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【2024】人事システムとは?導入のメリットと選定のポイント解説

目次

少子高齢化による労働人口の減少、100年時代の到来、個人のキャリア間の変化など、企業を取り巻く環境は大きな変化を迎えています。そのような中でも、人材を「投資対象の資本」と捉え、人材の価値を最大限に引き出すことで、持続的な企業価値向上につなげる人的資本経営が注目されています。その実現に向けて多岐にわたる人事業務の効率化を実現し、従業員のエンゲージメントを上げ企業の生産性を向上、多様な人材がそれぞれの能力を発揮できる組織作りなどを実現していかなければなりません。

人事業務のよくある課題5選

日本の企業の人事部門は、時代の移り変わりとともにさまざまな課題に直面しています。人事評価制度の見直しや企業ブランディングの刷新を行い、人材確保・育成に務めるのが急務でしょう。また限られた人的リソースで対処するには人員や労力、時間を捻出しなければなりません。そこで役立つのが人事システムです。システム導入も視野に入れ、課題解決に向けて取り組んでいきましょう。

  1. 採用の課題
  2. 労務管理の課題
  3. 配置の課題
  4. 評価の課題
  5. 育成の課題

1.採用の課題

労働人口減少につれて競争が激化している中で、組織を強化していくためにも、新たな人材獲得が必須となります。ミスマッチを減らすためにも採用時に、入社前後のギャップを軽減する工夫が必要です。

2.管理の課題

従業員に関する事務作業。給与計算、社会保険・労働保険の手続きなど多岐にわたる。また、働き方改革やコロナ禍を機に多様な 働き方が広がり、法改正などに対応していくことが求められています。

3.配置の課題

組織の活性化や生産性の向上に向けて実行する必要があります。従業員のスキルや適性、キャリアプランや各部署の状況など、幅広いデータを把握しなければなりません。しかし、実際に人員配置に人材データを活用できている企業はあまり多くありません。人材データが集約できておらず効果的に活用できていないことが挙げられます。

4.評価の課題

人事評価制度を導入しているものの、社内に定着しておらず、正しい運用がなされていないケースも多く見受けられます。また、リモートワークなど多様な働き方を導入する企業が増えているため、評価基準・項目も見直する対応が必要です。評価基準が不明瞭だったり、評価にばらつきが生じたりすると、従業員の不満に繋がります。

5.育成の課題

日々の業務に追われ、人材育成に費やす時間が確保できないという企業が多くあります。また、人材育成の予算を確保していないという場合もあります。

人事システムとは?

従業員の情報を一元に管理し、採用・労務管理・配置・評価・育成など多岐にわたる労務に活用されるシステムの総称です。全ての人事労務をカバーしている統合型システムと、特定の機能に特化した機能特化型システムがあります。働き方改革やグローバル化の進展により、採用活動や労務管理の在り方が多様化し、人事システムの更新や新規導入を検討する企業が増えています。

人事システムの導入形態

どちらを導入するのか検討する方法は、自社でシステムの運用ができる場合はオンプレミス型、運用をシステム提供企業に任せる場合はクラウド型を選択する、という運用方法から選択する方法があります。この章では、それぞれの導入形態の特徴について解説していきます。

  • クラウド型
  • オンプレミス型

クラウド型

インターネット上でベンダーが用意したサーバを用いてシステムを利用する製品です。編集データはローカルPCではなくクラウドサービスのサーバ上に保存されます。インターネットに接続すれば、どこでも利用することができ、リモートワークなど多様な働き方に対応することができます。また月額制のサブスクリプションの場合が多く、初期費用を抑えて利用することができます。

オンプレミス型

社内に専用サーバを導入し、自社でシステムを構築・運用する導入形態の製品を指します。パッケージ型やクラウド型の製品よりもカスタマイズが容易なため、自社の業務や雇用形態に則したシステムが作れるのが一番の魅力です。また、従業員のマイナンバーなど厳重な取り扱いが必要な情報を安全に管理することができます。

人事システムの種類と機能

人事業務は上記で述べた通り多岐にわたります。そのため、人事システムの機能も幅広く、多様な種類が用意されています。カバーする業務や機能の違いによって分けられるため、この章では主に「人事管理」「人材管理」の2つの観点から解説します。

