製品を導入することになった背景

日本システムバンク様は「システムパーク」ブランドで全国7000カ所にコインパーキングを展開しており、福井県と東京都の2拠点を中心に、北海道から九州までの管理台数は12万台以上に及びます。駐車場の運営から、企画開発、設計施工、販売、管理業務までを一貫して行っています。しかし、各拠点での契約の管理体制が異なっており、本社での一括管理と契約フローの可視化が課題となっていました。

導入前に企業が抱えていた課題

コインパーキングを開設する土地所有の地主様との契約締結は基本的に全て紙ベースで行われていました。各拠点ごとに契約書の管理体制や進め方が異なり、本社では進捗状況が把握できない状態でした。また、契約業務が煩雑化しており、口頭の場合、指示が不明瞭なことも多く、ミスが発生する可能性がありました。さらに、契約書原本の管理も問題となっており、必要な契約書をすぐに探し出せない状況が続いていました。

導入前の課題に対する解決策

契約フローに限界を感じ、電子での契約管理システムへの移行を検討しました。その中で「ContractS CLM」と出会い、一気通貫で契約を可視化できることや、電子だけではなく紙の契約書も両方管理できる点が決め手となりました。2020年8月には、本社を含めた4拠点でテスト導入を行い、その後、全事業所への導入を進めました。

製品の導入により改善した業務

「ContractS CLM」の導入により、全国7000カ所の契約を一元管理することが可能となりました。本社での契約進捗状況の管理が容易になり、フローが明確になったことで、業務の効率化が実現しました。また、契約書の確認や承認も「ContractS CLM」上で行えるようになり、時間の短縮が図られました。さらに、契約書のデータ化により、検索機能の強化や一元化が実現し、業務の効率化とコンプライアンス強化が図られました。