【テンプレ付】決裁書とは？書き方を8ステップで分かりやすく解説

ビジネスにおける重要な文書の一つである決裁書。多くの方がその必要性は理解しているものの、具体的な書き方や効果的な作成方法については不明瞭な部分が多いのではないでしょうか？特に、「決裁書の書き方」や「決裁書と稟議書の違い」についての疑問を抱えている方も多いことでしょう。

決裁書は、会社内で重要な決定を下す際に必要な書類であり、適切に作成することでスムーズな承認を得られます。しかし、決裁書の作成は簡単ではなく、具体的な内容や形式に対する理解が求められるのです。本記事では、決裁書の基本的な概念や役割、書き方のステップを具体的に解説するとともに、稟議書との違いや効果的な決裁書作成のポイントについても詳しく説明します。

決裁書の作成にあたっては、電子化することによる業務効率の向上やコスト削減、セキュリティの向上といったメリットも大きいです。電子決裁システムを活用することで、決裁書の作成・承認プロセスが一層効率的になり、企業全体の業務プロセスを最適化することが可能です。

具体的な例文やテンプレートも提供しますので、初心者の方でも決裁書の作成に迷うことなく取り組めます。本記事を参考に、効果的な決裁書を作成し、ビジネスの重要な決定をスムーズに進めましょう。それでは、詳細について見ていきましょう。

決裁書とは？基本的な概念と役割

決裁書は、企業や組織内で重要な意思決定を行うための書類です。本セクションでは、決裁書の基本的な定義とその役割について解説します。

決裁書の定義

決裁書とは、組織や企業内で重要な意思決定を行うための書類です。この書類には、提案内容、目的、背景、期待される効果などが詳述されており、上司や関係者の承認を得るために使用されます。つまり、決裁書は組織の円滑な運営と意思決定の透明性を確保するための重要なツールです。

まず、決裁書の役割を理解するためには、その定義を明確にすることが必要です。決裁書は一般的に以下の要素を含みます。

• タイトル：決裁を求める事項の簡潔な表現
• 宛先：決裁を求める上司や部門
• 起案部署・起案者：提案内容を作成した部署や担当者
• 起案内容：具体的な提案内容や計画
• 背景と目的：提案の背景、現状の問題点、及び提案の目的
• 具体的な内容：提案の詳細、実施計画、予算、スケジュールなど
• メリットとデメリット：提案の利点やリスク
• 承認者の署名欄：決裁を承認する責任者の署名欄

これらの要素を含むことで、決裁書は明確で一貫性のある情報を提供し、関係者が提案の有効性を評価しやすくなります。

決裁書は組織の中で情報を整理し、提案内容を明確に伝えるためのツールです。また、意思決定プロセスを効率化します。これにより、組織全体の透明性が高まり、意思決定が迅速かつ効果的に行われるようになります。

決裁書の役割

決裁書は組織の意思決定プロセスにおいて重要な役割を果たします。具体的には、以下のような役割があります。

• 意思決定のサポート：決裁書は、提案内容を明確にし、関係者が判断を下すための情報を提供する
• 透明性の確保：決裁書を通じて、提案の背景や目的が明示されるため、意思決定の過程が透明になる
• 責任の明確化：決裁書に署名することで、承認者の責任が明確になり、後々のトラブルを防止
• コミュニケーションの促進：決裁書は、異なる部門や階層間での情報共有を促進し、組織内のコミュニケーションを円滑にする
• 業務効率の向上：明確な提案書により、意思決定が迅速に行われ、業務の効率が向上する

例えば、新しいプロジェクトの開始や重要な予算の承認を求める場合、決裁書はその提案がどのように組織全体に利益をもたらすかを具体的に説明します。これにより、上司や関係者が迅速かつ適切な判断を下せるため、プロジェクトの円滑な進行が可能となります。

また、決裁書には提案のリスクやデメリットも記載されるため、関係者があらゆる角度から提案を評価することが可能です。このように、決裁書は単なる提案書以上の役割を果たし、組織の健全な運営を支える重要なツールです。