  1. 人事管理
  2. 人材管理

1.人事管理

人事管理についてのシステムは、勤怠管理システム、人事管理・労務管理システム、給与計算システムに分けられます。

勤怠管理システム

従業員の出退勤や休暇などを管理をサポートするシステムです。出退勤の記録や、休暇や残業の申請、直行・直帰、休日出勤、時短勤務など多様な勤務形態に合わせた管理が可能となっています。

勤怠管理システムについての詳しい記事はこちら→ 勤怠管理システム

給与計算システム

従業員の給与、社会保険、税金、年金、年末調整などを管理のサポートするシステム。勤怠データをもとに、毎月の給与や賞与の計算を行います。最新の法令に準拠した自動計算も自動計算も可能です。

給与計算システムについての詳しい記事はこちら→ 給与計算ソフト

人事管理・労務管理システム

従業員の基本情報や、福利厚生など制度利用など各種申請・手続きをサポートするシステムです。入退社手続きや年末調整の手続き、マイナンバー管理も可能となっています。

人事管理・労務管理システムに関連する記事はこちら

eラーニングシステム

入退室管理システム

LMS(学習管理システム)

マイナンバー管理システム

ログ管理システム

2.人材管理

人材管理についてのシステムは、採用管理システム、人事評価システム、タレントマネジメントシステムの3種類に分けられます。

採用管理システム

応募者の情報や選考状況などを管理、採用活動をサポートするシステム。応募者情報や応募経路などの補足情報、日程調整、選考など、複雑かつ多岐にわたる採用活動を効率化が可能です。新卒採用はもちろん、中途採用やパート・アルバイト、リファラル採用など多様な採用活動に対応しています。

採用管理システムについての詳しい記事はこちら→ 採用管理システム

人事評価システム

従業員ごとの成果、人事評価、昇進・入退職などを一元管理します。人材育成に活用したり、スキルにあわせた適切な人材配置を行ったりできるのが特徴です。

人事評価システムについての詳しい記事はこちら→ 人事評価システム

タレントマネジメントシステム

人材の能力、特性、経験などを管理し、最適な人材配置や育成に活かすためのシステムです。経験や資格など、従業員の能力を適切に把握することで適切な人材配置を実現します。

タレントマネジメントシステムについての詳しい記事はこちら→ タレントマネジメントシステム

人事システムを選ぶ際のポイント4選

人事システムには様々な種類や機能が存在します。そのため、どうしても労務の課題を改善しようとすると、見落としやすいポイントが発生してしまいます。この章では4つの観点に分けて解説していきます。

  1. 使いやすさが重視されたUI・UX
  2. ほかのシステムと連携しやすいか
  3. セキュリティレベル
  4. カスタマイズのしやすさ

1.使いやすさが重視されたUI・UX

見やすさと操作性に重点を置くことで、日々の業務がストレスなく遂行しやすくなるといったメリットを得ることができます。双方向システムであれば、幅広い社員が利用することになるので、誰にとっても使いやすいことは重要です。

2.ほかのシステムと連携しやすいか

システムは、他システムと連携することで、総合的な業務効率化が期待できます。製品を選ぶときは、既存システムと連携ができるかについても、視野に入れて検討しましょう。

3.セキュリティレベル

2016年にマイナンバー制度が開始されてから、より厳重な個人情報の保護が課されることになりました。また、その管理方法もマイナンバー法で定められており、その影響から人事システムを導入する企業が増加しました。

4.カスタマイズのしやすさ

人員配置やチーム編成の変更に伴い、勤怠管理や給与計算などの外部システムを調整する必要がありますが、柔軟にカスタマイズできるシステムを選ぶことで、長期的に運用が可能になります。

人事システムを導入するメリット7つ

総合的に見て、人事システムの導入は企業の成長と従業員の働きやすさに大きな影響をもたらします。この章では具体的なメリットについて解説していきます。

  1. 人財情報を一元管理できる
  2. 人事・労務部門の業務の効率化
  3. 適材適所な人材配置ができる
  4. 透明性と納得感のある人事評価ができる
  5. 人為ミスの予防
  6. 新規採用計画を立てやすくなる
  7. テレワークを導入しやすくなる

