受発注システムのメリットを徹底解説！機能や導入事例も紹介！

アナログな方法で受発注業務を行っているせいで、業務の生産性や効率が上がらず悩んでいませんか？
電話、FAX、メールのみを利用して受発注業務を行うと、時間がかかってしまったり、ミスが発生したりします。受発注システムを導入することで、それらの問題を解決できるようになります。
この記事では、受発注システムのメリットを詳しく解説します。メリットだけでなく、主な機能や導入事例も紹介するので、是非参考にしてください。

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受発注システムのメリット

受発注システムとは、注文の受け付け（受注）と発注をデジタル化し、オンラインで一元管理するためのシステムです。従来のFAXや電話、メールでのやり取りを自動化し、注文データをリアルタイムで管理できるため、ミスの削減や業務のスピードアップが可能になります。受発注システムは、受注側（販売側）と発注側（仕入れ側）それぞれの業務をサポートする仕組みになっています。

受注側(販売側)のメリット

受発注システムによって、受注側がオンラインで注文を受付できるようになります。従来は電話やFAXなどで連絡を行っていましたが、オンライン上で受注データの共有ができるようになります。また、受注データの自動入力も可能になります。在庫や納期もリアルタイムで把握できるようになるため、受注時点で出荷可能かを確認することができます。これによって手作業で確認する手間が省け、迅速な対応が可能になります。他にも、請求書の自動作成、注文履歴の管理機能などによって、多くのメリットを得られます。

発注側(仕入れ側)のメリット

受注側と同様、発注側もオンラインで作業ができるようになります。取引先の注文フォームにアクセスすれば、簡単に発注することが可能です。受発注システムを利用して発注状況のリアルタイム確認もできるため、注文履歴や納期を可視化できます。在庫が一定数以下になるとシステムが自動で発注してくれる機能もあるため、発注数を間違える事が無くなります。また発注データを分析することで、仕入れ状況の分析に活用することもできます。

受発注システムのデメリット

受発注システムを活用することには多くのメリットがありますが、デメリットも存在します。この章では、受発注システムを使用するデメリットを解説します。デメリットは以下の4つです。

1. 初期費用、ランニングコストがかかる
2. 操作に慣れるまで時間がかかる
3. システム障害のリスクがある
4. 取引先との連携が難しい場合がある

順番に解説します。

1.初期費用、ランニングコストがかかる

受発注システムの導入には、初期設定費用やシステム利用料がかかります。特に、オンプレミス型（自社サーバー型）の場合、導入費用が100万円以上になることもあります。クラウド型でも、月額料金やユーザー数に応じた費用が発生するため、継続的なコスト負担を考慮する必要があります。また、受注側と発注側で同じシステムを利用することになった場合、取引先への導入コストや教育コストも考慮する必要があります。

2.操作に慣れるまでに時間がかかる

システムを導入すると、それまでの業務フローが変わるため、従業員が操作に慣れるまでに時間がかかることがあります。特に、パソコン操作に不慣れな従業員や、長年FAX・電話を利用してきた取引先にとっては、システム移行が負担となることがあります。

3.システム障害のリスクがある

クラウド型の受発注システムには、インターネット環境が必須です。サーバーの障害やネットワークトラブルが発生すると、システムが一時的に使えなくなる可能性があります。その結果、注文処理が遅れたり、取引先とトラブルになったりするリスクがあります。特に納期が厳しい業種（飲食・小売・製造業など）では、システムのダウンタイムが大きな影響を与える可能性があります。

4.取引先とのシステム連携が難しい場合がある

受注側としては、取引先がシステムに対応していない場合、スムーズな取引ができない可能性があります。特に、中小企業や個人事業主は、システム導入に消極的な場合もあるため、取引先の対応状況を事前に確認する必要があります。また、受注側、発注側で異なるシステムを利用している場合、データの連携がうまくいかずかえって業務効率が落ちてしまうこともあるので、注意が必要です

