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契約書はスキャン保存できる?保存可能な条件や方法、メリットを解説

目次

2022年1月1日に改正された電子帳簿保存法によって電子データでの契約書保存の要件が緩和されたことで、契約書をスキャンして保存しようかお悩みの企業は少なくありません。

本記事では、契約書をスキャン保存するメリットや懸念されるデメリット、注意点について詳しく解説します。スキャン保存を効率的に行う方法もご紹介しているため、ぜひ参考にしてください。

契約書をスキャン保存をすすめ、自社の業務効率向上やテレワーク推進に役立てましょう。

契約書はスキャンして保存してもOK?

結論からいうと、契約書をスキャンしてデータ化した状態で保存することは可能です。電子帳簿保存法という法律で認められています。従来は書面での保存が義務付けられていた書類がありました。しかし、2022年1月1日に改正された電子帳簿保存法では、電子データで保存することが認められます。

ただし、契約書をスキャンして保存するには、以下のような条件があります。

  • 真実性の確保
  • 関係帳簿の備え付け
  • 相互関連性の確保
  • 検索機能の確保

これらの条件を満たさなければ、保存されたデータが法的な証拠として認められない場合があるため、注意しましょう。

契約書のスキャン保存によって得られるメリット5つ

契約書をスキャン保存するメリットは、主に5つあります。

  • 閲覧と共有が容易になる
  • 管理や保管が簡単になる
  • 印紙代などコストを削減できる
  • テレワークにも対応できる
  • ガバナンスの強化が図れる

順番に確認し、社内における契約書のペーパーレス化を進めましょう。

閲覧と共有が容易になる

契約書をデータ化しておけば、書面の閲覧や社内共有が楽になります。紙のまま保管している場合、閲覧するには書庫から該当するファイルを取り出して、1枚1枚紙をめくって探さなければなりません。

しかし、データ化しておけばファイル名に日付や取引先などを記載しておけば、キーワードを検索してすぐに見つけ出せます。メールやチャット、クラウドのファイル共有などによって簡単に社内外に共有できる点もメリットです。

パソコンの前から動かずに閲覧・共有ができるため、無駄な動作や時間を大幅に削減できます。

管理や保管が簡単になる

契約書をスキャンして保存しておけば、管理・保管が簡単になります。紙のまま契約書を保管している場合、多くの企業ではキャビネットを置いて企業や日付ごとにファイルに綴じています。創立から年数が経っている企業や取引先の多い企業では、契約書だけでも紙の書類の量が多く、書庫を作っている場合もあるでしょう。

一方、データ化された契約書であれば、物理的なスペースは不要です。紙であれば一定期間保管すると劣化してしまい、文字が読み取れない場合もありますが、データであれば劣化のリスクはありません。

また、地震や火事などの災害においても、データを分散して保管しておけば紛失・破損のリスクを軽減できます。このようにデータ化しておけば、大切な契約書の管理や保管がしやすくなります。

印紙代などコストを削減できる

契約書を紙で保管するときと比べて、スキャン保存をすると経費削減につながります。紙の契約書だと、保管のために印刷代や紙代、キャビネット代などが発生します。

一方、スキャン保存をすればこれらの経費は不要です。さらに電子契約を取り入れれば、契約を交わすために現地へ行ったり、署名・押印のために何度も郵送したりする必要がなくなります。

とくに多くの取引先と契約を交わす企業は、大きなコスト削減を実現できます。

テレワークにも対応できる

契約書のスキャン保存は、テレワークを大きく後押ししてくれます。紙で契約書のやりとりをし、保管している場合、オフィスに行かなければ契約内容を確認できません。ほかの仕事は自宅で遂行できるのに、同じサービスの取引を開始する際の過去の事例や契約期間の確認をしたいがために出社する必要があります。

しかし、契約書をスキャンしてどこからでも閲覧・共有できる環境を整備しておけば、確認のためにわざわざ出社しなくても済みます。テレワークが一般化するなかで従業員の働き方の選択肢が増えることは、企業にとって大きなメリットといえるでしょう。

ガバナンスの強化が図れる

契約書のスキャン保存によってガバナンスの強化も図れます。契約書には企業にとって重要な情報や機密情報が含まれており、外部へ流出すると信用問題にかかわります。そのため、契約書の紛失や破損には常に危機感を持って管理しなければなりません。紙のまま保管していると、盗難や社員による持ち出しのリスクがつきまといます。