1.人財情報を一元管理できる

従業員の個人情報や労働条件などのデータが一元管理されると、情報の整合性が高まり、正確な情報に基づいた意思決定が可能となります。

2.人事・労務部門の業務の効率化

従業員の勤怠や給与計算の自動化により、人事部門の業務負担が軽減され、時間とコストの節約が可能です。また、従業員の情報が正確かつリアルタイムに管理されるため、間違いやミスが少なくなります。

3.適材適所な人材配置ができる

人事システムは従業員のスキルや実績、評価などの情報を集約・分析します。これにより、戦略的な人材管理が可能となります。優れた人材を発掘し、適材適所の配置が実現し、組織の成長を促進します。

4.透明性と納得感のある人事評価ができる

組織の透明性が高まり、従業員は自身の情報にアクセスできる場合が増えます。給与明細や勤怠記録の自己管理が可能となり、従業員の満足度向上につながります。

5.人為ミスの予防

従業員情報や給与計算などのデータ入力ミスを防止します。従業員が自らデータを入力できる場合もありますが、入力項目が事前に設定されており、フォーマットに合った入力が求められるため、ミスが少なくなります。従業員の成績評価や給与改定などの報告書作成においても、システムが自動的にデータを集計し、エラーを最小限に抑えます。

6.新規採用計画を立てやすくなる

人事システムは過去の採用データや組織の成長率などをもとに、将来の人材需要を予測するのに役立ちます。これにより、必要な人材数やポジションを正確に把握し、計画を立てる際の根拠となります。

7.テレワークを導入しやすくなる

クラウド型の人事システムは、インターネットにつながる環境であれば、どこでも人事情報にアクセスすることができます。また、パソコンだけでなく、スマホやタブレットでも利用できるシステムも多いため、出張中やリモートワークなど、多様な働き方に対応できるでしょう。

人事システム導入のデメリット2つ

人事管理ツール導入の最大のデメリットは、導入自体の難しさです。要件定義や人材情報の一元化、システム間の連携など、クリアすべきポイントが多いためです。人事で扱う情報は秘密保持や情報漏洩に細心の注意が必要な情報なので、データ利用者の意識を高める必要もあります。

  1. 予算とリソースの制約
  2. 導入の難しさ

1.予算とリソースの制約

人事システムの導入は、適切な予算とリソースの確保が必要です。大規模な導入プロジェクトは膨大な費用を要し、十分なリソースを割り当てなければ、プロジェクトの遅延や不備が生じる可能性があります。

2.導入の難しさ

もし以前に別のシステムを使用していた場合、新しい人事システムへのデータ移行が必要になることがあります。既存のデータを新しいシステムに正確に移行することが困難であったり、整合性を保つことが難しい場合があります。また、組織の文化や意識にも影響を及ぼす可能性があります。従業員が変化に対して抵抗する場合や、システムを活用する姿勢が十分に根付いていない場合には、システムの導入が難しくなることがあります。

人事システム導入の4ステップ

人事システムの導入は組織によって異なる要件やニーズがあるため、個別のケースによってステップの順序や詳細が変わることがあります。以下は一般的な人事システム導入の一般的なステップの例になります。

  1. 現在の業務の棚卸し
  2. 導入目的の決定
  3. システムの検討
  4. システムの導入

1.現在の業務の棚卸し

自分が行っている業務を書き出していきます。日次、週次、月次などの期間であったり、業務を大きな括りでまとめたりして書き出していきます。

2.導入目的の決定

システム導入にあたっては、人事・給与業務を強化したいのか、受注から生産・販売・人事に至るまでの一貫した総合パッケージが必要なのか、という目的意識をハッキリさせましょう。人事業務の中でデータベースを一元管理して、通常業務が効率化できれば良いのか、データベースをさらに戦略的に活用していきたいのかも明確にします。

3.システムの検討

複数のベンダーから提供される人事システムを比較検討し、組織の要件に最も適合するシステムを選定します。ベンダーの信頼性、実績、サポート体制などを踏まえて検討しましょう。

