稟議書とは？書き方・フォーマットと書くメリットデメリットを徹底解説

ビジネスの場において、稟議書は重要な役割を果たしますが、その意味や書き方をしっかり理解している人は少ないかもしれません。稟議書とは何か、どのように作成するのかを知ることは、業務効率を向上させ、組織内の意思決定を円滑に進めるために欠かせません。しかし、多くのビジネスパーソンは、稟議書の具体的なフォーマットや作成方法、承認プロセスについて疑問を持っているのではないでしょうか？

本記事では、稟議書の基本的な意味から、その作成方法、メリットとデメリット、更に効率的な作成方法まで、詳細に解説します。特に以下の点について詳しく見ていきます。

• 稟議書の基本構成と書き方
• 稟議書を作成するメリットとデメリット
• 稟議書の作成を効率化するための方法
• 稟議書の具体的な例文とテンプレート

稟議書の正しい書き方を身につけることで、組織内での意思決定がスムーズになり、業務の効率化が図れます。また、承認プロセスが明確になることで、責任の所在がはっきりし、トラブルの予防にも繋がります。本記事を通じて、稟議書の理解を深め、実際の業務に役立てていただければ幸いです。それでは、稟議書について詳しく見ていきましょう。

稟議書とは？

稟議書は、企業や組織内で重要な意思決定を行う際に必要な書類です。特に、経費の承認やプロジェクトの開始など、複数の承認が必要な場合に使用されます。ここでは、稟議書の基本的な概念や目的について詳しく解説します。

稟議書が必要な理由・目的

稟議書が必要とされる理由は、組織内での意思決定プロセスを透明化し、適切な承認を得るためです。具体的には以下のような目的があります。

• 意思決定の透明性を確保：稟議書を使用することで、誰がどのような理由で承認を行ったのかが明確になる。これにより、後々のトラブルや誤解を防げる。
• 責任の明確化：稟議書には承認者の名前が記載されるため、意思決定に対する責任の所在が明確になる。これにより、責任の分散を防ぎ、組織の運営が円滑に進むようになる。
• 適切な判断材料の提供：稟議書には提案内容や背景情報が詳しく記載されるため、承認者は十分な情報をもとに判断を下すことが可能。これにより、無駄な支出やリスクを避けられる。

更に、稟議書は組織の一貫性を保つためのツールとしても重要です。統一されたフォーマットを使用することで、全員が同じ基準で提案を評価し、適切な判断を下せるようになります。これにより、組織全体の効率性が向上し、意思決定プロセスがスムーズに進行します。

稟議書は、組織の意思決定プロセスを効率化し、透明性と責任を確保するための重要なツールです。稟議書が正しく作成され、適切に運用されることで、組織全体の信頼性と効率性が向上し、健全な運営が実現します。

稟議書と決裁書の違い

稟議書と決裁書は、どちらも組織内での意思決定に使用される書類ですが、その目的や使用方法には違いがあります。以下にその主な違いを示します。

• 稟議書：複数の承認を得るための書類。提案内容に対して各承認者が意見を述べたり、承認・否認の判断を行う。稟議書は、特に重要な案件や多額の経費が伴う場合に使用される。
• 決裁書：主に1人の決裁権者が最終判断を下すための書類。決裁書は、稟議書とは異なり、承認者が複数ではなく1人であるため、意思決定のプロセスがより迅速に行われる。決裁書は日常的な業務や比較的小規模な案件に使用されることが多い。

また、稟議書はプロジェクトや提案に関する詳細な情報を含むことが多く、複数の部署や関係者が関与する場合に適しています。一方、決裁書は簡潔で直接的な内容が求められ、迅速な意思決定が必要な場合に使用されます。

このように、稟議書と決裁書は、その使用目的や承認プロセスの違いによって使い分けられているのです。どちらも組織の運営において重要な役割を果たしており、適切な場面での使用が求められます。

稟議と起案の違い

稟議と起案は、どちらも組織内での提案プロセスに関わる言葉ですが、それぞれの意味と役割には違いがあります。

• 稟議：複数の承認者に対して提案を回覧し、順次承認を得るプロセスを指す。稟議のプロセスは、各承認者が提案内容に対して意見を述べたり、修正を求めたりできるため、慎重かつ徹底的な審査が行われる。
• 起案：提案の最初の段階を指し、提案内容を具体化して書類としてまとめること。起案は、提案者が自らの意見や考えを整理し、他のメンバーに理解しやすい形で伝えるための重要なステップ。