決裁書と稟議書の違い

決裁書と稟議書はどちらも重要なビジネス書類ですが、それぞれの役割や使い方には違いがあります。ここでは、稟議書とは何か、そして決裁書と稟議書の具体的な違いや使い分け方法について詳しく説明します。

稟議書とは

稟議書は、企業や組織内での意思決定を行うための文書であり、複数の承認者が順次承認していく形式が特徴です。稟議書の主な目的は、重要な決定事項について各階層の意見を集約し、最終的に上層部の承認を得ることです。

まず、稟議書の定義を明確にすることが重要となります。稟議書は以下の要素を含むことが一般的です。

• タイトル：提案事項の簡潔な表現
• 宛先：稟議を求める関係者や部門
• 起案部署・起案者：提案内容を作成した部署や担当者
• 起案内容：具体的な提案内容や計画
• 背景と目的：提案の背景、現状の問題点、及び提案の目的
• 具体的な内容：提案の詳細、実施計画、予算、スケジュールなど
• メリットとデメリット：提案の利点やリスク
• 承認者の署名欄：承認を求める関係者の署名欄

これらの要素を含むことで、稟議書は組織内の意思決定プロセスを効率化し、透明性を高める役割を果たします。

稟議書は特定の部門だけでなく、組織全体の視点から評価されるため、提案内容が多角的に検討されることが特徴です。また、稟議書は一度承認されると、その決定が正式なものとなり、実行に移されます。これにより、組織全体の運営が効率化され、透明性が確保されます。

決裁書と稟議書の具体的な違い

決裁書と稟議書は、いずれも重要なビジネス文書ですが、その使い方やプロセスには明確な違いがあります。まず、決裁書は特定の上司や関係者の承認を得るための文書であり、通常は一度に承認が完了します。一方、稟議書は複数の承認者を経由して最終的な承認を得る形式をとるのです。

決裁書と稟議書の具体的な違いは以下の通りです。

このように、決裁書と稟議書はそれぞれ異なる目的やプロセスで使用されます。具体的な場面でどちらの文書を使用するかは、提案内容の性質や重要性に応じて判断されます。

各書類の使い分け方法

決裁書と稟議書を適切に使い分けることは、組織の効率的な運営に欠かせません。まず、迅速な意思決定が求められる場合や、特定の部門内での承認が必要な場合は、決裁書を使用する。例えば、新規プロジェクトの開始や予算の承認など、スピードが求められる場合に適しています。

一方、稟議書は多角的な意見を集める必要がある場合や、複数の部門にまたがる承認が必要な場合に使用します。例えば、全社的な戦略変更や重要な政策の導入など、複数の関係者からの意見が必要な場合に適しているのです。

具体的な使い分けのポイントは以下の通りです。

これにより、組織は効率的かつ透明性の高い意思決定を行えます。適切な文書を選択し、効果的に使用することで、業務プロセスの円滑な運営が実現します。

決裁書の書き方を8ステップで解説

決裁書の作成は初めての人にとっては難しいかもしれませんが、ここでは具体的な8つのステップに分けて分かりやすく解説します。本セクションを読めば、誰でも簡単に決裁書を作成できるようになります。

ステップ0.決裁書に必要な要素

決裁書を作成する前に、必要な要素を理解することが重要です。決裁書には、提案内容を具体的に記載し、承認を求めるための全ての情報が含まれている必要があります。以下の要素を盛り込むことで、決裁書の完成度が高まります。

• タイトル：決裁を求める事項の簡潔な表現
• 宛先：決裁を求める上司や部門
• 起案部署・起案者：提案内容を作成した部署や担当者
• 起案内容：具体的な提案内容や計画
• 背景と目的：提案の背景、現状の問題点、及び提案の目的
• 具体的な内容：提案の詳細、実施計画、予算、スケジュールなど
• メリットとデメリット：提案の利点やリスク
• 承認者の署名欄：決裁を承認する責任者の署名欄

