名刺管理ソフト・アプリの導入事例10選｜導入前の課題や導入後の効果とは？

名刺管理ソフトとは、紙の名刺を電子化し、管理するソフトのことです。大量の名刺をデータとして一元管理することで、紛失するリスクを軽減し、個人情報を安全に管理することが可能となります。

本記事では、企業が名刺管理ソフトを導入することで、どのような効果を得られたのかについて紹介します。導入した企業の業種と規模を確認し、導入前の課題から改善の施策、導入後の効果を知ることで名刺管理ソフトを導入する際の参考にしましょう。

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名刺管理ソフト・アプリ比較25選｜タイプ別の製品比較や導入事例を解説【2025年最新】

導入事例1：株式会社日本投資環境研究所（製品：ホットプロファイル）

引用： 日本投資環境研究所

導入前の課題

上場企業向けのIRコンサルティング事業では、顧客情報を一元化して効果的に活用するツールの探求が行われました。これまではExcelを使用して顧客リストを管理していましたが、手作業が多く非効率な状況に悩まされていました。手動で行わなければならない作業が多いため、経営資源である情報を効率的に利用する仕組みが必要でした。顧客リストを一元管理するだけでなく、蓄積された情報を活用して顧客に応じたコミュニケーションを取る体制を整えたいという思いがありました。

改善の施策

ツールの導入を検討し、求める機能は4つでした。まず、顧客情報の一元化と簡単なデータ更新が必要でした。次に、セミナー案内メールの送信リストを作成する機能が求められました。さらに、メールの配信とその結果の可視化も重要でした。最後に、オンラインセミナー後のアンケートの配布、回収、集計を効率的に行う機能が必要でした。複数のツールやリストを組み合わせて作業していた現状を改善し、これらの機能を一つのパッケージで提供してくれるツールを探しました。

導入後の効果

ホットプロファイルの導入により、いくつかの効果が現れました。まず、業務効率が格段に向上しました。顧客情報の変更が一箇所で済むようになり、作業効率が大幅に改善されました。また、セミナー案内メールの配信リスト作成にかかる時間も短縮されました。

さらに、お客様情報の修正やアンケートの回収・集計など、これまで複数のリストやツールを使って行っていた作業がホットプロファイルだけで完結できるようになりました。これにより、属人化が解消され、他の担当者でも対応できるようになりました。メール配信の自由度も上がり、スピード感をもった情報発信が可能になりました。

導入事例2：エイトレント株式会社（製品：ホットプロファイル）

引用：エイトレント株式会社

導入前の課題

約10年間、当社は他社製の名刺管理サービスを利用していましたが、営業活動の効率化やSFA機能の強化において顕著な不満がありました。また、将来的な改善の見通しも立たず、フォローアップ体制においても充実感を得ることができませんでした。

改善の施策

ホットプロファイルへのリプレイスでは、以前のサービスに合わせた運用ルールを維持しつつ、営業支援系機能を充実させました。営業やカスタマーサクセス部門は課題解決に取り組み、SFA機能の活用方法を実現するためのサポートを提供しました。

導入後の効果

ホットプロファイルの導入により、営業活動は可視化・効率化され、営業担当者にとって使いやすい環境が整いました。継続契約の管理や営業数字の把握が容易になり、効果的な営業支援機能も活用されるようになりました。さらに、変更記録の追跡やメール配信・Webサイト訪問者の一元管理が可能になり、営業の範囲も広がりました。その結果、メールマーケティングの実施や効果の測定が簡単になり、施策のスピードと効果の実感が向上しました。

導入事例3：株式会社OAG（製品：ホットプロファイル）

引用：株式会社OAG

導入前の課題

OAGグループは、14のグループ会社からなる企業であり、それぞれが経営コンサルティング、税務管理、内部監査などの業務を担当していました。しかし、顧客情報の可視化と共有が不十分であり、お客様の多様なニーズに効果的に対応することが課題でした。各社ごとに顧客管理を行っていたため、情報が分散しており、グループ全体での連携と情報共有が困難でした。

改善の施策

OAGグループは、顧客情報を統合し、お客様がどの会社とどのような接点を持っているかを可視化するシステムの構築を急務としました。そのために、導入していた顧客管理システムを見直し、コストメリットの高いサービスを求めました。ホットプロファイルというシステムを選択し、ライセンス数を増やすことで多くの社員が利用できるようにしました。さらに、使いやすさと操作性の良さを重視し、導入後の使い方に合わせてカスタマイズしました。

導入後の効果

導入後、OAGグループは複数の効果を実現しました。最初に、利用ユーザーの増加と報告の簡素化により、情報の蓄積量が増加しました。これにより、顧客の情報と接点が可視化され、お客様との関係性が把握できるようになりました。さらに、社内の情報共有が円滑に行われ、報告の共有スピードも向上しました。営業報告の詳細な共有も容易になり、お客様への対応が迅速化しました。また、個々の社員にとっても、情報の検索や登録が容易になり、業務の効率化が実現されました。