更に、稟議は組織の上層部まで提案を通すための手段であり、提案内容が重要な場合や多くの部門に影響を与える場合に使用されます。一方、起案は提案内容を初期段階で整理し、具体化するためのプロセスです。提案者が自身の意見を明確にし、他のメンバーに理解させるための基盤となります。

稟議と起案は、提案プロセスの異なる段階を示しており、効果的な意思決定を行うためにはどちらも重要な役割を果たしています。適切に使い分けることで、組織の意思決定プロセスが円滑に進行し、効果的な結果を得られるのです。

稟議書に必要な項目

稟議書を作成する際には、特定の項目を網羅することが重要です。件名や起案者情報、稟議内容など、必要な要素を詳しく説明し、効果的な稟議書の作成方法を紹介します。

件名

稟議書の件名は、提案内容を一目で理解できるように簡潔かつ明確に記載することが重要です。件名は、稟議書の冒頭に記載されるため、第一印象を決定づける要素となります。具体的なポイントは以下の通りです。

• 具体性：提案の内容や目的が明確に伝わるように、具体的な単語を使用する。例として、「新規プロジェクトの予算承認申請」や「オフィス設備の更新提案」などが挙げられる。
• 簡潔さ：件名は短く、簡潔にまとめる。長文にならないように注意し、重要なキーワードを含める。
• 分かりやすさ：提案内容が直感的に理解できるような表現を心がける。難解な専門用語は避ける。

件名は、稟議書の顔とも言える部分であり、承認者に対して最初に目に留まる部分です。そのため、読みやすく、かつ具体的な内容が伝わるように工夫することが求められます。

起案者情報

起案者情報は、稟議書の信頼性を確保するために必要な項目です。以下の情報を含めることが一般的です。

• 名前：起案者のフルネームを記載する。これにより、誰が提案を作成したかが明確になる。
• 部署名：起案者が所属する部署を明記する。これにより、提案内容がどの部門に関連しているかが分かる。
• 連絡先：メールアドレスや内線番号など、起案者への連絡手段を記載する。承認者が質問や確認を行う際に役立つ。

起案者情報は、提案の信頼性と透明性を高めるために不可欠です。承認者が提案内容について疑問を持った場合、迅速に連絡を取れるようにするためにも、正確かつ詳細に記載することが求められます。

起案日

起案日は、提案がいつ作成されたかを示す重要な情報です。起案日を記載することで、提案の有効性や緊急性を判断する手助けとなります。以下のポイントを押さえて記載します。

• 正確な日付：提案が作成された正確な日付を記載する。曖昧な日付は避ける。
• フォーマット：日付は「YYYY/MM/DD」の形式で記載することが一般的です。例として、「2024/07/28」など。

起案日を明確に記載することで、承認者は提案のタイムラインを把握しやすくなります。これにより、提案の緊急性や重要度を適切に評価することが可能になります。

稟議内容

稟議内容は、稟議書の中心となる部分であり、提案の詳細を記載する項目です。以下のポイントを含めることが重要です。

• 背景と目的：提案の背景や目的を簡潔に説明する。これにより、提案が必要な理由が明確になる。
• 具体的な提案内容：提案の具体的な内容を詳細に記載する。どのようなアクションを提案しているのか、具体的に説明する。
• 期待される効果：提案が実行された場合に期待される効果や利益を記載する。これにより、提案の価値が伝わりやすくなる。

稟議内容は、承認者が提案の妥当性を判断するための重要な情報源です。具体的かつ詳細な説明を心がけることで、提案の理解を深め、承認を得やすくなります。

添付資料

添付資料は、稟議内容を補完するための重要な要素です。提案の信頼性を高めるために、以下の資料を添付することが一般的です。

• データや統計：提案内容を裏付けるデータや統計情報を添付する。これにより、提案の正当性が証明される。
• 関連する資料：提案に関連するレポートや分析資料を添付する。具体例として、プロジェクトの計画書や市場調査の結果などが挙げられる。
• ビジュアル資料：図表やグラフ、写真など、視覚的に提案内容を理解しやすくする資料を添付する。

添付資料は、提案の説得力を高めるために欠かせない要素です。承認者が提案内容を深く理解し、納得できるように、必要な資料を適切に準備することが求められます。

承認者情報

承認者情報は、誰が提案を承認するかを明確に示す項目です。以下の情報を含めることが一般的です。

• 名前：承認者のフルネームを記載する。これにより、承認プロセスが誰によって行われるかが明確になる。
• 役職：承認者の役職や肩書きを記載する。これにより、承認者の権限や責任が分かる。
• 署名欄：承認者が署名するためのスペースを設ける。これにより、正式な承認を得られる。

