購買管理の5原則とは｜QCDとの違いも解説

「購買管理の5原則」とは、購買管理業務を確実に遂行するために、考慮すべきステップをまとめた基本ルールのことです。「購買管理の5原則」を理解することで、物品の不足や無駄を防ぎつつ、リスクに備えた物品調達が可能になります。ここでは、購買管理の5つの項目の詳細や「購買管理の5原則」が重要な理由について徹底解説します。

購買管理の5原則とは

「購買管理の5原則」とは、購買管理に関する5つ基本ルールのことです。取引先・品質・数量・納期・価格の５つの項目で、適正化を図り、無駄の削減や円滑な調達業務を可能にします。適切な購買管理を行うためには、5原則を網羅することが重要です。

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購買管理の意味・調達管理との違い

そもそも、5原則が示す「購買管理」とは何を示すのでしょうか。標準規格の策定を行う日本産業規格（通称：JIS規格）では「生産活動にあたって外部から適正な品質の資材を必要量だけ、必要な時期までに経済的に調達するための手段の体系」とされています。適切な物品収集を行うことは、不要な物品の管理や無駄な業務を減らし、現場の生産性向上やコスト削減に繋がります。なお、「購買管理」と混同される言葉に「調達管理」がありますが、「調達管理」は、購入・レンタル・リースといった手段を全て含めた物品集め全般を意味するのに対し、「購買管理」は、物品の購入する場合のみを意味します。

5つの項目

購買管理の5つの原則は以下の通りです。

1.適切な取引先の選定

「適切な取引先の選定」では、物品を発注する取引先の企業や団体の選定を行います。ここでの「適切」とは、物品の品質や契約内容の履行などに信頼をおけることです。

・取引先の経営財務状況を調査する
取引先の不安定な経営財務状況は、物品の品質低下や契約内容の不履行に陥るリスクが高まります。特に企業の倒産や団体の解散は、突如として物品の供給を受けることできなくなるため、業務遂行に多大な影響を与えかねません。従って、中長期的に安定した関係を構築できる相手を見極める必要があります。

・取引先とのコミュニケーションが円滑にできるか確認する
取引先とのコミュニケーション不足は、解釈の不一致による誤発注の要因になります。取引先の担当者と情報や意見の交換に支障はないか確認する必要があります。

・取引先の調達経路を調査する
自社と取引先との関係が円滑でも、取引先が物品を調達あるいは製造する過程でトラブルが発生すると、その影響を受けて調達が滞る可能性があります。また、取引先が物品や原材料を非合法的に調達していた場合、自社が直接関与していなくても風評被害に直面し、企業イメージの悪化を招きかねません。安定した物品調達には、自社の調達経路だけでなく、取引先の企業や団体の物品や材料の調達経路にも目を配りましょう。

企業や団体といった集団同士での契約は、従業員や顧客、株主や他の取引先といったステイクホルダーや社会全体など、広範囲に影響を与えます。短期的な利益だけでなく中長期的な利益も追及し、信頼ある企業や団体と良好な関係を構築していくことが大切です。

2.適切な品質確保

「適切な品質確保」では、調達される物品の品質や管理体制を確認します。

・自社の要求を満たす品質を調達可能であるか確認する
取引先が提供する物品の品質が自社の要求を満たすことができるか否かを確認します。特に取引先が直接製造した物品を受け取るときは、生産や品質確保に必要な技術や生産システムを持つか見極める必要があります。

・品質管理体制を確認する
折角、良い品質の物品であったとしても、不適当な管理体制では、品質の低下を招きます。受け取った、あるいは生産した物品が必要に応じた設備で保管・管理されているか否かを確認します。また、物品到着後の故障やシステムトラブルが発生した際、修理や交換といったアフターサービスを受けることができることを確認しておきましょう。

・品質に対する価格が適正か確認する
取引先から提示された価格や調達にかかるコストが品質に対して割高であると、費用対効果が薄くなってしまいます。調達した物品の品質と価格が釣り合っているか確認しましょう。

