名刺管理ソフト比較7選｜名刺管理のメリット・デメリット【2025年最新】

名刺は営業活動に欠かせない情報源ですが、紙のままでは活用が難しく、情報が埋もれてしまいがちです。そこで注目されているのが「名刺管理ソフト」です。

名刺管理には単なる整理整頓以上のメリットがあります。本記事では、名刺管理ソフト導入のメリットを多角的に解説し、企業規模ごとの効果や具体的な製品比較までを詳しく紹介します。

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1. 名刺管理ソフトとは？－需要が高まっている背景

名刺管理ソフトは、紙の名刺をスキャンしてデータ化し、クラウド上で検索・共有できるツールです。紙の名刺では「探せない」「引き継げない」「活用できない」といった問題が起きやすいですが、ソフトを使えば簡単に解決できます。営業やマーケティングに役立つだけでなく、テレワークの増加で名刺情報をすぐに社内共有できる仕組みが求められています。

次の表は、紙の名刺管理と名刺管理ソフトを使った場合の違いです。

“紙による名刺管理”が抱える課題

紙の名刺管理は効率が悪く、業務に負担をかけます。例えば、必要な名刺を探すのに時間がかかり、情報の更新も追いつきません。引き継ぎも名刺をそのまま渡すしかなく、関係性の履歴が残らないという問題があります。

課題の例

• 名刺をなくす・傷むリスクがある
• 部署異動や退職時に情報が引き継ぎにくい
• 出先やリモートワーク中に参照できない

次の表は、紙の名刺管理で起きやすい問題点をまとめたものです。

このような課題を解決するには、名刺をデータ化して共有できる環境が必要になります。

デジタル化が進む市場動向

テレワークやオンライン商談が増えたことで、名刺をデジタル化する流れが加速しています。国土交通省の「令和5年度テレワーク人口実態調査」によると、2023年度のテレワーカーは全体の24.8%に達しました。クラウド活用も広がっており、名刺データをクラウドで管理するのは今や一般的です。

デジタル化のメリット

• 顧客データをSFA（営業支援システム）やCRM（顧客関係管理）と連携できる
• オンラインイベントやウェビナーの参加者情報も名刺と同じように管理できる
• アクセス権限や操作ログを設定でき、紙より安全に扱える

次の表では、社会のデジタル化が名刺管理に与える影響を整理しています。

こうした流れにより、名刺は単なる紙の記録から、会社全体で活用できる「顧客接点データ」へと進化しつつあります。

2. 名刺管理ソフト導入のメリット4つ

名刺管理ソフトは「探す・共有する・活用する・守る」の4点で業務を効率化します。紙の名刺では難しかった課題を解消し、営業成果や情報統制を高めるのが大きな導入効果です。

データ化による検索効率化

名刺をデータ化すると、必要な相手をすぐに探せます。OCR（文字認識）と人力補正により高精度なデータ化が実現し、社名や役職などで瞬時に検索可能です。

情報共有と属人化の解消

個人に閉じた名刺情報を、組織全体で共有できます。異動や退職があっても接点履歴やメモが残り、顧客関係が断絶しにくくなります。

中小企業向け製品としては、部署単位でも導入しやすい「Eight Team」のようにスモールスタートを想定した選択肢もあります。

営業・マーケティング活用

名刺データをSFA（営業支援システム）やCRM（顧客関係管理）と連携すれば、接点情報を案件化やリード育成に活かせます。展示会やウェビナー参加者の情報も統合でき、受注率の向上や営業の再現性強化につながります。

セキュリティとガバナンス強化

名刺には個人情報が含まれるため、安全管理が重要です。名刺管理ソフトはアクセス権限や操作ログ、暗号化などの仕組みにより、紙よりも高いレベルで情報を保護できます。ISMSなどの国際認証を取得している製品を選べば、社内のセキュリティポリシーにも適合しやすくなります。

例えば、営業DXサービスの「Sansan」は2025年に「ISMS-PIMS認証」を追加取得し、個人情報保護の管理レベルを高めています。

参照：営業DXサービス「Sansan」がISMS-PIMS認証を取得〜プライバシー情報に関する国際規格を取得し、より信頼性の高いサービス提供を実現～ | Sansan株式会社