しかし、契約書をスキャンしてデータ保存すれば、ファイルごとにパスワードを設定したり、従業員にアクセス権限を付与したりして、不正アクセスを防止することが可能です。もちろん、物理的な持ち出しや紛失のリスクもなくなります。

企業にもコンプライアンスが求められるなか、不正防止を仕組みで回避することでガバナンス強化を目指せます。

契約書のスキャン保存によって懸念されるデメリット

契約書をスキャン保存するメリットはたくさんあるものの、懸念されるデメリットがあることも事実です。契約書のスキャン保存のデメリットは、主に2つあります。

  • 契約書のPDF化に手間とコストがかかる
  • 過去の契約書を簡単に破棄できない

詳しく確認しましょう。

契約書のPDF化に手間とコストがかかる

契約書をスキャンする場合、スキャンする手間とコストがかかります。具体的に、スキャンするために必要な作業は以下の通りです。

  • ホチキスを外す
  • 解像度の調整をする
  • スキャナに読み込ませる
  • 読めない部分がないか確認する
  • データをフォルダに保存する

紙での保存に慣れていると、スキャンしてデータ保存するという作業が負担に感じるかもしれません。

また、新たにスキャナを準備したりファイル共有の環境を整えたりするために、コストがかかる場合もあります。

過去の契約書を簡単に破棄できない

スキャンしたからといって、契約書を簡単に破棄できない点もデメリットです。

たしかに改正電子帳簿保存法によると、国税関係の書類をスキャンしたあと、適切にスキャンされてデータとして保存されたことを確認したら破棄してもよいとされています。しかし、契約書に添付した印紙税の過誤納があったときに契約書の原本を求められるため、簡単に破棄できません。

そのため、印紙を添付した契約書は還付請求の時効である5年間は保存しておくほうが賢明です。

契約書をスキャン保存する際の注意点

契約書をスキャン保存する際の注意点は、3つあります。

  • 電子帳簿保存法で定める要件を満たさなければならない
  • 過去重要書類のPDF化は税務署長の事前承認が必要
  • 訴訟上「原本」として扱われないため証拠力が低い

あらかじめ注意点を理解しておきましょう。

電子帳簿保存法で定める要件を満たさなければならない

契約書をスキャン保存する場合、電子帳簿保存法で定められた要件を満たして保管しなければなりません。細かな要件が定められており、満たされていない状態だとコピーとして扱われてしまいます。

原本として認められるには、以下のような要件を満たす必要があります。

要件 内容
入力期間
  • 契約書の受領後、概ね7営業日以内にスキャン保存をする
解像度・カラー
  • 解像度が200dpi相当以上
  • 赤・緑・青の階調が256階調以上である
タイムスタンプの付与
  • 入力期間の間にタイムスタンプを付与する

上記の要件は一部に過ぎません。ほかにも細かな要件があるため注意しましょう。

過去重要書類のPDF化は税務署長の事前承認が必要

過去の契約書をPFF化する場合、税務署長への事前承認が必要です。承認を得ていなければ、データ化された過去の契約書は法的効力のない書類とされるため、注意しましょう。

訴訟上「原本」として扱われないため証拠力が低い

スキャンした契約書は原本として扱われないため、訴訟における証拠力が低いです。原則、スキャンした契約書はコピーとして扱われ、契約内容の証拠としてスキャンデータを提出しても証拠として認めてもらえない場合があります。コピー文書は改ざんできるものとして考えられているためです。

そのため、訴訟に備えるには紙の書面を原本のまま保管しておく必要があります。

法的な効力のある契約書スキャンに必要な要件

スキャンした契約書を国税関係書類として扱うためには、スキャン要件を満たす必要があります。スキャン要件は多岐にわたって細かな内容が定められています。

なかでも、スキャナ保存要件のうち重要となるポイントは以下の3つです。

  • タイムスタンプの付与
  • 適切なスキャナの使用
  • 検索機能の確保

詳しく確認していきましょう。

タイムスタンプの付与

文書データに文書の作成時刻を記録する「タイムスタンプ」の付与が必要です。TSA(時刻認証局)という第三者機関と通信すると、公証された時刻の記録ができます。

ただし、一定の条件を満たせばタイムスタンプは省略できます。時刻証明機能を提供するシステムを活用して、改ざんがないことや作成時刻を証明できればタイムスタンプは不要です。

適切なスキャナの使用

スキャナは、以下のように規定されたスキャナを使用しなければなりません。

  • 解像度が200dpi相当以上
  • 赤・緑・青の階調が256階調以上である
  • 一般書類をスキャナ保存する場合、白色から黒色までの階調が256階調以上である

