診療予約システムの導入事例8選！課題と解決策・導入の流れを解説

診療予約システムは、医療機関における業務効率を向上させるだけではなく、患者の利便性にもつながる便利なツールです。しかし、なかには「本当に自院の課題解決につながるのか」「どのくらいの費用対効果が期待できるのか」といった疑問を持つ方もいるでしょう。

診療予約システムの活用イメージを具体化するためには、導入事例を参考にすることがおすすめです。また、ほかの医療機関における導入事例は、システム選びのヒントにもなります。

本記事では、診療予約システムの導入事例を中心に、利用するメリット・デメリットなどを解説します。システムの導入ステップもまとめているので、ぜひ参考にしてください。

診療予約システムとは？

診療予約システムとは、患者がWebやアプリなどを利用して診療予約するためのサービスです。診療予約システムを利用することで、患者は自分の都合の良いタイミングで予約できるようになり、医療機関側も受付対応にかかる負担を軽減できるメリットがあります。

診療予約システムには、予約特化型やLINE対応型のほか、幅広い院内業務の効率化に役立つタイプなどがあります。システムの導入効果を高めるためには、自院における課題を明確にしたうえで、ニーズに合った製品選びが不可欠です。

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導入事例①：田中整形外科（導入製品：ドクターキューブ）

田中整形外科は、慢性疼痛やスポーツ障害などの治療に取り組んでいる医療機関です。

2013年のリニューアルを機に医療設備の向上を図り、さらなる診療業務の効率化に向けて、診療予約システム「ドクターキューブ」を導入しました。以下で、整形外科における診療予約システムの導入事例を詳しく解説します。

導入前の課題

田中整形外科には、さまざまな疼痛を抱える患者が毎日約250名来院しており、診療業務において以下のような課題を抱えていました。

• 診療や検査、診療後の会計までの待ち時間が長くなっていた
• 患者の診療に十分な時間をかけたいと考えている一方で、非効率であると感じていた

患者が診療以外の場面で不満を感じることの一つが、待ち時間の長さです。そこで、患者の待ち時間短縮と診療業務の効率化のために、診療予約システムの導入を決めました。

改善の施策

システム選定にあたって「ドクターキューブ」を評価した点は、多様な運用方法に対応できるカスタマイズ性と充実したサポート体制です。

田中整形外科では、診療内容によって患者を診療する順番や組み合わせが複雑になるケースが多くあります。そのため、トラブル回避の観点からも、リハビリ部門で限定的にシステムの利用を開始しました。また、クリニック内に大型モニターを設置して診療受付や予約状況を確認できるようにし、患者の不安・不満の解消を図りました。

導入後の効果

診療予約システムの主な導入効果は、以下の通りです。

• 電子カルテとの連携によって、診察室内でも当日の予約状況を把握できるようになった
• 急に患者がこないといった非効率的な時間が減り、診療の効率化が図れた

なお、システムの導入後は、若年層の患者を中心にスマートフォンによる状況確認が当たり前になりつつあります。このように、システムの導入によって、患者の待ち時間短縮と業務効率化の両方を実現した事例です。

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導入事例②：オーシャンキッズクリニック（導入製品：ドクターキューブ）

オーシャンキッズクリニックは、病気からケガまでこどもの総合診療を行っている医療機関です。

新規患者の予約・来院のしやすさを考え、診療予約システム「ドクターキューブ」を導入しました。以下で、小児科における診療予約システムの導入事例を詳しく解説します。

導入前の課題

オーシャンキッズクリニックの院長は、以前より、以下のような理由から診療予約システムの必要性を感じていました。

• 予防接種のための新規患者が多く、Web予約の必要性を感じていた
• 特に新規患者は予約があるほうが来院しやすいと認識していた

しかし、同時にシステムの導入には、クリニックごとの運用に合わせたカスタマイズが必要であるという課題も抱えていました。

改善の施策

システム選定にあたって「ドクターキューブ」を評価した点は、クリニックの要望に応じて設定をカスタマイズできる機能を搭載していることです。

実際に他社の診療予約システムのデモを試し、製品を比較・検討したうえで、「ドクターキューブ」を導入しました。そして、システムの導入と同時に、新規患者のWeb予約の受付を開始しました。