導入事例4：日本ビジネスシステムズ株式会社（製品：Sansan）

引用：日本ビジネスシステムズ株式会社

導入前の課題

Sansan Data Hubの導入前、顧客データの精度に課題がありました。顧客データが古く更新されず、情報の抜け漏れや重複が問題となっていました。特に、同一人物のデータが複数登録され、最新のデータを特定することが難しい状況でした。

改善の施策

Sansan Data Hubを導入し、顧客データの課題を解決するための施策を実施しました。Sansan Data Hubは、顧客データの表記揺れを修正し、重複データを統合して正規化する機能を提供しています。約4200件の顧客データの重複が解消されると共に、データクレンジングを進め、さらなる顧客データの正規化・統合を期待しています。

導入後の効果

導入後、顧客データの精度が向上しました。過去に顧客データの古さによる郵便物の返送が問題となっていましたが、Sansan Data HubによりMicrosoft Dynamics 365の顧客データが整備され、返送を減らすことが期待されます。また、見積書作成や商談管理などのビジネスプロセスもMicrosoft Dynamics 365の正確な顧客データに基づいて行われ、より正確かつ効率的になりました。さらに、Sansan Data Hubは企業情報や登記情報の付与も可能であり、与信管理など他の活用領域にも期待しています。

また、Sansanのオンライン名刺を活用することで、オンライン会議の質を高める効果もあります。オンライン会議の冒頭でオンライン名刺交換を行うことで、アイスブレイクとなり、コミュニケーションを円滑にします。SansanとMicrosoft Teamsの連携により、自動的にオンライン名刺を送ることも可能になりました。この活用により、コミュニケーションの質向上やDXの推進が期待されます。

導入事例5：株式会社アルム（製品：やさしく名刺ファイリング）

引用：やさしく名刺ファイリングPRO 導入事例：株式会社アルム 様

導入前の課題

弊社営業部門は、新商品「Join」の発売に伴い、全国の医療機関および関係者への営業活動を行っていました。このため、多くの名刺を受け取り、その管理と活用方法に課題がありました。具体的には、名刺の数が増加し続ける中で、安価な方法で効率的に管理する必要があり、また、出張後の名刺登録作業も効率化したいというニーズがありました。

改善の施策

名刺の管理と活用のため、営業部門では効率性を重視しました。まず、名刺の管理には「やさしく名刺ファイリング PRO v.9.0」というパソコン用の名刺管理ソフトを導入しました。これにより、名刺をデータベース化してパソコン上で管理できるようになりました。さらに、出張後の名刺登録作業を効率化するため、スキャナ「ブラザー JUSTIO ADS-2500W」を導入しました。このスキャナは、一度のスキャンで30枚程度の名刺を両面取り込むことができ、非常に便利です。また、営業担当者ごとに名刺を管理するため、個別のフォルダも導入しました。

導入後の効果

上記の施策により、名刺管理と活用において以下の効果が得られました。まず、名刺の管理はパソコン上で行われるため、効率的かつ簡便に行えるようになりました。また、スキャナの導入により、一度の作業で多くの名刺をスキャンできるようになりました。さらに、営業担当者ごとに名刺を個別に管理することで、フォルダごとに整理された名刺管理が可能となりました。これらの施策により、名刺管理の効率化と情報の整理が実現されました。

導入事例6：株式会社埼玉新聞社（製品：ネクスタ・メイシ）

引用：Cases  株式会社埼玉新聞社

導入前の課題

社内の名簿情報が分散しており、管理コストの削減が課題でした。情報の一元化と共有の不足により、部署や立場によって異なる人脈が可視化されず、名簿の管理や引継ぎにも課題がありました。

改善の施策

名刺管理アプリの導入により、名簿情報の集約と一元化を実現しました。社内での名刺交換やネットワーキングイベントで取得した名刺をアプリに取り込み、社員全体で共有することで、リアルタイムでの人脈の共有と可視化を図りました。

導入後の効果

名刺管理アプリの導入により、管理コストが削減されました。情報の一元化により名簿も一本化され、社内の交流イベントや催しにおいても名簿の管理が容易になりました。社長を含むトップ層の積極的な利用により、リアルタイムでの人脈共有が実現され、社員のネットワーキングが促進されました。さらに、名刺の詳細画面において交換回数やつながりの深さが可視化されるため、イベントへの招待やビジネス展開においても効果的な人脈活用が可能になりました。

導入事例7：株式会社りそな銀行（製品：mソナー）

引用：りそな銀行、法人番号を活用したデータ統合ソリューションを導入

導入前の課題

株式会社りそな銀行は中小・零細企業向けのマーケティング強化を図るため、「ユーソナー(uSonar)」という企業データベースを導入しました。しかし、戦略策定に必要な企業属性や法人番号の付与に課題を感じていました。また、全社で名刺情報を共有する際に重複や競合が生じることも課題となっていました。