これらの要素を確認し、準備しておくことで、次のステップにスムーズに進むことが可能です。必要な要素を網羅することで、決裁書の信頼性が高まり、承認プロセスが円滑になります。各要素は、提案内容を明確にし、承認者にとって理解しやすい形式で記載することが求められます。これにより、決裁書全体の完成度が向上し、承認を得る確率が高まるのです。

ステップ1.タイトルを設定

決裁書のタイトルは、提案内容を簡潔に示す重要な部分です。具体的かつ分かりやすいタイトルを設定することで、承認者に対する第一印象を良くできます。例えば、新規プロジェクトの提案であれば「新製品開発プロジェクトの承認依頼」というように、内容が一目で分かるタイトルを設定しましょう。

タイトルが具体的であるほど、提案内容の重要性が伝わりやすくなります。タイトルは簡潔でありながら、提案の核心を突くものであることが求められます。これにより、承認者は迅速に提案の意図を理解し、承認プロセスが円滑に進むことが期待できるのです。適切なタイトルを設定することで、決裁書全体の評価が高まり、承認を得るための第一歩を踏み出すことが可能です。

ステップ2.宛先を記載

宛先の記載は、決裁書の受け取り手を明確にするために必要です。宛先には、決裁を求める上司や部門の名称を記載します。具体的には、「営業部長　山田太郎様」のように、個人名と役職名を明記します。

宛先を明確にすることで、決裁書が誰に向けたものであるかが一目で分かるのです。これにより、決裁プロセスが円滑に進みます。また、宛先が明確であれば、承認者が自分の役割を認識しやすくなり、迅速な対応が期待できます。宛先を正確に記載することで、決裁書の信頼性が向上し、承認を得るためのプロセスがスムーズになるのです。

ステップ3.起案部署・起案者の情報を記載

決裁書を作成した部署や起案者の情報を記載することは、責任の所在を明確にするために重要です。起案部署と起案者の名前、連絡先などを記載します。例えば、「企画部　田中一郎　内線1234」のように具体的な情報を記載します。

これにより、承認者が質問や追加情報を求める際に、迅速に対応できるようになるのです。起案者の情報が明確であれば、承認者とのコミュニケーションが円滑になり、決裁のスピードが向上します。これにより、提案内容に対する理解が深まり、効果的な意思決定が可能となります。起案者の情報を正確に記載することは、信頼性の高い決裁書作成の基本です。

ステップ4.起案内容を明記

起案内容は、決裁書の中心となる部分です。具体的な提案内容や計画を明記し、承認者に対して提案の全体像を伝えます。例えば、新規事業の提案であれば、「市場調査結果に基づく新規事業の展開計画」といった内容を詳細に記載します。

起案内容を明確に記載することで、承認者が提案の意図を理解しやすくなるのです。また、起案内容は具体的であるほど、提案の実現可能性が高まります。提案内容が具体的であれば、承認者は提案の価値を評価しやすくなります。起案内容を詳細に記載することで、承認者が提案の全体像を正確に把握し、適切な判断を下すことが可能になるのです。

ステップ5.背景と目的を記載

背景と目的を記載することで、提案の必要性や意義を伝えます。背景には、現状の問題点や課題を説明し、目的には、提案が解決する問題や達成する目標を記載します。「現状の市場競争が激化しているため、新たな製品ラインの開発が必要」といった背景と、「新製品の投入により市場シェアの拡大を図る」といった目的を明記するのが一例です。

背景と目的を明確にすることで、提案の重要性が理解されやすくなります。また、これにより承認者は提案の背景にある現状を正確に把握し、提案の妥当性を評価しやすくなります。これにより、提案の受け入れがスムーズに進む可能性が高まるのです。背景と目的を詳細に記載することで、提案の正当性が強調され、承認を得るための基盤が整います。