導入後の効果

診療予約システムの主な導入効果は、以下の通りです。

• システムの操作性が良く、スムーズに運用を開始できた
• Web予約を通じた来院が増加し、患者の約8割が予約して来院するようになった

また、操作性の良さは、業務の効率化にもつながっています。患者は予約してから来院することが当たり前になり、診療予約システムはクリニック運営において欠かせないツールになっています。

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導入事例③：馬嶋眼科医院（導入製品：ドクターキューブ）

馬嶋眼科医院は、3代にわたり地域医療を支えてきた信頼のある医療機関です。

2013年に電子カルテを導入し、続いて2014年に診療予約システム「ドクターキューブ」を導入しました。以下で、眼科における診療予約システムの導入事例を詳しく解説します。

導入前の課題

馬嶋眼科医院は、以下のような課題を抱えており、院外から患者が診療予約できるシステムの必要性を感じていました。

• 診療予約の受付業務がスタッフの大きな負担になっていた
• 既存の電子カルテにも予約機能があったが、活用するには不十分だった
• 患者の待ち時間が長くなっていた

そこで、診療業務の効率化や患者の待ち時間緩和のために、診療予約システムの導入を決めました。

改善の施策

馬嶋眼科医院が「ドクターキューブ」を選定した決め手は、多様な予約受付方法に対応している点です。

実際にシステムの導入にあたり、操作に不慣れな患者のため、予約専用のタブレット型端末を院内に設置し、職員がサポートする体制を整備しました。また、予約した患者を優先するというインセンティブのもと、積極的に予約を推進しています。

導入後の効果

診療予約システムの導入後は、主に以下のような効果がありました。

• 患者の8割が予約して来院するようになった
• 院内の予約受付業務にかかる工数が減った
• 効果的に2診体制を運用できるようになった

さらに、診療システムを電子カルテと連携させることで、さらなる診療の効率化につながり、患者の院内状況をリアルタイムで把握できるようになりました。システムの導入によって、院内業務の効率化と患者の待ち時間の緩和を実現した事例です。

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導入事例④：フォーシーズンズレディースクリニック（導入製品：ドクターキューブ）

フォーシーズンズレディースクリニックは、女性のサポートを目的に2014年に開院した医療機関です。

スタッフの業務効率化を最優先に考え、診療予約システム「ドクターキューブ」を導入しました。以下で、婦人科における診療予約システムの導入事例を詳しく解説します。

導入前の課題

フォーシーズンズレディースクリニックは、予約の受付業務において以下のような課題を抱えていました。

• 多くのスタッフが時短勤務しており、業務の効率化を図る必要があった
• 1日100人前後の患者が来院し、1日40件近く電話がかかってきていた
• 患者数の増加に伴って電話対応にかかる工数が増え、ミスが目立つようになった

電話対応の工数とミスを減らすための方法を模索していたところ、診療予約システムの導入にたどり着きました。

改善の施策

診療予約システム「ドクターキューブ」を選定した理由は、既存の電子カルテとの互換性と初期費用の安さです。

システムの導入にあたって、予約受付業務だけではなく、診療業務の効率化も図りました。具体的には、Web予約時に症状について選択する画面を設け、簡易問診形式のヒアリングを実施しています。

導入後の効果

診療予約システム導入後の主な効果は、以下の通りです。

• 多くの患者がWeb予約を利用するようになった
• 電話対応が大きく減り、スタッフの負担が軽減された
• 効率良く予約を入れられるようになり、待ち時間が長いことによるクレームが減った

システムの導入後は、主に高齢の患者のみが電話予約するようになり、予約管理が効率化しました。また、スタッフの業務環境の改善にもつながった事例です。

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