一般的に販売されているカラースキャナであれば満たされることが多いですが、古い機器を使う場合の性能や設定の状況をよく確認しましょう。

また、スキャナと呼ばれる機器でなくても、カメラで撮影した画像でも代用が可能です。

検索機能の確保

スキャン保存をする際、契約書に検索できる機能を備えなければなりません。たとえば、ファイルの名前に工夫をしたり、エクセル上で管理したりして、検索して目的の契約書をすぐに出せるようにしておく必要があります。

電子帳簿保存法施行規則に定められている検索機能は、以下のような設定ができなければなりません。

  • 取引年月日・勘定科目・取引金額・その他の帳簿の種類に応じた主要な記録項目を検索条件として設定できる
  • 日付・金額にかかわる記録項目は、その範囲を指定して条件設定できる
  • 2つ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定できる

契約した日付や契約終了日、更新日、金額などを基準にしてデータ化された契約書を整理して、検索できるようにしておきましょう。

契約書のスキャンを効率化する方法4選

契約書のスキャンを効率化する方法は、主に4つあります。

  • 契約書スキャン代行サービスを利用する
  • 契約管理システムを導入する
  • 電子契約を導入する
  • AI-OCRを適用させる

具体的に確認しましょう。

契約書スキャン代行サービスを利用する

代行業者に依頼をして契約書をスキャンしてもらう方法があります。スキャンの準備作業や指示書の作成などの手間はかかりますが、スキャン作業はすべてお任せできるため従業員に負担がかかりません。大量の契約書を一度にスキャンしたい場合におすすめの方法です。

契約管理システムを導入する

クラウド型の契約管理システムを導入し、契約書の電子化をする方法もあります。スキャンデータの保存のサポートや充実した検索機能が備わっているため、管理しやすい点がメリットです。

電子契約を導入する

電子契約システムを導入すれば、そもそも紙の契約書が発生しないためスキャンする作業を省略できます。電子契約とは、電子データを用いて契約を交わすシステムです。紙の契約書を作成して署名・押印するのではなく、契約内容が書かれたデータに電子署名を行うことで契約書としての役割を果たします。

このとき、電子署名データを添付したPDFやワードファイルが原本となり、訴訟上でも原本として扱われます。

AI-OCRを適用させる

AI-OCRを適用させて契約書を電子化する方法もあります。AI-OCRとは、AI(人工知能)技術と光学文字認識技術を組み合わせた最先端型のOCR技術です。カメラやスキャナに契約書を読み込ませ、印刷された文字や手書きの文字をテキストデータに変換します。

AIが搭載されていることで高度な文字認識が実現するため、契約書のデータ化をスマートに行います。また、契約書に書かれた文字はテキストデータとして保存できるため、検索したときにも目的の契約書が見つかりやすいです。