承認者情報は、提案が適切に承認されたことを証明するために重要です。正確かつ詳細に記載することで、承認プロセスの透明性と信頼性が向上します。

決裁欄

決裁欄は、提案が最終的に承認されたことを記録するための項目です。以下のポイントを含めることが一般的です。

• 決裁者の署名：決裁者の署名を記載する。これにより、最終承認が得られたことが証明される。
• 決裁日：決裁が行われた日付を記載する。これにより、承認プロセスのタイムラインが明確になる。

決裁欄は、提案が正式に承認されたことを示す重要な部分です。正確に記載することで、提案の承認プロセスが完了したことを証明できます。

決定事項

決定事項は、提案が承認された後に具体的にどのようなアクションを取るかを記載する項目です。以下のポイントを含めることが重要です。

• 実施内容：承認された提案の具体的な実施内容を記載する。どのようなアクションが必要か、具体的に説明する。
• 実施スケジュール：提案が実施されるスケジュールを明記する。これにより、実行のタイムラインが明確になる。
• 責任者：提案の実施に関わる責任者を記載する。これにより、実行の責任が明確になる。

決定事項は、提案が承認された後の具体的なアクションを明確にするために重要です。詳細に記載することで、提案の実行がスムーズに進行します。

承認フロー

承認フローは、稟議書がどのような順序で承認されるかを示す項目です。以下のポイントを含めることが一般的です。

• 承認ステップ：稟議書がどのような順序で承認されるか、具体的なステップを記載する。例として、部門長→課長→部長→役員など。
• 承認者の役割：各ステップにおける承認者の役割を明確にする。これにより、各承認者の責任が分かる。
• 承認期限：各ステップにおける承認期限を設定する。これにより、承認プロセスが迅速に進む。

承認フローは、稟議書の承認プロセスをスムーズに進行させるために重要です。具体的かつ詳細に記載することで、承認プロセスが円滑に進むようになります。

稟議書の書き方を10ステップで解説

稟議書を書くには、明確な手順が必要です。ここでは、稟議書の目的を明確にすることから始まり、フォーマットの準備や基本情報の入力、申請内容の詳細な記入方法など、10ステップに分けて詳しく解説します。

ステップ1.目的を明確にする

稟議書を作成する最初のステップは、提案の目的を明確にすることです。目的が明確でないと、承認者に対して提案の意図が伝わりにくくなります。具体的な目的を明確にするためには以下の点に注意します。

• 提案の背景：提案が必要となった背景や現状の問題点を簡潔に説明する
• 目標：提案によって達成したい具体的な目標を示す。例えば、コスト削減、業務効率化、売上向上など
• 期待される効果：提案が実施された場合に期待される効果やメリットを具体的に記載する

目的を明確にすることで、承認者は提案の重要性や必要性を理解しやすくなります。これにより、承認を得る可能性が高まります。更に、目的を具体的に記載することで、提案内容が組織の目標とどのように一致するかを示すことが可能です。これは承認者にとって、提案が戦略的に重要であることを理解するための助けとなります。具体的な目的を示すことで、提案が単なるアイデアではなく、実現可能な計画であることを伝えられます。

ステップ2.フォーマットを準備する

次に、稟議書のフォーマットを準備します。統一されたフォーマットを使用することで、情報が整理され、読みやすくなります。以下の要素を含めることが一般的です。

• ヘッダー：件名、起案者情報、起案日などの基本情報を記載
• 本文：提案内容、背景、目的、期待される効果などを詳述
• フッター：承認者情報、決裁欄、添付資料リストなどを記載

統一されたフォーマットを使用することで、稟議書の品質を保ち、承認者にとって分かりやすいドキュメントを作成することが可能です。フォーマットを準備する際には、組織の既存のテンプレートを参考にすることが推奨されます。これにより、稟議書の形式が一貫性を持ち、承認者が内容を迅速に理解できるようになるのです。また、フォーマットには必要なすべての項目が含まれているかを確認し、漏れのないようにします。

