報を高精度で修正し、さまざまな情報や人脈を獲得することができます。簡易SFA機能を活用して商談情報やタスクを紐付け、効果的な営業活動ができます。さらに、様々な外部サービスとの連携により、社名や連絡先などの名刺情報を簡単に入力できます。
3.グローバルな利用環境の提供
CAMCARD BUSINESSは、世界に1.1億以上のユーザーがいる法人向けサービスであり、日本語を含む全17ヶ国語に対応しています。そのため、国内だけでなくグローバル企業でも利用が可能です。セキュリティ面でも万全であり、安心して利用できます。また、オンライン上での名刺情報の交換・共有も容易に行えるため、場所や時間に制約されずに情報を共有できます。
CAMCARD BUSINESSが中小企業向け名刺管理ソフトである理由
- 低コストな料金プランで中小企業の予算に合わせた利用が可能
- スマホで手軽に名刺管理ができ、煩雑な業務を効率化
- 商談情報やタスクを紐付けて管理でき、営業支援に適している
- 外部連携が豊富で他のツールとの統合が容易
- オンライン上で名刺情報を共有し、全社的な情報共有が可能
- 導入実績が多く、中小企業にとって信頼性のある選択肢
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名刺管理ソフトソフト種別 クラウド型ソフト 基本的な機能 名寄せ機能 専用スキャナー取込 多言語化 組織図表示 認識精度判定 顧客管理 撮影取込 スマホスキャン取込 SFA・MA連携 メール配信 データ連携 推奨環境 PCブラウザ iOSアプリ Androidアプリ サポート 電話 メール トライアル 有り 最低利用期間 1年 よく導入している業種
個人情報保護法に対応した名刺管理ソフトを導入しよう
名刺管理ソフトは、ビジネスパーソンの強力な味方となります。個人情報保護法に配慮しつつ、効率的に名刺情報を管理し活用することで、ビジネスチャンスの拡大や業務の効率化につながります。本記事で紹介したソフトや機能を参考に、自分に最適な名刺管理ソフトを選んでみてください。デジタル化が進む現代のビジネス環境において、適切な名刺管理は競争力の源となるでしょう。
名刺管理ソフト徹底比較はこちらから▽
【2024最新】名刺管理ソフト15選を徹底比較！無料・買い切り・企業規模別に解説
「名刺管理ソフト」の製品比較表
※税込と表記されている場合を除き、全て税抜価格を記載しています
-
- 製品名
- 料金プラン
- プラン名金額
- 無料トライアル
- 最低利用期間
- 基本的な機能
-
- タグ・ラベル付け
- 撮影取込
- GPS報告
- SFA・MA連携
- 連絡帳連携
- 専用スキャナー取込
- データ連携
- スマホスキャン取込
- 顧客管理
- 報告管理
- メール配信
- 多言語化
- 認識精度判定
- URL名刺交換
- ニュース通知
- 自動メンテナンス
- 公開・非公開設定
- ダウンロード機能
- 名寄せ機能
- 組織図表示
- サービス資料
- 無料ダウンロード
- ソフト種別
- 推奨環境
- サポート
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- 初期費用 0円 備考
- 初期費用は発生しません。
- 利用料金 要相談
- 制限なし
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- なし
- iOSアプリ Androidアプリ
- 電話 / メール / チャット /
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- 初期費用 0円
- 1ライセンス 2,178円
- 制限なし
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- パッケージ型ソフト
- PCブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
-
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- 初期費用 0円 備考
- 初期費用は発生しません。
- 利用料金 要相談
- 制限なし
-
-
-
- なし
- iOSアプリ
- 電話 / メール / チャット /
-
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- 初期費用 要相談 備考
- すでに保有している名刺をデータ化するための費用です。
過去の名刺情報や人脈をすべて可視化することで、導入直後からデータベースを活用できます。 - 運用支援費用 要相談 備考
- Sansanの導入や運用支援を行うための費用です。
8,000社の実績と蓄積されたノウハウで、継続的な運用や活用促進をサポートします。 - ライセンス費用 月額 備考
- 企業規模や用途に合わせて複数のライセンス体系を用意しています。
- オプション費用 月額 備考
- 用途に合わせてさまざまな機能を追加することで、データベースをさらに便利に活用できます。
- Sansanスキャナ 月額 備考
- 顧客情報の一つである名刺を簡単にデータ化できます。
- 1年間
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- クラウド型ソフト
- PCブラウザ スマートフォンブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
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- 初期費用 要相談
- 利用料金 要相談
- 制限なし
-
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- クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト
- PCブラウザ iOSアプリ Androidアプリ
- 電話 / メール / チャット /
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- 初期費用 0円 備考
- 初期費用は発生しません。
- 基本パッケージ （50ライセンス） 1,650,000円（税込）
- 追加ライセンス （50ライセンス） 739,200円（税込）
- 追加ライセンス （100ライセンス） 1,210,000円（税込）
- 追加ライセンス （500ライセンス） 4,950,000円（税込）
- 制限なし
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-
-
- オンプレミス型ソフト
- PCブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
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- 初期費用 0円 備考
- 初期費用は発生しません。
- THE 名刺管理 On-premise（50ユーザー登録版） 1,100,000円（税込）
- THE 名刺管理 On-premise（100ユーザー登録版） 1,980,000円（税込）
- 制限なし
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- オンプレミス型ソフト
- PCブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
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- 無料版Eight 無料 備考
- ◎名刺データ化枚数、無制限
◎クラウド保存容量・期間、無制限
◎名刺のおもて面に記載された情報をデータ入力 - Eightプレミアム 月額600円 備考
- ◎名刺データ化枚数、無制限
◎クラウド保存容量・期間、無制限
◎名刺の両面に記載された項目をデータ化します。
◎優先的にデータ入力
◎名刺データのダウンロード
◎お礼メール
◎画像メモ機能
◎連絡先アプリと連携
◎PFU社製スキャナー「ScanSnap」連携用ソフトウェア「PC用 Eight scan β版」の利用
◎共通の知り合いの確認
- 制限なし
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- クラウド型ソフト
- iOSアプリ Androidアプリ
- 電話 / メール / チャット /
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- 無料プラン 0円 備考
- ◎広告表示あり
◎登録できる名刺の枚数は500枚 - 有料プレミアムプラン 月額480円 備考
- ◎広告費表示
◎複数デバイス
◎登録できる名刺の上限なし
- 制限なし
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- クラウド型ソフト
- iOSアプリ Androidアプリ
- 電話 / メール / チャット /
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-
-
-
- 初期費用 要相談
- 利用料金 要相談
- 要相談
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- クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト
- PCブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
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- 初期費用 0円 備考
- 初期費用は発生しません。
- 1ライセンス 8580円（税込）
- 5ライセンス 33000円（税込）
- 10ライセンス 60500円（税込）
- 制限なし
-
-
-
- パッケージ型ソフト
- PCブラウザ iOSアプリ Androidアプリ
- 電話 / メール / チャット /
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-
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- 初期費用 0円 備考
- 初期費用は発生しません。
- ベーシックプラン 660円/月額（1ユーザー）
- ネクスタ・メイシプラス 990円/月額（1ユーザー）
- 1年
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- クラウド型ソフト
- PCブラウザ iOSアプリ Androidアプリ
- 電話 / メール / チャット /
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- 初期費用 0円 備考
- 初期費用は発生しません。
- 基本利用料 0円
- 制限なし
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- クラウド型ソフト
- PCブラウザ iOSアプリ Androidアプリ
- 電話 / メール / チャット /
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- 初期費用 要相談
- 利用料金 要相談
- 制限なし
-
-
-
- クラウド型ソフト
- PCブラウザ iOSアプリ Androidアプリ
- 電話 / メール / チャット /
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-
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-
- 初期費用 0円 備考
- 初期費用は発生しません
- 基本プラン 3000円/月額（5ユーザー） 備考
- 価格は5ユーザーの場合のものです。それ以上は下記のとおりとなります。
ApeosPlus Cards R 10ユーザー：5,500円／1ヵ月
ApeosPlus Cards R 15ユーザー：8,250円／1ヵ月
ApeosPlus Cards R 20ユーザー：10,000円／1ヵ月
ApeosPlus Cards R 25ユーザー：12,500円／1ヵ月
ApeosPlus Cards R 30ユーザー：13,500円／1ヵ月
ApeosPlus Cards R 50ユーザー：20,000円／1ヵ月
- 1ヵ月
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- クラウド型ソフト
- PCブラウザ iOSアプリ Androidアプリ
- 電話 / メール / チャット /
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-
-
-
- 初期費用 0円 備考
- 初期費用は発生しません。
- STANDARD 1700円/月額（1IDごと） 備考
- 最低利用ID数は5IDから
- PROFESSIONAL 2500円/月額（1IDごと） 備考
- 最低利用ID数は5IDから
- 1年
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- クラウド型ソフト
- PCブラウザ iOSアプリ Androidアプリ
- 電話 / メール / チャット /
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-
- 初期費用 0円 備考
- 初期費用は発生しません。
- 利用料金 2500円/月額 備考
- 1IDごと
- 1年
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- クラウド型ソフト
- PCブラウザ スマートフォンブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
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- 初期費用 0円
- 基本利用料 12000円/月額
- アカウント料 500円/月額（一人当たり） 備考
- 2023年6月1日から１名あたりのアカウント料が400円から500円に価格変更されました
- 1年
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- クラウド型ソフト
- PCブラウザ スマートフォンブラウザ iOSアプリ Androidアプリ
- 電話 / メール / チャット /