4.システムの導入

人事システムの導入は、組織の人事業務を見直し、効率化する良い機会です。システムの活用を通じて、労働力の管理や従業員の情報管理などの業務を改善しましょう。

おすすめの人事システム22選

POSITIVE

株式会社電通国際情報サービスのPOSITIVEは、グローバル&グループでの戦略的人財マネジメントを支援する統合HCMソリューションで、その中でタレントマネジメント機能を持ちます。要員計画、採用、人財育成から異動・配置、評価、報酬・処遇を統合したマネジネントプロセスを可能とするほか、大きな特長として、AI(人工知能)を活用して、人財の最適配置を支援することが可能です。また、グローバル化に欠かせない英語や中国語の対応もしています。

詳細はこちら→POSITIVE

Zoho Recruit

ゾーホージャパン株式会社がZohoの日本法人として提供するZoho Recruitは、自社採用だけでなく、人材紹介会社など、それぞれの採用プロセスに必要なソリューションを提供するクラウドの採用管理システムです。Talent Acquisitionスペースのリーダーにも選出されています。自社の場合、適切な人材を採用し、競争力の高い従業員を育成でき、人材紹介会社の場合は、顧客に優秀な候補者を短時間で提供できます。

詳細はこちら→Zoho Recruit

HRBrain

HRBrainはタレントマネジメント、人事評価、組織サーベイ、モチベーション管理の4部門にてユーザー満足NO1を獲得したタレントマネジメントシステムです。従業員データの管理・分析・活用オペレーションのすべてをクラウドサービスで効率化することによって生産性を高めることができます。導入企業の中でも業務にかかる単純作業を最大73%削減することに成功した企業もあります。業務を効率化することで問題点を明確化できるサービスです。

詳細はこちら→HRBrain

HRMOSタレントマネジメント

ビズリーチのHRMOS(ハーモス)は人事や評価業務の効率化だけではない従業員の活躍までを考えて運用できるタレントマネジメントシステムです。Excelや紙での管理をシステムで一元管理することで業務改善・効率化・DX推進を実現します。データが一元管理されていることで、人材の「見える化」に繋がり人事戦略の策定や経営陣の意思決定支援に役立てます。見える化されたデータで従業員のエンゲージメントやパフォーマンスを向上します。

詳細はこちら→HRMOSタレントマネジメント

SmartHR

株式会社SmartHRのSmartHRは登録社数5万社以上、労務管理クラウド5年連続シェアNo.1、クラウド型人事労務システム満足度No.1を誇るクラウド人事労務ソフトです。人事・労務の業務効率化を実現し、働く人の生産性向上を支えるSmartHRは、導入により大幅な工数削減が期待できます。使いやすい画面設計で人事・労務担当者だけでなく従業員側も書類や情報の提出が簡単になるため、他の重要な業務に集中することができます。

詳細はこちら→SmartHR

Qasee

Qasee株式会社のQaseeは、組織や業務の問題点、課題点、ボトルネックを抽出し、改善方法まで導き出すことができるクラウド型のタレントマネジメントシステムです。AIが業務分析することで、業務の生産性を阻害している原因や非効率作業を特定します。特長は、正確な業務データから自動分析したデータを基に、セルフマネジメントができることです。従業員自身で働き方を改善していくことが可能になることで、組織の収益の最大化にも寄与します。

詳細はこちら→Qasee

スマカン

スマカン株式会社のスマカンは、経営層や人事担当者向けの、クラウド型人材情報管理・タレントマネジメントシステムです。人材情報を一元管理・見える化し、従業員のスキルに合わせた育成や、企業と個人の成長につながる人材戦略をサポートします。使いやすいインターフェイスと高度なセキュリティの下で、運用・分析が可能です。アンケート機能が充実しており、その結果をグラフ化して見ることもできるので、最新状況の把握がスムーズになります。

詳細はこちら→スマカン

タレントパレット

プラスアルファ・コンサルティングのタレントパレットは、人事にマーケティング思考を取り入れ、科学的人事を実現するタレントマネジメントシステムです。人事・配置クラウド金融業シェアNo1を獲得。あらゆる人材データを一元化・分析することで組織の力を最大化させます。人事業務を効率化するだけでなく、人材データを分析・活用することで、経営・人材戦略の意思決定の高度化、次世代人材の育成、最適配置、離職防止、採用強化などを科学的な人材戦略を実現します。