名刺管理ソフトと個人情報保護法との関係性とは？法律上の注意点と安全に管理する方法

3. 導入時に知っておきたいデメリット・注意点

名刺管理ソフトは便利ですが、「費用・運用定着・法令順守」の3点を事前に押さえることで失敗を避けられます。以下では、導入前に検討すべき現実的な論点を簡潔に整理します。

1. 導入コストとランニング費用

費用は初期費用と月額費用に分かれます。初期費用には、導入サポート・既存名刺のデータ化・機器代などが含まれています。

費用を見積もる際は、名刺の初期取り込み枚数・拠点数（スキャナ台数）・連携オプションの有無で大きく変動する点に注意してください。

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買い切り型の名刺管理ソフト5選！料金体系や選び方を徹底解説

2. 運用定着における社内ルール

効果のカギは“社内ルールと定着施策”です。

名刺スキャンの手間を減らすために、以下のような手順書を整備する、といった小さな工夫が効きます。

1. 拠点ごとのスキャナ常設する
2. 取り込みルーティン「交換→当日登録→フォロー」を設ける
3. タグ（業種・商材・温度感）を事前定義する

また、異動・退職時の引継ぎやモバイル利用の想定を最初からルール化すると、属人化の再発を防げます。小規模から始める場合は、部署・チーム単位で導入しやすい「Eight Team」がおすすめです。

3. 個人情報保護と法令対応

名刺には個人情報が含まれます。個人情報保護法（APPI）に基づく取り扱いルールと、アクセス権限・監査ログ・暗号化などの技術的統制を必ず整えましょう。

事業者向けの解釈・運用は個人情報保護委員会の『法令・ガイドライン等』を参照し、利用目的の特定・通知、委託先管理（DPA締結）、第三者提供の管理を社内規程に反映します。

クラウド選定では、責任分界点やデータ所在、認証取得（ISMS等）を確認します。中小企業の観点は『中小企業のためのクラウドサービス安全利用の手引き』を確認しましょう。また、脅威トレンドはIPAの『情報セキュリティ10大脅威 2025』を踏まえ、アカウント乗っ取り対策（多要素認証）や不審なエクスポート検知など、運用監視に反映してください。

名刺管理ソフトと個人情報保護法との関係性とは？法律上の注意点と安全に管理する方法

【厳選！】おすすめの名刺管理ソフト3選

ここでは、導入規模や目的が異なる企業でも比較しやすいように、Sansan／Eight Team／GRIDY名刺CRMの3製品を中立的に紹介します。
次の表では、3製品の強み・外部連携・コストを比較しています。

使い分けの目安

• 全社標準化×高度な名寄せ・統制 → Sansan（連携と認証の厚さ）
• 中小×明快コスト×定着優先 → Eight Team（始めやすさ）
• SFA一体運用×自社スイート連携 → GRIDY名刺CRM（SFAとCRMの連携）

以下では、各製品を1分で把握できるよう、導入の決め手だけを絞って解説します。

Sansan

全社規模での運用に耐えるデータ精度・名寄せ・統制が強みです。SFA/MAとの連携はSalesforce/HubSpot/Marketoなど広く、重複解消や属性付与を自動化できます。

また2025年にISMS-PIMS（ISO/IEC 27701）を追加取得し、個人情報領域の管理水準を強化しています。導入事例は大手から公共まで広範で、全社横断の顧客DB整備やデータ品質起点の案件創出などが確認できます。

向いている企業

• 全社標準の連絡先データベースを整備したい
• CRM/MAに正規化された名寄せデータを供給したい
• 認証・監査ログなどガバナンス要件が厳格

Eight Team

スモールスタートに適した中小企業向けサービスです。料金は月額¥18,000（税抜）で10名までアカウント料無料です。公式サイトでは、属人化の解消や展示会後フォローの効率化などの事例も公開されており、共有と定着を重視した運用が取りやすい設計です。