AI OCRサービスに関するより詳しい記事はこちら【2024・比較表あり】AI OCRおすすめ38選!選定ポイントを解説

「AI OCR」の製品比較表

※税込と表記されている場合を除き、全て税抜価格を記載しています

  • 製品名
  • 料金プラン
  • プラン名金額
  • 無料トライアル
  • 最低利用期間
  • 基本的な機能
    • 準定型帳票対応
    • 名刺スキャン
    • PDF編集
    • 撮影画像対応
    • 自動補正機能
    • Excel変換
    • ワークフロー
    • Word変換
    • スマホでスキャン可
    • データベース連携
    • タイムスタンプ
    • ベリファイ機能
    • RPA連携
    • レイアウト維持
    • 確認・修正・運用体制構築まで対応
    • 英語以外の言語対応
    • 帳票種類分け(タグ付け)
    • 英語対応
    • 縦書き対応
    • 手書き文字対応
    • 画像読み取り
    • 取消線対応
    • API連携
    • 非定型帳票対応
  • サービス資料
  • 無料ダウンロード
  • ソフト種別
  • サポート
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
無料トライアル 要相談
スターター 9,980円/月額
備考
同時利用制限数は1で、月間アップロード上限は10です。
ユーザー作成上限数・ファイル容量制限・ファイル保存期間はすべて無制限です。
ビジネス 49,800円/月額
備考
同時利用制限数は5で、月間アップロード上限は100です。
ユーザー作成上限数・ファイル容量制限・ファイル保存期間はすべて無制限です。
制限なし
OPTIM Contractの資料サムネイル
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
1ヶ月トライアルプラン 30,000円/月額
スモールプラン(クラウド版) 36万円/年(月額3万円相当)
備考
初期費用は不要!処理可能枚数1.2万枚前後
スタンダードプラン(クラウド版) 96万円/年(月額8万円相当)
備考
初期費用は不要!処理可能枚数6万枚前後
エンタープライズプラン(クラウド版) 240万円/年(月額20万円相当)
備考
初期費用は不要!処理可能枚数26万枚前後
オンプレミスプラン(オンプレミス版) お客様に最適な プランをご提案いたします
備考
初期費用は不要!
1年
SmartReadの資料サムネイル
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
DX Suite Lite 30,000円/月額
備考
無料枠18,000円分含む
無料枠を超過する読取は従量課金制
DX Suite 標準サポート
・メールサポート
・活用サポートコンテンツ
DX Suite Standard 100,000円/月額
備考
無料枠50,000円分含む
無料枠を超過する読取は従量課金制
DX Suite 標準サポート
・メールサポート
・活用サポートコンテンツ
オンボーディングサポート(2か月)
・専任担当者による導入・運用支援
・帳票定義設定サービス
・Web会議による個別サポート
DX Suite Pro 200,000円/月額
備考
無料枠200,000円分含む
無料枠を超過する読取は従量課金制
DX Suite 標準サポート
・メールサポート
・活用サポートコンテンツ
オンボーディングサポート(2か月)
・専任担当者による導入・運用支援
・帳票定義設定サービス
・Web会議による個別サポート
1か月
DX suiteの資料サムネイル
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 無料
無料トライアル 月額無料
備考
年間アップロード上限:120(月間上限:10)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:6ヶ月
スターターS1 月額 9,980円(税抜)
備考
年間アップロード上限:1,200(月間上限:100)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
スターターS2 月額 19,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:6,000(月間上限:500)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
スターターS3 月額 29,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:12,000(月間上限:1,000)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
ビジネスB1 月額 34,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:18,000(月間上限:1,500)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
IPアドレス制限
ビジネスB2 月額 39,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:24,000(月間上限:2,000)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
IPアドレス制限
ビジネスB3 月額 49,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:36,000(月間上限:3,000)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
IPアドレス制限
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
おてがる! AI-OCR(通常版_プラン1(エントリプラン)) 30,000円/月額
おてがる! AI-OCR(通常版_プラン2(SMBプラン)) 100,000円/月額
おてがる! AI-OCR(通常版_プラン3(ラージプラン)) 200,000円/月額
12か月
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
クラウド版 300万円/年間
オンプレミス版 360万円/年間
1年
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
利用料金 3万円~/月額
12か月
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
制限なし
パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
制限なし
なし 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
DynaEye 11 Entry Lite 4.2万円/月額
DynaEye 11 Entry Lite AI-OCR 8.4万円/月額
DynaEye 11 Entry 8.4万円/月額
DynaEye 11 Entry AI-OCR 16.8万円/月額
制限なし
オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
invoiceAgent AI OCR Entry 3万円/月額
備考
OCR 年間96,000画像~
invoiceAgent AI OCR DEEPREAD Lite CPU 25万円/月額
備考
OCR 500画像/時~
最低利用期間制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
Free 0円
備考
読み取り枚数:300枚
追加料金:追加利用不可
Basic 3,300円/月額
備考
読み取り枚数:1,500枚
追加料金:1,501枚目~(5.5円/1枚)
Standard 33,000円/月額
備考
読み取り枚数:15,000枚
追加料金:15,001枚目~(4.4円/1枚)
Advanced 110,000円/月額
備考
読み取り枚数:50,000枚
追加料金:50,001枚目~(3.3円/1枚)
1か月
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用(クラウド型) 0円
備考
クラウド型を導入する場合は初期費用は発生しません。
初期費用(オンプレミス型) 300万円〜
クラウド型 5万円〜/月額