求める品質の物品が調達できないと、業務に支障をきたすだけでなく、取引先の再選定や部品の交換など、費用と手間が発生する可能があります。物品調達の契約を締結する前に、品質が充分に担保されているか見定めることが大切です。

3.適切な数量の決定

「適切な数量の決定・確保」では、自社の要件にあった物品の調達数量を決定します。物品の不足は、生産性の低下や業務の停滞を招く原因になりますが、反対に余剰在庫や過度な設備は、調達、維持、管理の全ての過程で無駄なコストを浪費する要因になります。必要数の調達を心がけましょう。

・正確な需要予測する
調達予定の物品がどの程度か、しっかりとした需要予測を行うことで、物品の不足・余剰の双方が発生するリスクを低減できます。

・在庫管理の徹底
在庫管理が不十分だと、発注遅れによる物品の不足や、誤発注による物品の余剰の原因になります。現在の在庫数を把握し、リードタイムや事業計画を考慮しながら、どの程度発注すべきか検討します。

自社の業務内容や従業員数などを総合的に勘案し、不足も無駄もない「丁度よい調達個数」を見積ることが重要です。

4.適切な納期の確認

「適切な納期の確保」では、物品の発注から納入にかかる時間を確認します。通常、物品の調達や生産に時間が必要であり、発注直後に自社に到着とはいきません。物品調達には、こうしたリードタイムがあることを念頭に、余裕あるスケジュールを組みましょう。

・余裕あるリードタイムを見積もる
物品をなるべく早く調達して業務に利用しようとする試みは、極めて必然的ば対応と言えますが、無理に急いだスケジュールを組み立てると、品質悪化や調達遅れの原因になってしまいます。発注から到着までのリードタイムには十分な余裕を確保し、無理ない継続した取引が、計画に準拠した物品調達に繋がる最も簡単な方法です。

・調達状況を把握する仕組みを構築する
余裕ある期間を見込んでいたとしても、取引先の調達状況や生産ラインの都合などにより、物品の到着が遅れることは起こりえます。物品調達が遅れると、その後の業務計画や他の物品調達のスケジュール見直す必要に迫られるかもしれません。そのため、取引先の納入や進捗状況を把握できる仕組みを構築する必要があります。

・調達が遅れたときや非常事態の対処法を取り決める
可能な限りの対策を講じても調達遅れのリスクを完全に払拭することはできません。そのため、調達が遅れたときにどう対処するか想定しておくことが必要です。また、自社の事業計画変更や社会情勢の変化などにより、追加発注や納期の変更といったイレギュラーが発生する可能性もあります。こうした非常事態が発生したときの連絡フローや対応を予め取り決めておくことが重要です。

物品調達は、その後の業務計画に大きな影響を与えるため、入念な進捗管理が必要です。余裕ある調達スケジュールを構築するだけでなく、発注後も様々なシチュエーション下でも円滑な物品調達が可能になります。

5.適切な価格の確認

最後の「適切な価格の確認」では、物品の調達コストが自社の経営を逼迫しないか、あるいは回収可能な金額であるかを確認します。また、取引先・品質・数量・納期の上記「4つの適切」を満たした範囲内でコスト節減ができないか検討します。この過程により物品調達の効果を高め、自社の利益拡大に繋がります。

＜全体の流れ＞

購買管理業務の過程で「購買管理の5原則」を守ることで、多くのメリットを得ることができます。

QCDとの違い

「購買管理の5原則」とよく似た言葉に製造業の現場で使用される「QCD」があります。QCDは「品質」「価格」「納期」の最適化を図る活動で、購買管理の5原則はQCDの３要素に「取引先」と「数量」を加えた上位互換のような存在です。購買管理の5原則は、QCDと比べて項目が多い分、より最適化を図りやすいと言えます。

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まとめ

以上より「購買管理の5原則」について理解を深められたかと思います。「購買管理の5原則」の各項目を理解し、確実に遂行することで、最適な物品調達を実現し、生産性の向上やコスト削減を目指しましょう。