物品管理システムをExcelで導入【テンプレのダウンロードリンク付】

物品管理システムの導入は、多くのメリットがありますが、導入コストや操作方法の習得など、コスト面や操作面に課題が存在します。しかし、既に多くの企業で導入されている汎用的な業務ツール「Excel（エクセル）」を活用すれば、物品管理システムを導入する場合と比べて、安価かつ簡単に業務効率化やペーパーレス化を図れます。ここでは、Excelで物品管理を行うメリット・デメリット、効果的な物品管理表の作成方法、おすすめテンプレートなどについて詳しく解説します。

（この記事は、以下の記事と合わせて読むと、深く内容を理解できます。）
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1.Excelで物品管理を行うメリット4点

既製品の物品管理システムと比べて、Excel物品管理表の課題点は、物品個数の増減を自動でカウントできないことだけではありません。以下のデメリットが発生します。

• 1.低コストで導入できる
• 2.新たに操作方法を習得する必要なし
• 3.カスタマイズが簡単にできる
• 4.定番業務ツールとの連携が容易

1.低コストで導入できる

Excelを既に導入している企業では、新たな初期費用がかかりません。そのため、非常に安価に物品管理業務をデジタル化できます。特に、中小企業など事業規模が小さい場合や予算が限られている場合には有効な手段と言えます。

2.新たに操作方法を習得する必要なし

Excelでの物品管理は、既存のシステムを活用するため、新たに操作方法を習得する必要はありません。ほかの業務でExcelを操作する際と同じ操作手順で、物品管理業務をデジタル化できます。これにより、新システムを導入する場合と比べて、操作方法の研修時間の大幅削減が可能です。

3.カスタマイズが簡単にできる

Excelは、列行数や項目の配置、色やフォントを自由に変更できます。これにより、取り扱う物品数や管理したい項目（物品名・調達日・有効期限・設置場所・個数など）の増減などのカスタマイズに柔軟に対応できます。そのため、ジャンルの大きくことなる物品の管理が必要な環境では、物品管理表を状況に応じて最適化できる点で有利と言えます。

4.定番業務ツールとの連携が容易

Excelは、Word、PowerPointなど、他のMicrosoft office系の定番業務ツールとの親和性が高く、データの共有・連携が容易です。特に、同じMicrosoft office系同士の連携では、複数のシステム間を跨ぐ際に起きがちな、文字化けや表列の乱れのリスクが低い点が有利と言えます。また、表をCSV形式に書き出すことで、対応した他の業務ツールと連携できる場合もあります。

2.Excelで物品管理を行うデメリット4点

既製品の物品管理システムと比べて、Excel物品管理表の課題点は、物品個数の増減を自動でカウントできないことだけではありません。以下のデメリットが発生します。

• 1.担当者の業務量は大きく減らない
• 2.個数カウントミスや管理画面への反映遅れは防げない
• 3.複数人の同時接続が難しい
• 4.属人化リスクが高い

1.担当者の業務量は大きく減らない

物品管理業務をExcelで行う場合、物品個数の増減の都度、物品管理担当者がExcel表へ手動入力しなければなりません。そのため、紙ベースからデジタルへ管理媒体が変わっても、物品管理担当者の業務量が大きく減少するわけではありません。従って、Excel物品管理表の業務量削減や生産性向上の効果は小さいと言えます。

2.個数カウントミスや管理画面への反映遅れは防げない

Excel物品管理表では、紙ベースでの管理と同様に、物品管理担当者が手動で物品の個数を数えるか、物品の使用者からの報告を受けて、Excel表に入力することになります。従って、数え間違えや報告ミスなどのリスクを削減する効果は殆ど持ちません。また、ヒトを介して物品個数をカウントするため、管理画面のリアルタイム性にも課題が残ります。