改善の施策

この課題に対処するため、株式会社りそな銀行は「ユーソナー(uSonar)」と「Sales Cloud」というSFAを連携させることでデータ統合を実現し、企業属性や法人番号の付与を自動化しました。さらに、名刺管理アプリ「mソナー」を200ID導入し、名刺の全社共有とリアルタイムなデータ活用を実現しました。

導入後の効果

これにより、株式会社りそな銀行はデータを有効活用するためのシステム基盤を構築することに成功しました。名刺の全社共有やデータ統合・法人番号の付与が自動化されたことで、効率的なマーケティングが可能となりました。

導入事例8：株式会社阪急阪神エクスプレス（製品：名刺de商売繁盛）

引用： 名刺管理システムの導入・活用事例 | 株式会社 阪急阪神エクスプレス 様

導入前の課題

営業の働き方革新（WSI）プロジェクトの一環として、名刺管理システムの導入が検討されました。これまで、個々の営業担当者が名刺を個人で管理していたため、名刺は重要な顧客情報でありながら、会社の資産として十分に活用されていませんでした。また、顧客情報の集約を目指し、名刺情報をCRMへの統合も検討されていました。しかし、ユーザー数が約1,000人と多く、セキュリティとコストの面で懸念事項がありました。

改善の施策

様々な名刺管理システムを比較した結果、名刺de商売繁盛というシステムの固定の月額利用料金に魅力を感じました。さらに、CRMとの連携を可能にするために、最初は名刺de商売繁盛でデータ化した名刺情報をCSV形式で出力し、手動でCRMに顧客情報として取り込んでいました。しかし、後にAPI連携のオプションサービスが提供されたため、手間と時間を大幅に削減することができました。これにより、初訪問の相手先でも名刺de商売繁盛に情報が登録されていれば、事前に予備知識を得ることができ、商談がスムーズに進むようになりました。

導入後の効果

名刺de商売繁盛を使えば、外出先でもタブレットなどを利用して名刺情報や地図情報を検索できるため、顧客からの急な要望にも素早く対応できるようになりました。また、CRMの取引先担当者マスタへの自動取り込みにより、入力の工数を削減し、データの品質を確保することができています。これらのデータを多角的に分析し、営業のPDCAサイクルに活かしていくことが今後の目標です。名刺管理システムの導入により、名刺情報の活用が向上し、効率的な営業活動が実現しました。

導入事例9：株式会社エクスメディオ様（製品：myBridge）

引用：シンプルな機能でコストを削減！ 部署内で顧客をつなげ、多角的にアプローチ

導入前の課題

これまでは従業員が各々交換した紙の名刺の一元管理ができておらず、顧客情報を必要なときに取り出して確認することができなかった。業務に時間と手間がかかっており、効率化に課題があった。また、当時導入していた名刺管理ソフトは多機能だったものの、すべての機能を使うことはなく、無駄なコストが発生してしまっていた。必要最低限の機能をコストパフォーマンスよく使えないかと、myBridgeの導入を検討した。

改善の施策

myBridgeは、名刺管理アプリとして必要十分な機能があり、シンプルで操作性が良い。コスト面も魅力的で、導入から運用開始までがスムーズでスピーディだった。自社の事業展開のスピード感に非常にマッチしており、企業文化との親和性が高いと感じた。

導入後の効果

多機能な名刺管理ソフトを使っていたときはオーバースペックであることを実感しており、余計なコストがかかっていたが、myBridgeに切り替えてからは、不必要な機能にかけていたコストを圧縮することができた。結果的にコストダウンを実現している。

現在は、イベントなどで名刺交換したら、その日のうちに数十枚をデータ化することができている。検索機能がついており、従業員の誰がどの顧客とコンタクトを取っているかが一目でわかるため、営業活動の効率が向上した。目標達成のために、業務フローをシンプルにしたいと考えていたが、そうした企業風土と名刺管理アプリがとてもマッチした。

引用：営業担当とサポートとの連携がスムーズに　問い合わせ対応が早くなり顧客満足度向上へ

導入前の課題

営業担当者の名刺管理の煩雑さが悩みだった。営業先が重複していないかの確認、それぞれの人脈を確認するために、ほかの人に聞かなければ確認できず、不便に感じていた。

改善の施策

myBridgeは、無料利用時に使い勝手の良さや、OCRの精度の高さを実感していた。また、オペレーターの確認があることで、データ反映が的確でスピーディであることも良い点だった。以前は社長が自ら個人用の他社ツールを利用していたが、会社で導入する際に価格面で優れているmyBridgeを導入した。

導入後の効果

社員間で、顧客の会社名と名前を伝えるだけで、共有名刺帳で検索し、目的の顧客情報にたどり着けるようになった。営業メンバーが対応に追われている際には、サポートメンバーがフォローする体制を整えることができた。顧客情報をエクスポートして分類した後、新着情報をメール配信するなど、マーケティングに活用できるようになった。OCRの読み取り精度の高さや識字率にも満足している。