ステップ3.基本情報を入力する

稟議書の基本情報を入力することは、ドキュメントの信頼性を高めるために重要です。基本情報には以下の要素が含まれます。

• 件名：提案の内容を一目で理解できるように簡潔に記載する
• 起案者情報：名前、部署名、連絡先などを記載
• 起案日：提案が作成された日付を明記する

基本情報を正確に入力することで、稟議書の信頼性が向上し、承認者に対して安心感を与えることが可能です。これに加えて、基本情報は提案内容の概要を理解するための重要な要素です。件名は具体的かつ簡潔に、起案者情報は正確に記載することで、稟議書の初見の印象を良くします。また、起案日は提出後のフォローアップや進捗確認にも役立ちます。これらの基本情報を適切に記載することで、稟議書の全体的な質を高めることが可能です。

ステップ4.申請内容の詳細を入力する

申請内容の詳細を入力することは、稟議書の中心となる部分です。具体的には以下の点を記載します。

• 提案の詳細：提案の具体的な内容を詳細に説明する
• 背景と目的：提案が必要となった背景や目的を明確にする
• 期待される効果：提案が実施された場合に期待される効果を具体的に記載する

詳細な説明を行うことで、承認者が提案の妥当性を判断しやすくなります。更に、申請内容を明確にすることで、提案の具体的なアクションプランや実施スケジュールも含めることが重要です。これにより、承認者は提案の実現可能性を評価しやすくなります。また、申請内容には関係者や必要なリソースの詳細も記載することで、全体のプロジェクト計画がより明確になります。詳細な情報を提供することで、承認者の理解を深め、稟議書の承認を得やすくなるのです。

ステップ5.予算と費用を入力する

予算と費用の情報を正確に入力することは、稟議書の信頼性を高めるために重要です。具体的には以下の点を記載します。

• 予算額：提案に必要な予算額を明記する
• 費用の内訳：費用の具体的な内訳を詳細に記載する
• 費用対効果：提案が実施された場合の費用対効果を説明する

予算と費用の情報を明確にすることで、承認者は提案の財務的な妥当性を評価しやすくなります。予算と費用を入力する際には、詳細な見積もりや過去のデータを参考にして、信頼性のある数字を提供することが重要です。また、費用対効果を示すために、具体的な数値や指標を用いることで、提案の価値を定量的に示せます。これにより、承認者は投資の妥当性をより理解しやすくなります。正確な予算と費用の情報を提供することで、提案の信頼性を高め、承認を得やすくなるのです。

ステップ6.期待される効果を記入する

期待される効果を記入することは、提案の価値を伝えるために重要です。具体的には以下の点を記載します。

• 効果の種類：提案がもたらす具体的な効果を明記する。例：コスト削減、売上増加、業務効率化など
• 効果の範囲：効果がどの程度の範囲で現れるかを説明する。例：全社的な影響、特定部署の改善など
• 効果の期間：効果が現れる期間を明記する。例：短期的、長期的など

期待される効果を具体的に記入することで、提案の価値を承認者に伝えやすくなります。更に、効果の種類や範囲、期間を具体的に記載することで、提案の実現可能性とその影響力をより明確に示すことが可能です。また、期待される効果を定量的に示すために、具体的な数値や指標を用いることで、提案の価値を客観的に伝えられます。これにより、承認者は提案の効果をより具体的に理解し、承認の判断をしやすくなります。期待される効果を具体的かつ詳細に記載することで、稟議書の説得力が増すのです。

ステップ7.リスクと対策を記入する

リスクと対策を記入することは、提案の実現可能性を高めるために重要です。具体的には以下の点を記載します。

• リスクの種類：提案が抱える潜在的なリスクを明記する。例：予算オーバー、スケジュール遅延など
• リスクの影響：リスクが実現した場合の影響を説明する
• 対策：リスクを軽減するための具体的な対策を記載する

リスクと対策を明確にすることで、承認者は提案のリスク管理が適切に行われていることを理解しやすくなります。更に、リスクと対策を具体的に記載することで、提案が慎重に検討されていることを示すことが可能です。また、リスクの影響を定量的に示すことで、提案のリスク評価がより明確になります。対策については、具体的なアクションプランや責任者、実施スケジュールなどを記載することで、リスク管理の実効性を示すことが重要です。リスクと対策を詳細に記載することで、提案の信頼性を高め、承認を得やすくなります。

ステップ8.承認プロセスを設定する

承認プロセスを設定することは、提案が円滑に進むために重要です。具体的には以下の点を記載します。

• 承認者リスト：提案を承認する必要がある人物をリストアップする
• 承認ステップ：承認がどのような順序で行われるかを明記する
• 承認期限：各ステップの承認期限を設定する