3.複数人の同時接続が難しい

デスクトップ版のExcel はファイル中心アーキテクチャのため、複数の担当者が同時にファイルを開いて編集しようとすると、「読み取り専用」になったり、編集内容の同期不良や競合が発生したりするリスクが高まります。結果として、「〇〇さん_修正版.xlsx」「物品管理表_v3_最終.xlsx」といったコピーファイルが乱立し、「どれが最新の在庫情報か分からない」という失敗が起きがちです。また、関数を多用しすぎたり、管理履歴を同じシートに蓄積しすぎたりすると、ファイルサイズが肥大化し、「ファイルが重くて開かない」「計算式が壊れてエラーだらけになる」といったトラブルが発生しがちです。

4.属人化リスクが高い

Excel管理の大きな落とし穴が「属人化」です。特定の担当者がVLOOKUP関数や複雑なマクロ（VBA）を駆使して高度な管理表を作成した場合、その担当者が異動や退職をしてしまうと、誰もメンテナンスや修正ができなくなるリスクがあります。

3.既製品の物品管理システムを導入する場合との比較

既製品の物品管理システムを導入する場合と、Excelで物品管理表を導入する場合では、導入コスト・導入効果・汎用性に以下のような違いがあります。

基本的には、Excelの場合は「安く・早く・自由」が強みだが「手動入力が残る」点が課題、既製品システムの場合は「自動・正確・多機能」が強みだが「コスト面」に課題が残るイメージです。既製品のシステム導入にするか、Excel物品管理表を導入するかで悩んでいる場合は、両者の特性の違いを念頭に置いて検討しましょう。

4.Excel物品管理表が向いている環境・不向きな環境

Excelでの物品管理は、安く・簡単にデジタル化を進められる一方、Excelは、物品管理専用のツールではないため、物品管理業務の全ての課題を解決することはできません。特に、物品管理デジタル化が「多品目」「業務量削減」「ミス削減」などを目的としている場合、Excel物品管理表の導入は有効な改善策になりません。以下の表で、Excel物品管理表の向いている環境・向いていない環境を整理します。

5.Excel物品管理表の始め方は2種類

Excel物品管理表の導入方法には、テンプレートを活用する方法とイチから自作する方法のの2種類が存在します。

1.配布されているテンプレートを導入する

エクセルでの物品管理システム導入で最も簡単な方法は、配布されている物品管理テンプレートを活用することです。テンプレートには、物品管理業務に必要な項目や機能が既に完成されており、管理対象の物品名称や個数を入力するだけで簡単に使用できます。また、エクセルの通常機能で、列行数の増減、カラーやフォントの変更などが可能なため、取り扱い物品や管理項目の増減にも即座に対応できます。

2.イチから自分で作成する

物品管理表は、Excelでイチから自作することもできます。作成に時間はかかりますが、自社の物品管理業務に最適化された物品管理表を用意できるため、使い勝手を重視する場合に適しています。また、Excel関数を組み合わせて、自動計算や複数のシートで入力内容を自動共有する機能を構築したい場合も、自作がおすすめです。関数付きテンプレートの列行数を変更すると、参照セルがずれて、エラーの原因になりますが、自作する場合は、先に自社にあった表を用意した後で、Excel関数を設定できるため、こうしたトラブルを回避できます。

6.Excel物品管理表の書き方

物品管理表では、管理したい対象の物品を列挙し、物品情報を項目ごとに整理します。主に以下のような分類が考えられます。この際、入力形式を統一することが重要です。

7.Excel物品管理表の工夫ポイント

Excel物品管理表を運用する際の工夫ポイントを解説します。

入力ミスを減らす設計にする

ドロップダウン（リスト）で「状態」「カテゴリ」などを選択式にすることで、入力ミスを削減できます。あらかじめ別シートに選択肢を置くと更新も簡単です。

入力規則で数値・日付の範囲を制限する

入力規則で入力可能な数値や日付の形式を固定しておくことで、間違った形式のデータを入力できないように制限できます。また、表に「テーブル化（Ctrl+T）」しておくと、行追加で参照範囲が自動追従し、後の集計や検証が安定します。

異常を可視化する

条件付き書式で、「故障」「廃棄済」などの文字列を含む行や、在庫が閾値を下回った行を自動で強調表示します。

計算・別シートへの参照・データ取り込みを自動化する

Excelの関数やOffice Scriptsを使い在庫数の算出や別シートへの参照を自動化することで、業務量を削減できます。ただし、Excelに関する専門知識がある程度必要となります。