受発注システムの導入事例

この章では、受発注システムの導入事例を紹介します。実際の導入事例を参考に、メリットデメリットを理解してください。

1. トーヨーエナジー株式会社(導入製品：MOS)
2. 株式会社ダイキチ(導入製品：Bカート)
3. 株式会社すかいらーくホールディングス(導入製品：CO-NECT）

1.トーヨーエナジー株式会社(導入製品：MOS)

トーヨーエナジー株式会社では、社内の業務管理が紙やExcelに依存しており、情報共有や進捗管理が煩雑になっていました。データの一元管理ができず、各部署間の連携がスムーズにいかないという課題もありました。また、様々な業務の電子化に伴って、従来の方法からWEB発注へ切り替える必要も出てきました。これらの課題を解決するために、クラウド型業務管理システム「MOS」を導入し、リアルタイムでの情報共有やデータの一元管理が可能となる環境を構築しました。さらに、操作性の高いシステムを採用することで、従業員の負担を軽減しました。MOSの導入により、業務の可視化が進み、各部署間の情報共有がスムーズになりました。また、業務の効率化が図られ、作業時間の削減と正確なデータ管理が可能となりました。作業が自動化されたことで、入力ミスや記入漏れも無くなりました。結果として、業務全体の生産性向上に貢献しています。

出典：FAX受注からWEB受注への移行により 入力ミスや作業時間を大幅に削減

2.株式会社ダイキチ(導入製品：Bカート)

株式会社ダイキチでは、FAXや電話での受注業務が中心であり、注文処理の手間やミスの発生が課題となっていました。「前回と同じ個数で問題ないか」「在庫の関係で発想が遅れる可能性がある」といった確認業務を紙ベースで行っていたため、時間がかかっていました。また、エクセルの注文書による受注ではヒューマンエラーが発生しやすいという問題もありました。倉庫会社との連携もアナログな方法で行っており、取引履歴も残っていない状況でした。これらの課題を解決するために、BtoB向けECシステム「Bカート」 の導入を決めました。これにより、オンラインでの受注受付を可能にし、業務の自動化を推進しました。また、商品情報や価格設定をシステム上で管理し、顧客がスムーズに注文できる環境を整備しました。Bカートの導入により、受注業務の効率化が進み、FAX・電話対応時間の大幅な削減に成功しました。さらに、顧客が24時間オンラインで注文可能となり、利便性が向上しました。結果として、業務負担が軽減され、顧客満足度も向上 しています。

出典：1日2時間の工数削減！フランチャイズ受発注に「革命」を起こす

3.株式会社すかいらーくホールディングス(導入製品：CO-NECT）

株式会社すかいらーくホールディングスでは、FAXや電話による受発注業務が中心で、手作業による入力ミスや確認作業の負担増大が課題となっていました。特に、確認作業に多くの手間がかかっていました。受発注業務にエクセルを用いていたため、その都度数量、単位、単価を確認する必要がありました。発注書のテンプレートも統一されていなかったのも、時間がかかる原因の一つでした。また、発注状況の管理が煩雑で、在庫管理や納期調整に時間がかかるという問題も抱えていました。これらの課題を解決するために、クラウド型受発注システム「CO-NECT」を導入しました。これにより、オンラインでの発注管理を実現し、受発注データの一元管理が可能になりました。さらに、発注履歴の可視化や自動通知機能を活用し、業務の正確性と効率を向上させました。CO-NECTの導入により、受発注業務のデジタル化が進み、手作業によるミスが大幅に削減できました。また、発注状況をリアルタイムで確認できるようになり、在庫管理や納期調整がスムーズになりました。結果として、業務負担が軽減され、取引先との円滑なやり取りが実現しています。

出典：単位・ロットを事前に登録し、確認作業を削減。業務フロー改善もでき業務効率も大幅アップ

まとめ

受発注システムのメリットについて理解できましたか？
従来のアナログな管理から受発注システムの利用に切り替えることで、様々な効果を得られます。この記事を参考にして、適切な受発注システムを選定して頂ければ幸いです。