承認プロセスを明確に設定することで、提案の承認がスムーズに進行しやすくなります。更に、承認プロセスを具体的に示すことで、承認者は自身の役割と責任を理解しやすくなります。また、承認ステップごとの期限を設定することで、承認プロセスの遅延を防ぎ、提案の実施がタイムリーに行われるようにするのです。承認プロセスを詳細に記載することで、提案の透明性が向上し、承認者間のコミュニケーションが円滑になります。これにより、承認の確率が高まり、提案がスムーズに進行します。

ステップ9.添付資料を準備する

添付資料を準備することは、提案の信頼性を高めるために重要です。具体的には以下の資料を添付します。

• データや統計：提案内容を裏付けるデータや統計情報
• 関連する資料：提案に関連するレポートや分析資料
• ビジュアル資料：図表やグラフ、写真など

添付資料を適切に準備することで、提案の説得力が向上します。更に、添付資料を準備する際には、提案内容に関連する信頼性の高い情報を選ぶことが重要です。データや統計情報は、提案の根拠を示すために有効であり、具体的な数値や結果を示すことで、提案の妥当性を裏付けます。また、ビジュアル資料は視覚的に情報を伝えるため、提案内容の理解を促進します。添付資料を充実させることで、承認者に対して提案の信頼性と価値を効果的に伝えることが可能です。

ステップ10.稟議書を提出、適宜状況を確認する

最後に、稟議書を提出し、適宜状況を確認することが重要です。具体的には以下の点に注意します。

• 提出方法：稟議書を提出する方法を明確にする。例：電子メール、ワークフローシステムなど
• 提出後のフォローアップ：提出後に状況を確認し、必要に応じてフォローアップを行う
• 承認状況の確認：承認プロセスがどの段階にあるかを定期的に確認する

稟議書の提出と状況確認を適切に行うことで、提案の承認がスムーズに進むようにします。更に、提出後のフォローアップを行うことで、承認プロセスの進捗を把握し、必要に応じて追加の情報や説明を提供します。これにより、承認者とのコミュニケーションが円滑になり、提案の承認が迅速に行われるのです。また、承認状況を定期的に確認することで、提案の進行状況を把握し、適切な対応を行うことが可能です。提出と状況確認を徹底することで、提案の承認が確実に進行します。

稟議書の例文・テンプレート

稟議書の作成は、組織の意思決定プロセスを円滑に進めるために重要です。しかし、初めて稟議書を作成する場合や、効果的な稟議書を書きたい場合、具体的な例文やテンプレートが非常に役立ちます。本セクションでは、様々なシチュエーションに対応した稟議書の例文とテンプレートを紹介します。

これらの例文やテンプレートを使用することで、稟議書の作成時間を短縮し、内容を整理して明確に伝えることが可能になるのです。以下に、一般的な稟議書の構成要素と、それぞれの項目に対応した具体的な記載例を示します。

1. 件名：提案の要点を簡潔に表現する
   例：新規プロジェクトの予算承認申請
2. 起案者情報：提案者の名前と連絡先
   例：山田太郎（営業部） / 内線1234
3. 起案日：稟議書の作成日
   例：2024年7月28日
4. 提案内容：提案の詳細、目的、背景、期待される効果
   例：新規プロジェクト「ABC」を立ち上げるために、初期予算として100万円の承認をお願い致します。背景としては、…
5. 予算と費用：必要な予算の詳細とその内訳
   例：総予算100万円。内訳は、マーケティング費用50万円、開発費用30万円、その他20万円。
6. 承認者情報：承認者の名前と役職
   例：佐藤次郎（部長）
7. 決裁欄：承認者の署名欄
   例：＿＿＿＿＿＿＿（署名欄）

これらの例文とテンプレートを活用することで、稟議書の作成がより効率的かつ効果的になります。また、統一されたフォーマットを使用することで、承認プロセスがスムーズに進行し、組織全体の業務効率が向上します。是非、これらの例文やテンプレートを参考にして、質の高い稟議書を作成してください。

稟議書を作成するメリット5つ

稟議書を作成することには多くのメリットがあります。意思決定プロセスの明確化、組織内のコミュニケーションの向上、承認プロセスの効率化など、具体的な利点を5つ紹介します。

意思決定プロセスが明確になる

稟議書を作成することで、組織内の意思決定プロセスが明確になります。これは、誰がどの段階で承認を行ったのかを記録するためです。具体的なメリットは以下の通りです。

• 透明性の向上：稟議書を使用することで、意思決定の過程が文書化され、後からでも確認できる。
• 責任の明確化：承認者が明示されるため、各段階での責任の所在が明確になる。
• トレーサビリティの確保：過去の意思決定を追跡できるため、問題が発生した際の原因究明が容易になる。

