【2024】車両管理台帳について徹底解説！作成の仕方も具体的に紹介！

 

車両管理台帳は、事業用車両の管理を効果的に行うための基本的かつ重要なツールです。この台帳には、車両の基本情報や保守記録、運行状況、事故履歴などが詳細に記載されており、適切な車両管理を支える基盤となります。特に運送業やタクシー業などの業種においては、法令によりその作成と保管が義務付けられており、遵守することで安全な運行と事業の信頼性を確保することができます。本記事では、車両管理台帳の役割や作成方法、そしてその重要性について詳しく解説します。

車両管理台帳とは

社有車に関しての情報をまとめた表の事を、車両管理台帳と呼びます。自社の車両の使用状況、運行状況、車両情報、保険情報、をまとめることが多いです。定期点検、部品交換、車検のタイミングについても記載します。適切に運用することで、コスト削減にもつながります。例えば、車両管理台帳の運用によって、使用頻度の少ない社用車があるとわかった場合、それを売却したりリースに切り替えたりするという選択ができます。さらに、会社のリスクマネジメントの効率化、安全運運転意識の向上にも貢献します。車両情報を可視化することによって、車両管理の問題点を明確にすることができます。

車両管理台帳に書くべきこと

この章では、車両管理台帳に書くべきことを紹介します。まず、車両管理システムに書くべきことは以下の3つです。

1. 車両特定のための情報
2. 車両の使用情報
3. 保険状況

車両管理台帳を作成するうえで、これらの情報は必須になります。この3つの情報について詳しく解説します。

車両特定のための情報

まず、車両特定のための情報を書く必要があります。多くの車両を管理する場合、1台ずつ区別をつけることが大切になります。車種、ナンバー、車台番号、定員などは必ず記載するべきです。他にも、車両を区別するために書くべきことがあれば、書いておくことをお勧めします。

車両の使用情報

車両の使用状況についても、正確に記録をする必要があります。車両の走行距離、燃費、ガソリン使用料、使用年数は最低限必要な情報になります。また、走行ルートを記載しておくこともおすすめです。走行ルートを把握することによって、走行距離を最適化することにつながり、燃料費を削減することもできます。

保険状況

社用車が加入している保険についても把握しなければなりません。運行状況によっては保険内容が変わっている場合があるため、注意が必要です。例えば、事故を何度も起こしている場合、保険料は上がります。反対に、安全運転を徹底していれば保険料は安くなります。保険料の変化を見逃さないためには、保険情報を細かく記載することが重要です。

これらの情報を詳細に記入し、適切に車両管理を行えるようにしましょう。

車両管理台帳を作成する方法

車両管理台帳を作成する方法は、大きく分けて3つあります。

車両管理台帳を作成する際の参考にしてください。

車両管理アプリを活用する

車両管理アプリを利用することによって、車両管理に必要な情報を自動で収集することができます。多くの車両管理アプリは、データを収集したのち、分析を行ってくれます。それによって、営業プロセスを最適化できます。

無料のテンプレートを利用する

インターネット上に、無料で使用できるテンプレートが多く存在します。それらに必要な情報を書き込む事で、車両管理台帳を作成することができます。手作業で作成する事になるため多くの手間がかかりますが、無料で車両管理を行うことができます。

エクセルを用いて自作する

既製品を使用せず、エクセルを用いて自作するという方法もあります。自作することのメリットは、自社に本当に必要な情報のみを記入できるということです。しかし、作成に時間がかかってしまうという問題点もあります。柔軟性が高いのは魅力ですが、多くの手間がかかってしまうことも事実です。

車両管理台帳の利用方法

ここまでの説明で、車両管理台帳をどのように作成すべきかは分かって頂けたと思います。この章では、車両管理台帳の運用方法について解説していきます。車両管理台帳は作成するだけでなく、それを利用して業務を改善していくことが大切です。車両管理台帳の適切な運用方法について理解して頂けたら幸いです。

