受発注システムの費用をタイプ別に解説！コストを抑える方法も紹介！

受発注システムをなるべく安く導入したいと考えていると思います。しかし、製品のタイプが多くあるため、どの製品が一番コストを抑えられるか分からないという悩みを抱えていませんか？
この記事では、受発注システムの費用について、製品タイプごとに詳しく解説します。受発注システムの導入コストを抑えるポイントは、自社の業種や運営形態、規模に合った相性の良い製品を導入することです。この記事を参考にして、受発注システムの導入コストを削減して頂ければ幸いです。

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受発注システムとは？

受発注システムとは、商品の発注・受注をデジタル化し、効率的に管理するシステムのことです。従来のFAXや電話、メールでのやりとりを自動化し、業務負担を軽減するとともに、ミスの防止や取引の透明性向上にも貢献します。近年、多くの企業が業務効率化やDX（デジタルトランスフォーメーション）の一環として受発注システムを導入しており、その需要は年々高まっています。

主な機能

受発注システムには大きく分けて3つの機能があります。

1. 受注管理機能
2. 発注管理機能
3. 請求・支払い管理機能

順番に解説します。

1.受注管理機能

取引先からの注文をシステム上で一元管理することが可能です。また、注文情報を自動で記録したり、過去の注文情報を検索したりすることもできます。そのため、転記ミスや確認ミスの防止につながります。

2.発注管理機能

仕入れ先への発注を自動化することができます。そのため、必要な商品を適切なタイミングで発注できるようになり、在庫管理コストの削減や発注ミスの防止に役立ちます。また、在庫状況を把握して自動発注を行ってくれるため、在庫切れや過剰在庫を防ぐこともできます。

3.請求・支払い管理機能

請求書や納品書を自動で作成することも可能です。支払い状況もリアルタイムで把握できるため、未払金や入金済みの商品をいつでも確認できます。会計ソフトと連携することで、経理作業の効率化も実現できます。

タイプごとの料金比較

受発注システムにはいくつかの種類が存在します。タイプごとに料金が大きく異なるのが、受発注システムの特徴です。また、運営規模や取引先の数によって、選ぶべきタイプも変わります。この章では、受発注システムの種類と、その特徴、料金体系について解説します。まず、受発注システムは4つのタイプに分かれます。

1. クラウド型
2. オンプレミス型
3. ハイブリッド型
4. 無料システム

順番に解説します。

1.クラウド型

クラウド型受発注システムは、インターネット経由で利用できるタイプのシステムです。ソフトウェアのインストールが不要で、どこからでもアクセス可能なため、リモートワークや複数拠点での業務に適しています。クラウド型のシステムは、小規模事業者やスタートアップ、ECサイト運営企業に特に向いています。インターネット環境があれば簡単に導入でき、初期費用も抑えることができるからです。また、アップデートも自動で行ってくれることや、サーバー管理の手間がかからないのも魅力の一つです。

• 無料プランあり（基本機能のみ）
• 月額費用：3,000円～50,000円程度（利用ユーザー数や機能により異なる）
• 初期費用：無料～数万円程度
• おすすめ企業：中小企業、ECサイト運営企業、スタートアップ、リモートワークを活用する企業

2.オンプレミス型受発注システム

オンプレミス型受発注システムは、自社のサーバーにインストールして利用するタイプのシステムです。カスタマイズ性が高く、独自の業務フローに合わせた設計が可能ですが、導入コストが高く、運用管理の手間がかかります。オンプレミス型は、大企業や、取引データの厳重な管理が求められる企業に向いています。高いセキュリティレベルでデータを管理でき、安定したデータ運用も実現しますが、コストが負担になるため、規模の小さい会社には向いていません。

• 初期費用：100万円～500万円以上（カスタマイズの有無による）
• 月額費用：不要（ただし、サーバー維持費・保守費用がかかる）
• 保守・運用費用：年間数十万円～数百万円
•  おすすめ企業：大企業、金融・医療・製造業などのセキュリティ重視の企業