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-
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- 初期費用 0円 備考
- 初期費用は発生しません。
- 1ID 1,300円/月額 備考
- 6ライセンス（システム管理者 1名＋ユーザ5名）からの契約となります。ライセンス数によって様々なプランがあります。
- 制限なし
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- クラウド型ソフト
- PCブラウザ スマートフォンブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
-
-
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-
- 初期費用 要相談
- 料金 要相談
- 制限なし
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- クラウド型ソフト
- PCブラウザ iOSアプリ Androidアプリ
- 電話 / メール / チャット /
-
-
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- グループウエア 10,000円/月額 備考
- ID数無制限、容量は10GBまでです。超過1GBあたり2,000円/月額かかります。GRIDY グループウェアのみ利用可能です。
- SFAスタンダード 50,000円/月額 備考
- ID数無制限、容量は5GBまでです。超過1GBあたり8,750円/月額かかります。GRIDY SFAなど利用可能です。
- SFAプロフェッショナル 80,000円/月額 備考
- ID数無制限、容量は50GBまでです。超過1GBあたり8,750円/月額かかります。名刺サービスとメールサービスがSFAスタンダードより多く利用できます。
- 制限なし
-
-
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- クラウド型ソフト
- PCブラウザ スマートフォンブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
-
-
-
-
- お問い合わせ 別途相談
- 制限なし
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-
-
- クラウド型ソフト
- iOSアプリ Androidアプリ
- 電話 / メール / チャット /
-
-
-
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- SFAスタンダード 50,000円/月額 備考
- 容量は5GBまで利用可能です。超過1GBあたり8,750円/月額かかります。毎月500枚までで、超過1枚40円かかります。
- SFAプロフェッショナル 80,000円/月額 備考
- 容量は50GBまで利用可能です。超過1GBあたり8,750円/月額かかります。毎月1,000枚までで、超過は1枚につき40円です。
- グループウェア 10000円/月額 備考
- GRIDYグループウェアのみ利用のプラン。
- 制限なし
-
-
-
- クラウド型ソフト
- PCブラウザ Windowsアプリ iOSアプリ Androidアプリ
- 電話 / メール / チャット /
-
-
-
-
- 別途お問い合わせ 別途お問い合わせ
- 制限なし
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-
-
- クラウド型ソフト
- PCブラウザ iOSアプリ Androidアプリ
- 電話 / メール / チャット /
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- 基本プラン 2,178円(税込)/月額
- 名刺100枚 4,400円(税込)
- 名刺500枚 19,800円(税込)
- 名刺2500枚 96800円（税込）
- 名刺5000枚 137500円（税込）
- 制限なし
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- クラウド型ソフト
- PCブラウザ iOSアプリ Androidアプリ
- 電話 / メール / チャット /
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- 基本利用 0円
- 名刺100枚以上の登録 2,640円(税込)/月額
- 制限なし
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- クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト
- Windowsアプリ iOSアプリ Androidアプリ
- 電話 / メール / チャット /
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- 基本パッケージ（50ライセンス） 1,650,000円（税込） 備考
- 保守サポートを提供する年間サポートサービスは10%の150,000円（税込165,000円）で可能になります。
- 追加ライセンス（10ライセンス） 184,800円（税込）
- 追加ライセンス（50ライセンス） 672,000円（税込739,200円）
- 追加ライセンス （100ライセンス） 1,210,000円（税込）
- 追加ライセンス（500ライセンス） 4,950,000円（税込）
- 制限なし
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- オンプレミス型ソフト
- PCブラウザ スマートフォンブラウザ Windowsアプリ iOSアプリ Androidアプリ
- 電話 / メール / チャット /
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- 初期費用 0円
- 無料で利用可能 0円
- 制限なし
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- クラウド型ソフト
- PCブラウザ iOSアプリ Androidアプリ
- 電話 / メール / チャット /
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- 基本料金 30,000円/月額 備考
- 20万枚を超えた場合、20万枚毎に3,000円/月額が追加されます。
- オプション機能・メール配信 3,000円/月額 備考
- 1,001通～は2円/通になります。
- 名刺デジタル化料金 40円/枚 備考
- 名刺スキャン後、専用オペレータが名刺データを入力します。
- 制限なし
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- クラウド型ソフト
- PCブラウザ スマートフォンブラウザ iOSアプリ Androidアプリ
- 電話 / メール / チャット /
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