まず、車両管理台帳の運用方法は4つあります

以下で、これら4つの運用方法について詳しく解説していきます。

無駄なコストの削減

車両管理台帳には、燃料費、維持費、保険料といった車両に関する費用の情報が載っています。それらに無駄が無いかを細かく確認することが重要です。また、あまり使用されていない車両があった場合は、売却したりリースに切り替えたりすることで、維持費用を大幅に削減できます。

ドライバーの労務管理

ドライバーの労働時間が基準値を超えてしまうと、それにより運転の質が下がって事故の発生確率も高まります。このような事態を防ぐために、車両管理台帳を用いてドライバーの労務管理を行うことが大切です。運転時間が長い場合は、休憩を取るように指導したり、交代要員を配置したりするなどの対策を行います。

安全運転指導

車両管理台帳を用いて運転指導を行うことも可能です。そのドライバーがどのような違反を犯しているか、どのような事故を起こしているかなどを確認する事ができます。それによって、ドライバーごとに運転指導を行うことが可能になります。

車両のメンテナンス管理

車両のメンテナンスも重要な業務の一つです。社用車の状態を維持していくうえで、車検の日程、部品交換のタイミングを把握しておくことが重要になります。車両管理台帳を用いることで、それらのタイミングを忘れることなく確実に実行できるようになります。

車両管理台帳を運用する時のポイント

この章では車両管理台帳を運用する際に気を付けるべきポイントを解説していきます。トラブルなく車両管理を行うために重要になってくるポイントであるため、必ず把握するようにしてください。ポイントは３つあります。

何度も述べているように、車両管理台帳に情報を記入するだけではなく、それを利用して業務を改善していくことが重要です。そのためには、車両管理台帳を適切に運用する必要があります。その方法を詳しく解説するので、参考にしてください。

最低でも5年間保存する

税務書類や会計帳簿は通常5年間保存することが原則となっています。そのため、必ず5年間保存するようにしましょう。保存期間が終了した台帳は、情報の漏洩を防ぐために速やかに廃棄することが重要です。

安全な場所で保存する

物理的な台帳の場合、盗難や火災の危険性の少ないところで保存する必要があります。デジタルデータの場合は、信頼性の高いストレージに保存することが必要です。機密情報が含まれる場合があるため、アクセス制限をかけておいたり、バックアップを取ったりすることも重要です。

定期的に更新を行う

車両管理台帳には、最新の情報を書く必要があります。車両の状態、利用状況が変更された場合はすぐに内容を更新することが求められます。車両管理台帳を運営するうえで、内容を更新し続けることが大切です。

車両管理台帳についてのQ&A

車両管理台帳に関してよくある質問をまとめました。疑問の解消につながれば幸いです。

車両管理台帳を行わないのは法律違反ですか？

一部の業界では、車両管理台帳の作成は義務になっています。運送業、タクシー業、貨物運送業を行う事業者は、必ず車両管理台帳を作成する必要があります。該当事業者は必ず車両管理台帳を作成し、適切に車両管理を行わなければなりません。

車両管理台帳を作成したいと思った場合、何から始めるべきか

新たに運送事業をはじめ、車両管理台帳を作成しなければならない場合は、無料テンプレートを使用するか、エクセルによる作成から行うべきです。最初から車両管理アプリを導入するのは少しリスクがあります。車両管理アプリはたしかに便利ではありますが、カスタマイズがしにくいという問題点があります。情報量が多すぎて逆に車両管理が大変になる可能性もあります。

おすすめの車両管理システムはありますか？

こちらの記事に詳しく書いてあります。是非チェックしてください。

【2024】車両管理システㇺ比較19選！、選び方・メリット・特徴を徹底解説

車両管理台帳のテンプレート

最後に車両管理台帳のテンプレートを紹介します。車両管理台帳を導入する際の参考にしてください。エクセルで車両管理台帳を作成したい方は、こちらの記事を参考にしてください。

1. ビズオーシャン　車両管理台帳01
2. 一般社団法人神奈川県トラック協会　車両管理台帳(PDFファイル)
3. L活　車両管理台帳(定期点検実施記録書)

車両管理業務を改善するために

車両管理台帳によって社用車を運用する方法を分かって頂けたと思います。車両管理台帳を作成することに留まらず、車両管理業務の最適化につなげて頂ければ幸いです。