向いている企業

• まずは部門/小規模ではじめ、段階的に拡張したい
• スマホ中心で「交換→登録→フォロー」の導線を簡素化したい
• 予算明確化と短期導入を優先

GRIDY名刺CRM

SFA/グループウェアと一体の「名刺CRM」で、取り込んだ名刺が商談・活動管理に自動反映される連携が特長です。販売チャネルの1つであるKDDIの案内では、利用レコード件数ベースの課金方式を採用し、導入支援オプション等も用意されています。

向いている企業

• SFAを中心に名刺→案件→メール配信まで一体で回したい
• 名刺の即時反映と活動の可視化を同一基盤で進めたい
• 外部MAよりも自社スイートの統合運用を優先

【個人/小規模向け】無料の名刺管理アプリ4選(モバイル対応)

個人利用やフリーランスでは、無料でも実務に耐える名刺管理ソフトがあります。まずは撮影→データ化→検索→共有の一連の体験を無料で試すと、失敗が減ります。

1. まず無料で100〜200枚の名刺束を取り込み、検索・修正の工数を把握する。
2. 一括ダウンロード・CSV出力・権限管理など有料に跨る要件を棚卸しする。
3. 海外名刺が多い・同時スキャンが必要など、“自社の“必須要件”に沿って乗り換え余地も含めて評価する。

次の表では、無料で始めやすい主要アプリの基本スペックを比較しています。

この表の項目を比較することで、撮影効率（同時スキャン）・将来のエクスポート可否を初期段階で見極められます。

▽名刺管理ソフトの導入メリット、機能、SFA/MA連携や製品を知りたい方はこちらから！
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Eight

「Eight」は、名刺管理とビジネスSNSの要素を兼ねた無料アプリです。撮影して取り込んだ相手の名刺が昇進・異動・転職などで更新された際に通知され、連絡の機会損失を減らせます。プレミアムでは一括ダウンロードなどの拡張も可能なため、まず無料で日常運用→必要に応じて有料という段階導入に向いています。

強み

• 名刺の最新化を仕組みで担保
• 検索・タグ付けなど基本操作が軽快
• モバイルとPCの両方で運用しやすい

参考：Eightの主な無料/有料境界の一例

Wantedly People

「Wantedly People」は同時10枚までの一括スキャンに対応し、名刺束を素早く取り込める点が特長です。PCブラウザからもアクセスでき、検索・閲覧が容易です。400万人以上の導入実績を誇っています。無料でも連絡先共有やスマホ連絡先との同期等の範囲が示されているため、撮影効率を重視して短期にデータ基盤を作る用途に向きます。
※大規模な組織共有や厳密な権限管理は別製品の検討が無難です。

強み

• 10枚同時スキャンで初期取り込みが高速
• ブラウザからの閲覧・検索に対応
• セキュリティ(TLS プロトコル v1.2 (SSL)を用いて暗号化)

myBridge（LINEヤフー）

「myBridge」は、撮影→クラウド保存→検索の一連動作が軽く、オンライン名刺も提供します。提供企業はLINEヤフー株式会社（2023年10月発足）で、LINEプラットフォームとの親和性を評価できます。LINEを業務コミュニケーションに使う個人・スモールチームに相性が良い選択肢です。
※組織横断の厳密な権限管理やSFA/CRM連携は別製品で補完が必要な場合あります。

強み

• シンプル操作で取り込みから検索までが速い
• オンライン名刺機能でURL共有が容易
• 他の連絡帳サービスに保存・Excelでダウンロード可能
• スマホ着信時に名刺情報を表示

CAMCARD

「CAMCARD」はグローバルで利用される名刺管理アプリで、多言語OCRに強みがあります。海外取引の多いユーザーが外国語名刺をまとめて取り込む用途に向きます。日本では「CAMCARD Business1」や「CAMCARD　Lite」などエディションによる機能差があるため、無料で試し→必要機能を有料で補完という使い方が現実的です。

強み

• 多言語名刺のOCRで海外取引に対応しやすい
• 主要OS/ストアで配信され導入が容易

参考：CAMCARDの主な無料/有料境界の一例

4. 無料と有料プランの違いを理解しよう

無料プラン・アプリでもスキャン・検索・連絡先化など日常の名刺整理は十分にこなせます。しかし、組織的な管理やSFA・CRM連携も重視したい場合は、有料プランが適しています。まず無料で業務範囲と運用感を掴み、要件が固まったら有料へ段階的に拡張すると失敗が少ないです。

