【2024】人事システムとは？導入のメリットと選定のポイント解説

少子高齢化による労働人口の減少、100年時代の到来、個人のキャリア間の変化など、企業を取り巻く環境は大きな変化を迎えています。そのような中でも、人材を「投資対象の資本」と捉え、人材の価値を最大限に引き出すことで、持続的な企業価値向上につなげる人的資本経営が注目されています。その実現に向けて多岐にわたる人事業務の効率化を実現し、従業員のエンゲージメントを上げ企業の生産性を向上、多様な人材がそれぞれの能力を発揮できる組織作りなどを実現していかなければなりません。

人事業務のよくある課題5選

日本の企業の人事部門は、時代の移り変わりとともにさまざまな課題に直面しています。人事評価制度の見直しや企業ブランディングの刷新を行い、人材確保・育成に務めるのが急務でしょう。また限られた人的リソースで対処するには人員や労力、時間を捻出しなければなりません。そこで役立つのが人事システムです。システム導入も視野に入れ、課題解決に向けて取り組んでいきましょう。

採用の課題
労務管理の課題
配置の課題
評価の課題
育成の課題

1.採用の課題

労働人口減少につれて競争が激化している中で、組織を強化していくためにも、新たな人材獲得が必須となります。ミスマッチを減らすためにも採用時に、入社前後のギャップを軽減する工夫が必要です。

2.管理の課題

従業員に関する事務作業。給与計算、社会保険・労働保険の手続きなど多岐にわたる。また、働き方改革やコロナ禍を機に多様な働き方が広がり、法改正などに対応していくことが求められています。

3.配置の課題

組織の活性化や生産性の向上に向けて実行する必要があります。従業員のスキルや適性、キャリアプランや各部署の状況など、幅広いデータを把握しなければなりません。しかし、実際に人員配置に人材データを活用できている企業はあまり多くありません。人材データが集約できておらず効果的に活用できていないことが挙げられます。

4.評価の課題

人事評価制度を導入しているものの、社内に定着しておらず、正しい運用がなされていないケースも多く見受けられます。また、リモートワークなど多様な働き方を導入する企業が増えているため、評価基準・項目も見直する対応が必要です。評価基準が不明瞭だったり、評価にばらつきが生じたりすると、従業員の不満に繋がります。

5.育成の課題

日々の業務に追われ、人材育成に費やす時間が確保できないという企業が多くあります。また、人材育成の予算を確保していないという場合もあります。

人事システムとは？

従業員の情報を一元に管理し、採用・労務管理・配置・評価・育成など多岐にわたる労務に活用されるシステムの総称です。全ての人事労務をカバーしている統合型システムと、特定の機能に特化した機能特化型システムがあります。働き方改革やグローバル化の進展により、採用活動や労務管理の在り方が多様化し、人事システムの更新や新規導入を検討する企業が増えています。

人事システムの導入形態

どちらを導入するのか検討する方法は、自社でシステムの運用ができる場合はオンプレミス型、運用をシステム提供企業に任せる場合はクラウド型を選択する、という運用方法から選択する方法があります。この章では、それぞれの導入形態の特徴について解説していきます。

クラウド型
オンプレミス型

クラウド型

インターネット上でベンダーが用意したサーバを用いてシステムを利用する製品です。編集データはローカルPCではなくクラウドサービスのサーバ上に保存されます。インターネットに接続すれば、どこでも利用することができ、リモートワークなど多様な働き方に対応することができます。また月額制のサブスクリプションの場合が多く、初期費用を抑えて利用することができます。

オンプレミス型

社内に専用サーバを導入し、自社でシステムを構築・運用する導入形態の製品を指します。パッケージ型やクラウド型の製品よりもカスタマイズが容易なため、自社の業務や雇用形態に則したシステムが作れるのが一番の魅力です。また、従業員のマイナンバーなど厳重な取り扱いが必要な情報を安全に管理することができます。