オンプレミス型 40万円〜/月額
1か月
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 200,000円
Small 30,000円/月額
Medium 100,000円/月額
Enterprise 150,000円/月額
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
クラウド版 1,200,000円~
オンプレ版  2,000,000円~
12か月
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
1年
DenHo(デンホー)の資料サムネイル
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
Trial 0円
備考
試してみたい方向け
・月間契約→14日間無料
・AI OCR(上限枚数)→30枚
・AI帳票仕分け→無制限
・AI類似変換→無制限
・RPA→〇
Starter 120,000円/年間 (1ヵ月あたり1万円 )
備考
コストを抑えたい方向け
・月間契約→12,000円/月額
・AI OCR(上限枚数)→100枚/月
・AI帳票仕分け→無制限
・AI類似変換→無制限
・RPA→✕(制限あり)
Standard 600,000円/年間 (1ヵ月あたり5万円 )
備考
一般的なプラン
・月間契約→60,000円/月額
・AI OCR(上限枚数)→2000枚/月
・AI帳票仕分け→無制限
・AI類似変換→無制限
・RPA→〇
Pro 1,800,000/年間 (1ヵ月あたり15万円 )
備考
処理枚数が多い方向け
・月間契約→180,000円/月額
・AI OCR(上限枚数)→10000枚/月
・AI帳票仕分け→無制限
・AI類似変換→無制限
・RPA→〇
制限なし
オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
利用料金 660,000円(税込)
年間保守サービス 99,000円(税込)
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
プラン1 33,000円/月額(税込)
備考
※6,000項目まで
※6,000項目以上は従量利用料金、1項目3.3円(税込)
プラン2 110,000円/月額(税込)
備考
※60,000項目まで
※60,000項目以上は従量利用料金、1項目1.1円(税込)
プラン3 220,000円/月額(税込)
備考
※200,000項目まで
※200,000項目以上は従量利用料金、1項目1.1円(税込)
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
備考
導入料金はお問合せください。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 200,000円
備考
WisOCR Basicのみ初期費用は100,000円です。
WisOCR Standard 100,000円/月額
備考
AI手書き・AI活字対応。月額での処理可能量は5万フィールドまでです。
WisOCR Pro 200,000円/月額
備考
AI手書き・AI活字対応。月額での処理可能量は20万フィールドまでです。
WisOCR Basic 15,000円/月額
備考
AI活字対応。月額での処理可能量は10万フィールドまでです。
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
3ヵ月
スマートOCRの資料サムネイル
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
OmniPage 19.2 Ultimate 54,757円
備考
外国製ですので、為替相場で費用が変動することがあります。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
5 ダウンロード版 3,480円
5 パッケージ版 3,980円
制限なし
パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
読取革命Ver.16 12,980円
備考
1台用/ダウンロード版
読取革命Ver.16 35,000円
備考
3台用/ダウンロード版
読取革命Ver.16 57,500円
備考
5台用/ダウンロード版
制限なし
パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
トライアル導入 30,000円/月額
備考
本格的な導入の前にトライアルを利用できます。正式導入の費用は要問合せです。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円~500,000円
備考
・トライアル 初期費用なし
・ミニ 初期費用なし
・ライト/スタンダード 初期費用50万円
トライアル 50,000円/月額
備考
・月間300枚
超過費用150円/枚
ミニ 10,000円/月額
備考
・月間100枚
上限枚数に達した場合は利用停止
ライト 100,000円/月額
備考
・月間1000枚
超過費用75円/枚
スタンダード 30,0000円/月額
備考
・月間5000枚
超過費用60円/枚
1か月
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
パッケージ版 21,780円(税込)
ダウンロード版 14,080円(税込)
制限なし
オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
シングルライセンススタンダード 25,000円(税込)
備考
年間保守費用不要
PC1台(1ユーザー) に 1ライセンスが必要です。
バッチ処理機能は搭載されていません。
シングルライセンスコーポレート 35,000円(税込)
備考
年間保守費用不要
PC1台(1ユーザー) に 1ライセンスが必要です。
バッチ処理機能が搭載されています。
シートライセンススタンダード 35,000円(税込)
備考
表示は1ラインセンス
5ライセンス以上での購入です。
バッチ処理機能は搭載されていません。
ライセンス料には初年度の年間保守料が含まれています。
年間保守料は自動更新となり保守費用は別途毎年発生します。
シートライセンスコーポレート 37,800円(税込)
備考
表示は1ラインセンス
5ライセンス以上での購入です。
バッチ処理機能が搭載されています。
ライセンス料には初年度の年間保守料が含まれています。
年間保守料は自動更新となり保守費用は別途毎年発生します。
1年
オンプレミス型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 220,000円(税込)~
備考
プランにより初期費用が異なります。
クラウド(SaaS)版Sコース 11,000円/月額(税込)
備考
読取枚数 100 枚
クラウド(SaaS)版Mコース 33,000円/月額(税込)
備考
読取枚数 500 枚
クラウド(SaaS)版Lコース 55,000円/月額(税込)
備考
読取枚数 1,000 枚
オンプレミス スタンドアロン版 211,200円/年額(税込)
備考
読み取りの制限なし
オンプレミス サーバ版(サブスクリプション型)Trial 1,056,000 円/年額(税込)
備考
読取枚数 1,000 枚 / 月
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
月額費用 50,000円~/月額
備考
※プランによって異なる
※詳細なお見積りについてはお問い合わせください。
3か月
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
プラン1 30,000円/月額
備考
読取箇所は月6,000項目までです。
プラン2 100,000円/月額
備考
読取箇所は月60,000項目までです。
プラン3 200,000円/月額
備考
読取箇所は月200,000項目までです。
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
スキャナーとインターネット接続環境があれば初期費用は無料です。
プラン1(小型)通常版 33,000円/月額(税込)
備考
読取箇所が月6千までです。
プラン2(中型)通常版 110,000円/月額(税込)
備考
読取箇所が月6万までです。
プラン3(大型)通常版 220,000円/月額(税込)
備考
読取箇所が月20万までです。
30日
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /

