書類作成代行サービスのおすすめ7選！選び方から利用の流れまで解説

ビジネスにおいて、書類作成が必要になる場面は少なくありません。しかし、書類作成には手間や時間がかかるほか、専門的な知識を必要とするケースもあります。そのため、「書類作成にかかる作業を効率化したい」「コア業務に集中できるようにしたい」と考える方も多いでしょう。

最近は、書類作成代行サービスを利用する企業も少なくありません。専門業者に書類作成を任せることで、業務の効率化やリソースの最適化につながります。本記事では、書類作成代行とは何か、依頼内容や利用するメリット・デメリットなどを解説します。おすすめの書類作成代行サービスや選び方のポイントもまとめているので、ぜひ参考にしてください。

書類作成代行とは｜気づかれていない重要性

書類作成代行とは、ビジネスシーンで使用する書類や資料の作成を専門業者に依頼できるサービスのことです。単に文章を作成するだけではなく、データ入力や文字起こしといった関連業務に幅広く対応しているサービスも珍しくありません。

報告書やビジネス文書、プレゼンテーション資料など、企業が作成する書類は多岐にわたります。社内のリソースが限られている場合や書類作成に専門知識が必要になる場合など、企業はニーズに合わせて書類作成代行サービスを利用できます。

書類作成代行の重要性

書類作成業務は単純な作業に思われがちです。しかし、実際にはさまざまな課題を抱えている企業も多いでしょう。書類作成代行は、以下のような課題解決に役立つ点で必要性が考えられます。

• 作業にまとまった時間が必要になる
• 確認作業に時間がかかる
• 担当者によって作業スピードや書類の完成度が異なる
• 社内に適切な人材がいない場合がある

書類作成代行サービスを利用することで、作業にかかる時間を削減できるほか、確認作業をスムーズに進められます。また、プロの力を借りてより完成度の高い資料作成が可能です。

書類作成代行に依頼できる主な業務3選

書類作成代行サービスには、書類・資料作成のほか、ビジネスに欠かせない関連業務も依頼できます。以下で、書類作成代行に依頼できる主な業務を解説するので、ぜひ参考にしてください。

1.書類・資料作成

書類作成代行に依頼できる業務で最も代表的なものが、ワードやエクセルを使った書類作成です。報告書や議事録、企画書など、日常の業務において必要となるあらゆる書類を専門業者が作成してくれます。

また、パワーポイントを使った資料作成に対応している業者も多くあります。プロにスライド資料や企画書の作成を任せることで、プレゼンテーションや商談での成果が期待できるでしょう。

2.データ入力

業者によっては、手書きの情報やアンケート結果、取引先の名刺といったデータの入力作業を代行するサービスも提供しています。専門業者にデータ入力を依頼することで、作業の正確性を高められるほか、データを活かした書類・資料作成が可能になります。特に、大量のデータを処理する必要がある場合や、手書きや手入力による入力ミスを減らしたい場合にはサービスを利用するとよいでしょう。

3.文字起こし

書類作成代行には、セミナー動画やインタビューの音声データを文字起こしして書類や資料にまとめる作業も依頼できます。文字起こしの品質や作業時間は経験やスキルに大きく左右されるため、社内で対応するのは簡単ではありません。そのため、専門業者に文字起こしを依頼することで、より効率的に作業を進められます。なお、文字起こしを依頼する際は、実績のある業者を選ぶと品質が期待できるでしょう。

書類作成代行を利用するメリット3選

書類作成代行を利用すると、リソースを有効活用できたり、資料の完成度を高められたりするメリットがあります。以下で、書類作成代行を利用するメリットを解説するので、ぜひ参考にしてください。

1.リソースを有効活用できる

書類作成代行を利用することで、社内のリソースを有効活用できます。企業のなかには、書類作成に多くの時間がかかり、従業員がコア業務に集中できていないケースも珍しくありません。書類や資料によっては専門性が高くない場合も多く、誰にでもできる作業に時間を割いていると、気づかないうちにリソースを圧迫してしまいます。書類作成代行を利用して従業員がコア業務に集中できるようになると、結果的に売上アップや人件費の削減にもつながるでしょう。

2.資料の完成度が高まる

専門業者に書類作成を依頼すると、資料の完成度が格段に向上します。書類や資料の作成においては、正確さはもちろん、視覚的な分かりやすさも求められます。また、根拠となるデータ収集やデザイン性など、書類や資料の種類によって重視すべきポイントはさまざまです。例えば、プレゼンテーション資料や企画書は、相手に与える印象が重要です。自社に専門性が高い人がいない場合は、積極的に書類作成代行を利用することで、完成度が高い資料を作成できるでしょう。

3.業務スピードが向上する

書類作成代行を利用すると、業務全体のスピードが大幅に向上するメリットがあります。速やかに意思決定してビジネスチャンスを掴むためには、タイムリーな資料作成が不可欠です。書類作成代行を利用して、営業資料や経営判断に必要な資料を迅速に作成できるようになると、急ぎ対応が可能になります。サービスをうまく利用することで、納期厳守を徹底しながら柔軟かつスピーディーに業務を進められるでしょう。

書類作成代行を利用するデメリット2選

書類作成代行の利用には、メリットだけではなく、いくつかのデメリットも存在します。以下で、書類作成代行を利用するデメリットを解説するので、ぜひ参考にしてください。

1．コストがかかる

書類作成代行の利用にはコストがかかります。利用料金は業者によって異なり、サービスの内容や業務範囲によって変動します。特に、依頼する業務範囲が広い場合や専門知識を必要とする場合は、利用料金が高くなる傾向です。また、急ぎの場合は特急料金が発生するケースもあります。なお、書類作成代行サービスを利用する際は、外部との情報伝達工数の増加によってコミュニケーションコストが増える点も理解しておくことが大切です。