人事システムの種類と機能

人事業務は上記で述べた通り多岐にわたります。そのため、人事システムの機能も幅広く、多様な種類が用意されています。カバーする業務や機能の違いによって分けられるため、この章では主に「人事管理」「人材管理」の２つの観点から解説します。

人事管理
人材管理

1.人事管理

人事管理についてのシステムは、勤怠管理システム、人事管理・労務管理システム、給与計算システムに分けられます。

勤怠管理システム

従業員の出退勤や休暇などを管理をサポートするシステムです。出退勤の記録や、休暇や残業の申請、直行・直帰、休日出勤、時短勤務など多様な勤務形態に合わせた管理が可能となっています。

勤怠管理システムについての詳しい記事はこちら→ 勤怠管理システム

給与計算システム

従業員の給与、社会保険、税金、年金、年末調整などを管理のサポートするシステム。勤怠データをもとに、毎月の給与や賞与の計算を行います。最新の法令に準拠した自動計算も自動計算も可能です。

給与計算システムについての詳しい記事はこちら→ 給与計算ソフト

人事管理・労務管理システム

従業員の基本情報や、福利厚生など制度利用など各種申請・手続きをサポートするシステムです。入退社手続きや年末調整の手続き、マイナンバー管理も可能となっています。

人事管理・労務管理システムに関連する記事はこちら

2.人材管理

人材管理についてのシステムは、採用管理システム、人事評価システム、タレントマネジメントシステムの３種類に分けられます。

採用管理システム

応募者の情報や選考状況などを管理、採用活動をサポートするシステム。応募者情報や応募経路などの補足情報、日程調整、選考など、複雑かつ多岐にわたる採用活動を効率化が可能です。新卒採用はもちろん、中途採用やパート・アルバイト、リファラル採用など多様な採用活動に対応しています。

採用管理システムについての詳しい記事はこちら→ 採用管理システム

人事評価システム

従業員ごとの成果、人事評価、昇進・入退職などを一元管理します。人材育成に活用したり、スキルにあわせた適切な人材配置を行ったりできるのが特徴です。

人事評価システムについての詳しい記事はこちら→ 人事評価システム

タレントマネジメントシステム

人材の能力、特性、経験などを管理し、最適な人材配置や育成に活かすためのシステムです。経験や資格など、従業員の能力を適切に把握することで適切な人材配置を実現します。

タレントマネジメントシステムについての詳しい記事はこちら→ タレントマネジメントシステム

人事システムを選ぶ際のポイント4選

人事システムには様々な種類や機能が存在します。そのため、どうしても労務の課題を改善しようとすると、見落としやすいポイントが発生してしまいます。この章では４つの観点に分けて解説していきます。

使いやすさが重視されたUI・UX
ほかのシステムと連携しやすいか
セキュリティレベル
カスタマイズのしやすさ

1.使いやすさが重視されたUI・UX

見やすさと操作性に重点を置くことで、日々の業務がストレスなく遂行しやすくなるといったメリットを得ることができます。双方向システムであれば、幅広い社員が利用することになるので、誰にとっても使いやすいことは重要です。

2.ほかのシステムと連携しやすいか

システムは、他システムと連携することで、総合的な業務効率化が期待できます。製品を選ぶときは、既存システムと連携ができるかについても、視野に入れて検討しましょう。

3.セキュリティレベル

2016年にマイナンバー制度が開始されてから、より厳重な個人情報の保護が課されることになりました。また、その管理方法もマイナンバー法で定められており、その影響から人事システムを導入する企業が増加しました。

4.カスタマイズのしやすさ

人員配置やチーム編成の変更に伴い、勤怠管理や給与計算などの外部システムを調整する必要がありますが、柔軟にカスタマイズできるシステムを選ぶことで、長期的に運用が可能になります。

人事システムを導入するメリット7つ

総合的に見て、人事システムの導入は企業の成長と従業員の働きやすさに大きな影響をもたらします。この章では具体的なメリットについて解説していきます。

人財情報を一元管理できる
人事・労務部門の業務の効率化
適材適所な人材配置ができる
透明性と納得感のある人事評価ができる
人為ミスの予防
新規採用計画を立てやすくなる
テレワークを導入しやすくなる