これにより、組織全体の意思決定プロセスがスムーズに進行し、効率的な運営が可能となります。稟議書を活用することで、意思決定が迅速かつ確実に行われるようになります。結果として、組織の信頼性も向上し、内部および外部のステークホルダーに対して信頼を築くことが可能です。

組織内のコミュニケーションが向上する

稟議書を通じて、組織内のコミュニケーションが向上します。これは、提案内容が明確に文書化され、関係者全員に共有されるためです。具体的な効果は以下の通りです。

• 情報の共有：稟議書を使用することで、提案内容や背景情報が関係者全員に伝わる。
• 意見交換の促進：稟議書に記載された内容について、関係者が意見を述べやすくなる。
• 合意形成の促進：提案内容に対する意見や質問が文書で残るため、合意形成がスムーズに進む。

これにより、組織内のコミュニケーションが活発になり、提案がより良い形で実現される可能性が高まります。稟議書を活用することで、組織内のコミュニケーションが効果的に行われるようになります。結果として、チーム全体の協力体制が強化され、プロジェクトの成功率も高まるのです。

承認プロセスが効率化する

稟議書を使用することで、承認プロセスが効率化します。これは、提案内容や承認者が明確に記載され、必要な手続きを迅速に進められるためです。具体的な効果は以下の通りです。

• 手続きの迅速化：稟議書が統一されたフォーマットで作成されるため、必要な情報が一目で分かる。
• 承認の見える化：承認者の名前や承認ステップが明確に記載されるため、プロセスがスムーズに進行する。
• 業務の効率化：承認にかかる時間が短縮されるため、業務全体の効率が向上する。

これにより、提案が迅速に承認され、実施に移すまでの時間が短縮されます。稟議書を活用することで、承認プロセスが効率的に行われるようになるのです。結果として、プロジェクトの遅延が減少し、組織全体のパフォーマンスが向上します。

不要な会議を削減できる

稟議書を使用することで、不必要な会議を削減できます。これは、提案内容や背景情報が稟議書に詳細に記載されるため、会議の必要性が低減されるからです。具体的な効果は以下の通りです。

• 時間の節約：稟議書によって必要な情報が共有されるため、会議の回数や時間が減る。
• 効率的な意思決定：必要な情報が事前に提供されるため、迅速かつ効率的な意思決定が可能になる。
• 集中力の向上：会議の数が減ることで、社員は他の重要な業務に集中できるようになる。

これにより、組織全体の業務効率が向上し、生産性が高まります。稟議書を活用することで、不要な会議を減らし、効率的な業務運営を実現します。結果として、社員のストレスも軽減され、職場の雰囲気が良くなるのです。

業務を標準化できる

稟議書を使用することで、業務の標準化が進みます。これは、統一されたフォーマットや手順に基づいて稟議書が作成されるためです。具体的な効果は以下の通りです。

• 業務の一貫性：統一されたフォーマットを使用することで、業務の進め方が一貫する。
• 手続きの明確化：標準化された手順に従って稟議書が作成されるため、手続きが明確になる。
• 効率的な運営：業務の標準化により、効率的な業務運営が可能になる。

これにより、組織全体の業務プロセスが整備され、効率的かつ効果的な運営が実現します。稟議書を活用することで、業務を標準化し、組織の生産性を向上させます。結果として、ミスやトラブルが減少し、品質が向上するのです。

稟議書を作成するデメリット5つ

一方で、稟議書の作成にはデメリットも存在します。時間と労力がかかることや、承認までの時間が長くなることなど、稟議書作成における主なデメリットを5つ挙げて解説します。

作成に時間と労力がかかる

稟議書を作成するには、多くの時間と労力が必要となります。これは、詳細な情報を収集し、正確に記載する必要があるためです。具体的なデメリットは以下の通りです。

• 情報収集の手間：提案内容や背景情報を集めるために時間がかかる。
• 文書作成の負担：詳細な稟議書を作成するためには、文書作成スキルが求められる。
• 確認作業の負担：作成した稟議書を確認・修正する作業が必要。

これにより、稟議書の作成にかかる負担が大きくなり、他の業務に影響を与える可能性があります。稟議書の作成は重要ですが、その負担を軽減するための方法を検討することも必要です。例えば、テンプレートの使用や専門のツールを導入することで、作成時間を短縮し、効率的に作業を進めることが可能です。