3.ハイブリッド型受発注システム

ハイブリッド型受発注システムは、クラウド型とオンプレミス型の両方のメリットを組み合わせたシステムです。重要なデータは自社サーバーで管理しながら、利便性の高いクラウド機能も活用できます。機密データはオンプレミスで安全に管理し、複数拠点からのアクセスにはクラウドを使用するといった、バランスの良い運用が可能になります。

• 初期費用：50万円～300万円程度（カスタマイズによる）
• 月額費用：5,000円～数十万円程度（クラウド利用部分による）
• 保守・運用費用：年間数十万円～100万円程度
• おすすめ企業：中堅企業、大企業、セキュリティを重視するがクラウドの利便性も活用したい企業

4.無料システム

無料の受発注システムは、コストをかけずに受発注業務をデジタル化できるため、特に小規模事業者や個人事業主に適しています。ただし、機能制限があるため、業務の規模が大きくなると有料プランへの移行が必要になることが多いです。業務の規模が小さい場合や、取引先の数が少ない場合は、無料の受発注システムでも十分業務に対応できます。

• 完全無料（ただし機能制限あり）
• 追加機能や取引件数の拡張は有料プラン（月額3,000円～10,000円程度）
• おすすめ企業：個人事業主、小規模事業者、受発注システムを試験的に導入したい企業

費用を抑える方法

受発注システムは、業務の効率化やコストの削減に役立つ一方で、導入や運用には一定の費用が掛かります。特に、初めて導入を検討する企業にとっては、「できるだけコストを抑えて利用したい」と考えるのは当然のことです。
本章では、受発注システムにかかるコストを抑える具体的な方法について、分かりやすく解説します。コストを抑える方法は5つあります。

1. 無料プラン、低コストのクラウド型を活用する
   
2. 必要な機能だけを搭載したシステムを選ぶ
   
3. ユーザー数、取引件数に応じた料金プランを選択する
   
4. 補助金・助成金を活用する
   
5. 他の業務システムと連携する
   

順番に解説します。

1.無料プラン、低コストのクラウド型を活用する

先程も述べたように、受発注システムには、無料プランや低コストのクラウド型サービスが存在します。これらを活用することで、初期費用やランニングコストを大幅に抑えることが可能です。多くのクラウド型受発注システムでは、基本機能を無料で利用できるプランを提供しています。そのため、初めて受発注システムを導入する場合は、まずそれらを試してみるのがおすすめです。

2.必要な機能だけを搭載したシステムを選ぶ

受発注システムには、さまざまな機能が搭載されていますが、すべての機能が自社に必要とは限りません。コストを抑えるためには、本当に必要な機能だけを備えたシステムを選ぶことが重要です。「高機能なシステムの方が便利」と思われがちですが、実際には使わない機能が多いとコストが無駄になることもあります。導入の際は、必要な機能をリストアップするようにしましょう。

3.ユーザー数・取引件数に応じた料金プランを選択する

受発注システムの多くは、利用するユーザー数や取引件数によって料金が変動する仕組みになっています。適切なプランを選ぶことで、無駄なコストを抑えることが可能です。一部の受発注システムでは、登録できるユーザー数に制限があるため、業務に必要な人数分が含まれているかを必ず確認するようにしましょう。

4.補助金・助成金を活用する

企業向けのITツール導入には、国や自治体の補助金・助成金が活用できる場合があります。受発注システムの導入費用を抑えられる可能性があるため、事前に情報を確認しましょう。

• IT導入補助金：中小企業向けのITツール導入を支援する補助金制度
• 小規模事業者持続化補助金：業務効率化のためのシステム導入に活用可能
• 自治体のDX推進補助金：地方自治体が提供するデジタル化支援制度

