導入することになった背景

社内の業務効率化のため、以前よりワークフローシステムを導入し、経費関連の申請・承認業務を電子化しておりました。この定着した運用フローを維持しつつ、2024年から完全義務化される改正電子帳簿保存法に対応することが経営上の大きな課題となりました。従来の紙媒体での書類保存から、法的要件を満たす電子保存へと移行する必要がありました。また、紙での書類保管は、目的の書類を探し出すのに膨大な時間がかかるという課題も抱えており、法対応と同時に、検索性の向上による業務効率化も強く求められていました。

「ClimberCloud」を選んだ理由

選定の最大の決め手は、既存のワークフローシステムとスムーズにデータ連携できる点でした。これにより、ユーザーは従来の操作感を維持したまま、バックグラウンドで自動的に電子帳簿保存法の要件を満たすことが可能になりました。また、導入前のトライアル期間を通じて、経理部門などの実務担当者が自ら操作性を検証し、部署ごとに異なる多様な検索ニーズにも柔軟に応えられることを確認できた点も高く評価しました。加えて、充実したサポート体制や分かりやすいマニュアルが整備されていたこと、リーズナブルで明確な料金体系も、安心して導入を決定できる重要な要素となりました。

製品の導入により改善した業務

導入後、経費精算書類の電子帳簿保存法対応が完了し、コンプライアンスを遵守する体制が整いました。経理部門などからは、検索項目を自由に設定できることで、従来は多大な時間を要していた書類検索業務が大幅に効率化されたとの声が上がっています。また、ワークフローシステムとの連携に続き、そこで得た知見を応用して請求書のWeb発行システムも構築しました。これにより、請求書発行に伴う封入・郵送作業やコストが削減されただけでなく、取引先への到着遅延や誤送付といったリスクも解消され、双方の業務効率向上に大きく貢献しています。