ステップ6.具体的な内容を記載

具体的な内容では、提案の詳細や実施計画を説明します。これには、予算、スケジュール、担当者などの具体的な情報が含まれます。例えば、「プロジェクトの実施期間は6ヶ月、総予算は500万円、担当者は営業部の佐藤次郎」といった具体的な内容を記載するのです。

具体的な内容を詳細に記載することで、提案の実現可能性を示し、承認者の理解を深めます。具体的な情報が揃っているほど、承認者は提案の全体像を把握しやすくなります。これにより、提案の評価が迅速かつ正確に行われることが期待されるのです。詳細な情報を提供することで、承認者が提案の全体像を理解しやすくなり、スムーズな決裁が期待できます。

ステップ7.メリットとデメリットを明記

提案のメリットとデメリットを明記することは、公平かつ透明な評価を受けるために重要です。メリットには提案の利点や期待される成果を記載し、デメリットにはリスクや課題を記載します。例えば、「新製品の投入により市場シェアの拡大が期待できる」がメリットで、「初期投資が大きく、回収までに時間がかかる」がデメリットです。

これにより、承認者が提案の全体像を理解しやすくなります。メリットとデメリットをバランスよく記載することで、提案が客観的に評価されやすくなります。これにより、承認者はリスクと利益のバランスを考慮して、より適切な意思決定を行うことが可能です。公平な評価を得るためには、メリットとデメリットを正確に記載することが重要です。

ステップ8.承認者の署名欄を設置

最後に、承認者の署名欄を設置します。これは、決裁書が正式に承認されたことを証明するために必要です。署名欄には、承認者の名前と役職、署名日を記載するスペースを設けます。例えば、「承認者：＿＿＿＿＿　役職：＿＿＿＿＿　日付：＿＿＿＿＿」のように設置します。

署名欄を設けることで、決裁書の正式な承認が確認できるのです。署名欄があることで、承認者が責任を持って決定を下したことが明確になります。これにより、決裁書の信頼性が高まり、後々のトラブルを未然に防ぐ効果も期待されます。署名欄の設置は、決裁プロセスの最終ステップとして非常に重要です。

決裁書の例文・テンプレート

決裁書の作成において、具体的な例文やテンプレートを参考にすることは非常に有益です。これにより、決裁書の構成や必要な要素が一目で分かり、効率的に作成することが可能になります。以下に、決裁書の例文とテンプレートを紹介します。

まずは例文を見ていきましょう。

タイトル：新製品開発プロジェクトの承認依頼

宛先：営業部長　山田太郎様

起案部署：企画部

起案者：田中一郎　内線1234

起案内容：市場調査結果に基づく新製品の開発計画

背景と目的：現状の市場競争が激化しているため、新たな製品ラインの開発が必要。新製品の投入により市場シェアの拡大を図る。

具体的な内容：プロジェクトの実施期間は6ヶ月、総予算は500万円。担当者は営業部の佐藤次郎。詳細なスケジュールと予算配分は添付資料を参照。

メリット：新製品の投入により市場シェアが10％増加する見込み。

デメリット：初期投資が大きく、回収に時間がかかる可能性。

承認者の署名欄：
承認者：＿＿＿＿＿　役職：＿＿＿＿＿　日付：＿＿＿＿＿

テンプレートは以下の通りです。

タイトル：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

宛先：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

起案部署：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

起案者：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿　内線＿＿＿＿

起案内容：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

背景と目的：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

具体的な内容：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

メリット：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

デメリット：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

承認者の署名欄：
承認者：＿＿＿＿＿　役職：＿＿＿＿＿　日付：＿＿＿＿＿

このような例文やテンプレートを参考にすることで、決裁書の作成がスムーズになり、内容の充実した決裁書を作成することが可能になります。各項目を明確に記載し、必要な情報を網羅することで、承認プロセスが円滑に進むことが期待されます。

決裁書を作成する際のポイント・注意点

決裁書を作成する際には、いくつかのポイントや注意点があります。簡潔かつ明確に書くことや、具体的な数字やデータを使うことなど、重要なポイントを押さえることで、より効果的な決裁書を作成する方法を紹介します。