詳細はこちら→タレントパレット

CYDAS PEOPLE

株式会社サイダスのCYDAS PEOPLEは、「働く」をスムーズにする全ての領域をカバーするタレントマネジメントシステムです。人事の声を多く開発に取り入れているため、現場の業務に即した機能が多く搭載されています。また、各機能を社員が日々使うことで、分析に使えるデータが自然と溜まっていくので、経営層は組織の状態を把握しやすくなり、人事はデータに基づいた異動計画・採用計画が立てられるようになるのも魅力です。

詳細はこちら→CYDAS PEOPLE

カオナビ

株式会社カオナビのカオナビは、7年連続シェアNo1を誇るタレントマネジメントシステムです。(ITR Market View:人材管理市場2022より)社員の個性・才能を発掘し戦略人事を加速させます。正解のないタンレントマネジメントシステムは、システムだけでは不十分です。カオナビでは、サポートも合わせて提供することで最適な人材戦略を実行できます。経営の意思決定支援や業界ごとに最適化された人材管理テンプレートまで搭載した総合的な人材マネジメントを実現します。

詳細はこちら→カオナビ

MINAGINE人事評価システム

ミナジンのMINAGINE人事評価システムは新規導入社数の増加率年間188%を誇る急成長の人事評価システムです。紙やExcelの評価シートでは煩雑になりがちな評価プロセスを一元管理することで人事評価業務を効率化します。シンプルな操作性と高いコストパフォーマンスにこだわった中小企業に導入しやすいクラウドシステムです。従業員100名以下の企業にも導入しやすいリーズナブルな価格で提供することで最高のコストパフォーマンスを発揮します。

詳細はこちら→MINAGINE人事評価システム

freee人事労務

freee株式会社のfreee人事労務は、複雑な労務事務を一つにまとめてミス、作業時間を削減する人事労務ソフトです。ベンチャー企業から大企業まで導入が加速しており、これから更に成長していくと考えられます。業務フローが複雑化し更新漏れ、ミスの労務リスクが増す中、ソリューションの一つとしてfreee人事労務が業務の改善をもたらします。また転記の手間、マイナンバー等の管理にも利用可能で、高いセキュリティ性を持っています。

詳細はこちら→freee人事労務

Job Suite CAREER

株式会社ステラスのJob Suite CAREERは、中途採用実務にこだわった、機能・使いやすさ・安全性・サポート・実績のバランス力で選ばれつづけている採用管理システムです。1998年から、キャリア採用向け採用管理システムのパイオニアとして、市場を切り拓いてきました。”募集職種ごとの応募進捗管理・集計”、”様々な応募ルートの一元化”、”部門選考官への選考依頼・結果回収”などを簡単な操作で実現し、採用業務の生産性を飛躍的に向上させる採用管理システムを提供しています。大手企業からスタートアップまで幅広い業種・規模の企業から支持されています。

詳細はこちら→Job Suite CAREER

あしたのクラウドHR

あしたのチームのあしたのクラウドHRは導入企業4,000社、シェアNo1を誇るタレントマネジメントシステムです。2019年グッドデザイン賞をはじめ数多くの賞を受賞しています。4,000社以上の導入実績があるからこそ今の評価制度をそのまま再現できるカスタマイズ性の高さ。使いやすいインターフェイスであらゆる評価業務を自動化し負担を軽減。創業から培った圧倒的なノウハウとナレッジであらゆる業種ごとの人事評価制度の構築をサポートします。

詳細はこちら→あしたのクラウドHR

ヒトマワリ

株式会社Touch&Linksのヒトマワリは、組織づくりやビジネスに関する情報をパーソナルデータとして収集・蓄積・分析し、そのアウトプットを一元管理できるクラウド型タレントマネジメントシステムです。人材情報のマスターデータ化が可能になり、料金も手頃なので、従業員規模数に関係なく、幅広い企業に利用されています。2019年7月の日本マーケティングリサーチ機構の調査では、利用したいクラウド型人事システムなど3部門で1位になっています。