承認まで時間がかかる

稟議書の承認プロセスには時間がかかることがあります。これは、複数の承認者を経る必要があるためです。具体的なデメリットは以下の通りです。

• 承認待ちの時間：各承認者が提案を確認し、承認するまでの時間がかかる。
• プロセスの遅延：承認者のスケジュールによっては、承認プロセスが遅延することがある。
• 緊急性の低下：迅速な対応が求められる提案でも、承認までの時間が長引くことがある。

これにより、提案の実施が遅れ、組織全体のスピード感が損なわれる可能性があります。承認プロセスの効率化を図ることが求められます。例えば、電子承認システムの導入や承認フローの簡略化など、プロセスを改善する方法があるのです。

承認のハードルが高くなることがある

稟議書を通じての承認プロセスでは、承認のハードルが高くなることがあります。これは、複数の承認者がいるため、各承認者の意見が一致しない場合があるためです。具体的なデメリットは以下の通りです。

• 意見の不一致：複数の承認者が異なる意見を持っている場合、承認が難航することがある。
• 高い基準：承認者が厳しい基準を持っている場合、提案が承認されにくくなることがある。
• 時間の浪費：承認が難航すると、提案の見直しや再提出が必要となり、時間がかかる。

これにより、提案が承認されにくくなり、実施までの時間が長くなる可能性があります。承認プロセスのスムーズな進行を図るための対策が必要です。例えば、事前に承認者と意見をすり合わせることや、詳細な説明資料を準備することが効果的です。

書類の管理が煩雑になる

稟議書を大量に作成すると、書類の管理が煩雑になることがあります。これは、紙ベースの書類や電子ファイルが増えるためです。具体的なデメリットは以下の通りです。

• 保管スペースの確保：紙ベースの稟議書を保管するためのスペースが必要。
• 検索の手間：必要な稟議書を探すために時間がかかる。
• セキュリティリスク：重要な情報を含む稟議書の管理には、セキュリティ対策が必要。

これにより、書類の管理が煩雑になり、効率的な業務運営が難しくなる可能性があります。書類管理の効率化を図るための方法を検討することが必要です。例えば、電子化してデジタルで管理するシステムを導入することで、検索や保管の手間を大幅に削減できます。

形式に縛られる可能性がある

稟議書の作成には、統一されたフォーマットや手順が求められますが、これが形式に縛られる原因となることがあります。具体的なデメリットは以下の通りです。

• 柔軟性の欠如：統一されたフォーマットに従うことで、提案内容の柔軟な記載が難しくなることがある。
• クリエイティビティの制約：形式に縛られることで、提案のクリエイティビティが制約されることがある。
• 手続きの煩雑化：形式に従うために、余計な手続きが増えることがある。

これにより、稟議書の作成が形式的なものになり、提案の本質が伝わりにくくなる可能性があります。形式に縛られない柔軟な対応が求められます。例えば、必要に応じてフォーマットをカスタマイズし、提案内容をより分かりやすく伝える工夫をすることが重要です。

稟議書の作成を効率化するための方法

稟議書の作成を効率化するための具体的な方法について紹介します。ワークフローシステムの導入や定型フォーマットの使用、事前準備の徹底など、効率化のための実践的なアドバイスを提供します。

ワークフローシステムを導入する

ワークフローシステムを導入することで、稟議書の作成と承認プロセスが効率化されます。これは、システムが稟議書の流れを自動化し、手動での管理を不要にするためです。具体的な方法と効果は以下の通りです。

• 自動化：稟議書の提出から承認までのプロセスが自動化されるため、手作業のミスが減少する。
• 進捗管理：承認プロセスの進捗状況がリアルタイムで把握できるため、遅延の原因を迅速に特定できる。
• 通知機能：承認待ちのステータスが発生すると、関係者に自動で通知が送信されるため、対応が迅速になる。

ワークフローシステムを導入することで、稟議書の作成と承認プロセスが効率化され、組織全体の業務効率が向上します。これにより、稟議書の承認にかかる時間が短縮され、業務のスピードが向上します。

おすすめのワークフローシステムについては、こちらの記事をご覧ください。

【比較表あり】ワークフローシステム32選｜目的別選び方を解説

定型フォーマットを使用する

定型フォーマットを使用することで、稟議書の作成時間を大幅に短縮できます。統一されたフォーマットを使用することで、記入項目が明確になり、記入ミスが減少します。具体的な方法と効果は以下の通りです。