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おすすめのAI OCR5選

  • 文書管理システム AI OCR 契約書管理システム

    AI inside 株式会社のDX Suiteは、これまで手入力で行っていた帳票のデジタル化を効率的に実現し、企業の課題解決に貢献するAI-OCRサービスです。あらゆる書類を高精度でデジタルデータ化できます。読み取りは日本語、英語に加え多数の言語をカバーします。コマかな設定作業は不要で、種類の違う帳票をまとめて読取りできるので、大幅な時間削減につながります。まとめてアップロードした書類の自動仕分け機能と連携することで、数百種類の帳票を瞬時に仕分けることが可能です。

    製品のおすすめポイント

    1 AI-OCR市場シェアNo1。あらゆる書類を高精度でデジタルデータ化

    手書きはもとより活字、FAX、画像もカバー。機械学習により様々な種類の帳票や文字をを学ばせることにりより高精度に認識可能になりました。また、日本語、英語だけでなく、繁体字、タイ語、ベトナム語にも対応しています。

    2 高速処理のための分散コンピューティングと高いセキュリティレベル

    業務を素早く進めるために、最適化されたGPUの構成と分散処理により、処理スピードの高速化を実現しています。また、脆弱性が確認されていないセキュアなTSL1.2規格を採用することにより高いセキュリティレベルを実現しています。そのセキュリティレベルは、豊富な金融機関への導入実績が物語ります。

    3 AIがすべて自動で行うから設定不要で帳票のまるごと読み取りが可能

    AIがすべての文字を自動でテキストデータ化してくれるので、抽出したい項目を選択するだけで読み取りは完了します。設定は不要で通常AI-OCRでも必要になる事前の読み取り枠の設定が不要です。また、読み取った帳票データは用途に応じてCSVやPDFでの出力が可能です。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 名刺スキャン 取消線対応 英語対応 英語以外の言語対応 自動補正機能 非定型帳票対応 手書き文字対応 撮影画像対応 画像読み取り 確認・修正・運用体制構築まで対応 準定型帳票対応 PDF編集 API連携 RPA連携 レイアウト維持 データベース連携
  • 文書管理システム AI OCR 契約書管理システム

    株式会社オプティムのOPTIM Contractは、AIを活用した契約書管理サービスです。契約書データのアップロードでAIが契約書のタイトル・企業名・契約締結日・契約終了日を取得し、契約書一通ごとの情報を管理します。フリーワード・タグ・全文での検索など柔軟な検索機能を持ち、契約更新も自動でリマインドされるなど契約管理に必要な要素が詰まっています。また、権限の与えられた契約書にのみアクセスが許可され、役割に応じた権限管理が可能です。

    製品のおすすめポイント

    1 AIが自動で、契約書の管理台帳を作成

    OPTiM Contractは、契約書管理業務を劇的に効率化できるサービスです。
    契約書の管理台帳をAIが自動作成してくれるので、手間のかかる入力業務をなくすことができます。契約終了や自動更新の時期を自動通知する機能があり、契約管理のミスも削減可能です。OPTiM Contractを導入すれば、契約管理業務の効率化だけでなく、ミスの削減にもつながります。

    2 スキャンした契約書をOCR処理でテキストデータ化

    サービスの使いやすさもOPTiM Contractの大きな魅力といえます。
    既存の契約書をOCR処理でテキストデータ化できるので、紙と電子の契約書が混在していても一元管理が可能です。スキャンデータの契約書に使われている単語でも検索でき、契約書の検索や確認にかかる時間の削減にも大きな効果を発揮します。

