AI時代に求められる“コンテンツプラットフォーム”を構築する

デジタル化とAI活用が企業の競争力に大きな影響を与えるようになった今、重要な価値を持つのがデータだ。そのデータが記録されている「コンテンツ（電子ファイル）」を、組織の中でどう管理し活用するのかがCIO（最高情報責任者）やCDO（最高デジタル責任者）の大きな課題になっている。課題解決の鍵は「分散したコンテンツを集約してナレッジ化する、コンテンツプラットフォームの構築にある」という。Box Japanの浅見顕祐氏に聞いた。

コンテンツ管理で生産性と競争力を高める

クラウド上にデータを保存し、社内外のメンバーと共有・共同編集ができるクラウドコンテンツ管理サービスのBoxに寄せられる相談について、浅見氏は「ファイルの管理やセキュリティに関するものが大半です」と説明する。典型的な内容が、「どのファイルが最新版か分からない」「ストレージの容量不足でファイルが保存できない」といったことだ。また、社外とのファイルのやり取りなどで、暗号化したパスワード付きZIPファイルをメールに添付して送付する、「PPAP」と呼ばれる手順をなくしたいという相談も多い。

「PPAPは非効率かつ誤送信リスクが高く、添付ファイルにウィルスが埋め込まれる可能性があるなど、セキュリティ面でも課題が多いのです」（浅見氏）

ストレージの容量不足については、社内で活用しているクラウドストレージやSaaSなどの場合、容量を増加する際には追加料金がかかるケースが多い。そのため、容量制約を避ける目的で、社内にファイルサーバーを置いたり、複数のサービスと並行して活用したりする企業も少なくない。しかし、そのような運用を続けていると、同じ内容のファイルが散在したり、部署やシステムの中で情報が孤立して連携が取れずに分断される、いわゆるサイロ化状態に陥りやすくなる。浅見氏は、「こうした情報の分散や分断が、結果として、企業のデータ利活用に支障をきたし、生産性や競争力の低下を招きます」と警鐘を鳴らす。

これらの課題に、コンテンツ管理の方針や基盤の在り方を描くCIOやCDOはどう向き合えばいいのか。そして、AI活用にどうコンテンツを生かせばいいのか。浅見氏は、「AIを活用するうえでも重要となる企業の保有するデータのうち、9割は社内に溜められてきたコンテンツなんです」と語る。

「これまで、社内で作成されたコンテンツは、一過性の情報として扱われがちでした。例えば、企画書や報告書を作成しても、会議などで報告した後は、再利用されることなく、ファイルサーバーの中で眠り続けるケースも多いでしょう。しかし、そうやって溜まってきたコンテンツは、見方を変えれば、その組織においてもっとも価値のあるナレッジになります。そして、それらのコンテンツにAIをかけあわせることで、AI活用の範囲や用途が広がり、生産性向上につながります」（浅見氏）

コンテンツプラットフォームで社内のナレッジを一元管理

長年蓄積された社内のコンテンツをAIで活用するには、どのように管理すればいいのか。ここで浅見氏は、DXが進むことでコンテンツ管理がどのように変化してきたのかを整理した。

例えば、非定型業務で使われるコンテンツに関してはMicrosoft 365を導入し、社内のファイルサーバーを併用して管理している企業が多い。そして、社外とのコンテンツのやり取りは添付ファイルをPPAPで送受信する運用になりがちだ。最近では、それを改善するために、社外共有用のクラウドストレージを導入する企業も増えている。一方、定型業務で使われるコンテンツは、様々な業務システムのストレージに格納され、社外とは電子サインなどを用いて、セキュリティを確保しながらやり取りされるケースが多い。このように、用途ごとに仕組みを使い分けることで、コンテンツの安全性や外部とのやり取りの効率化は一定程度実現できた。しかし、その結果として、実際のファイルは各所に分散されたままになっている。

「DXによる部分最適の繰り返しによって、情報のサイロ化が進んできました。この状態のままDXが進展すると、サイロ化はさらに深刻化する恐れがあります。そうした状況でAIを導入しても、情報源となるコンテンツが分散、重複し、鮮度も把握しづらいため、十分な成果派得られません」（浅見氏）

そこで浅見氏が提案するのが、Boxを中心に置いたコンテンツ管理だ。浅見氏は「アプリやシステムごとにコンテンツを管理するのではなく、中央にプラットフォームを据えることで、コンテンツを一元管理させる必要があります」と語る。