詳細はこちら→ヒトマワリ

Qraft

株式会社ヒューマネージのQraftは、組織改善だけでなく、人材開発の視点から一人ひとりの社員のエンゲージメントを高めることで、持続的にエンゲージメントの高い組織づくりを実現するサーベイです。業界で初めてジョブ・クラフティング(従業員一人ひとりが仕事に対する認知や行動を自ら主体的に修正していくこと)を測定する仕組みを導入したことが特長です。従業員のエンゲージメントを高める行動特性を計測して分析します。

詳細はこちら→Qraft

サイレコ

株式会社アクティブ アンド カンパニーのサイレコは、組織人事の情報を蓄積し、有効な経営情報としての活用を支援するクラウド型タレントマネジメントシステムです。定型業務の自動化から組織シュミレーションなど、人事に関係する情報を一元管理して運用できます。2次元による表形式での分析もでき、戦略的な人事が可能となります。また、給与明細、源泉徴収票、社員台帳を帳票で表示・作成することができるので、書類作成の手間が軽減できるところも魅力です。

詳細はこちら→サイレコ

ミイダス

ミイダス株式会社のミイダスは、コンピテンシー診断で自社にフィットする人材の条件を知ることができ、かんたんに人材分析ができます。組織や社員の特徴を分析して、自社で活躍・定着する人材の採用に活かすことができます。ミイダスで、かんたん人材管理で組織や社員の特徴を分析して、ハイパフォーマーの発見、配置転換による生産性向上が期待できます。タレントマネジメントにリソースがさけない人事担当者さまからも支持をいただいています。

詳細はこちら→ミイダス

ジンジャー人事労務

jinjer株式会社のジンジャー人事労務は、企業規模を問わずシリーズ累計15,000社以上が登録しているjinjerシリーズに属する人事労務管理システムです。サポート満足度91.6%を誇る安心のサポートで、初期導入の設定から運用後に感じる不安や悩みの解決までを幅広くサポートしてもらうことができます。そのため、システムが苦手な方でも安心して利用することができ、その結果が99.4%という高い契約継続率にも反映されています。

詳細はこちら→ジンジャー人事労務

スキルナビ

株式会社ワン・オー・ワンのスキルナビは、標準機能が豊富なタレントマネジメントシステムです。社員が入力した目標やその進捗、スキルなどを、マネージャー画面で素早く確認・フィードバックしながら、そのデータを任意の形で抽出できます。洗練された一元管理のデータベース構造なので、自由自在にデータ抽出・分析が可能です。初期設定は全てカスタマーサクセスチームが行うので、初めてのシステム導入でも安心して進められます。

詳細はこちら→スキルナビ

人事評価ナビゲーター

日本経営の人事評価ナビゲーターは、人事コンサルを通じてこれまで培ってきた経験やノウハウを詰め込んだ人事評価のクラウドサービスです。人事評価の手間や労力を削減することはもちろんのこと、人事考課が人材育成の機会として効果的に機能するためにコンサルのノウハウを詰め込んだ価値ある人事評価システムになりました。数あるクラウドサービスと比較してもサービスの質・価格・フォロー体制において確かな価値を提供します。

詳細はこちら→人事評価ナビゲーター

カオナビ

株式会社カオナビのカオナビは、7年連続シェアNo1を誇るタレントマネジメントシステムです。(ITR Market View:人材管理市場2022より)社員の個性・才能を発掘し戦略人事を加速させます。正解のないタンレントマネジメントシステムは、システムだけでは不十分です。カオナビでは、サポートも合わせて提供することで最適な人材戦略を実行できます。経営の意思決定支援や業界ごとに最適化された人材管理テンプレートまで搭載した総合的な人材マネジメントを実現します。

詳細はこちら→カオナビ

人事システムを導入して円滑な人事業務を実現しましょう

人事システムを導入することで、人事の多岐にわたる業務が効率化することができます。それに伴い、システムの種類や機能は多く存在しています。人事システム導入の際は、現在の業務の棚卸を行い、導入目的を定めてから比較検討しましょう。

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