1.人財情報を一元管理できる

従業員の個人情報や労働条件などのデータが一元管理されると、情報の整合性が高まり、正確な情報に基づいた意思決定が可能となります。

2.人事・労務部門の業務の効率化

従業員の勤怠や給与計算の自動化により、人事部門の業務負担が軽減され、時間とコストの節約が可能です。また、従業員の情報が正確かつリアルタイムに管理されるため、間違いやミスが少なくなります。

3.適材適所な人材配置ができる

人事システムは従業員のスキルや実績、評価などの情報を集約・分析します。これにより、戦略的な人材管理が可能となります。優れた人材を発掘し、適材適所の配置が実現し、組織の成長を促進します。

4.透明性と納得感のある人事評価ができる

組織の透明性が高まり、従業員は自身の情報にアクセスできる場合が増えます。給与明細や勤怠記録の自己管理が可能となり、従業員の満足度向上につながります。

5.人為ミスの予防

従業員情報や給与計算などのデータ入力ミスを防止します。従業員が自らデータを入力できる場合もありますが、入力項目が事前に設定されており、フォーマットに合った入力が求められるため、ミスが少なくなります。従業員の成績評価や給与改定などの報告書作成においても、システムが自動的にデータを集計し、エラーを最小限に抑えます。

6.新規採用計画を立てやすくなる

人事システムは過去の採用データや組織の成長率などをもとに、将来の人材需要を予測するのに役立ちます。これにより、必要な人材数やポジションを正確に把握し、計画を立てる際の根拠となります。

7.テレワークを導入しやすくなる

クラウド型の人事システムは、インターネットにつながる環境であれば、どこでも人事情報にアクセスすることができます。また、パソコンだけでなく、スマホやタブレットでも利用できるシステムも多いため、出張中やリモートワークなど、多様な働き方に対応できるでしょう。

人事システム導入のデメリット2つ

人事管理ツール導入の最大のデメリットは、導入自体の難しさです。要件定義や人材情報の一元化、システム間の連携など、クリアすべきポイントが多いためです。人事で扱う情報は秘密保持や情報漏洩に細心の注意が必要な情報なので、データ利用者の意識を高める必要もあります。

予算とリソースの制約
導入の難しさ

1.予算とリソースの制約

人事システムの導入は、適切な予算とリソースの確保が必要です。大規模な導入プロジェクトは膨大な費用を要し、十分なリソースを割り当てなければ、プロジェクトの遅延や不備が生じる可能性があります。

2.導入の難しさ

もし以前に別のシステムを使用していた場合、新しい人事システムへのデータ移行が必要になることがあります。既存のデータを新しいシステムに正確に移行することが困難であったり、整合性を保つことが難しい場合があります。また、組織の文化や意識にも影響を及ぼす可能性があります。従業員が変化に対して抵抗する場合や、システムを活用する姿勢が十分に根付いていない場合には、システムの導入が難しくなることがあります。

人事システム導入の4ステップ

人事システムの導入は組織によって異なる要件やニーズがあるため、個別のケースによってステップの順序や詳細が変わることがあります。以下は一般的な人事システム導入の一般的なステップの例になります。

現在の業務の棚卸し
導入目的の決定
システムの検討
システムの導入

1.現在の業務の棚卸し

自分が行っている業務を書き出していきます。日次、週次、月次などの期間であったり、業務を大きな括りでまとめたりして書き出していきます。

2.導入目的の決定

システム導入にあたっては、人事・給与業務を強化したいのか、受注から生産・販売・人事に至るまでの一貫した総合パッケージが必要なのか、という目的意識をハッキリさせましょう。人事業務の中でデータベースを一元管理して、通常業務が効率化できれば良いのか、データベースをさらに戦略的に活用していきたいのかも明確にします。