無料プランを契約する際には、事前に「スキャン枚数制限」「エクスポート対応(CSV形式など)」「広告有無」は導入前に特に確認すべきポイントです。要件が上限を越える場合、有料プランの検討が必要です。

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有料プランで広がる機能

有料に移行すると、チーム共有・アクセス権限・SFA/CRM連携・分析/ダッシュボード・監査/セキュリティ強化が揃い、営業やマーケのワークフローに実装できます。

• チーム・権限管理・共有：「CAMCARD Business」では、管理者機能・職位別アクセス権・名刺情報共有・Excel入出力などの組織機能を提供しています。
• 外部ツール連携：「Sansan」はAPIやSalesforceと連携し、商談管理・名寄せ・属性付与まで含めて営業生産性を高められます。
• グループウェア/SFA連携：「GRIDY 名刺 CRM」はSFA/CRMとグループウェアの統合型で、名刺CRMやオンライン名刺も含めた一気通貫運用が可能です。

次の表では、“有料化で増える機能”を整理します。
どの機能を優先するかは、自社のKPIに合わせて判断しましょう。

結論：無料は「個人の整理」と「お試し」に最適です。一方で、共有・権限・外部連携・分析が必要になったら、「Sansan」や「ホットプロファイル」、「CAMCARD」などの有料プランへ切り替えると、営業・マーケのKPI（新規獲得やアポ率、入力負荷の削減）に直結します。

5. 名刺管理ソフトを選ぶポイント

選定では、データの正確さ・連携力・安全性・費用の4点を軸に見ると失敗しにくくなります。
次の表では、主要な選定観点ごとの確認ポイントを一覧化しています。

この表の項目を比較することで、どの製品が自社要件に合うか、導入後にどのコストが立ち上がるかが把握できます。

1. データ化精度と名寄せ機能

OCR（文字認識）の精度と人手補正の体制、そして自動名寄せの有無が重要です。データ化精度が高いほど検索や重複排除が安定し、初動対応の速度が上がります。例えば「Sansan」では、99.9%のデータ化精度や自動名寄せにより人物単位で情報を最新化する仕組みが説明されています。精度は各社で差が出やすいため、実データでの無償トライアルや既存名刺のサンプル取り込みで確認してください。

• OCR精度と人力補正の併用を確認
• 名寄せの粒度（人物・企業・部署）を確認
• 取り込みから反映までの所要時間を確認

2. 外部システム連携範囲

活用の伸びしろはCRM（顧客関係管理）やSFA（営業支援）との連携次第で大きく変わります。例えばSansanの「Salesforce連携」では、重複解消や属性情報付与により入力負荷を下げ、営業パフォーマンスの最大化を狙う設計が示されています。自社で使うMA（マーケ自動化）やグループウェアとの接続性、APIの開放度も評価ポイントです。

• 既存のCRM/SFA/MAとのネイティブ連携を確認
• 重複排除や属性付与の仕組みを確認
• API提供範囲と将来の拡張性を確認

3. セキュリティと認証取得

名刺は個人情報です。選定では、アクセス権限・監査ログ・暗号化の実装に加え、ISMS（情報セキュリティマネジメント）など第三者認証の取得状況を確認してください。

「ISMS適合性評価制度」はJIS Q 27001に基づく外部認証制度です。中小企業のクラウド導入はIPAの『中小企業のためのクラウドサービス安全利用の手引き』の確認が有用です。

• 権限の粒度（閲覧・編集・エクスポート）を確認
• 監査ログの範囲と保管期間を確認
• 取得認証（ISMS等）とデータ所在を確認

4. コスト体系とスケーラビリティ

費用は初期（取り込み・機器・支援）と月額（ライセンス・オプション）で構成されます。例えば中小向けの「Eight Team」は月額¥18,000（税抜）・10名までアカウント料無料と明示され、スモールスタートしやすい設計です。拠点増やユーザー増に伴う段階的なコスト増、連携オプションの追加費を見込み、3年総保有コスト（TCO）で比較してください。