    3 電子帳簿保存法に則して電子契約を保管可能

    OPTiM Contractは、国内に利用企業の多い電子契約サービスとの連携機能も充実しています。連携済みのサービスで締結した契約書は、OPTiM Contractに簡単にアップロードが可能です。「Adobe Sign」や「クラウドサイン」、「GMOサイン」、「WAN-sign」、「Docusign」に対応しています。すでに電子契約サービスを利用している場合は、連携によりさらなる業務効率化につながります。

    4 セキュリティ対策も万全

    電子取引保存の法的要件認証であるJIIMA認証を取得しています。契約書PDFの手動アップロードも可能なので、紙契約と電子契約の両方を、改正電子帳簿保存法の電子取引の保存要件を満たした上で一元管理ができます。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 属性検索 外部連携 OCR登録 CSVファイル出力 アクセス制限 ドラッグ&ドロップ登録 他サービス連携 英語対応 手書きの読み取り可 スキャンデータの文字検索可 AI自動管理 リスク検出 帳票種類分け(タグ付け) ワークフロー 英語対応 非定型帳票対応 手書き文字対応 画像読み取り 準定型帳票対応 タイムスタンプ API連携 データベース連携
  • 文書管理システム AI OCR

    株式会社インフォディオのスマートOCRは、紙の文書や帳票をスキャン・撮影された画像データからテキストデータを抽出するクラウド型業務効率化支援ソリューションです。AIによるディープラーニングを活用し、手書き文字や非定型帳票などにも対応した高精度の読取を実現します。使用の際、毎回アップロードを行う必要はなく、フォルダ指定を行うだけで自動アップロードからOCR変換、そしてCSV出力までできる使い勝手の良さも魅力です。

    製品のおすすめポイント

    1 基本の特長となる高精度な文字認識と全自動変換

    AIのディープラーニングによる⾃動⽂字列認識機能で、ノイズのある画像でも⽂字列だけを探し出して、テキストに変換することが可能です。また、プロジェクションマッピング技術を用いた歪み・たわみ補正機能により写真で撮影した歪んだ書類、台形の書類も整形することができるので、様々なケースでも精度高く読み取れます。

    2 各書類への対応力が高い、頼れるデータ抽出エンジン

    高度なデータ抽出力により、請求書、決算書、勤務管理表、健康保険証、領収書、通帳、源泉徴収票など、書式の形式にかかわらず帳票画像のデータ化が可能です。また、フォーマットの異なる請求書から、共通のデータ抽出テンプレートを作成し「請求日」「会社名」「請求金額」「振込口座」 等の項目を自動的にデータ抽出もできます。

    3 操作画面もユーザー管理も分かりやすく、セキュリティも安心の設計

    文字の確認がしやすい操作画面を使用できます。ステータスが未確認・ダウンロード済などタグで色分けされたり、対応する文字色のついたラインがひかれるため一目で確認可能。ユーザー管理も、グループ内で情報の共有・分担作業ができるので効率的です。セキュリティ面も2段階認証、IPアドレス制限など厳重なので安心。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 名刺スキャン 帳票種類分け(タグ付け) ワークフロー 取消線対応 英語対応 自動補正機能 非定型帳票対応 手書き文字対応 撮影画像対応 画像読み取り 準定型帳票対応 スマホでスキャン可 API連携 RPA連携 ベリファイ機能 データベース連携
  • 文書管理システム AI OCR

    株式会社Cogent LabsのSmartReadは、独自開発のAIを活用することで認識率99.22%を誇るAI-OCRサービスです。コージェントラボが独自に開発した人工知能(AI)により、注文書や契約書、アンケート、預金通帳など多様なタイプのドキュメントを素早く正確に読み取り、情報を抽出。サードパーティツールを通して業務システム等に連携することで、データの利活用を促進します。SmartReadは事前学習済みのAIを活用することで、お客様による事前設定工数を大幅に削減できるだめ、作業時間やコストの削減に貢献します。

    製品のおすすめポイント

    1 高精度な文書仕分け&読み取りで データ入力時間やコストを大幅削減

    独自開発のAIエンジンを活用し、ドキュメントの種類を自動で判別・仕分けした上で、あらゆる活字や手書き文字を高精度で読み取り可能。従来人手をかけていたデータ入力作業をSmartReadに置き換えることでその時間やコストを削減し、人にしかできない業務にリソースを投下できるため、生産性の向上を実現します。

    2 誰でも使いやすいUI/UXだから 導入・運用・全社展開もスムーズ

    新しいツールのスムーズな導入を実現するためには、使いやすさが不可欠です。実際に利用する現場従業員への教育も不要なSmartReadのUI/UXは多くのお客様に評価されており、一部署だけでなく全社的な業務効率向上に貢献できます。