7.Excel物品管理表の工夫ポイント

Excel物品管理表を運用する際の工夫ポイントを解説します。これらの機能を活用することで、手動管理のデメリットをある程度カバーできます。

1.「入力規則」で入力ミスを減らす設計にする

「保管場所」や「カテゴリ」「状態（（良/可/故障など）」といった項目は、担当者が自由にテキスト入力すると表記ゆれ（例：「PC」と「パソコン」）が発生し、後の集計ができなくなります。

これを防ぐため、「データ」タブの「データの入力規則」機能を使いましょう。「入力値の種類」で「リスト」を選択し、あらかじめ別シートに用意した選択肢（「1階倉庫」「2階備品室」など）を参照させれば、ドロップダウンリストでしか入力できなくなり、入力ミスを強力に防止できます。

2.「条件付き書式」で異常を可視化する

在庫管理で重要な「発注点の把握」や「状態の確認」も自動化できます。 在庫数のセルを選択し、「ホーム」タブの「条件付き書式」を使いましょう。例えば、「指定の値より小さい」を選び「10」と設定すれば、在庫が10個未満になったセルの色を自動で赤くできます。同様に、「特定の文字列を含む」機能で「故障」や「廃棄済」という文字が含まれる行全体をグレーにする設定も可能です。

3.「関数」を活用して集計を自動化する

手動での計算はミスの元です。Excel関数を活用し、集計や参照を自動化しましょう。

VLOOKUP関数 / XLOOKUP関数

物品管理番号（例: PC-001）を入力するだけで、別シートのマスター台帳から物品名（例: ノートPC）やカテゴリ（例: IT機器）を自動で表示させたい場合に使います。貸出管理表などで便利です。

SUMIF関数 / COUNTIF関数

「カテゴリ別（例: 文房具）の在庫総数は？」「保管場所別（例: 1階倉庫）のアイテム数は？」といった条件付きの集計を自動化できます。ダッシュボード作成に役立ちます。

ただし、これらの関数を複雑に組み合わせすぎると、前述の「属人化」のリスクが高まるため注意が必要です。

4.「テーブル化」でメンテナンスを容易にする

管理表を作成したら、表全体を選択して「挿入」タブの「テーブル」をクリックし、テーブル化しておくことを推奨します。

テーブル化すると、行を新しく追加した際に、設定した関数や書式が自動でコピー（オートフィル）されるようになります。また、フィルター機能が自動で付与され、データの並べ替えや絞り込みも簡単になります。

5. バーコード・QRコードを活用する

物品の数が多くなると、目視での確認や手入力は限界を迎えます。その場合、バーコードやQRコードの活用が有効です。

コードの作成

Excelのアドイン（例: 「QR4Office」）を使えば、セル内の情報（管理番号など）を元にQRコードをシート上に簡単に生成できます。また、バーコードフォントをインストールして利用する方法もあります。

読み取りと照合

市販のバーコードリーダーや、スマートフォンのカメラ（Excelモバイルアプリなど）を使ってコードをスキャンし、Excelシートの管理番号と照合（VLOOKUP関数などで）すれば、棚卸や貸出・返却作業を大幅に効率化できます。

8.物品管理表のExcelテンプレート比較8選【ダウンロードリンク付き】

番外編：物足りなくなってきたら既製品への移行検討を！

ここまでExcelの物品管理システムについて説明してきましたが、いかんせん既製品の物品管理システムと比べると、デメリットが多く存在します。Excelで物品管理表を導入した後、制約への不満やキャパシティ不足を感じてきたら、既製品への移行を検討すべきタイミングかもしれません。

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まとめ：Excel物品管理表で簡単にデジタル化

ここまでExcel物品管理システムを紹介してきました。Excelを既に導入している企業であれば、初期費用無しで導入でき、自社に合わせて柔軟なカスタマイズができるため、気軽に業務をデジタル化できます。これを機にExcelで物品管理を始めて、業務デジタル化を進めましょう！