「なぜBoxがコンテンツプラットフォームに適しているのかというと、さまざまな業務システムと柔軟に連携でき、コンテンツを一元的に集約できる世界観を持っているからです、TeamsやSalesforce、Slack、kintoneなど、多様なシステムと接続できる1,500以上のコネクターが用意されており、APIを通じてこれらのシステムと深く連携できます。また、20年を超えるB2Bに特化したコンテンツ管理サービスの提供経験から、万全なセキュリティ体系が築かれています。ユーザーは何も意識せず、従来どおりの業務フローのまま容量無制限でストレージを利用でき、生成・共有されたコンテンツは自動的にBoxに集約されます」（浅見氏）

さらに、今Boxが力を入れている「Box AI」は、社内のコンテンツに対して、Boxの権限設定などのセキュリティやコンプライアンスを維持したままAIを活用することができる仕組みだ。こうした取り組みによって、AIとコンテンツを融合させたICM（インテリジェントコンテンツ管理）を体現している。

「私たちはBox AIだけを使ってくださいというつもりはなく、ここにもエコシステムが必要だと考えています。例えば、CopilotとBoxをコネクターでつないだ利用も可能です。また、これからは各企業が固有の業務をこなすAIエージェントを独自に作る世界になっていきますが、AIとデータをつなげる標準的なプロトコルであるMCP（Model Context Protocol）などを使って、AIエージェントとBoxを連携させることもできます。その場合でも、情報源たるコンテンツがいかに信頼できるかが重要で、まさに信頼できる唯⼀の情報源としてBoxはSingle Source of Truthを提供するのです」（浅見氏）

AIアシスタントからAIエージェントへ

現在のBoxの機能について、浅見氏は「コンテンツを情報資産に変える、AIアシスタントとしての役割が強くなっています」と説明する。一方で、今後Boxが目指すのは、AIと人間が協働しながら知識を生かして業務を⾃律遂⾏する、多機能なAIエージェントだという。

「まず、Box内のディープリサーチを可能にします。推論と検索を繰り返しながら精度の高いレポートを作る機能です。これによって、例えば、ある会計年度の業績レポートを作るように指示すると、AIエージェントがBoxの中にあるコンテンツから情報を集めて、要約したりマージしたりして精緻なレポートを完成させます」（浅見氏）

AIエージェントが「多能化」と「自律化」の２つの方向でさらに高度化していけば、人間の指示を待たずに自律的に業務をこなすことができる「Agentic AI（自律型AIエージェント）」が当たり前の世界になっていく。これを想定し、今Boxが注力しているのが、コンテキストの整備だ。AIエージェントが、Boxの中にあるコンテンツを操作したり、情報を検索したりする際には、どのコンテンツが何の用途で使えるのか、その背景や存在理由を正しく理解し認識する必要がある。ここで重要になってくるのが、コンテキストエンジニアリングだ。

「Boxは非構造化データを構造化し、メタデータを自動抽出するAIエージェント機能を高度化していくことで、コンテキスト整備を強化していきます。たとえば、その文書はどの顧客に関連しているのか？ 何の契約書で契約期間はいつなのか？ 写真の被写体は何なのか？といった情報を、コンテンツの中からAIが抽出し、メタデータ化してくれます。」
（浅見氏）

しかし、一方で、コンテキストの中には、AIに勝手に判断させてはいけないものがある、と浅見氏は続ける。

「AIエージェントが正しい答えを返し、業務を正しく遂行するためには、３つの基本的なコンテキストがあらかじめ定義されている必要があります。具体的には、誰がどこまで見られるかという“セキュリティ”、承認済みの情報かどうかの“ステータス”、今も生きているデータかどうかの“情報の鮮度”です。これらはAIに勝手に判断させてはならない、基本的なコンテキストであり、それを統一されたポリシーで定義するために必要なのが、コンテンツ管理なのです」（浅見氏）

つまり、AIを活用するためには、その情報源たるコンテンツが正しく管理されている必要がある、というわけだ。

「AIエージェントが自律的に、今私が欲しい情報はこれとこれだなと判断してコンテンツを検索し、編集などの操作まで行ってくれる。そのように、AIが人間の手を離れて自律的に動ける世界が見えていますが、大切なのはやはりコンテンツです。そうした将来を見据えながら、BoxはSingle Source of Truthの価値をさらに高めていきます」（浅見氏）

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