    3 充実した外部連携機能で データをすぐに活用できる

    ドキュメントの「データ化」は決してゴールではなく、そのデータをいかに活用できるかが重要です。SmartReadはAPIをはじめとする連携機能が充実しているため、RPAやデータ連携ツールを通して既存システムとスムーズに連携し、企業のデータ活用やDXを推進します。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 文書管理システム 外部連携 ワークフロー管理 文書編集 ISO文書管理 CSVファイル出力 アクセス制限 ドラッグ&ドロップ登録 帳票種類分け(タグ付け) ワークフロー 取消線対応 英語対応 英語以外の言語対応 自動補正機能 非定型帳票対応 手書き文字対応 撮影画像対応 画像読み取り 準定型帳票対応 API連携 Excel変換 Word変換 RPA連携 ベリファイ機能
  • 文書管理システム AI OCR 電子帳票システム

    株式会社インフォディオのDenHo(デンホー)は、オフィスの紙帳票・PDFをいつでもどこでも検索・閲覧可能に、電子帳簿保存はこれ1つで簡単対応できる電子帳簿保存クラウドサービスです。DenHo(デンホー)はAI-OCR・タイムスタンプも標準搭載だから、追加料金は不要。これひとつで電子帳簿保存法対応することができます。また、非常にシンプルな機能であることから誰でもすぐに使いこなすことができます。初期設定もほとんど不要なため、すぐに使い始めることができます。電子帳簿保存で業務効率化を図りたい企業はもちろん、電子帳簿保存の準備にまだ手をつけられていない企業や、電子帳簿保存の準備に人的リソースを割けそうにない企業への迅速な電子帳簿保存導入をDenHo(デンホー)は強力に支援いたします。

    製品のおすすめポイント

    1 ラクラク電子保存、 AIが自動で分類・データ化

    FAX、メール、スキャナーなどから帳票の読込み・文字の読み取り・データ化・帳票の分類化までをAI-OCRが自動で行います。もうデータを手打ち入力する必要はありません。

    2 全ての保存帳票の文字列を検索可能(全文検索)

    画像からもAI-OCRで項目をデータ化しているため紙帳票・電子帳票問わず、すべての帳票から全文検索することが可能です。また付与したタグの検索や、日付や金額の範囲検索にも対応しています。

    3 どこからでも確認・検索OKでテレワークを促進

    紙帳票と電子帳票を問わずどんな場所でも検索・閲覧可能なため、紙による制約がなくなり在宅勤務を促進します。

    4 手書き文字の帳票もデータ化

    Denho(デンホー)に搭載されているAI-OCRエンジンは手書き文字の読み取りも可能です。手書きの領収証や注文書をアップロードするだけで帳票内にある画像の文字がテキストデータへ変換されます。
    今の手書きでの運用はそのままでも問題なく、取引先に負担を強いることもありません。 電子帳簿保存以外にも、ホワイトボードの写真を議事録として保存する等、使い方のアイデアは広がります。

    5 大手企業で実績のある安心の技術

    DenHoは実績の豊富な当社製品「スマートOCR」の超高精度・高速なAI-OCRエンジンを搭載しています。セキュリティやシステム可用性においては「スマートOCR」と同じ基準で運用されています。

    「スマートOCR」は国税庁や、国勢調査、みずほ銀行、JTBなど、官公庁や大手企業でも採用されております。 また、社内でも複数の部門間で共有してガバナンスを高めることができます。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 電子帳票システム 電子帳簿保存法対応 インボイス制度対応 タイムスタンプ AI OCR機能 名刺スキャン 帳票種類分け(タグ付け) ワークフロー 非定型帳票対応 手書き文字対応 撮影画像対応 画像読み取り 準定型帳票対応 スマホでスキャン可 タイムスタンプ PDF編集 API連携 Excel変換 Word変換 RPA連携

契約書のスキャンはAI OCRがおすすめ!

契約書をスキャンしてデータで保存することは法的にも認められています。閲覧や共有がしやすく、契約書の管理や保管を効率的に行えます。

ただし、公的に認められるデータとして保存するには、タイムスタンプやスキャンの解像度などの配慮が必要です。電子帳簿保存法で定められている要件に従って保存するよう注意しましょう。

今回ご紹介したAI OCRツールを使えば、簡単に紙の契約書をデータ化できます。自社に合うツールを選定し、社内における業務の効率化を目指しましょう。

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