簡潔かつ明確に書く

決裁書は、承認者が迅速に理解できるよう、簡潔かつ明確に書くことが重要です。冗長な表現や曖昧な言葉を避け、要点を的確に伝えることが求められます。例えば、提案内容を説明する際には以下のように記載します。

• 目的：プロジェクトの最終目標を明示する
• 方法：実施する具体的な手順を説明する
• 結果：期待される成果や影響を述べる

このように、ポイントを簡潔にまとめることで、承認者がすぐに理解できるようになります。簡潔な文章は、読み手の負担を軽減し、意思決定を迅速にする効果があります。特に重要な点は、冗長な表現を避け、明確かつ具体的な言葉を選ぶことです。具体的な事例やデータを用いることで、提案の信頼性が増し、承認者が納得しやすくなります。また、箇条書きを使うことで、視覚的に整理された情報を提供しやすくなります。これにより、決裁書の質が向上し、スムーズな承認が期待されるわけです。

具体的な数字やデータを使う

説得力のある決裁書には、具体的な数字やデータを使用することが不可欠です。これにより、提案の信頼性と実現可能性が高まります。例えば、次のように具体的なデータを示します。

• 予算：総額500万円
• スケジュール：実施期間6ヶ月
• 期待される効果：市場シェア10％の増加

このように具体的なデータを示すことで、提案の根拠が明確になり、承認者が判断しやすくなります。データは視覚的にも理解しやすい形式（表やグラフなど）で提示すると更に効果的です。具体的な数字やデータを使うことで、提案の具体性と信頼性が増し、承認者の理解が深まります。また、数字やデータは客観的な証拠となるため、提案の説得力を高める役割も果たします。これにより、提案の実現可能性が高まり、迅速な意思決定が期待されるのです。

メリットとデメリットをバランスよく書く

提案のメリットとデメリットをバランスよく記載することは、公平かつ透明な評価を受けるために重要です。メリットだけでなくデメリットも明示することで、提案の信頼性が向上します。例えば、次のように記載します。

• メリット：新製品の投入により市場シェアが拡大する
• デメリット：初期投資が大きく、回収に時間がかかる

これにより、承認者が提案の全体像を正確に把握し、リスクを考慮した上で適切な判断を下すことが可能です。メリットとデメリットを明示することで、提案の透明性が高まり、信頼性が向上します。また、デメリットを提示することで、リスク管理の姿勢を示し、より現実的な評価を受けることが可能です。これにより、承認者は提案の現実性を評価し、リスクを含めた総合的な判断を下すことが可能になります。

決裁書は電子化するのがおすすめな理由

決裁書を電子化することで、業務プロセスの効率化やコスト削減、セキュリティの向上など、様々なメリットがあります。本セクションでは、決裁書を電子化することの利点について詳しく説明します。

業務プロセスを効率化できる

決裁書を電子化することで、業務プロセスが大幅に効率化されます。電子決裁システムを導入することで、書類の作成、送信、承認が迅速に行えるようになるのです。例えば、電子決裁システムを利用すると、以下のメリットがあります。

• 書類の検索や管理が容易になる
• リアルタイムでのステータス確認が可能
• 複数の承認者が同時に書類を確認・承認できる

このように、電子化によって業務プロセスが効率化されるため、承認までの時間が短縮され、全体の業務効率が向上します。電子化は、紙ベースの決裁書に比べて迅速かつ正確な処理が可能であり、業務の円滑化に寄与するのです。更に、デジタル化により、データの一元管理が可能になり、情報の共有とアクセスが簡便になります。これにより、業務プロセス全体の透明性と効率が向上します。システムの導入により、従業員はより重要な業務に集中できるため、生産性の向上も期待できるでしょう。

コスト削減に繋がる

電子決裁は、紙や印刷にかかるコストを削減する効果もあります。紙ベースの決裁書は、印刷、郵送、保管などに多くのコストがかかります。しかし、電子化することでこれらのコストを大幅に削減できるのです。具体的には、以下のコスト削減が期待できます。