2．情報漏洩のリスクが高まる

書類作成代行を依頼する際は、個人情報や顧客情報など、企業の機密情報を業者に提供するケースがほとんどです。外部の業者と情報を共有する機会が増えると、情報漏洩のリスクは高まります。情報漏洩のリスクを最小限にするためには、セキュリティ対策を徹底している代行業者を選ぶことが重要です。また、必要に応じて機密保持契約（NDA）を締結するとよいでしょう。

書類作成代行サービスを選ぶポイント5選

書類作成代行サービスの利用効果を高めるためには、適切な業者選びが不可欠です。サービス選びの際は、業務範囲の広さやセキュリティ対策の水準など、ポイントを絞って複数の業者を比較・検討することがおすすめです。以下で、書類作成代行サービスを選ぶポイントを5つ解説するので、ぜひ参考にしてください。

1.必要資格の有無

書類作成代行の利用において、公的文書の作成を依頼する場合は、業者が税理士や行政書士などの資格を有しているかを確認する必要があります。税務書類や行政書類の作成には、税理士や行政書士などの専門的な資格を持った人物による対応が求められるためです。

無資格者が税務書類や行政書類を作成することは法律で禁じられており、万が一問題が発生した場合には法的な責任やリスクが伴うため注意してください。作成依頼する書類によっては、必要資格の有無を確認したうえで業者を選びましょう。

2.業務範囲の広さ

書類作成代行サービスを選ぶ際は、業務範囲の広さを確認することもポイントです。書類作成と言っても、依頼する書類の内容に応じて、必要なスキルや専門知識が異なります。そのため、書類作成代行サービスを選ぶ際は、依頼したい業務に対応可能かどうかを確認しておく必要があります。

また、サービスを利用するうちに、関連する業務も外注したいと考える企業も珍しくありません。書類作成とあわせてほかの業務も外注する場合は、できるだけ一つの業者にまとめて依頼したほうが、時間やコストの節約につながります。事前に業務範囲の広さを確認しておくと、将来的に依頼内容を再検討しやすくなるでしょう。

3.費用対効果の高さ

書類作成代行サービスの利用にはコストがかかるため、費用が適切かつ効果的であるかを見極めて業者を選ぶことが大切です。料金形態は業者によって異なり、業務内容に応じたパッケージや時間単位での料金設定がされています。

作成依頼する書類の種類やサービスの利用目的によって、業者に求めるクオリティは異なるでしょう。そのため、コストと品質のバランスを考慮したうえで、どの業者が高い費用対効果を見込めるか比較・検討する必要があります。業者によっては、無料の利用期間を設けたり、サンプル書類を提供したりしているため、必要に応じてうまく利用するとよいでしょう。

4.セキュリティ対策の水準

書類作成代行サービスを選ぶ際は、セキュリティ対策の水準を確認することもポイントです。代行業者のセキュリティ対策に対する意識が低いと、情報漏洩のリスクが高まるため注意が必要です。具体的には、以下について確認すると、セキュリティ対策の水準を判断しやすいでしょう。

• セキュリティ教育の実施有無
• ウィルス対策の方法
• プライバシーマークの取得有無　など

情報漏洩が発生した場合、企業は社会的信用を失うだけではなく、賠償責任が問われる可能性があります。信頼できる代行業者を選ぶためにも、セキュリティ対策の実施状況を事前に確認しておきましょう。

5.実績の豊富さ

書類作成代行サービスを選ぶ際は、業者の実績を確認することも大切です。実績が豊富な代行業者のほうが、ノウハウやスキルを十分に蓄積している可能性が高く、より質の高い成果物が期待できます。

業者のWebサイトから過去の事例を確認すると、どのような書類を作成してきたのか、クライアントがどのような成果を得られたかなどを知ることが可能です。業者への依頼内容を明確にしたうえで、自社の利用イメージと近い実績があるサービスを選ぶとよいでしょう。

おすすめの書類作成代行サービス7選

ここでは、書類作成代行サービスのおすすめ7選を紹介します。以下で、各社の対応業務や利用料金などをまとめているので、自社のニーズにあったサービス選びの参考にしてください。

1.i-STAFF

i-STAFFは、料金プランが豊富なオンライン秘書サービスです。書類作成を含め、経理や人事、営業アシスタントなど、一つの窓口で幅広いサービスを利用できることが特徴です。

2.HELP YOU

HELP YOUは、幅広いアシスタント業務を依頼できるオンラインアウトソーシングサービスです。月額プランのほか、書類・資料作成を専門とした「資料作成プレミアム」と呼ばれるサービスも利用できます。

3.フジ子さん

フジ子さんは、書類作成を含めたバックオフィス業務を依頼できる代行サービスです。10時間ごとの料金プランのため、業務量に合わせて無駄なコストをかけずに利用できるメリットがあります。

4.タスカル

タスカルは、幅広い業務支援を行うオンラインアシスタントサービスです。書類やパワーポイント資料の作成のほか、マーケティングやWeb制作に関する業務なども依頼できます。

5.CASTER BIZ assistant

CASTER BIZ assistantは、書類作成はもちろん、文字校正や資料のリデザインなどを依頼できるオンラインアシスタントサービスです。基本の料金プランのほか、ニーズに合わせて契約内容をカスタマイズできることが特徴です。

6.カチアルサポート

カチアルサポートは、NTT印刷株式会社が運営するバックオフィス業務の代行サービスです。書類作成のほか、経理や営業事務、秘書業務などを依頼できます。

7.My Assistant

My Assistantは、低コストかつ簡素化したやり取りで書類作成を依頼できるアシスタントサービスです。誤字脱字のチェックや文章の転記などにも対応しているため、業務の一部を外部に依頼することも可能です。