• 一貫性：統一されたフォーマットを使用することで、稟議書の書式が統一され、承認者にとって読みやすくなる。
• 時間短縮：定型フォーマットを使用することで、毎回ゼロから稟議書を作成する必要がなくなり、時間を節約できる。
• 品質向上：定型フォーマットには必要な項目がすべて含まれているため、稟議書の品質が一定水準以上になる。

定型フォーマットを使用することで、稟議書の作成が迅速かつ効率的に行われ、品質も向上します。これにより、稟議書の承認プロセスがスムーズに進行し、業務全体の効率が向上します。

根回しなど事前準備を徹底する

稟議書の承認をスムーズに進めるためには、事前の根回しが重要です。事前に関係者と意見交換を行い、承認を得やすくするための準備を行います。具体的な方法と効果は以下の通りです。

• 意見交換：事前に関係者と意見交換を行い、提案内容についてのフィードバックを得る。
• 合意形成：主要な承認者と事前に合意を形成しておくことで、承認プロセスが円滑に進む。
• 問題点の解消：事前に関係者と話し合うことで、提案内容に対する懸念や問題点を解消する。

根回しを徹底することで、稟議書の承認がスムーズに進行し、提案の実現が迅速になります。これにより、稟議書の承認にかかる時間が短縮され、業務の効率が向上します。

簡潔で分かりやすく書く

稟議書は簡潔で分かりやすく書くことが重要です。情報を過不足なく整理し、読みやすい形式で記載することで、承認者の理解がスムーズになります。具体的な方法と効果は以下の通りです。

• 要点を明確に：提案の要点を明確に記載し、余計な情報は省略する。
• 箇条書きの活用：箇条書きを使用して、情報を視覚的に整理し、読みやすくする。
• シンプルな表現：専門用語や難解な表現を避け、シンプルな言葉で記載する。

簡潔で分かりやすい稟議書を作成することで、承認者が内容を迅速に理解し、承認がスムーズに進みます。これにより、稟議書の承認にかかる時間が短縮され、業務の効率が向上します。

定期的にプロセスの見直し・改善する

稟議書の作成と承認プロセスを定期的に見直し、改善することが重要です。現行のプロセスの問題点を洗い出し、効率化のための対策を講じます。具体的な方法と効果は以下の通りです。

• フィードバックの収集：関係者からのフィードバックを収集し、プロセスの問題点を把握する。
• プロセスの分析：現行のプロセスを分析し、無駄や遅延の原因を特定する。
• 改善策の実施：特定された問題点に対して、具体的な改善策を実施する。

定期的にプロセスを見直し、改善することで、稟議書の作成と承認プロセスが効率化されます。これにより、稟議書の承認にかかる時間が短縮され、業務全体の効率が向上します。

まとめ

稟議書は、組織内での意思決定を効率的かつ透明に進めるために重要な役割を果たします。本記事では、稟議書の基本的な構成やその書き方、メリットとデメリット、作成を効率化するための方法について詳しく解説しました。以下に、本記事で押さえるべきポイントをまとめます。

• 稟議書の基本構成：件名、起案者情報、起案日、提案内容、予算と費用、承認者情報、決裁欄など、必要な項目を正確に記載することが重要。
• 稟議書の書き方：目的を明確にし、定型フォーマットを使用し、簡潔で分かりやすい内容を心がけることが大切。
• 稟議書のメリット：
  • 意思決定プロセスが明確になる：透明性と責任の明確化
  • コミュニケーションが向上する：情報共有と意見交換が容易になる
  • 承認プロセスが効率化する：手続きが迅速に進行
  • 不要な会議を削減できる：時間の節約と業務効率の向上
  • 業務を標準化できる：一貫性と効率的な運営
• 稟議書のデメリット：
  • 作成に時間と労力がかかる：情報収集と文書作成の負担
  • 承認まで時間がかかる：複数の承認者を経るための遅延
  • 承認のハードルが高くなることがある：意見の不一致や高い基準
  • 書類の管理が煩雑になる：保管スペースやセキュリティの問題
  • 形式に縛られる可能性がある：柔軟性やクリエイティビティの制約

稟議書の作成と承認プロセスを効率化するためには、ワークフローシステムの導入や定型フォーマットの使用、事前の根回し、簡潔で分かりやすい記載、プロセスの定期的な見直しが有効です。これらの方法を取り入れることで、稟議書の作成がよりスムーズになり、組織全体の業務効率が向上します。是非、本記事を参考にして、効果的な稟議書の作成と運用を実践してください。