紙とインクの購入費用
郵送費用
書類の保管スペースの削減

電子決裁を導入することで、これらのコストを削減し、全体の業務コストを低減することが可能になります。更に、電子化により、保管スペースの節約や管理費用の削減が図れます。これにより、企業全体のコスト構造が改善され、資源の有効活用が進むでしょう。また、コスト削減により、他の重要な業務にリソースを集中させることが可能です。これらの削減効果は、企業の経営効率を高めるだけでなく、環境保護にも貢献します。

セキュリティが向上する

電子決裁は、セキュリティ面でも優れています。紙の書類は紛失や盗難のリスクがありますが、電子決裁システムを利用することで、アクセス制限や暗号化などのセキュリティ対策が施されます。例えば、以下のセキュリティ対策が可能です。

• ユーザーごとのアクセス権限の設定
• データの暗号化
• ログイン履歴の監視

これにより、機密情報の保護が強化され、情報漏洩のリスクが大幅に低減されます。電子決裁システムは、データの安全な保存と管理を可能にし、機密情報の保護に貢献します。これにより、企業全体のセキュリティレベルが向上し、安心して業務を遂行できるのです。また、セキュリティ強化により、顧客や取引先からの信頼も得られます。電子決裁システムを導入することで、企業の情報セキュリティ体制を強化し、業務の信頼性を高められます。

決裁書におすすめなワークフローシステム

決裁書の作成や管理には、適切なワークフローシステムを導入することが重要です。ここでは、決裁書作成に役立つおすすめのワークフローシステムを紹介します。

決裁・稟議特化の製品

以下は、決裁・稟議の機能に特化した製品です。

紙の申請書と同じように使える製品

以下は、紙の申請書と同じフォーマットで作業ができる製品です。

経費計算が可能な製品

以下は、経費計算機能を備えた製品です。

会計ソフトと連携可能な製品

以下は、会計ソフトと連携可能な製品です。

その他外部システムと連携可能な製品

以下は、SlackやTeams、基幹システムなどの外部システムと連携な製品です。

さらに多くのワークフローシステムを検討したい方はこちらの記事をご覧ください。

【比較表あり】ワークフローシステム32選｜目的別選び方を解説

決裁書作成はワークフローシステムを利用して効率アップへ

決裁書の作成は、ビジネスにおいて重要な役割を果たします。本記事では、決裁書の基本的な概念と役割から、稟議書との違い、具体的な書き方、電子化の利点までを詳しく解説しました。以下に、特に押さえておくべきポイントをまとめます。

• 決裁書とは：決裁書は、提案内容を具体的に記載し、承認を求めるための文書。承認者が提案の意図を迅速に理解できるよう、簡潔かつ明確に書くことが求められる。
• 稟議書との違い：稟議書は複数の承認を求める場合に用いられるのに対し、決裁書は一人の承認者を対象とする場合が多い。使用目的や承認プロセスが異なるため、それぞれの特性を理解して使い分けることが重要。
• 書き方のステップ：決裁書は以下のステップに従って書くと効果的。
  1. タイトルを設定
  2. 宛先を記載
  3. 起案部署・起案者の情報を記載
  4. 起案内容を明記
  5. 背景と目的を記載
  6. 具体的な内容を記載
  7. メリットとデメリットを明記
  8. 承認者の署名欄を設置
• 電子化の利点：決裁書を電子化することで、業務プロセスの効率化、コスト削減、セキュリティの向上が期待できる。電子決裁システムを利用することで、書類の作成、送信、承認が迅速に行えるため、業務全体の効率が向上する。

以上のポイントを押さえることで、決裁書の作成がスムーズになり、承認プロセスも円滑に進むでしょう。決裁書の電子化により、業務の効率化と信頼性の向上を図りましょう。これにより、企業全体の生産性が向上し、より効果的なビジネス運営が実現できます。