5.他のシステムと連携する

受発注システム単体で導入するよりも、会計ソフトや在庫管理システムと連携することで、全体の業務効率を向上させ、運用コストを抑えることができます。他のシステムと連動させることで、支払い管理、在庫管理、受注データの管理といった業務が効率化します。

受発注システム導入のメリット

この章では、受発注システムを導入するメリットについて解説します。

1. 業務効率化とヒューマンエラーの削減
2. コスト削減と業務の省力化
3. 取引の透明性向上
4. 在庫管理の最適化
5. 取引先とのスムーズな連携

受発注システムの導入により、これらの効果を得ることができます。順番に解説します。

1.業務効率化とヒューマンエラーの削減

従来の受発注業務では、注文書の手入力・FAX送信・メールのやり取りなど、多くの手作業が発生します。このプロセスでは、入力ミス・発注漏れ・二重発注といったヒューマンエラーが起こりやすくなります。受発注システムを活用してこれらの作業を自動化すれば、ミスは大きく減ります。また、注文状況をリアルタイムで把握できるようになるため、発注漏れも防止できます。

2.コスト削減と業務の省力化

受発注業務には、書類の印刷費・FAX通信費・人件費など、見えにくいコストがかかっています。手作業での受発注業務を続けると、無駄なコストが蓄積し、利益を圧迫する原因になります。紙の注文書・FAXを廃止することで、印刷、通信コストの削減が見込めます。また業務時間の短縮にもつながり、人件費の削減が可能です。

3.取引の透明性向上

紙の注文書やFAXでの発注では、過去の取引履歴が整理されておらず、取引内容の確認に時間がかかることがあります。システムを導入すると、取引データがデジタル化され、簡単に管理できるようになります。そのため、過去の取引データを確認したり、不正取引を防止したりすることが可能になります。

4..在庫管理の最適化

在庫管理は、企業の利益に大きな影響を与える重要な業務の一つです。在庫が不足すると販売機会を逃し、過剰在庫は保管コストを圧迫します。受発注システムを活用すれば、リアルタイムで在庫状況を把握でき、適正在庫を維持することが可能です。特に、受発注システムの自動発注機能は、適正在庫を維持するのに非常に便利な機能となっています。

5.取引先とのスムーズな連携

取引先との受発注業務は、スムーズな連携が求められます。特に、取引件数が多い企業では、FAXやメールでのやり取りが煩雑になり、発注ミスや確認漏れが発生するリスクがあります。受発注システムを導入すれば、取引先とのやり取りをデジタル化し、円滑なコミュニケーションを実現できます。

受発注システム選定の注意点

この章では受発注システム選定の際の注意点について解説します。選定ポイントは3つあります。

1. 必要な機能があるか確認する
2. 費用体系を把握する
3. セキュリティ性能を確認する

順番に解説します。

1.必要な機能があるか確認する

受発注システムにはさまざまな機能がありますが、すべてのシステムが自社の業務に合うわけではありません。機能が不足していると、手作業で補わなければならず、逆に業務負担が増えてしまうこともあります。まずは、自社の業務フローを整理し、必要な機能をリストアップすることが大切です。

2.費用体系を把握する

受発注システムの費用は、初期費用・月額料金・追加オプションの有無など、サービスによって異なります。安さだけで選ぶと、後から「追加費用がかさむ」「機能制限が多い」といった問題が発生することがあります。自社の運営形態、規模に合った費用形態の製品を選ぶようにしましょう

3.セキュリティ性能を確認する

受発注業務では、取引先の情報・請求データ・在庫状況などの機密情報を扱うため、セキュリティ対策が万全かどうかも重要な選定基準となります。特に無料版やクラウド版の製品を導入する場合、セキュリティ性能が低いことがあるため、注意が必要です。

なるべく安く受発注システムを導入、運用するために

受発注システムの費用について理解して頂けましたか？
受発注システムの導入コストや運用コストを抑えるためには、受発注システムの製品タイプごとの料金体系を把握することが重要です。適切な製品を選定し、少しでも費用を抑えられるようにしてください。