製品を導入することになった背景

株式会社日立マネジメントパートナーは、日立グループ各社にシェアードサービスを提供しており、契約書の電子データと紙の原本を一括管理するシステムを2011年10月に稼働開始しました。このシステムの導入背景として、日立グループ各社の文書管理業務の効率化やコスト削減を目指し、さらに日立グループ全体の文書管理基盤構築の方向性も視野に入れていました。

導入前に企業が抱えていた課題

契約書の電子データと紙の原本の関連付けができておらず、必要に応じて迅速に確認することが難しかった。また、各社が独自の文書管理システムを利用していたため、業務フローに統一性がなく、グループ全体としてのコスト削減も実現できていませんでした。

導入前の課題に対する解決策

「活文Contents Lifecycle Manager」を活用し、契約書の電子データと紙の原本を一括管理するシステムを導入しました。このシステムにより、通常の業務での電子データの検索・閲覧や、監査時などに紙の原本の取得が容易になりました。さらに、日立グループの認証基盤との連携やアクセス権の設定機能を活用し、ガバナンスに準拠した文書管理を実現しました。

製品の導入により改善した業務

契約書管理システムの導入により、日立グループ各社の業務効率が向上し、コスト削減も実現されました。具体的には、他の拠点の契約書も検索・閲覧が可能となり、高い評価を受けています。また、システムのエンタープライズ化を通じて、日立グループ全体の文書管理基盤の強化と拡張が進められています。