• 初期取り込み方針（全量か優先分割か）を決める
• ロール別アカウント設計で無駄なIDを抑える
• 連携オプションや追加ストレージの発生条件を確認

6. 企業規模別に見る！名刺管理ソフトの導入効果

導入の狙いは組織規模で少しずつ異なります。ここでは中小企業・大企業・個人事業主/フリーランスの3パターンで、期待できる成果や重視すべき機能を端的に整理します。まずは規模別に導入目的→必須機能→測定指標の順で定義し、該当する事例を参考に最小構成で立ち上げ、運用しながら段階的に連携や統制を拡張していくと効果が出やすくなります。

1. 中小企業の場合

中小企業では、顧客リストの一元管理と営業効率化が中心課題です。まずは交換名刺をすばやく共有し、展示会や紹介で生まれた接点を漏れなくフォローできる体制を整えます。スモールスタートしやすい「Eight Team」の事例では、属人化の解消やアポ獲得率の向上を実現した例が公開されています。さらに、kintoneなど既存ツール連携を通じて、名刺→案件管理への“入力の二度手間”を減らす運用が有効です。

ポイント

• 名刺の即時共有とタグ設計で「誰でも探せる」状態にする
• 展示会・紹介案件の当日登録→翌営業日フォローを徹底
• 既存のSFA/業務アプリと最低限の連携から始め、徐々に拡張

2. 大企業の場合

大企業では、拠点・部門をまたぐ横断的な情報共有と、CRMやMAとの大規模連携が肝になります。数万件規模の接点を最新化し、重複接触や属人化を抑える設計が必要です。実際に「Sansan」の導入事例では、銀行・製造・公共など幅広い業種で全社横断の顧客データベースを構築し、営業・マーケティング高度化やテレワーク環境での利活用を進めています。アクセスは部門別に制御でき、部署間アクセス権限を細かく設定できます。

ポイント

• 部門横断での名寄せ・重複排除を前提に、CRM/MAへ自動連携
• 役割別のアクセス制御と監査ログで統制と利便性を両立
• 海外拠点やグループ会社を含む共通データモデルを設計

3. 個人事業主・フリーランスの場合

個人・小規模では、名刺を営業資産に変える最短ルートが重要です。スマホ中心でスキャン→検索→連絡の導線が短い製品を選び、既存のアドレス帳やカレンダーとの連携でフォロー抜けを防ぎます。将来の法人化も見据え、データの持ち出しやアップグレードパスを確認しておくと移行が容易です。「Eight」の活用事例では、名刺共有での属人化解消や展示会リードの活用など、少人数でも効果が出る運用が紹介されています。

ポイント

• スマホ即時スキャンとシンプルな検索・タグで機会損失を削減
• 連絡先→カレンダー→メール/チャットの迅速なフォロー動線
• 将来のチーム導入やCRM移行を想定し、エクスポート可否を確認

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7. 【まとめ】まずは自社に合う導入効果を検討

名刺管理ソフトは、営業強化と情報資産化を同時に進める有力手段です。最後に、選定・導入・定着の流れを端的に整理します。リンクは一次情報を中心に記載します。

まずやること（チェックリスト）

1. 自社の優先目的を1つに絞る（検索効率化／共有と引継ぎ／CRM連携）
2. サンプル名刺で精度・名寄せを実機検証（例：「Sansan」「Eight Team」）
3. 既存CRM/MAとの連携要件と責任分界を明文化
4. 個人情報保護の社内規程（目的特定・委託管理）を見直す
5. 3年のTCO試算（初期取り込み＋月額＋オプション）で比較
6. 定着ルール（当日登録・週次取り込み・タグ上限）を運用文書化
7. 権限・監査ログ・暗号化やISMS等の認証を確認

次の表では、導入の進め方を「判断軸・実施タスク・評価指標」の3点で要約しています。

この表の項目を比較することで、どの製品が最短で成果に結びつくか、どこにコストとリスクが潜むかが一目で分かります。まずは小規模トライアル→連携テスト→TCO確定の順で進め、社内ルールと権限設計を固めると、導入メリットを最大化できます。

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